嘉賓接待方案

1、嘉賓接待預(yù)案一、工作機(jī)構(gòu) 成立首屆中國影視文化周嘉賓接待部， 并設(shè)立嘉賓聯(lián)絡(luò)組、 酒店服務(wù) 組、機(jī)場鐵路服務(wù)組、宴會服務(wù)組、重要嘉賓組、應(yīng)急機(jī)動組等 5 個 工作組。二、工作職責(zé)接待部負(fù)責(zé)參會嘉賓后勤接待工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。 接待部辦公室負(fù) 責(zé)對接組委會，做好各類相關(guān)信息的搜集、匯總、整理、上報；負(fù)責(zé) 接待部各項(xiàng)指令的傳達(dá)； 負(fù)責(zé)重大事項(xiàng)的協(xié)調(diào)上報； 負(fù)責(zé)相關(guān)經(jīng)費(fèi)的 落實(shí)；負(fù)責(zé)做好重要嘉賓的一對一接待服務(wù)， 并及時將參加文化周各 項(xiàng)活動、餐敘、考察等活動的嘉賓名單、時間、地點(diǎn)等信息傳達(dá)到相 關(guān)工作組，通知有關(guān)人員提前做好準(zhǔn)備；負(fù)責(zé)住房、車輛及其他物資 的統(tǒng)一調(diào)配。各工作組結(jié)合工作實(shí)際，制定本工作組

2、細(xì)化方案。三、工作機(jī)制（一）各工作組按照 “各司其職、各負(fù)其責(zé)、充分溝通、團(tuán)結(jié)協(xié) 作”的原則，根據(jù)任務(wù)分工做好相關(guān)工作，積極協(xié)助其他工作組做好 協(xié)調(diào)配合工作。（二）實(shí)行重大事項(xiàng)通報制度。 各工作組按照“事前請示，事后 報告，實(shí)事求是，及時準(zhǔn)確”的原則，對組委會的重要指示、工作安 排、接待過程中的突發(fā)事件及其它重大事項(xiàng)， 要及時通報接待部辦公 室及相關(guān)工作組四、責(zé)任分工（一）接待部辦公室工作職責(zé)1. 負(fù)責(zé)對接組委會， 并提前制定接待工作方案送審； 負(fù)責(zé)各工作 組工作人員的食宿、物資、車輛及相關(guān)工作的總協(xié)調(diào)。2. 負(fù)責(zé)做好組委會分配的志愿者的調(diào)度指揮， 擬定重要嘉賓“一 對一”接待單體實(shí)施方案。負(fù)

3、責(zé)匯總嘉賓名單、航班、住宿、用餐、 活動行程、翻譯需求等信息， 及時報送接待部辦公室， 分送各工作組。3. 負(fù)責(zé)與大會組委會的總聯(lián)絡(luò)， 負(fù)責(zé)掌握重要嘉賓及隨行人員住 房和車輛分配、受邀出席活動等信息。4. 負(fù)責(zé)大會組委會統(tǒng)一安排之外的接待用車的落實(shí)。 大會所需社 會車輛的協(xié)調(diào)分別由 * 負(fù)責(zé)。大會所需大巴車或商務(wù)車的租用由委 辦公室負(fù)責(zé)。5. 負(fù)責(zé)會議期間租用車輛、 社會車輛、 工作人員用車等的統(tǒng)一調(diào) 度指揮。6. 負(fù)責(zé)與大會組委會對接，落實(shí)工作人員用餐時間、地點(diǎn)，并負(fù) 責(zé)通知相關(guān)責(zé)任人。負(fù)責(zé)提前預(yù)訂酒店，落實(shí)工作人員的住宿。7. 負(fù)責(zé)嘉賓及工作人員各種證件、 資料的領(lǐng)取和發(fā)放； 負(fù)責(zé)車輛 通

4、行證、重要嘉賓禮品及其它后勤保障物資（如雨具等）的落實(shí)。8. 負(fù)責(zé)落實(shí)擬參加接送機(jī)、宴請、考察等活動的領(lǐng)導(dǎo)名單，并負(fù) 責(zé)通知。9. 對大會活動的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)督和核實(shí)10. 完成接待部交辦的其他工作任務(wù)。（二）嘉賓聯(lián)絡(luò)組工作職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)對接論壇組委會， 提前落實(shí)參會嘉賓及隨行名單、 往返日 期、航班號、住宿需求、活動行程、翻譯需求、旅游等信息，及時報 送接待部辦公室及相關(guān)工作組；負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)工作人員住宿、用車需求， 并提交接待部辦公室統(tǒng)一安排。2. 負(fù)責(zé)匯總重要嘉賓行程， 并安排“一對一”聯(lián)絡(luò)員提醒、引導(dǎo)； 負(fù)責(zé)掌握省有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席會議、 宴請等有關(guān)信息， 并將有關(guān)信息提交 接待部辦公室。3.

5、負(fù)責(zé)未列入“一對一”接待范圍的嘉賓的總聯(lián)絡(luò)，及時將信息 反饋接待部辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。4. 完成接待部交辦的其他工作任務(wù)。（三）酒店服務(wù)組工作職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)嘉賓報到、入住等有關(guān)事宜。負(fù)責(zé)與大會組委會對接，提 前領(lǐng)取嘉賓房卡，配合“一對一”聯(lián)絡(luò)員引導(dǎo)嘉賓入住和資料領(lǐng)取。2. 按照大會組委會統(tǒng)一安排， 組織工作人員參加培訓(xùn)， 并按照實(shí) 際工作要求進(jìn)行演練和測試，熟悉酒店及入住嘉賓的相關(guān)信息。3. 負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)匯總嘉賓抵離酒店信息及其他需求， 及時提交接待部 辦公室， 并按照接待部辦公室安排做好協(xié)調(diào)落實(shí)工作。 及時妥善處理 嘉賓在酒店遇到的突發(fā)狀況，并及時上報接待部辦公室。4. 完成接待部交辦的其他工作任

6、務(wù)（四）機(jī)場服務(wù)組工作職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)掌握嘉賓航班信息，提前通知接待部辦公室及酒店服務(wù) 組。2. 負(fù)責(zé)與大會組委會對接， 做好嘉賓乘機(jī)手續(xù)辦理、 行李托運(yùn)等 工作。3. 完成接待部交辦的其他工作任務(wù)。（五）宴會服務(wù)組工作職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)落實(shí)大會組委會統(tǒng)一安排之外的活動，制定詳細(xì)實(shí)施方 案。2. 負(fù)責(zé)與公安、質(zhì)監(jiān)、衛(wèi)生等部門的對接，做好保障服務(wù)工作。3. 負(fù)責(zé)與酒店方對接， 負(fù)責(zé)宴請場地的預(yù)訂， 提前做好宴請現(xiàn)場 各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括菜單審定、座次安排等。4. 負(fù)責(zé)落實(shí)出席宴請的嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)名單， 負(fù)責(zé)安排專人提醒、 引 導(dǎo)嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)出席。5. 完成接待部交辦的其他工作任務(wù)。（ 六 ） 重要嘉賓組工

7、作職責(zé)：1. 根據(jù)接待部提供的“一對一”嘉賓信息，制定一套完善的實(shí)施 計(jì)劃從接機(jī)、住宿、用餐、活動行程跟進(jìn)、翻譯需求、旅游、送機(jī)等。在住宿，用車，用餐等方面擁有優(yōu)先權(quán)。及時報送接 待部辦公室，協(xié)調(diào)各工作組。2. 負(fù)責(zé)對“一對一”聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行培訓(xùn)、選拔。3. 由聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)，完成重要嘉賓的全程陪同工作。4. 負(fù)責(zé)收集重要嘉賓的喜好、習(xí)慣。5. 滿足重要嘉賓的一些特殊要求。6. 完成接待部交辦的其他工作任務(wù)。（七）應(yīng)急機(jī)動組工作職責(zé)：完成論壇期間接待部辦公室臨時交辦任務(wù)， 負(fù)責(zé)落實(shí)本方案中未進(jìn)行 明確分工的有關(guān)事項(xiàng)，處理嘉賓接待工作中的突發(fā)狀況。5771001803090012095 57903682

8、28596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 101229

9、94432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 10108601437357284617088100343356110 10115220721601491617