公司印章、證照管理制度

1、公司印章證件管理制度目 錄第一章 目的第二章 適用范圍第三章 職責范圍第四章 印章、證照分類第五章 印章的刻制與注銷第六章 印章、證件的管理第七章 印章、證件的使用第八章 印章、證照的使用要求第九章 印章專管員的職責與義務(wù)第十章 附件第1章 總則公司印章、證件是公司對內(nèi)、對外行使權(quán)力的標志，也是公司名稱的法律體現(xiàn)。印章與證照是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，為進一步規(guī)范公司所有印章、證照的安全使用及管理，維護印章與證照的嚴肅性，加強印章制發(fā)、使用、廢止及證照管理，提高各相關(guān)使用環(huán)節(jié)的工作效率，從而使公司印章、證件的管理更加趨于規(guī)范化、制度化，現(xiàn)結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。第二章

2、 適用范圍本制度適用于公司各部門、各子公司所有的印章和證照。第三章 職責范圍1、公司總經(jīng)辦2、負責建立健全公司印章、證照管理制度，負責本制度的制定與修改。3、負責本制度的實施與監(jiān)督。4、公司其它各部門、子公司5、負責按本制度規(guī)定執(zhí)行第四章 印章、證照分類1、公司印章、證照的分類 2、公司印章包括行政專用公章、法人代表私章、財務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、業(yè)務(wù)專用章、部門章、公司銀行U盾等。3、證照包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（正本、副本）、組織機構(gòu)代碼證（正本、副本）、衛(wèi)生許可證、特種行業(yè)許可證、銀行開戶許可證、稅務(wù)登記證（國稅、地稅）、法人代表身份證（復印件）等。第五章 印章的刻制與注銷1、凡因

3、工作需要并符合規(guī)定配置或更換印章的部門，由申請部門填寫刻制印章申請表向總經(jīng)辦或財務(wù)室提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導確認同意并批準后方可刻制或更換。2、印章刻制或新證照辦理或更換由總經(jīng)辦及財務(wù)室統(tǒng)一負責，刻制標準或證照辦理應符合國家相關(guān)規(guī)定。3、申請新辦的印章或證照須在總經(jīng)辦及財務(wù)室進行登記，并做好印模采樣或證照掃描、復印工作，由總裁辦進行存檔后，原件由使用部門簽收方可進行辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫印章管理登記表，備案并留好印章樣圖。第六章 印章、證照的管理1、印章、證照的管理2、公司印章、證照由公司董事授權(quán)以下部門分別管理：（1）公司的所有印章、證照，均由總經(jīng)辦負責登記、留樣與存檔，

4、印章應注明啟用時間、廢止時間、廢止原因等，證照應注明年檢年審時間，均應明確相關(guān)保管人、經(jīng)辦人。（2）由于印章磨損而需要更換印章或證照年檢到期，統(tǒng)一由公司總經(jīng)辦及財務(wù)室登記、留樣或辦理年檢年審手續(xù)。公司總經(jīng)辦及財務(wù)室應對公司各類印章和證照保管明細進行匯總并定期更新，明細表包括印章證照名稱、主管部門、專管人、辦理日期、年檢年審日期等。 （3)所有印章或證照均由專人管理，不得轉(zhuǎn)借他人，如有遺失、損壞和作廢，必須及時向公司總經(jīng)辦及財務(wù)室報告。3、公司營業(yè)執(zhí)照（正副本）、公司公章、稅務(wù)登記證（正副本）、組織機構(gòu)代碼證（正副本）由總經(jīng)辦主任負責管理及使用。4、銀行開戶許可證、銀行支付U盤、法人印章、支票購

5、買憑證由財務(wù)室出納員負責管理及使用。5、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財務(wù)室會計負責管理及使用。6、總經(jīng)辦及財務(wù)室專人保管印章規(guī)范使用表，財務(wù)專用章、法人代表私章統(tǒng)一收歸公司財務(wù)部專管，行政公單統(tǒng)一收歸公司總經(jīng)辦專管，不得授權(quán)委托管理。7、部門撤銷或重組，原使用部門有關(guān)印章、證照應交回公司總經(jīng)辦，由公司總經(jīng)辦上報總經(jīng)理核準后負責作廢、保存、銷毀或辦理注銷手續(xù)。8、印章或證照丟失、損毀、被盜，要及時向公司總經(jīng)辦及財務(wù)室書面報告，并與總經(jīng)辦及財務(wù)室商量補救措施。9、各部門不得擅自刻制印章或辦理證照，由此引起的一切法律責任均由相關(guān)責任人承擔，并一并追究所在部門主要負責人的管理責任。10、印章遺失處理（1)

6、印章因不慎遺失或損壞，可以按下述程序補刻：公司印章遺失應于發(fā)現(xiàn)當日登報掛失并報總經(jīng)辦備案，然后憑掛失公告及工商部門開具的證明到公安局指定點刻制；若各部門使用的印章遺失或要求更換新的應向總經(jīng)辦部出具書面申請，經(jīng)總經(jīng)辦報送公司領(lǐng)導審批通過后，由總經(jīng)辦（或指派人員）辦理。11、印章注銷 （1）公司印章如果需要注銷的，先填寫印章注銷申請報告，上報總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦報送公司領(lǐng)導審批。印章注銷申請報告批準之后，由總經(jīng)辦派專人與需要注銷印章部門管理人員按照國家規(guī)定的注銷程序進行注銷。第七章 印章、證照的使用1、印章、證照的使用2、所有涉及公司公章、法人代表私章、合同專用章、財務(wù)專用章的手續(xù)均要填寫用印申請表。

7、3、按用印申請表內(nèi)容填寫完整，且由申請部門負責人簽字確認，否則將不予審批。4、主要用印文件審批流程：（1）合同：主辦部門負責人簽字確認 公司總經(jīng)辦及財務(wù)室審核 （公司經(jīng)理級以上領(lǐng)導審批 總經(jīng)辦及財務(wù)室蓋章（合同原件存檔公司總經(jīng)辦，復印件由相關(guān)部門存檔）返回主辦部門。（2）對外公文及證明：主辦部門簽字確認 公司總經(jīng)辦及財務(wù)室確認 公司經(jīng)理級以上領(lǐng)導審批 公司總經(jīng)辦及財務(wù)室蓋章（用印申請表、復印件存檔） 返回主辦部門。（3）支票等其他用印文件：主辦部門 財務(wù)部審核 報公司總經(jīng)理批準 返回財務(wù)部（用印申請表、復印件存檔） 返回主辦部門（注：支票等需在用印申請表標注票號）。第八章 印章、證照的使用要求

8、1、印章、證照的使用要求:(1)印章或證照管理人員對不符合用印手續(xù)、用印文件內(nèi)容與審批件不符的，或不符合證照辦理程序的，有權(quán)拒絕辦理并及時告知部門負責人。(2)蓋章確保規(guī)范、清晰，上不壓正文，下騎年蓋月。(3)財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務(wù)印章無需經(jīng)上述程序，但內(nèi)部須建立用印登記表備查。(4)公司印章（一般為行政專用公章、法人代表私章）不允許隨意帶出公司，確因工作需要將印章或證照帶出使用的，應按規(guī)定填寫用印申請表說明事項，經(jīng)董事授權(quán)批準后攜帶使用；使用完畢，立即歸還印章保管部門。(5)對外使用證照，一般使用復印件，并注明只限于當次使用范圍；如必須使用證照原件，需董事授權(quán)批準后攜

9、帶使用，或者由證照保管部門授權(quán)相當人員陪同前往辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。(6)公司不允許開具蓋有公司公章的空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具的，由申請人寫明原因（用途），并在審批表上注明為何需蓋空白資料，必須經(jīng)總經(jīng)理書面批準，公司總經(jīng)辦及財務(wù)室做特別登記、追蹤管理。持空白介紹信外出工作歸來必須向公司原開具處匯報登記其介紹信的用途，未使用的必須交回。第九章 印章專管員的職責與義務(wù)1、公司所有印章專管員應遵守本條以下規(guī)定：（1）印章專管員每天下班前應檢查印章是否齊全，并將印章鎖進保險柜內(nèi)，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內(nèi)；次日上班后，應首先檢查所保管印章保險柜有無異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應立即

10、報告。（2）印章專管員因事、病、休假等原因不在崗位時，印章授權(quán)人應指定他人代管印章，印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項。（4）專管人員正常上班后，代管人員應向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員登記備案制，以明確責任，落實到人。（5）交接工作時，應嚴格辦理交接手續(xù)，填寫本辦法附件4的印章交接單，登記交交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認可后備存。（6）印章專管員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴格照章用印。未按批準權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章專管員不予用??；經(jīng)辦人拒絕印章專管員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章專管員可拒絕用印并報告領(lǐng)導處理。（7）

11、印章專管員用印蓋章位置要準確、恰當，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。（8）印章專管員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理；若因擅自用印導致公司遭受經(jīng)濟損失時，由其承擔全部賠償責任并按公司人力資源管理的規(guī)定進行處罰。（9）印章專管員離職時，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專管員離職時，須辦理分管印章的移交手續(xù)并填寫印章專管人離職交接單（詳見本辦法附件5）后方可辦理離職手續(xù)。（10）禁止任何人未經(jīng)批準攜帶公章外出。如確需帶出使用時，須經(jīng)執(zhí)行董事批準并填寫公章外出使用審批單（詳見本辦

12、法附件6）方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時，用印人還應填寫本辦法附件4的印章交接單辦理交接手續(xù)后方可帶出。（11）印章保管人員為公司涉密人員，其應該保守因職務(wù)行為所知悉的包括但不限于公司經(jīng)營、財務(wù)、客戶信息等，違反該保密義務(wù)泄漏公司信息的，公司有權(quán)追究其責任。（12）若因擅自用印導致公司遭受經(jīng)濟損失時，由其承擔全部賠償責任并由公司對違紀者予以行政處分；造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送有關(guān)機關(guān)處理。（13）本制度由總經(jīng)辦制定，本制度的解釋、修改、廢止權(quán)歸總經(jīng)辦。（14）本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。第十章 附件附件1：啟用專用章通知附件2：公司印章留樣備案表附件3：停用專用章通知附件4：印章交接單附件

13、5：印章專管人離職交接單附件6：印章外出使用審批單附件7：用印審批記錄單附件8：合同專用章用印審批單附件9：公司_印章使用登記簿 附件1： 關(guān)于公司啟用有關(guān)_專用章的通知公司各部門及分子公司：根據(jù)草根投資管理有限公司啟用“_專用章”，該印章由公司_部門管理，專管人員為_。為實現(xiàn)公司各部門業(yè)務(wù)對接、規(guī)范我公司的對內(nèi)對外管理，自_年_月_日起，啟用本通知附件的公章，原“_專用章”印章同時廢止。特此函告。附件：新舊印章樣式 _年_月_日舊印章樣式 新印章樣式 主題詞：印章 啟用 通知抄送：_，_，_，。草根投資管理有限公司辦公室 _年_月_日印發(fā) 附件2：公司印章留樣備案表NO:_印章名稱：_章審批

14、人：_刻制人：_啟用時間：_配置及保管部門：_印章用途：_印章專管員：_印章留樣本留樣印章自_年_月_日啟用。印章領(lǐng)用憑據(jù)及承諾：本人作為本留樣印章的保管及使用責任人，于_年_月_日自公司辦公室領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導致公司遭受經(jīng)濟損失時，本人自愿全額賠償對公司因此導致的全部經(jīng)濟損失并接受公司的相應處罰。印章專管員：_年_月_日附件3： 關(guān)于公司停用有關(guān)_專用章的通知草根投資管理有限公司各部門及分子公司：根據(jù)草根投資管理有限公司公司印章管理辦法第_條的規(guī)定，由于_，現(xiàn)公司

15、決定作廢停用原由公司_部門專管人員_管理的“_專用章”。_年_月_日前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章樣式 _年_月_日停用印章樣式 主題詞：印章 停用 通知抄送：_，_，_，_。 _年_月_日印發(fā)附件4：印 章 交 接 單NO:_部門名稱：_交接印章名稱：_交接日期：_月_日用印注意事項說明：1、交接人雙方的行為均應遵守草根投資管理有限公司公司印章管理辦法之規(guī)定。2、其他說明事項：_3、 印章留樣：留樣4、本印章自_年_月_日_時起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人_負責。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授權(quán)人簽字確認：_

16、 _年_月_日附件5：印章專管人離職交接單NO:_部門名稱：_離職交接印章名稱：_交接日期：_月_日1、離職人員應當將本印章交付繼任印章專管員，交接人雙方的行為均應遵守_甘肅中企商務(wù)廣告有限公司公司印章管理辦法之規(guī)定。2、離職人員應當將其管理本印章期間的全部用印備案資料一并移交給繼任印章專管員，并書面確認除前述印章資料外，再無其他用印情況；若有遺漏用印情況且導致公司遭受的經(jīng)濟損失，無論公司何時發(fā)現(xiàn)，印章專管人均對前述損失承擔全額賠償責任。3、其他說明：_4、印章留樣：留樣4、本印章自_年_月_日_時起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人_負責。移交人：_ 接收人：_年_

17、月_日 _年_月_日印章授權(quán)人簽字確認：_ _年_月_日附件6：印章外出使用審批單NO:_1、部門名稱：_2、外出印章名稱：_3、使用日期：_月_日4、用印事項：_5、外出使用原因：_6、用印責任人：_印章留樣：留樣7、本印章自_年_月_日_時經(jīng)授權(quán)人簽字同意外出使用期間，其保管責任和用印責任均由印章_負責。申請人：_年_月_日印章授權(quán)人簽字確認：_ _年_月_日附件7： 用印審批記錄單NO:_申請人：_；申請日期：_。申請人所在部門：_所在部門負責人審核意見：同意(由當事人勾選)_。文件名稱正/復印件份數(shù)用途說明正本復印件正本復印件正本復印件正本復印件審批同意人【本欄根據(jù)是否需要逐級審批的具體情況填寫，不需填全所有欄目】辦公室負責人同意簽名：財務(wù)部負責人同意簽名：公司業(yè)務(wù)部負責人同意簽名：總經(jīng)理同意執(zhí)行董事同意簽名：申請使用的印章：公司印