下載學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)多余空格問題的兩種處理方法

1、下載學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)格式問題的兩種處理方法               最近，有肇慶等幾位學(xué)校學(xué)籍管理員在用下載的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行相片重命名，相片重新分班時遇到問題，在解答后覺得解決過程好像對部分學(xué)校學(xué)籍管理員有用，用了點時把解決方法以圖文方式記下。經(jīng)實踐發(fā)現(xiàn)，下載的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)格式問題，主要是數(shù)字字段數(shù)據(jù)包含有特殊字符！與原來數(shù)據(jù)對照使用有困難，筆者以圖文方式展示2種解決方法。第一法是用WORD去除多余字符。第二法是用Excel分列法。  

2、       在平時的管理中，要用到學(xué)生學(xué)籍信息數(shù)據(jù)是常見事，但相信不少朋友在用下載的數(shù)據(jù)時會感到頭痛，特別是把身份證號等數(shù)字字段作為關(guān)鍵與之前錄入的身份證號字段進(jìn)行關(guān)聯(lián)等操作時，就會出問題。    問題就出在數(shù)字文本字段上！     請看下圖：                  

3、;              圖1經(jīng)把數(shù)據(jù)另存為文本格式文檔時就不難發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)出后的數(shù)字字段數(shù)據(jù)與之前我們錄入的數(shù)據(jù)是不同的。導(dǎo)出的數(shù)字文本數(shù)據(jù)前后都帶有雙引號，且前面都包含有“TAB鍵”空格字符！        圖2上圖是學(xué)籍系統(tǒng)下載數(shù)據(jù)與原學(xué)生信息錄入模板數(shù)據(jù)另存為文本后的對比。如果不是筆者在程序設(shè)計時碰壁，對數(shù)據(jù)格式有所懷疑，并進(jìn)行另存為文本測試時發(fā)現(xiàn)，還真的發(fā)現(xiàn)不了這個問

4、題！那么，如何把下載的數(shù)據(jù)與原數(shù)據(jù)一樣呢？從圖2前后數(shù)據(jù)對比看，要與原來的數(shù)據(jù)一樣，關(guān)鍵就是要去掉下載數(shù)據(jù)數(shù)字字段中的引號及數(shù)據(jù)前的“TAB鍵”空格字符！筆者嘗試用了兩種方法都成功解決。一是用Word去掉多余字符，然后再粘貼到Excel表格的方法，另一種方法是直接用Excel中的分列方法。兩法對比，各有千秋。下面以圖文方式分別介紹處理方法。第一法：用Word去多余字符法 第一法：用Word去多余字符法 下圖3是從學(xué)籍系統(tǒng)中下載的學(xué)生數(shù)據(jù)，我們以處理學(xué)生身份證號為例操作。      圖3  

5、60;    1、復(fù)制表格中學(xué)生“身份證件號”數(shù)據(jù)，新建一個空白WORD文檔，用“選擇性粘貼”方法以“無格式文本”方式粘貼。如圖4、5                              圖4  圖5圖6圖7  &

6、#160;    2、用查找替換的方法分兩步把學(xué)生身份證號前后引號和“TAB鍵”空格字符去除，替換后的數(shù)據(jù)如圖7。值得注意的是，因有學(xué)生無身份證號，數(shù)據(jù)中的空格行千萬不能去除！3、復(fù)制剛才去除了多余字符的身份證數(shù)據(jù)。4、設(shè)置Excel表中要粘貼身份證號數(shù)據(jù)列為文本格式。先選定列然后的“設(shè)置單元格格式”，如圖8操作。這一步一定要做，且必須做到位！否則粘貼的數(shù)據(jù)全部是錯誤的！               

7、60;圖8 5、用“選擇性粘貼”中的“文本”格式把剛才復(fù)制的數(shù)據(jù)粘貼到剛才設(shè)置格式的列中。 一定要、只能選擇“文本”！          圖9       粘貼后的數(shù)據(jù)如圖10，確認(rèn)無誤后，再把剛才粘貼的列數(shù)據(jù)覆蓋原來“身份證件號”列數(shù)據(jù)就大功告成了！             &

8、#160;    圖10 用WORD去除多余字符方法，最關(guān)鍵有2步，一是去除字符，二是設(shè)置單元格列為文本格式，用文本格式粘貼！第二法：用Excel分列方法     這種方法就是直接用Excel分列方法進(jìn)行操作。    1、把身份證號數(shù)據(jù)復(fù)制到另一列，且該列的右邊必須要留有一空白列！    2、選定要分列的列，然后用“數(shù)據(jù)”菜單下的分列命令操作。如圖11     

9、60;          圖11    3、按圖12中選擇。從圖12中的“數(shù)據(jù)預(yù)覽”表中我們可以看見初步的效果。操作下一步圖12 4、這一步是非常關(guān)鍵的，請仔細(xì)看圖13至15的選擇！ 分別單擊“數(shù)據(jù)預(yù)覽”表中列頭，分別選擇對話框右上的“列數(shù)據(jù)格式”中的“文本”，把“數(shù)據(jù)預(yù)覽”表中列頭的“常規(guī)”變成“文本”！最終如圖15！圖13 圖14 圖15     5、單擊“完成”

10、后，注意圖16與圖17的變化圖16                          圖176、到此，大的轉(zhuǎn)換基本完成。但是請注意觀察圖17中“H”列與“I”列，原來凡是身份證號最末尾是“X”的數(shù)據(jù)全在“H”列，全數(shù)字的身份證號數(shù)據(jù)則在“I”列。也就是說最后把“H”列中含“X”的身份證移動到對應(yīng)的“I”列就大功告成了。        如果第4步不按要求操作，即不把圖18中的第二列表頭“常規(guī)”列數(shù)據(jù)格式改為“文本”，則會出現(xiàn)如圖19中錯誤，身份證號最后4位數(shù)全變成“3000”！                       圖18（錯誤設(shè)置）圖19（不