檔案管理及保密制度

1、加侖特石油化工（北京）有限公司檔案（保密資料）管理制度編制：張秀靜批準：杜永勝執(zhí)行日期：2016 年 3 月目錄第一章總則第二章檔案管理機構第三章檔案管理人員第四章庫房和設備第五章檔案管理第六章安全保密第七章檔案統計第八章檔案的利用第九章檔案人銷毀第十章附則第一章總則第一條 為規(guī)范測繪、設計成果及資料檔案的管理，確保測繪、設計成果、資料檔案的安全，為加強我公司檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，根據中華人民共和國檔案法、 中華人民共和國保密法、 中華人民共和國測繪成果管理條例和國家保密法，特制訂本條例。第二條適用范圍：測繪及設計成果資料及公司其它檔案的管理。第三條本制度所指的檔案是

2、：1、我公司從各項工作中直接形成的、反映我公司活動歷史的、對我公司和社會有保存價值的各種文件、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2、各類規(guī)章制度、辦法、人事資料、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結、業(yè)務合同。3、各類測繪成果、圖紙、地圖及其電子文件。4、添置工作軟件、設備、財產的產權資料及各項說明。第四條 檔案工作是辦好企業(yè)的重要基礎工作，要把檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃，加強檔案工作的領導和管理。第二章檔案管理機構第五條 我公司檔案室由一名副總經理分管，由辦公室領導，配備一名專職檔案人員。第六條檔案室是我公司檔案工作職能管理部

3、門，集中統一管理全公司檔案工作。第七條檔案室的基本任務貫徹執(zhí)行國家、省、市關于檔案工作法規(guī)、政策來規(guī)劃全公司1、檔案工作。2、 制定本公司關于檔案工作的規(guī)章制度，并負責指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況。3、 負責接受、分類、編目、鑒定、統計、保管全公司各類檔案和有關資料。4、 負責協作各歸檔部門檔案工作。5、 開展檔案利用工作。6、 編輯檔案參考資料。7、 開展檔案學術研究和交流活動。8、 負責全公司的綜合統計工作。9、 辦理公司領導交辦的有關檔案、 文史、統計等方面的業(yè)務工作。第八條 我公司各設計工作室分別配備一名兼職檔案人員具體負責各部門檔案工作，各歸檔部門的檔案工作在公司檔案室的指導下進行。第三

4、章檔案管理人員第九條 我公司檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀律，具備檔案業(yè)務知識和一定的科學文化知識。第十條 檔案工作人員崗位職責1、 崗位要求：高中以上文化程度，經過上崗資格培訓，具備檔案專業(yè)知識。2、 加強團結協作，遵守工作紀律，嚴格執(zhí)行各項工作制度。3、 積極參加各種檔案管理培訓活動，不斷提高自身業(yè)務素質和崗位工作質量。4、 在辦公室的領導下，負責對各項測量、設計成果資料的收集、保管工作，按照上級有關主管部門的規(guī)定及要求，制定完善的各項檔案規(guī)章制度，使檔案管理工作能達到測量、設計資質等級的要求。5、 加強檔案的管理，做好檔案分類

5、、檔案著錄、檔案鑒定、檔案統計、庫房管理等工作。6、 對檔案管理工作中存在的問題，應及時向上級領導匯報并提出解決問題的方案或改進措施。7、 負責打字、復印等文秘工作；負責辦公用品、辦公消耗材料的采購、入庫驗收。第十一條分管檔案工作的主管領導職責1、 組織本公司人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本公司的議事日程，每年度研究一次檔案工作。2、 加強與上級檔案部門聯系，共同做好業(yè)務監(jiān)督、指導、檢查工作，保證歸檔的質量；3、 做好檔案人員的工作，提出具體要求并幫助他們解決工作中的實際困難。第四章庫房和設備第十二條我公司檔案工作所需經費，列入公司預算，在行政辦公費用中統籌解決。第十三

6、條 配備檔案專用庫房20 m2以上，有足夠的檔案保管專用柜，加 設鐵門、鐵鎖等完善的工作條件。第十四條檔案庫房管理制度1、 按公司規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。2、 保持庫房清潔、干燥和衛(wèi)生，切實做好防盜、放火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作，發(fā)現問題，及時處理。3、 庫房內禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險產品，經常檢查庫房消防器材。4、 非經允許，外人不得隨便進入庫房。5、 管理人員做到人走加鎖、關窗，妥善保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。對已破損和字跡褪色的檔案，應及時復制。6、 熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。對已破損和字跡褪色的

7、檔案，應及時復制。7、 有庫房溫度記錄，掌握濕度變化情況，進行分析，制定管理計劃。8、 未經批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳，要嚴格遵守保密制度。9、 切實做好平時防范工作，做到人離燈熄，消滅火災隱患，保證檔案安全。10、 經常打掃庫房衛(wèi)生，保持庫房整潔，對設備進行保養(yǎng)，使各種設備始終處于良好狀態(tài)。第五章檔案管理第十五條各部門要把反映本公司主要職能活動的各種文字、圖表、聲像材料完整、系統地收集起來。第十六條我公司根據具體要求建立和完善相應的歸檔制度，做到每項工作都有完整、準確、系統的文件材料、資料歸檔。第十七條檔案工作要與公司的各項工作協調發(fā)展，要把各種文件材料的歸檔列入公

8、司各部門崗位責任制。第十八條我司文書、科技等檔案實行文件材料形成部門立卷制度，立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統整理組卷，交本部門主管領導審查后向檔案室辦理交接手續(xù)。第十九條歸檔制度1 文件材料的歸檔范圍1.1 文件檔案的歸檔范圍，包括本公司在公務活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等內容。1.2 技術檔案的歸檔范圍，包括本公司在測量、設計、軟件采購、設備 調試等活動中形成的圖紙、產權、說明書等內容。1.3 專門檔案的歸檔范圍，包括本單位在專門業(yè)務活動中形成的檔案， 如會計檔案、聲像檔案等。1.4 甲方交來的一切文字材料，發(fā)往公司外的一切圖紙及文字材料。1.5 修改后

9、圖紙。2 歸檔要求2.1 歸檔的文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。2.2 歸檔的文件材料要完整、系統、準確。2.3 歸檔文件必須是原件。2.4 保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編目編號。2.5 案卷題名應確切反映卷內文件內容，并區(qū)分保管期限。2.6 修改圖紙的歸檔：2.6.1、 凡建設單位提出的圖紙修改要求，必須在圖紙上注明“本修改應建設單位要求而作“字樣。2.6.2、 所有圖紙修改必須歸檔，用“修改意見”修改，“修改意見”單粘帖于已歸檔的有關圖紙上，用蘭圖、白圖修改須有我公司圖簽，蘭圖、白圖歸檔后須在圖紙目錄

10、上補注，由修改人操作。2.6.3、 修改圖必須用文字說明修改原因和修改時間（標明至年月日以防前后混淆）；要注意由此而起的其它圖紙或其它專業(yè)的變更。2.6.4、 其他人員代他人修改圖紙，須將修改意見通知負責人，修改責任由負責人承擔。2.6.5、 不是一個工程的修改不允許用同一份修改單。2.7 、補充繪圖，必須用電腦或其它手工繪圖工具，不能徒手繪圖。補充圖紙不論白圖或蘭圖均須有圖簽。2.8 、每一項工程必設“圖紙修改目錄表”由圖檔員根據發(fā)生的修改逐項登記。3 歸檔時間3.1 文書檔案在第二年上半年內歸檔。3.2 測量、設計資料完成并經領導審核后，提交甲方前正式歸檔。3.3 新購設備在開箱時必須會同

11、檔案進行技術資料核對登記，并將說明書等資料歸檔。3.4 各項管理工作形成的文件材料，在去年上半年內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。4 歸檔份數4.1 各類文件材料一般歸檔一式一份，其電子文檔隨紙質材料共存。4.2 重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸份數。5 不歸檔文件材料的范圍5.1 重份和無查考選用價值的事務性、臨時性文件。5.2 普發(fā)供參閱的文件材料。5.3 上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定搞的文件。5.4 未經會議討論和領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、一般性文件的歷次改稿。5.5 從正式文件上摘錄的供工作參閱的非證明材料

12、。5.6 參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料。6 單位的檔案部門要求對本單位文件材料的形成、積累整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。第二十條歸檔的具體要求和手續(xù)1 必須按照歸檔范圍將應收集歸檔的文件材料收集齊全、完整、準確、既不雜亂，也不短缺或遺漏。2 按照文件材料的形成規(guī)律和內在區(qū)分簡直、合理組卷。3 凡是歸檔的案卷、卷面、卷內目錄、備考表等各項內容，必須填寫正確、規(guī)范，標題簡明、確切。4 凡裝訂的案卷要按“三孔一線”裝訂整齊、牢固、卷容美觀大方，不裝訂的案卷、文件、圖紙等要折疊整齊，編寫件號與頁號。第二十一條文件的立卷（歸檔資料分類，編號規(guī)定和保管期限）1 立卷的

13、原則和方法：立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律性，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。2 立卷可采用如下方法：工程技術文件可按單位，分部工程、專業(yè)、階段等分類。3 立卷過程中宜遵循下列要求：1.1 案卷不宜過厚，一般不超過40mm1.2 案卷內不應有重復文件；不同載體的文件一般應分別組卷。4 卷內文件的排列4.1 文件材料按事項、專業(yè)數學排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復在前，請示在后；印本在前，定稿在后；主體在前，附件在后的順序排列。4.2 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。5 案卷的編目5.1 編制卷內文件頁號應符合下列

14、規(guī)定：5.1.1 卷內文件均按有書寫內容頁面編號。每卷單獨編號，頁號從 “ 1開始。5.1.2 編寫位置：單面書寫的文件在右下角，正面在右下角，背面在 左下角。折疊后的圖紙一律在下角。5.1.3 成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。5.1.4 案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。5.2 卷內目錄的編制應符合下列規(guī)定。5.2.1 卷內目錄的式樣宜符合本規(guī)范的要求。5.2.2 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從1 依次標注。5.2.3 責任者：填寫文件的直接形成單位、部門和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。5.2

15、.4 文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。5.2.5 文件題名：填寫文件標題的全稱。5.2.6 日期：填寫文件形成的日期。5.2.7 頁次：填寫文件在卷內文件首頁之前。5.2.8 卷內目錄排列在卷內文件首面之前。5.3 卷內備考表的式樣宜符合下列規(guī)定：5.3.1 卷內備考表的式樣宜符合本規(guī)范要求。5.3.2 卷內備考表主要標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數（照片張數） ，以及立卷單位對案卷情況的說明。5.3.3 卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。（說明：案卷備考表主要說明卷內文件復印件情況、頁碼犯錯情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。）5.4 案卷封面的編制應符合下

16、列規(guī)定：5.4.1 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內封面形式。案卷封面的式樣宜符合要求。5.4.2 案卷封面的內容應包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。5.4.3 檔號應由分類號、項目號和案卷號組成，檔號由檔案保管單位填寫。5.4.4 案卷題名應簡明、準確地提示卷內文件的內容。案卷題名應包括工程名稱、單位工程名稱、專業(yè)名稱、卷內文件的內容。5.4.5 編制單位應填寫案卷內文件的形式單位或主要責任者。5.4.6 保管期限分為永久、長期、短期三種期限；永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工

17、程檔案保存20 年以下。同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。5.4.7 密級分為絕密級、機密、秘密三種，同一案卷內有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。6 案卷裝訂6.1 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。6.2 裝訂時必須剔除金屬物。7 卷盒、卷夾兩種形式。7.1 案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。7.1.1 卷盒的外表尺寸為 310mm*220mm,厚度分別為20、30、40、50mm。7.1.2 卷夾的外表尺寸為 310mm*220mm,厚度一般為20-3

18、0mm。7.1.3 卷盒、卷夾應采用無酸紙制作。7.2 案卷脊背：案卷脊背的內容包括檔號、案卷題名。第六章安全保密第二十二條檔案保密制度1 按照有關檔案驗收、保管、查閱利用制度，認真履行核對、簽字、登記、注銷手續(xù)。2 檔案工作人員要嚴守國家秘密，不得私自摘抄、復印、傳播密級檔案內容。單位主要負責人承擔保密管理領導責任，保密管理人員承擔涉密的保密管理責任。3 查閱密級檔案，必須履行批準手續(xù)，一般情況下，不允許摘抄、借閱密級檔案。對涉密文件的使用、傳遞、復制、保存等情況實行登記管理，凡使用涉密文件須經主管領導及總經理批準，并予登記后，方可提供。涉密文件使用后應及時歸檔。登記清冊須存檔保存，要求帳物

19、相符、記錄清晰。任何個人不得擅自復制、轉讓或轉借涉密文件，不得拷貝、對外傳送涉密文件。確需復制的，應報原提供成果的測繪、設計行政部門批準，并向原測繪、設計成果提供部門登記備案。4 需要銷毀的檔案材料，按規(guī)定造冊，經主管領導批準后，由兩人以上監(jiān)銷。5 檔案室在工作中形成的廢紙應即時銷毀。6 一切密級檔案，都應當存放在有保密設施的保密柜中。7 檔案室每年進行一次全面的保密工作檢查，執(zhí)行好的部門給予表彰獎勵，違反者視情節(jié)輕重，按規(guī)定給予處理。8 成果檔案管理機構和檔案管理人員承擔涉密日常管理工作。檔案管理人員發(fā)生工作調動時應辦理資料管理交接手續(xù)。9 使用基礎地理信息數據，須嚴格遵守計算機信息系統保密

20、管理暫行規(guī)定 、 計算機信息系統國際聯網保密管理規(guī)定等計算機信息系統保密管理的有關規(guī)定，杜絕外傳、丟失、泄密事件的發(fā)生。10 處理、傳輸、存儲涉密文件的計算機軟件和硬件系統必須采取安全保密防護措施，設置進入登陸密碼和屏幕保護密碼，密碼應超過八位；安裝加密防毒軟件。涉密計算機及信息系統應采取物理隔離措施，不得與互聯網、外部網絡相聯，不使用無線網卡等無線聯網裝置。涉密計算機和載體介質未經批準不得帶出保密檔案室。使用和維修涉密計算機系統，須有成果資料專管人員監(jiān)督。11 涉密文件只能用于被許可的使用目的和范圍。因使用目的或應用項目結束等原因，須銷毀涉密文件，必須報本單位主要領導及總經理審批，并報原提供

21、單位備案。12 如發(fā)現涉密測繪成果泄密、失密事件，應及時報告單位主管領導和國家保密管理部門，及時查清事件發(fā)生的原因及責任，將事件調查處理到位。第二十三條檔案保密崗位職責1 檔案人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄露、失密，否則要追究責任，嚴肅處理。2 檔案人員要嚴格執(zhí)行檔案的查借閱制度，借出的檔案要及時歸檔、核實。發(fā)現問題及時處理。3 檔案人員要隨時檢查庫房安全、保密設施，發(fā)現問題立即報告，及時解決，離開檔案室時，必須鎖好門窗。4 銷毀檔案要登記造冊，須經領導簽字批準后方能進行，銷毀時要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。5 入庫的檔案要根據國家檔案法和保密法的有關規(guī)定，確定密級、變更密級和解除密級

22、。6 庫房內嚴禁吸煙，以防火災。7 加強保密觀念，每逢節(jié)假日進行一次安全、保密檢查，及時消除不安全因素。第七章檔案統計第二十四條檔案統計制度1 建立健全統計臺帳，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內各情況數據，按國家、省、市等部門要求及時報送各種報表。2 檔案統計包括檔案數量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況的統計，檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進行統計分析。3 按上級和公司要求進行定期的綜合和專項統計分析。要保證統計資料的準確性，系統性和及時性，做到完整、連續(xù)、報送及時。4 對統計數字進行綜合分析，找出存在問題，提出改進措施、建議、報 告公司領導。5 定期統計

23、檔案利用情況，每年年末統計當年檔案借閱人次、卷數，總結檔案利用效果。6 各類檔案統計報表及綜合統計表，均要保留一份存檔備查。7 檔案工作人員要加強檔案統計工作責任心，認真學習和掌握檔案統計方面的基本知識，建立科學的檔案統計系統。8 搞好檔案統計分析，提高檔案工作的管理水平。第八章檔案的利用第二十五條檔案室保存的檔案，主要供本公司利用，執(zhí)行借閱制度第二十六條檔案借閱制度1 本公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。2 本公司人員在檔案室內查閱檔案，須辦理登記手續(xù)。3 在借閱檔案時應做到以下幾點：3.1 按規(guī)定辦理登記手續(xù)，填寫借閱登記表。3.2 對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，

24、查閱人員要如實說明查檔的目的和內容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者，須經主管領導批準。3.3 本單位工作人員借閱本人職能范圍內的檔案，辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱； 借閱本人職能范圍外的檔案須經主管領導或檔案管理部門負責人，報主管副總經理批準，方可借閱。3.4 如摘抄、拍照、復制所查檔案內容，需經檔案管理人員同意，其中涉密內容需抄錄、復制，要經主管領導及主管副總經理批準，且只能在檔案閱覽室內進行，利用者對涉密內容要負責保密。3.5 借閱機密、絕密檔案材料，需經保密責任人簽署意見，報主管副總經理批準。3.6 測繪、設計成果及資料檔案利用者，對所借檔

25、案要妥善保管，不得轉借、遺失、拆散或損毀檔案，不準拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經許可，不得摘抄或復制檔案，不得向無關人員泄露檔案內容。3.7 借閱國家密級測繪成果，不得擅自復制。確因工作需要復制的，須經國家密級測繪成果提供部門批準，并按原密級進行管理。3.8 要愛護檔案，不得丟失。3.9 所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。4 借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當面核對清楚。5 檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。6 借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。以總結規(guī)律、擴大檔案宣傳積累素材，為更好地提供利用公司檔案。7 調離本公司的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。8 外單位人同借閱本室檔案需經主管副總經理批準。9 對于重要珍貴的檔案，一般不提供原件使用。第二十七條要編制檔案檢索工具，為檔案管理標準化打好基礎。第二十八條積極開展檔案編研工作，為各項工作服務。第二十九條積極開展檔案的宣傳工作。第九章