EPC物資采購管理

1、 物資采購管理 一、 EPC物資采購工作總體安排與資源配置1、 物資采購總體安排本著竭誠為業(yè)主服務的思想，以業(yè)主的利益為出發(fā)點，按照設計部門提出的技術要求及數(shù)據(jù)單進行物資采購，嚴格控制采購產(chǎn)品的質(zhì)量，保證滿足業(yè)主的技術要求；確保在采購過程中的安全；依據(jù)采購計劃并結合工程實際進度，通過招標、談判等方式，選擇合格的供應商，以經(jīng)濟合理的價格簽訂物資供貨及服務合同，優(yōu)質(zhì)高效的組織監(jiān)造、催交貨、物流運輸、安裝調(diào)試、驗收、資料交接、以及本項目所有物資的收發(fā)存等工作，保證滿足工程進度的需要；保證提供的產(chǎn)品滿足業(yè)主的要求；最終達到保障工程質(zhì)量和進度、最大限度的維護和保證業(yè)主利益的目的。2、物資設備采購流程：3

2、、物資設備部分類物資采購周期表物資分類所需時間采購員備注苗木常綠喬木10天落葉喬木10天花灌木7天地被、草坪5天土建石材20天電纜20天燈具30天注：采購周期含詢價、比價、評價、合同簽訂、采購進場等事宜所需時間4、 采購人員資源配備及計劃4.1、組織機構聯(lián)合體公司成立采購部，負責工程物資采購工作的具體實施和日常管理工作。組織機構及人員配置計劃如下：4.2 、采購部職責4.2.1、全面負責工程合同下的物資采購供應管理工作；4.2.2、采購部根據(jù)項目部的總體部署和施工要求，對工程所需物資的采買、運輸、儲存、調(diào)撥、結算和核銷等工作統(tǒng)一安排、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一管理；4.2.3、負責采購物資質(zhì)量控制和物資供

3、應流量計劃、進度計劃的編制，并監(jiān)督實施；4.2.4、負責物資供需計劃的編制和供應進度計劃的編制；4.2.5、負責物資采購資金使用計劃編制及資金控制管理；4.2.6、負責大宗、主要物資招標文件的編制發(fā)放、招標會議組織、技術和商務談判、合同簽訂以及物資采購招標的日常工作；4.2.7、負責組織采購物資的質(zhì)量檢驗（含商檢）與中間運輸，以及辦理物資供應的收發(fā)交接手續(xù)；4.2.8、負責對施工分包商現(xiàn)場物資管理工作的監(jiān)督、檢查、現(xiàn)場物資調(diào)撥、協(xié)調(diào)及技術培訓指導；4.2.9、負責對本部門人員的業(yè)務領導和管理；4.2.10、主動與其他部門進行（橫向、縱向）溝通協(xié)調(diào)；4.2.11、對供應商的進度款支付進行確認；4

4、.2.12、參與變更、索賠等管理工作；4.2.13、負責物資采購的相關信息收集傳遞，與業(yè)主監(jiān)理相關部門的溝通協(xié)調(diào)，處理相關業(yè)務；4.2.14、負責組織供貨廠商的售后服務和現(xiàn)場調(diào)試工作；4.2.15、負責物資核銷和剩余物資的回收工作；4.2.16、負責物資采購竣工驗收資料的編制、管理、歸檔工作；4.2.17、負責與業(yè)主、施工分包商之間的采購界面劃分，對采購分包商管理，以及對施工分包商自購料的管理。4.2.18、 各專業(yè)采購主要職責 （1）根據(jù)項目部指令負責所需設備材料的采購工作；（2）根據(jù)項目部指令負責中轉站的管理工作；（3）根據(jù)項目部的指令負責物資的動遷/回遷工作；（4）按照采購部劃定各專業(yè)采

5、購范圍進行采購；4.3、采購人員配置序號崗位（工種）名稱人數(shù)備 注一項目部采購部1采購部經(jīng)理1全面領導物資采購項目部的各項工作2采購計劃、合同、進度、費用管理，采購招標、詢價管理 1負責采購計劃的制定、更新、合同管理、費用支付、物資招標、詢價等工作3督辦、監(jiān)造、檢驗管理1負責物資采購進度、質(zhì)量控制等工作4報驗管理1負責管理物資的動遷/回遷管理工作5物資報批管理1負責物資報批文件提交、物資批文獲取等二現(xiàn)場中轉站1中轉站站長（兼調(diào)度）1中轉站全面管理及物流調(diào)配2統(tǒng)計員1物資收發(fā)統(tǒng)計，數(shù)據(jù)匯總3保管員2物資收發(fā)存管理三各專業(yè)采購1電力、儀表、通信、專業(yè)采購員1負責電力、儀表、通信、陰保專業(yè)物資采購2

6、土建專業(yè)采購員1負責土建專業(yè)物資采購合 計114.4、 采購設備資源配置序號設備及機具名稱規(guī)格及型號單位數(shù)量備注1指揮車長城H6臺12工作車皮卡車臺13筆記本電腦400G硬盤、1G內(nèi)存臺35交換機16集線器137電話機（含衛(wèi)星接收設備）48傳真復印一體機39掃描儀1101001數(shù)碼相機211辦公桌椅套1312文件柜套1413小型UPS414對講機個815消防滅火器個2016吊車25噸臺117吊車50噸臺118吊車12噸臺119叉車5噸臺420專用吊具套6二、采購進度控制措施物資采購進度計劃是項目管理的重要內(nèi)容。工程建設物資采購供應實行全面計劃管理，所有設備、材料的采購、供應必須按計劃執(zhí)行。采購

7、計劃包括采購進度計劃、采購執(zhí)行計劃及實施方案、質(zhì)量保證體系和質(zhì)量保證措施、HSE管理體系、采購合同管理程序和措施、駐廠監(jiān)造和出廠驗收管理方案、催交催運管理辦法、現(xiàn)場物資收發(fā)存管理程序、現(xiàn)場倉庫和露天堆放場地的管理辦法等。1、采購進度計劃管理原則和范圍本工程物資采購進度計劃管理將遵循全面規(guī)范、細致、可行的原則，充分發(fā)揮進度計劃管理工作的規(guī)范和實效作用。工程建設物資采購進度計劃管理范圍：即從工程項目準備工作開始，至物資采購完工報告被批準結束。在此期間工程需用所有物資的采購、生產(chǎn)制造、加工、運輸、中轉倉儲、分配調(diào)撥、安裝使用、售后服務、剩余物資回收等均屬于計劃管理的范圍。2、 采購進度計劃管理的依據(jù)

8、2.1、業(yè)主審定批準的設計部門的工程物資設計料表、圖紙和有關技術文件；2.2、業(yè)主設計、采購、工程進度計劃等文件；2.3、經(jīng)業(yè)主批準確認的工程項目變更單、設計變更通知單和其他具有法定效能的文件等。3、 采購進度計劃的內(nèi)容物資采購計劃的內(nèi)容根據(jù)計劃的類型有不同的內(nèi)容，主要包括以下內(nèi)容：項目，物資名稱，單位，數(shù)量，技術規(guī)格書數(shù)據(jù)單（清單）提交時間、發(fā)標時間、評標時間、供貨廠商、合同簽訂時間、返設計資料、供貨期限、物資到場的開始結束時間等采購周期、運輸發(fā)站、到站地點、調(diào)撥領用單位等。4 、采購進度計劃的責任劃分4.1 項目采購部負責工程所需設備、材料的訂購、催辦、監(jiān)造、檢驗、運輸、接收、調(diào)撥、結算等

9、一系列采購活動。負責根據(jù)EPC項目總體工程計劃編制采購的總體實施計劃；負責協(xié)調(diào)、控制采購進度，并編制采購訂單狀態(tài)報告及物資接收報告等。4.2 計劃工程師負責根據(jù)批準的采購總體實施計劃審核采購實際進度，并根據(jù)已完成的采購進度計算已完成的采購進度計劃百分比，以達到控制采購進度和掌握采購工作量完成情況的目的。計劃工程師要對采購進度進行經(jīng)常性的審核評估，使采購的進度在工程整體項目進度中符合每一級進度計劃，同時按項目要求提供各種采購進度報告。5、 采購進度計劃的控制方法控制采購進度的基礎資料是設備和材料訂購、加工、運送等各種活動記錄的數(shù)據(jù)和相關文件信息。通過掌握的采購活動記錄來計算采購完成情況，每一個采

10、購活動計算結果可用一個百分數(shù)來表示其完成的實物百分比權重，而累計的總值就構成采購完成的權重總的百分比。具體步驟概述如下：5.1 利用每個主要設備和大宗材料項目的估價建立相關權重，組成進度的基礎。5.2 利用進度管理軟件對采購計劃進行資源裝載，然后由資源裝載和基本計劃日期（早及晚的日期）計算得出計劃進度。5.3 計劃工程師根據(jù)所有采購必要的檢驗、檢測和驗收活動的完成情況，建立采購進度完成狀態(tài)報告。5.4 設備和材料狀態(tài)里程碑確定如下：設備和材料狀態(tài)里程碑權重制造和運送里程碑設備大宗材料供貨商接受訂單10%10%供貨商的圖紙和信息獲批準30%_檢查、測試完成并簽署FOB文件40%70%材料或設備運

11、到現(xiàn)場20%20%總計100%100%5.5 計算每一級權重進度并匯總。5.6 將實際完成進度情況與計劃進度進行對比分析，找出差異、及時調(diào)整與控制計劃的執(zhí)行。6、采購進度計劃執(zhí)行程序6.1 確定進度控制目標物資采購進度控制總目標是按照本工程的總物資需求和進度計劃而制定的。在整個采購過程中，主要控制節(jié)點是主要材料、設備等對工程完工有制約性的控制點，控制的目的是為保證項目預算目標、進度目標和質(zhì)量目標的實現(xiàn)。6.2 根據(jù)采購進度計劃，物資采購進度控制節(jié)點主要有以下幾點：(a)控制各種物資訂貨、生產(chǎn)、加工的計劃執(zhí)行情況，對偏離計劃的要及時采取措施進行糾偏；（b）控制物資供應的中轉周期和中轉地點；（c）

12、控制物資供應數(shù)量的流向以便調(diào)節(jié)工程施工的具體需求。6.3 編制采購進度計劃工程物資采購進度計劃是對工程施工所需物資預測和安排，是指導和組織工程物資采購、加工、儲備、供貨和使用的依據(jù)。其作用是保障工程建設的物資需要，保證建設工程按施工進度計劃組織施工。物資采購進度計劃的編制是依據(jù)施工圖紙、預算文件、項目總進度計劃和各承包工程提交的材料需求計劃等。根據(jù)項目總進度計劃和工作分解結構編制采購的物資需求、物資供應、物資儲備、申請與訂貨、采購與加工和國外進口物資的進度計劃。7、 采購進度計劃進度控制的工作內(nèi)容7.1堤防材料的采購進度控制根據(jù)工程進度情況控制堤防材料的采購、運輸、發(fā)放等環(huán)節(jié)，及時了解堤防材料

13、供需情況，以保證堤防進度的需要。7.2 設備采購進度控制根據(jù)工程進度情況控制設備的訂單、技術交流、供貨商的圖紙和信息獲批準、檢查和測試完成、運輸?shù)浆F(xiàn)場等制約工程進度的設備采購環(huán)節(jié)，及時反饋站場設備施工進度情況，以保證站場設備施工進度的需要。7.3 依照設備狀態(tài)記錄和大宗材料狀態(tài)記錄中相關項目的進度描述計算項目的采購進度完成百分比。7.4 設備和大宗材料狀態(tài)記錄將被包括在月報告的附件中。8 、催辦催辦是保證采購進度計劃實施的重要措施，主要工作是督促供貨廠商按照合同規(guī)定的期限提供技術文件和材料設備以滿足工程設計和現(xiàn)場施工進度的要求，故催辦工作貫穿于從合同訂貨開始到出廠檢驗交貨的全過程。催辦工作的要

14、點是要及時地發(fā)現(xiàn)問題，盡一切努力保障所有材料和設備按規(guī)定的時間交貨，并取得供貨商提供的完整的技術文件和質(zhì)量證明資料，作為最后竣工資料的組成部分。催辦的分類8.1資源催辦為保證工程的進度和質(zhì)量，EPC總承包商資源催辦人員應及時與供貨商負責設計、采購、生產(chǎn)和檢測的人員溝通，獲取信息，保證生產(chǎn)工藝和進度，催交技術資料。對每個合同，資源催辦應有相關的證明文件，以證實設備及物資經(jīng)過了仔細的檢測及任何必要的檢驗步驟。同時通過書面報告向催辦協(xié)調(diào)員報告工作進度。8.2 運輸催辦EPC總承包商運輸催辦人員負責監(jiān)督采購合同的進展情況，按時訂購設備及材料，以保證物資按時發(fā)運,，確保工程進度的進行。運輸催辦要向催辦組

15、和運輸組報告可能出現(xiàn)的延誤情況，以得到及時處理。8.3供貨商技術資料催辦協(xié)調(diào)員在接到訂單復印件后，應立即同供貨商聯(lián)系，索取所有的技術資料，同時應確定交付技術資料的時間。收到供貨商提供的技術資料后，應確認所提供的資料與訂單相符。然后將技術資料提交設計部門審核，催促設計部門按時確認圖紙和技術資料，并負責將審核之后的技術資料及時反饋給供貨廠商。三、物資采購招標、談判管理1、采購方式本項目的主要大宗物資采用公開招標和邀請招標方式采購（密封標書）。小型非關鍵物資、批量較小且零散的設備、材料和應急物資或特殊情況下，采用談判和密封詢價的采購方式進行采購。根據(jù)工程情況的實際需要，部分物資采用緊急采購程序。1.

16、1、招標采購物資單臺（套）設備或一個品種的材料，一次采購估計金額達到和超過100萬元人民幣的項目，采購部采用公開招標的方式進行采購。進口物資單臺（套）設備或一個品種的材料，一次采購估計金額達到和超過20萬美元的項目，采購部采用公開招標的方式進行采購。應采取招標方式采購的物資，如改為談判采購，將報經(jīng)項目部批準后方可執(zhí)行，采購結果報業(yè)主審批監(jiān)督機構備案。1.2、 談判（詢價）采購物資單臺（套）設備或一個品種的材料，一次采購估計金額低于100萬元人民幣的項目，由采購部劃分采購界面，經(jīng)監(jiān)理總工程師及業(yè)主批準后，進行談判采購，即在業(yè)主要求的或EPC總承包商推薦的經(jīng)業(yè)主批準的合格供應商名單內(nèi)，通過談判競爭

17、的方式確定供貨廠商。進口物資單臺（套）設備或一個品種的材料，一次采購估計金額低于15萬美元的項目，由采購部劃分采購界面，經(jīng)監(jiān)理總工程師及業(yè)主批準后，進行談判采購，即在業(yè)主要求的或EPC總承包商推薦的經(jīng)業(yè)主批準的合格供應商名單內(nèi)，通過談判競爭的方式確定供貨廠商。2、 緊急采購程序緊急采購條件：工程急需的物資材料。采購周期長保證不了工期要求的物資。施工中設計圖紙?zhí)峤谎舆t、設計變更造成設備/材料參數(shù)發(fā)生變化，且按正常采購程序保證不了工期要求的物資。品種雜、批量少、非標準的物資。四、物資采購過程的質(zhì)量監(jiān)督與控制1、為確保項目所用物資的質(zhì)量符合訂貨合同的規(guī)定要求，避免由于質(zhì)量問題而影響工程建設，采購部將

18、做好材料設備制造過程中的檢驗和中間監(jiān)制工作。工程項目物資采購實行“誰采購、誰負責”的質(zhì)量負責制。采購物資出現(xiàn)質(zhì)量問題，應按照權責對應的原則，追究相關單位和人員的責任。采購物資嚴格執(zhí)行經(jīng)批準的設計文件等相關技術標準，實行標準化采購。除公開招標或特殊原因外，供應商應從業(yè)主發(fā)布的合格供應商名單或由分包商推薦的經(jīng)業(yè)主審批的合格供應商名單中選取。物資采購合同，必須明確物資質(zhì)量標準、要求，約定質(zhì)量驗收方法、質(zhì)量責任的承擔以及質(zhì)量保證金。對國家規(guī)定或合同約定需要進行質(zhì)量檢驗、進場復檢的物資，由業(yè)主委托質(zhì)量檢測機構進行檢驗。檢驗不合格的，不得入庫，并由簽訂采購合同單位向供應商索賠。對到現(xiàn)場驗收或復檢不合格的物

19、資，不得入庫和使用，由項目部或采購分包商組織供應商按合同要求采取現(xiàn)場修復、更換等有效措施，確保產(chǎn)品質(zhì)量要求。2、 檢驗報告 檢驗報告是對材料設備進行檢驗、監(jiān)制和其他質(zhì)量檢查的真實情況的記錄，檢驗報告一般應包括以下內(nèi)容：合同號、受檢材料設備名稱、規(guī)格、數(shù)量；供貨廠商名稱、檢驗場所、開始時間；各方參加人員的姓名、職務；檢驗記錄清單：包括檢驗項目記錄、文件審查記錄；3、不符合報告如果發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量標準、工藝或沒有完全按照合同要求生產(chǎn)的設備和材料，應拒絕接受，并當場發(fā)給供貨商不符合通知，清楚表明不符合的依據(jù)。當發(fā)布了不符合報告后，供貨商應負責在不合格報告中列明不符合原因以及書面建議他們將要采取的糾正措

20、施。業(yè)主認可或接受的偏差的詳細內(nèi)容是構成相關設備或材料檢查手冊的一部分。技術/設計偏差需業(yè)主同意解決。4、制造數(shù)據(jù)手冊 （檢驗手冊）采購部應對所有的測試證書和相關的文件進行維護存檔，并在工程結束后提交給業(yè)主一份完整的測試數(shù)據(jù)記錄便于長期保存。要求的檢驗文件應收集到制造數(shù)據(jù)手冊里并針對每一次采購的設備和材料進行歸檔。適當?shù)臅r候，制造數(shù)據(jù)手冊在提交前需由檢驗員和業(yè)主（需要時）進行檢查和匯簽。有些測試證書里所包含的數(shù)據(jù)需要得到設計部門的批準。5、物資運輸質(zhì)量控制5.1、總體運輸方式及運輸線路采用公路運輸至施工現(xiàn)場臨時倉庫，主要交通道路為河道兩側現(xiàn)狀市政路，交通輔路為泥結石修筑的臨時路。 5.2、貨物

21、運輸?shù)陌b要求5.2.1、保證貨物在運輸中完整無損。選用適于裝運條件的包裝材料，結合貨物的狀態(tài)特性及運輸條件，確定包裝形式應具有相應的強度，能承受貨物在起吊、運輸、裝卸、儲存中所需正常外力的作用。5.2.2、防止貨物在運輸過程中水濕、污染、散失而受損 包裝材料和形式要符合運輸、裝卸、保管中環(huán)境要求，防止貨物內(nèi)部或外部遭受水濕、污染、變質(zhì)、損壞、脫落、散失，以求貨物完整無損的交付。5.2.3、防止貨物因震動、沖擊而受損 包裝材料內(nèi)部要有適當?shù)囊r墊，依據(jù)貨物性質(zhì)和需要填充合適的緩沖材料，以起到防震、防沖擊的作用。5.2.4保證安全裝卸和操作簡便 包裝材料和結構的設計，要避免由于貨物具有的特性所引起

22、的在運輸過程中的人身傷害、設備或設施損壞。結構合理可以充分利用車箱的有效容積。5.2.5、包裝標識 在貨物或包裝上用涂刷、粘貼等方法，按規(guī)定的標準刷制的圖案、文字即為標志，是安全操作、交接驗收中對貨物識別的依據(jù)，應做到明顯、準確、清晰、牢固。大件設備的外包裝應當注明重心標記、吊點等標記。6、接貨、交貨工作方案 6.1、貨物入庫查驗內(nèi)容：是否有包裝破損，使內(nèi)部貨物可見；是否有包裝箱上方封條啟封；是否有包裝被污染(有氣味或化學品) ；是否有包裝開口封條明顯二次重封的；是否有包裝箱嚴重受潮，不足以承受碼放時上層貨物壓力的；是否有以上標準未包括的破損情況，庫管員認為可能影響產(chǎn)品品質(zhì)或堆場管理的，需及時匯報，必要時發(fā)送實物照片電子郵件進行確認。6.2、接貨程序6.2.1、根據(jù)提供的入庫預報告做好入庫準備工作(包括人力、機械、庫位等