高效會議管理技巧講義(PPT 72頁)

1、高效會議管理技巧高效會議管理技巧課程課程目錄目錄1.會議的目的、種類會議的目的、種類2.會議效率不高的原因及對策會議效率不高的原因及對策3.有效會議的準(zhǔn)備要領(lǐng)有效會議的準(zhǔn)備要領(lǐng)4.會議中的溝通和反饋技巧會議中的溝通和反饋技巧5.會議主持人的會議管理技巧會議主持人的會議管理技巧6.提高會議效率和質(zhì)量的技巧提高會議效率和質(zhì)量的技巧 會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？ 整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！第一講第一講 當(dāng)今會議面面觀當(dāng)今會議面面觀v會議的意義會議的意義v會議的目的會議的目的v會議

2、的種類會議的種類v會議的頻率會議的頻率v會議成本的計算會議成本的計算集思廣益圖集思廣益圖會議想法想法想法好創(chuàng)意好點子甲乙丙會議的意義會議的意義v會議是一個集思廣益的渠道會議是一個集思廣益的渠道v會議顯示一個組織或一個部門的存在會議顯示一個組織或一個部門的存在v會議是一種群體溝通的方式會議是一種群體溝通的方式會議的目的會議的目的v開展有效的溝通開展有效的溝通v傳達(dá)資訊傳達(dá)資訊v監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾v達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題v資源共享資源共享v開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意v激勵士氣激勵士氣v鞏固主管地位鞏固主管地位達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題點明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方

3、法衡量問題的輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領(lǐng)會議的種類會議的種類 按人數(shù)分類按人數(shù)分類 按開會方式分類按開會方式分類 按開會目的分類按開會目的分類1.團隊會議團隊會議2.一對一會一對一會議議1.面對面會議面對面會議2.電話會議電話會議3.視頻會議視頻會議1.宣布人事安排、講解政策宣布人事安排、講解政策的會議的會議2.當(dāng)眾表揚或批評別人的當(dāng)眾表揚或批評別人的4.會議會議3.臨時處理突發(fā)事件的會議臨時處理突發(fā)事件的會議4.固定的團隊會議固定的團隊會議5.集思廣益的會議集思廣益的會議會議的頻率會議的頻率固定的部門會議：固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多與每周一次，否則容易

4、形成拖沓的不良習(xí)慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。建議頻率：至少每兩月一次建議頻率：至少每兩月一次注意事項：利用全體大會通報注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則回給政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。全體會議全體會議建議頻率：隨時建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境讓公司陷入工作無序的可怕境地。地。處理突發(fā)事件的會議處理突發(fā)事件的會議建議頻率：按需要建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發(fā)注意事項：可以按需要天天發(fā)生

5、，但是會議長度最好不要超生，但是會議長度最好不要超過過1小時。小時。一對一會議一對一會議會議成本的計算會議成本的計算v會議的時間成本會議的時間成本v直接的會議成本直接的會議成本v效率損失成本效率損失成本第二講第二講 會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及解決方案v高效會議的八大特征高效會議的八大特征v會議規(guī)范會議規(guī)范高效會議的八大特征高效會議的八大特征v只有必要時才召集只有必要時才召集v好好籌劃過好好籌劃過v擬訂和分發(fā)了議程表擬訂和分發(fā)了議程表v遵守時間遵守時間v一切按部就班一切按部就班v請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席v作出了評論和歸納作出了評論和歸納v

6、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會議規(guī)范種類會議規(guī)范種類v時間安排方面的規(guī)范時間安排方面的規(guī)范v固定的會議流程規(guī)范固定的會議流程規(guī)范v會議本身要遵守的規(guī)則會議本身要遵守的規(guī)則固定的會議流程規(guī)范固定的會議流程規(guī)范開始?xì)g迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃會議本身要遵守的規(guī)則（一）會議本身要遵守的規(guī)則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主席參會者要將工作安排交給會議主席2.超過超過1小時的會議要有書面的通知小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)所有參會者都要

7、有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會議要能準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束會議要能準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任6.在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責(zé)參會者要履行反饋職責(zé)10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量量第三講第三講 開會前的準(zhǔn)備工作開會前的準(zhǔn)備工作v是否要開會是否要開會v準(zhǔn)備工作的作用準(zhǔn)備工作的作用v5W1Hv準(zhǔn)備工作核對單準(zhǔn)備工作核對單v主持人的準(zhǔn)備工作主持人的準(zhǔn)備工作如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什

8、么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會的五個如果無需開會的五個如果如果必須把信息同 時傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng)眾表揚或批評 要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)必須開會的五個如果必須開會的五個如果準(zhǔn)備工作的作用準(zhǔn)備工作的作用1.使參會者能對討論有清楚的方向可循使參會者能對討論有清楚的方向可循2.清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)3.節(jié)省時間與減少沖突節(jié)省時間與減少沖突會議準(zhǔn)備的會議準(zhǔn)備的5W1H法法WhyWhatWhenWhoWhereHow 會議準(zhǔn)備工作核對單會議準(zhǔn)備工作核對單1.了解

9、會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知主持人的主持人的4個準(zhǔn)備個準(zhǔn)備 設(shè)定溝通目標(biāo)設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動計劃制訂行動計劃 預(yù)備可能的爭執(zhí)預(yù)備可能的爭執(zhí) 進(jìn)行進(jìn)行SWOT分析分析SWOT分析分析Strength優(yōu)勢優(yōu)勢

10、Weakness劣勢劣勢Opportunity機會機會Threat威脅威脅 自身環(huán)境第四講第四講 成功會議的五種策略成功會議的五種策略如何做開場白如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進(jìn)度如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議如何達(dá)成決議決策方式?jīng)Q策方式如何圓滿結(jié)束會議如何圓滿結(jié)束會議如何做開場白如何做開場白v定義：定義：35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。宗旨。v內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀(jì)律內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。規(guī)則等。v程序：程序：v概觀會議進(jìn)行程序；概觀會議進(jìn)行程序；v提供與會議有關(guān)的資訊；提供與會議有關(guān)的資

11、訊；v規(guī)范議程；規(guī)范議程；v指定會議記錄者；指定會議記錄者；v征求對議程設(shè)計的意見。征求對議程設(shè)計的意見。如何分配發(fā)言時間如何分配發(fā)言時間v主持人的發(fā)言時間應(yīng)掌握在主持人的發(fā)言時間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個人發(fā)言機要盡量保證每個人發(fā)言機會均等；盡量開成一種互動的會會均等；盡量開成一種互動的會議氛圍。議氛圍。v主持人發(fā)言最多的原因主持人發(fā)言最多的原因?qū)h的議題特別熟對會議的議題特別熟 2.地位最高而且聲音較大地位最高而且聲音較大 3.負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任如何掌握議事進(jìn)度如何掌握議事進(jìn)度v語言方式語言方式v非語言方式非語言方式如何達(dá)成決議如何達(dá)成決議決策方式?jīng)Q策方式 1.用足夠

12、多的時間檢視困難所在，并用足夠多的時間檢視困難所在，并與與參參會者達(dá)成共識會者達(dá)成共識2.列舉或圖示各提案并開始討論列舉或圖示各提案并開始討論3.客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭4.估計各提案之獲益律估計各提案之獲益律5.估計有無采集更多參考資料的需要估計有無采集更多參考資料的需要6征求反對意見7以中立角度檢視正反意見8尋求與會者對各題案之認(rèn)同9.對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)10.確認(rèn)議事結(jié)果11.組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。4種群體決策種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策第五講第五講 會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通會

13、議中的反饋技巧溝通的漏斗溝通的漏斗別人行動的 20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的 80%你心理想的 100%溝通漏斗溝通的定義溝通的定義 為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程溝通金三角溝通金三角自己對方設(shè)身處地溝通的冰山模式溝通的冰山模式 環(huán) 境話題話題5%20%工作層面工作層面80%95%關(guān)系層面關(guān)系層面有效溝通原則有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時間約束重視每一個細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)造成溝通困難的因素造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠重點強調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤按自己的思路思考，

14、忽略他人的需求失去耐心，造成爭執(zhí)準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見時間不充分情緒不好如何建立信任如何建立信任 v找共同點找共同點v適當(dāng)展示自己的能力和水平適當(dāng)展示自己的能力和水平v適當(dāng)暴露自己脆弱的地方適當(dāng)暴露自己脆弱的地方v不必說出所有的真相不必說出所有的真相會議中的反饋技巧會議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋批評三部曲批評三部曲1.首先表揚特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持結(jié)束第六講第六講 主持人的會議管理技巧主持人的會議管理技巧傾聽的技巧實際的說話技巧 傾聽傾聽 是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗，感受整個過程

15、。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)聽聽別人的故事聽聽別人完整的故事先聽聽別人完整的故事傾聽的技巧傾聽的技巧點頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時做記錄別人說話時你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾傾聽的誤區(qū)傾聽的誤區(qū) 我也有過相同的經(jīng)歷我也有過相同的經(jīng)歷 如果我是你，我跟你感覺一樣如果我是你，我跟你感覺一樣表達(dá)感受的兩句話表達(dá)感受的兩句話第七講第七講 如何對待會議中的意外情況如何對待會議中的意外情況與“蟬”相遇與“鯊魚”相遇與“

16、驢”相遇遭遇“兔子般追蹤”與螃蟹（跑題者）相遇與與“蟬蟬”相遇相遇講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點對于對于“蟬蟬”的解決的解決v可用話語或非語言的暗示可用話語或非語言的暗示v事先提醒關(guān)于會議的程序和時間限制事先提醒關(guān)于會議的程序和時間限制v用總結(jié)的方式結(jié)束用總結(jié)的方式結(jié)束與與“鯊魚鯊魚”相遇相遇有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見對付對付“鯊魚鯊魚”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法v 非語言性打斷非語言性打斷v 重申會議規(guī)范重申會議規(guī)范v 反問法反問法與與“驢驢”相遇相遇過于敏感防衛(wèi)性很強，心中有面墻不能站在別人的立場看問題對付對付“

17、驢驢”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法v點名發(fā)言點名發(fā)言v重復(fù)問題重復(fù)問題v突出他的貢獻(xiàn)突出他的貢獻(xiàn)遭遇遭遇“兔子般追蹤兔子般追蹤”v質(zhì)疑正在使用的程序質(zhì)疑正在使用的程序v總是提議不同的程序或建議總是提議不同的程序或建議v解決的方法：解決的方法： 1.肯定他的貢獻(xiàn)肯定他的貢獻(xiàn) 2.重申可以試用現(xiàn)在的程序重申可以試用現(xiàn)在的程序與與“螃蟹（跑題者）螃蟹（跑題者）”相遇相遇開會的同時一并做別的工作私自進(jìn)入小團體討論時常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等對對“螃蟹螃蟹”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法v 強調(diào)時間壓力強調(diào)時間壓力v 重申會議規(guī)范重申會議規(guī)范v 帶入別人帶入別人v 短暫沉默短暫沉默第八講第八講 會議記錄會議記錄會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議會議記錄者的功能會議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計的 順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納反應(yīng)快寫字快知識面廣記憶力特別強組織能力強傾聽能力強總結(jié)能力強會議記錄者的才能會議記錄者的才能會議記錄的會議記錄的10大建議大建議v會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確v會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容v會議記錄應(yīng)有組織的整理v與主席共同修正錯誤部分v將會議記錄發(fā)送給與會者重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會議不用錄音多數(shù)會議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責(zé)任更全面第九講