會議和重大活動工作流程和要點

1、會議和重大活動工作流程和要點會議和重大活動工作流程和要點（試行）一、會議籌備工作要點1、會議籌備工作流程（以公司年度工作會議為例）會議場所預(yù)定一印發(fā)會議通知一統(tǒng)計會議回執(zhí)一編制會議服 務(wù)指南一會議物品準(zhǔn)備一會議資料準(zhǔn)備一會場準(zhǔn)備-住宿安排一 餐飲安排一會議報到（接站）一發(fā)放會議資料一就餐一住宿一領(lǐng)導(dǎo) 會見一會議召開一會議結(jié)束（送站）一會議總結(jié)。2、會議籌備工作事項（1）印發(fā)會議通知。 總經(jīng)理工作部按照公司總經(jīng)理辦公會研究 經(jīng)過的 <關(guān)于召開公司*年度工作會議籌備方案 >,以公司文件印 發(fā)會議通知。會議通知主要說明會議召開的目的、時間、地點、 參會人員、其它事項、聯(lián)系人及會址路線圖等

2、，并附會議回執(zhí)單。（2）制作并發(fā)送會議請柬。研究用于會議宣讀的國家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示件的辦理、邀請國家有關(guān)部委的領(lǐng)導(dǎo)和上級相關(guān)組織、機(jī) 構(gòu)參會的領(lǐng)導(dǎo)名單，報請公司領(lǐng)導(dǎo)審定?？偨?jīng)理工作部制作會議請 柬。國家領(lǐng)導(dǎo)人和國家部委的請柬由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)發(fā)送；有關(guān)部門和相關(guān)組織、機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的請柬由相關(guān)部門負(fù)責(zé)發(fā)送。（3）預(yù)定會議場所。 根據(jù)會議規(guī)模預(yù)定會議地點。公司年度工作會議一般要根據(jù)參會人數(shù)預(yù)定1個大型會議室、多個分組討論的中型會議室、分組討論情況匯報室和貴賓休息室等。(4)預(yù)定與會代表住房。 根據(jù)參會人數(shù)預(yù)定會議所需房間數(shù)量 ， 并預(yù)留少數(shù)房間備用。按參會人員級別準(zhǔn)備房型、分配房間，包括套房、單人標(biāo)間、

3、雙人標(biāo)間等。(5)安排會議餐飲。根據(jù)會議規(guī)模安排餐飲事項，應(yīng)考慮能容納 全部參會人員的餐廳。一般會議只安排一次宴請 ，其余時間為自助 餐。會前確定就餐標(biāo)準(zhǔn)，提前制定菜單。注意食品衛(wèi)生安全 ，尊重民 族飲食習(xí)慣。(6)準(zhǔn)備會議文字材料。 公司工作會議文字材料主要有：總經(jīng)理 工作報告、會務(wù)指南、大會主持詞、專題報告、交流 (表態(tài))發(fā) 言、總結(jié)講話等。(7)草擬會議籌備方案。 內(nèi)容包括：確定會議時間、地點、參會人員、會議議程。會議組織機(jī)構(gòu)。包括會議總協(xié)調(diào)和各專業(yè)小組成員名單，并詳細(xì)說明各小組工作分工，做到責(zé)任到人。制訂會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。會場布置情況。包括主會場、主席臺、分組討論會議室、 匯報廳、貴賓休息

4、室等。與會人員報到、住宿、就餐、交通等安排。會議宣傳標(biāo)語的內(nèi)容和布置。會議物品準(zhǔn)備情況。表彰頒獎方案和有關(guān)責(zé)任制簽定儀式方案。(8)編制會議服務(wù)指南。 根據(jù)會議回執(zhí)，準(zhǔn)確統(tǒng)計參會代表人數(shù) 編制會議服務(wù)指南。包括：會議議程安排、組織機(jī)構(gòu)。包括會議總協(xié)調(diào)、秘書組、會 務(wù)組、宣傳組等會議工作人員聯(lián)系電話和房間號。會議須知。包括就餐時間和地點、會議要求和注意事項。 會議代表名單。包括代表姓名、性別、民族、單位職務(wù)、房間號、餐桌號(如有集體活動的，還需注明乘車號)。召集人匯報安排。包括公司領(lǐng)導(dǎo)、召集人名單和匯報時間、地點。 會議代表分組。包括各組代表、召集人、聯(lián)絡(luò)人、討論地 點。列席代表名單：包括姓名、

5、單位、職務(wù)。會場座次表。(9)準(zhǔn)備會議用品、設(shè)施等。 主要包括：文件袋。文件袋內(nèi)裝代表證、房卡、會議服務(wù)指南、簽字 筆、筆記本。會議文件由秘書組根據(jù)情況裝袋或直接到會場發(fā) 放。會議引導(dǎo)牌。包括報到處、主會場、餐廳、分組討論會 場、匯報廳、貴賓接待室等。引導(dǎo)牌采用集團(tuán)公司統(tǒng)一標(biāo)識。會議辦公用品。在會場附近充分準(zhǔn)備如電腦、打印機(jī)、傳真等辦公設(shè)備以及耗材、辦公用品等 ，達(dá)到集中辦公條件。備好參會領(lǐng)導(dǎo)和會議代表席簽。(10)會議宣傳方面準(zhǔn)備。 本著隆重、熱烈、簡樸的原則，視情況制定會場內(nèi)外環(huán)境布置方案?？砂?：會場外布置。包括會議宣傳標(biāo)語、氣球、彩虹門等。懸掛宣傳標(biāo)語。制作會場外歡迎橫幅、電子標(biāo)語。制作主會場背景板、會場尾標(biāo)。制作宴會廳背景板。制作會議展板、宣傳片等。制作獎杯、獎牌、綬帶和獲獎證書。安排集體合影場地。包括前排座椅、椅簽、后排的踏步等。(11)交通方面準(zhǔn)備。安排專人負(fù)