行政管理制度(詳細)

1、成都托管家家政服務(wù)有限公司- 93 -行政管理制度受控文件不得外傳持有部門：持 有 人：發(fā)布日期： 年 月 日實施日期： 年 月 日 編制人：虞濤 審核人： 批準(zhǔn)人：目 錄1 說明2 行政事務(wù)管理2.1 工作環(huán)境管理規(guī)定公司人員出入公司時間記錄表來賓登記表2.2 考勤管理制度員工考勤統(tǒng)計表員工請假單2.3 低值易耗品與辦公用品管理辦法低值易耗品與辦公用品需求計劃表低值易耗品與辦公用品采購申請單低值易耗品與辦公用品領(lǐng)用登記卡2.4 檔案管理辦法附件一：文書檔案管理細則附件二：人事檔案管理細則附件三：經(jīng)營檔案管理細則附件四：會計檔案管理細則附件五：影像檔案管理細則附件六：實物檔案管理細則文件移交歸

2、檔登記表借用檔案登記表2.5 文件管理辦法外來文件登記表文件評審、會簽表2.6 出差管理規(guī)定出差申請單2.7 計算機及附屬設(shè)備管理辦法2.8 印章管理辦法公司及項目部印章保管清單用印申請表印章使用登記簿3 信息管理3.1 會議管理制度會議簽到表會議通知會議提案書會議記錄3.2 信息管理辦法工作聯(lián)絡(luò)單工作聯(lián)絡(luò)回復(fù)單1 說明1、內(nèi)容 公司行政事務(wù)管理體系的范圍； 公司關(guān)于行政事務(wù)管理體系要求的關(guān)鍵制度、規(guī)程文件。2、適用范圍本制度適用于成都托管家家政服務(wù)有限公司行政事務(wù)管理。3、用語解釋（本手冊出現(xiàn)的術(shù)語或簡稱）公司、本公司是指成都托管家家政服務(wù)有限公司 ；各部門、各職能部門是指公司本部所屬部門管

3、理體系所覆蓋的各職能管理機構(gòu)；高管層是指公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理和總監(jiān)等高層管理人員；分管領(lǐng)導(dǎo)、分管副總經(jīng)理是指公司分管或主管某項工作、部門的高管人員；部門負責(zé)人是指各部門部門經(jīng)理；4、本制度管理本制度為公司受控文件，由總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布執(zhí)行。制度管理的所有相關(guān)事宜由公司總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負責(zé)，未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得將本制度提供給公司以外人員。本制度持有者調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將本制度交還總經(jīng)理辦公室，辦理核收登記。本制度除持有人外，相關(guān)文件、規(guī)定應(yīng)發(fā)放至有關(guān)執(zhí)行人員，辦公室做好復(fù)印和發(fā)放登記。本制度持有者應(yīng)妥善保管，不得損壞、丟失、隨意涂抹，嚴(yán)禁私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借給其他公司或人員。在該制度使用期間，如

4、有修改建議，各部門負責(zé)人應(yīng)匯總意見，及時反饋到辦公室。行政部每半年一次對該制度的適應(yīng)性、有效性進行評審，必要時對該制度予以修改。2 行政事務(wù)管理2.1 工作環(huán)境管理規(guī)定第一章 總則第一條 工作環(huán)境反映公司的內(nèi)外部形象，體現(xiàn)公司的管理水平，也直接影響工作效率。為了加強對公司工作環(huán)境的管理，制定本規(guī)定。第二條 工作環(huán)境是指公司辦公場所的工作秩序和環(huán)境，包括公共場所及辦公室。第三條 公司工作環(huán)境由辦公室負責(zé)管理，并負責(zé)監(jiān)督。第四條 本規(guī)定適用于公司本部及所屬工作環(huán)境的管理。第二章 接待管理第五條 接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守崗位職責(zé)，加強對進出人員和收發(fā)品的管理，嚴(yán)禁擅離工作崗位。第六條 人員出入管理 1、本

5、公司人員出入管理 （1） 本公司員工出入公司，應(yīng)按公司要求穿著服裝。 （2） 公司人員因公外出時，應(yīng)經(jīng)直接上級批準(zhǔn)。下班前不能返回公司的，應(yīng)告知直接上級。直接上級應(yīng)在考勤表上簽字確認。 2、外來人員出入管理 凡公司外人員來訪者，接待人員不認識的，應(yīng)先要求來訪者填寫來賓登記表。如被訪者是公司高層領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)由被訪者核準(zhǔn)后方可允許進入公司。第七條 收發(fā)管理 1、在接收報紙時接待人員應(yīng)核準(zhǔn)數(shù)量，在接收信件、物品時接待人員應(yīng)核準(zhǔn)后辦理簽收手續(xù)。 2、接收的報紙、信件、物品應(yīng)在當(dāng)日分發(fā)給收件人。具體執(zhí)行文件管理辦法的有關(guān)規(guī)定。第三章 公共場所環(huán)境管理第八條 公司公共場所的環(huán)境衛(wèi)生由指定人員負責(zé)維護，行政部

6、負責(zé)監(jiān)督管理。第九條 公司所有工作人員應(yīng)自覺維護公共場所的環(huán)境衛(wèi)生，嚴(yán)禁堆放雜物，嚴(yán)禁丟棄垃圾、廢品、碎屑，嚴(yán)禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣。第十條 行政部負責(zé)更換公共場所的花卉，并責(zé)成專人做好花卉保養(yǎng)工作。第十一條 公共場所秩序 （1） 辦公區(qū)內(nèi)走路要輕盈、快捷，見到領(lǐng)導(dǎo)要主動讓道或在領(lǐng)導(dǎo)左側(cè)或后面行走。 （2） 盡量不要在公共場所大聲談話或討論問題，避免大聲呼喚、說笑，影響他人。 （3） 不要與來訪人員在公共場所談話、更不要爭吵。第四章 辦公室工作環(huán)境管理第十二條 公司各辦公室工作人員應(yīng)自覺維護本辦公室的環(huán)境衛(wèi)生，各辦公室負責(zé) 人對本辦公室的環(huán)境衛(wèi)生負責(zé)。第十三條 進出辦公室必須輕輕關(guān)門，不能

7、產(chǎn)生很大聲響。第十四條 辦公區(qū)、辦公室內(nèi)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)：（1） 辦公桌上應(yīng)素雅、整齊、清潔，各類文件存放應(yīng)注意保密，不得隨意擺放； （2） 桌面和室內(nèi)辦公設(shè)備擺放整齊，保持外表干凈； （3） 室內(nèi)文件柜文件擺放科學(xué)有序，外觀整潔； （4） 辦公室墻面禁止張貼文件或圖表，并保證墻面清潔； （5） 保證室內(nèi)所有電氣開關(guān)安全、能夠正常使用； （6） 辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正； （7） 要節(jié)約用電，在光線允許情況下不要開燈； （8） 在溫度適宜情況下不要開啟空調(diào)，正常開啟空調(diào)時，人員長時間離開辦公室請關(guān)閉空調(diào)； （9） 窗簾懸掛要整齊； （10）門、窗能夠正常使用，防止安全隱患； （

8、11） 辦公桌、沙發(fā)。茶幾上不允許擺放過期的雜志和報紙（專業(yè)報刊除外）； （12） 辦公室內(nèi)不允許存放與工作無關(guān)的私人物品。第十五條 未經(jīng)部門負責(zé)人同意，辦公室其他工作人員禁止私自調(diào)換工作位置或挪動工作（寫字）臺、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。第五章 附則第十六條 公司根據(jù)實際需要不定期對工作環(huán)境進行改造、裝修。改造、裝修的所有相關(guān)事宜，包括設(shè)計、施工單位的選擇及施工管理均由行政部負責(zé)，其他有關(guān)部門和人員應(yīng)積極配合、協(xié)助。第十七條 公司下班時，最后離開的人確保辦公室和辦公區(qū)域大門閉鎖。第十八條 公司各下屬服務(wù)站辦公室場所可參照本規(guī)定執(zhí)行，或另行制定相應(yīng)制度文件，并報公司辦公室備案。第十九條 本規(guī)

9、定由公司辦公室負責(zé)解釋。第二十條 本規(guī)定自頒布之日起施行，此前有關(guān)規(guī)定同時廢止。外出記錄表時間： 年 月 日 記錄人：日 期外出人外 出 時 間去 向事 由至注：1、工作時間內(nèi)員工公出需經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并向行政部登記；2、員工因公出不能正常刷卡簽到的，必須電話通知考勤人員。來 賓 登 記 表 記錄人：日 期來賓姓名、單位來 訪 時 間到 訪 部 門來 訪 事 由備注至注：1、外來人員到訪須做好登記，如有攜帶物品，在備注欄注明；2、外來人員到訪如有接待人，請在備注欄簽名。2.2 考勤管理制度第一條 考勤管理是工作日常管理的基本規(guī)章。員工出勤狀況反映該崗位的工作量、重要程度及崗位工作人員對工作的

10、熱情和敬業(yè)精神。為了嚴(yán)肅勞動紀(jì)律，加強考勤管理，保障公司各項工作的有序開展，制定本制度。第二條 公司考勤工作由行政部負責(zé)，并負責(zé)監(jiān)督。第三條 本制度適用于公司本部的考勤管理。第四條 工作時間（一） 依據(jù)公司各部門工作性質(zhì)分類規(guī)定，平均日出勤時間按8小時核算。（二） 上下班時間：上午9：00-12：00，下午13：00-18：00。公司根據(jù)具體情況季節(jié)因素可進行適當(dāng)調(diào)整，將另行通知。（三） 每周滿勤天數(shù)為5天，每月1日至月底為一個考勤周期。周末或節(jié)假日如因工作需要，各部門、各崗位可自行安排適當(dāng)加班。（四） 公司可根據(jù)工作需要在休息日開會或加班。第五條 上班時間要求（一） 員工上午上班應(yīng)提前10分

11、鐘到達。到達辦公室后要主動打掃衛(wèi)生，準(zhǔn)備好當(dāng)日工作所需要的文件資料等，并提前準(zhǔn)備完畢。上班時間前5分鐘所有員工必須準(zhǔn)備開始工作，上班時間開始準(zhǔn)時進入工作狀態(tài)。（二） 需要直接到其它單位或項目現(xiàn)場的，應(yīng)在上一工作日或當(dāng)日上班時間前告知直接上級和考勤人員。未提前告知而直接因公外出的，按遲到處理；謊報事實的，公司一經(jīng)驗證屬實，按曠工一天處理。直接上級隱瞞、謊報或事后補簽考勤卡的，公司一經(jīng)驗證屬實，給予經(jīng)濟罰款。（三） 中午有招待、宴會活動的，參加人員可延遲上班，但不得影響正常工作。因特殊情況需要推遲時間的，參加人員應(yīng)及時告知各自的直接上級。除了公司高管人員外，任何部門必須有人留守值班。第六條 工作間

12、歇時間 為了提高工作效率、科學(xué)利用工作時間，上、下午上班兩個小時后可休息15分鐘左右。各辦公室負責(zé)人應(yīng)掌握工作間歇時間。第七條 下班時間（一） 下班時間前，任何人員嚴(yán)禁談?wù)摼筒?、購物等與工作無關(guān)的話題，各部門負責(zé)人要切實監(jiān)督。下班后，應(yīng)整理好桌面，防止文件的損毀、遺失和泄露。（二） 中午就餐后為午休時間。在午休時間內(nèi)，任何人嚴(yán)禁有足以影響他人休息的言行。（三） 因私事而不得不在正常下班時間前離開公司，視為早退。早退應(yīng)告知直接上級，由直接上級在考勤卡上簽字確認。（四） 下午下班前不能回公司的，應(yīng)告知直接上級。經(jīng)直接上級同意后，第二天應(yīng)由直接上級在考勤卡（表）上簽字確認。第八條 遲到、早退 對遲到

13、、早退的處理：遲到、早退1-10分鐘的，每分鐘扣款1元；遲到、早退11-20分鐘的，扣款20元；遲到、早退21-30分鐘的，扣款30元。 第十一條 曠工（一） 除了本制度所規(guī)定的有關(guān)情形外，以下情況確認為曠工： 1、員工未經(jīng)批準(zhǔn)擅自缺勤，事后無正當(dāng)理由補假； 2、員工謊報、偽造證明，以不正當(dāng)手段騙取假期； 3、員工不服從或違反工作安排，消極怠工； 4、其它任何未經(jīng)直接上級批準(zhǔn)或直接上級不知道原因而沒有正常上班，均視為曠工。（二） 對曠工者，公司按以下規(guī)定予以處罰： 1、月曠工一天扣發(fā)3天工資； 2、月曠工二天扣發(fā)10天工資； 3、月曠工三天以上（含三天）扣發(fā)當(dāng)月所有工資，并做自動離職

14、處理。第十二條 員工如因出差未按時進行考勤，應(yīng)于出差歸來后三日內(nèi)找直接上級辦理簽字確認手續(xù)，逾期將視作曠工處理。第十三條 請假、休假規(guī)定（一） 國家法定的節(jié)假日（根據(jù)國家每年放假規(guī)定）（二） 病假 1、員工因病需在工作時間內(nèi)看病時，應(yīng)事先向直接上級請假。 2、員工因病需休息時，必須持有醫(yī)院就診的病休證明并按醫(yī)院建議病休時間休假。 3、病假證明書，必須是區(qū)級以上醫(yī)務(wù)部門的證明，并經(jīng)部門、單位負責(zé)人批準(zhǔn)后方可按病假處理，病休證明一次最多只算三天（住院和病重例外）。 4、員工因患病需要醫(yī)療或休息的，應(yīng)辦理請假手續(xù)。 5、三日內(nèi)病假不扣工資，三日外按日扣除日薪酬的30%。 6、凡以生病為由無端請假或弄

15、虛作假者，其所請假無效，且請假時間一律按曠工處理。 7、全年病假累計超過25天，如公司當(dāng)年有年終獎則不發(fā)該年度年終獎金。 8、全年病假累計超過30，公司有權(quán)按自動離職處理（特殊情況可延60天）（三） 事假 1、為了不影響公司工作，員工有事應(yīng)盡可能安排在公休假日辦理，必須占用工作時間辦理的，必須按規(guī)定辦理請假手續(xù)。 2、按日扣除日崗位基本薪酬30%。 3、員工因個人私事而請假、事假當(dāng)年累計不得超過15天，超過15天以上者，無獎金，超過天數(shù)按曠工計。（四） 婚假 職員達到結(jié)婚年齡且在公司服務(wù)滿一年以上可請此假。 根據(jù)婚姻法以及計劃生育條例的規(guī)定，員工結(jié)婚可享受以下待遇: 1、執(zhí)行國家規(guī)定的法定結(jié)婚

16、假期3天； 2、員工結(jié)婚請婚假，本人必須持有法定結(jié)婚證，經(jīng)本部門直接上級批準(zhǔn)，到公司辦公室辦理手續(xù)后方可休婚假； 3、符合晚婚年齡(女23周歲，男25周歲)的初婚者，可享受晚婚假15天(含3天法定婚假)；婚假期間不計扣薪酬。（五） 喪假 1、員工及職員親人(限配偶、父母<不包括岳父母>、子女、兄弟、姐妹)去世,且本人在公司服務(wù)半年以上,可申請此假,假期為3天,(時間不足者可以請事假)在假期內(nèi)發(fā)本人全額其本工資。（六） 產(chǎn)假 1、在公司服務(wù)半年以上，達到法定婚齡，符合國家計劃生育政策之已婚的女員工，執(zhí)行國家法定假期。 2、凡產(chǎn)假或護理假未足規(guī)定天數(shù)，經(jīng)直接上級認可而提前上班者，依基本

17、工資折算發(fā)給補貼。3、產(chǎn)假期間工資由社保所發(fā)放，并執(zhí)行國家相關(guān)規(guī)定。4、凡工齡滿一年的男員工，均可享有五天帶薪產(chǎn)假護理假。（七） 哺乳假凡工齡滿兩年的女員工，產(chǎn)后嬰兒未滿周歲的，均可享有1小時/天帶薪哺乳假。（八） 工傷假 1、員工因工傷需休息時，須有醫(yī)療部門診斷和病休證明，經(jīng)公司辦公室確認、 總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可按工傷假處理。需繼續(xù)休息時要按時交診斷書和病休證明。2、工傷醫(yī)療期內(nèi)公司除了承擔(dān)法律規(guī)定的醫(yī)療費外另發(fā)放月工資。（九）年假：1、年假按國家規(guī)定給公司當(dāng)前情況制定。2、休假方式：在不影響正常前提下，由辦公室初審，總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。3、年假天數(shù)規(guī)定：一年以上兩年以下（ 5天 ） 兩年以上三年以

18、下（ 7天 ）三年以上（10天 ）。 4、 年休假原則年一次休完，不累計到二年5、 如一年內(nèi)事假超過15天，不享受年假6、 凡入職時與公司有聘用協(xié)議，另行規(guī)定與休假方式高級職員可按：“聘用協(xié)議”規(guī)定進行。第十四條 員工申請各類假期（事假、病假、婚假、喪假、產(chǎn)假、護理假、工傷假、年假）均應(yīng)填寫員工請假單，并附上有關(guān)證明，按相關(guān)審批權(quán)限審批和辦公室核實后才能休假。若因突發(fā)事件或急病不能先行辦理請假手續(xù)者，應(yīng)使用電話其它快捷、準(zhǔn)確方式向其直接上級請假，并于假后上班兩天內(nèi)補辦相應(yīng)手續(xù)。第十五條 請假手續(xù)的審批（一） 員工的婚假、喪假、產(chǎn)假、護理假、哺乳假的申請由直接上級予以核準(zhǔn)，辦公室審核。（二） 員

19、工病假、事假、工傷假的核準(zhǔn)權(quán)限如下： 1、員工請假一天（含）以內(nèi)，由所在部門負責(zé)人核準(zhǔn)即可；請假三天（含）以內(nèi)，除須經(jīng)部門負責(zé)人核準(zhǔn)外，還需分管副總經(jīng)理的核準(zhǔn)；超過三天，除部門負責(zé)人、分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)外，還需報總經(jīng)理核準(zhǔn)；沒有分管副總經(jīng)理的，直接報總經(jīng)理核準(zhǔn)。 2、部門負責(zé)人請假一天（含）以內(nèi)，由公司分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；一天以上，由總經(jīng)理核準(zhǔn)。 3、公司高層管理人員請假，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三） 員工請假理由不充分，或有礙工作時，上級可酌情不予準(zhǔn)假，或縮短假期，或責(zé)令改期請假。（四） 所有假期申請單辦妥手續(xù)后交由辦公室審查備案，作為考勤核查的依據(jù)。（五） 員工請假先事先選定職務(wù)代理人，但需經(jīng)直接上級

20、核準(zhǔn)。（六） 違反上述規(guī)定的處罰： 1、未按請假審批程序規(guī)定辦妥請假手續(xù)而擅自離開工作崗位，視為曠工處理。 2、休假期間未委托工作代理人，視為工作責(zé)任心不強，給予警告處分。第十六條 上班時間臨時外出（一） 工作時間臨時外出的，應(yīng)將工作委托他人，并告知直接上級。沒有委托和告知而影響工作的，給予警告。委托他人而受委托人對委托事宜未盡職責(zé)者，給予警告。（二） 員工公出，經(jīng)公司安排或部門負責(zé)人批準(zhǔn)，須向部門考勤員處登記。第十七條 加班 各部門負責(zé)人或分管副總經(jīng)理根據(jù)工作需要可適當(dāng)安排加班?；拘匠曛幸寻ㄈ粘：驼９萑盏募影喙べY，不再另行計發(fā)加班工資，公司采用帶薪假形式予以補償。法定節(jié)日公司確因工作

21、需要加班時，其補貼另行規(guī)定。第十八條 帶薪假期 所有部門員工，全年帶薪病、事假累計五天。第十八條 全年沒有缺勤（無遲到、早退現(xiàn)象，全年病事假不超過5個工作日）的，公司發(fā)放全勤獎。全勤獎發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)為500元/年。第二十條 本制度由公司辦公室負責(zé)解釋。第二十一條 本制度自頒布之日起施行。此前頒布的相關(guān)規(guī)定同時廢止。員工考勤統(tǒng)計表月份： 月部門姓 名出勤天數(shù)遲 到早 退曠 工請休假扣 款說明：本表由辦公室負責(zé)核準(zhǔn)、統(tǒng)計后交公司財務(wù)審計部，作為在當(dāng)月薪資中扣款的依據(jù)。員工請假單姓 名部門（單位）職 務(wù)崗位編號假 別（劃）病假事假婚假喪假產(chǎn)假工傷假年假請假事由起止日期簽 批部門負責(zé)人：分管領(lǐng)導(dǎo)：總經(jīng)理：

22、員工請假單姓 名部門（單位）職 務(wù)崗位編號假 別（劃）病假事假婚假喪假產(chǎn)假工傷假年假請假事由起止日期簽 批部門負責(zé)人：分管領(lǐng)導(dǎo)：總經(jīng)理：2.3 低值易耗品與辦公用品管理辦法第一條 為規(guī)范公司低值易耗品與辦公用品管理工作，有效控制低值易耗品與辦公用品的采購、驗收、發(fā)放和使用，制訂本辦法。第二條 低值易耗品與辦公用品的界定 將單位價值為200元1000元（含）的工具、器具、辦公用具、用品界定為低值易耗品與辦公用品。第三條 低值易耗品與辦公用品的分類 （一） 屬于固定資產(chǎn)的低值易耗品與辦公用品，如：小型辦公設(shè)備、電器等，參見固定資產(chǎn)管理辦法。 （二） 辦公自動化設(shè)備耗材：如：硒鼓、色帶、墨盒、碳粉、

23、光盤、磁盤、移動存儲設(shè)備、打印紙、復(fù)印紙等。 （三） 一般消耗品，如：簽字筆、白板筆、鉛筆、涂改液、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、記事本、復(fù)寫紙、檔案袋、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、書釘?shù)取?（四） 耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、裝訂機、打孔機、算盤、鋼筆、打碼機、姓名章、日期戳、計算器、印泥等。 （五） 專用低值易耗品與辦公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、電池等。第四條 低值易耗品與辦公用品消耗定額 （一） 屬于固定資產(chǎn)的低值易耗品與辦公用品：執(zhí)行固定資產(chǎn)管理辦法的有關(guān)規(guī)定。 （二） 辦公自動化設(shè)備耗材：由辦公室核實后統(tǒng)一購買。 （三） 一般消耗品：每人每年不超過1

24、00元。 （四） 耐用消耗品：以舊換新。 （五） 專用低值易耗品與辦公用品：以舊換新。第五條 低值易耗品與辦公用品年度預(yù)算 公司對低值易耗品與辦公用品的消耗實行年度預(yù)算制度，年度預(yù)算為150200元/人/年。具體預(yù)算根據(jù)各年度工作量進行調(diào)整，由辦公室提出、總經(jīng)理批準(zhǔn)后在年度預(yù)算會議討論通過。第六條 低值易耗品與辦公用品的采購（一） 低值易耗品與辦公用品原則上由辦公室統(tǒng)一采購。（二） 采購計劃的編制與審批 1、每季度最后一個月的2526日，公司各職能部門的負責(zé)人將填寫好的低值易耗品與辦公用品需求計劃表簽字后交辦公室。 2、辦公室匯總各職能部門的低值易耗品與辦公用品需求計劃表后，于每季度最后一個月

25、的28日填寫低值易耗品與辦公用品采購申請單，交分管副總經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批。辦公用品需求計劃表應(yīng)有“年度總預(yù)算”、“上季度累計”、“本季度金額”、“本季度累計及占總預(yù)算的比例”等欄目。 3、總經(jīng)理審批后，由辦公室負責(zé)采購。（三） 采購 1、辦公室必須建立辦公用品合格供方名冊。采購時，必須在辦公用品合格供方名冊中選擇。 2、部分新、特、進口辦公用品，辦公用品合格供方不能提供，必須在其他供應(yīng)商處購買時，應(yīng)將該家補充進辦公用品合格供方名冊。 3、辦公用品合格供方名冊至少包括大型商場和個體文具專業(yè)批發(fā)商。 4、采購前，必須填寫低值易耗品與辦公用品采購申請單，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可采購。 5、采購時，應(yīng)

26、在電話上要求送貨，由采購實施人員驗收。除特殊情況，一般不允許用車外出采購。 6、必需品、不易采購或耗用量大者應(yīng)酌量庫存。部門專用或特殊辦公用品，經(jīng)辦公室主任同意后各部門自行采購，采購后到辦公室辦理入庫和出庫（領(lǐng)用）手續(xù)。 7、采購人對采購質(zhì)量負責(zé)。辦公用品采購后，由保管人核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒有問題后再在發(fā)票背面簽字驗收、入庫。第七條 低值易耗品與辦公用品的保管與發(fā)放（一） 辦公室行政主管負責(zé)對采購的低值易耗品與辦公用品進行登記，并妥善保管。（二） 低值易耗品與辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如打孔

27、機、裝訂機等專用辦公用具。“部門領(lǐng)用”的專用辦公用具由部門負責(zé)人或其指定人員負責(zé)保管。 （三） 辦公室負責(zé)建立“低值易耗品與辦公用品登記簿”，對低值易耗品與辦公用品的發(fā)放進行動態(tài)管理。 （四） 公司全體員工應(yīng)本著厲行節(jié)約的原則使用低值易耗品與辦公用品，能共同使用的盡可能共同使用，能重復(fù)利用的盡可能重復(fù)利用，嚴(yán)禁浪費、丟失、私用。 （五） 新入職人員由各部門負責(zé)人通報行政主管后，新入職人員到辦公室辦理領(lǐng)用手續(xù)。人員離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并交部門內(nèi)勤人員。第八條 低值易耗品與辦公用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。第九條 低值易耗品與辦公用品嚴(yán)禁帶回家私用。第十條

28、印刷品（如信紙、信封、表格等）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由辦公室統(tǒng)一印刷、保管。第十一條 打印、復(fù)印耗材的使用 （一） 公司各部門要節(jié)約使用打印紙。復(fù)印時，要嚴(yán)格按照規(guī)程操作，并自覺登記。復(fù)印的作廢紙張，由文員留存。嚴(yán)禁打印、復(fù)印與工作無關(guān)的資料，嚴(yán)禁私用打印、復(fù)印紙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司按0.5元/頁計費。 （二） 除了對外報送的文件資料，公司內(nèi)部的紙張必須正反面使用。第十二條 低值易耗品與辦公用品的攤銷采用全額攤銷法。辦公室行政主管月末、年末要盤點清查庫存，在滿足日常工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫存量結(jié)構(gòu)合理化并做到帳實相符。第十三條 辦公室行政主管每季度對上季度的低值易耗品與辦公用

29、品的消耗情況進行匯總。如果實際消耗費用超出季度預(yù)算的，應(yīng)分析原因，并進行動態(tài)控制。第十四條 每年年底在編制年度預(yù)算前，辦公室行政主管匯總?cè)甑霓k公用品實際耗用量和金額，分析與計劃預(yù)算的偏差情況，寫成總結(jié)報告，報辦公室主任留存，并作為編制下一預(yù)算年度的依據(jù)。第十五條 未盡事宜，本辦法由辦公室負責(zé)解釋。第十六條 本辦法自頒布之日施行。低值易耗品與辦公用品管理流程圖需求計劃匯 總采 購保 管審核批準(zhǔn)領(lǐng) 用表1表2是否批準(zhǔn)表3NoYes各部門行政采購員行政采購員至總經(jīng)理行政部各部門低值易耗品與辦公用品需求計劃表部門： 月份個人用品類業(yè)務(wù)使用類用品名稱單位單價數(shù)量用品名稱單位單價數(shù)量小 計小 計年度總預(yù)

30、算上月累計本月金額本月累計占總預(yù)算的比例申請人部門負責(zé)人低值易耗品與辦公用品采購申請單 年 月 日序號物 品 名 稱用 途數(shù) 量單 價金 額備 注合計金額辦公室意見 年 月 日總經(jīng)理意見 年 月 日低值易耗品與辦公用品領(lǐng)用登記卡日 期物品名稱單位數(shù)量所在部門領(lǐng)用人簽字年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日固定資產(chǎn)管理辦法第一條 固定資產(chǎn)的管理范圍 本文詳細描述了固定資產(chǎn)以及低值易耗品的分類管理、

31、采購、進出庫的工作流程，并明確了各部門在固定資產(chǎn)以及低值易耗品管理上的職責(zé)和范圍。第二條 固定資產(chǎn)的管理規(guī)則 固定資產(chǎn)：指單位價值在人民幣1,000元以上，或使用年限在一年以上的建筑物、機器設(shè)備、電子設(shè)備、交通運輸工具、家具及其他與經(jīng)營活動有關(guān)的設(shè)備； 低值易耗品：指單位價值在人民幣100元至1,000元，且使用年限在一年以下的與經(jīng)營活動有關(guān)的家具、辦公用品及各類設(shè)備等。第三條 固定資產(chǎn)的資產(chǎn)編號1）固定資產(chǎn)由財務(wù)部編號后交辦公室。 2）編號方式：資產(chǎn)分類編號+購買年份(兩位數(shù)字)+流水號碼+部門代碼3）資產(chǎn)編號中資產(chǎn)名稱代碼：DY打印機 BJB筆記本電腦 TS臺式電腦 FY復(fù)印機TY投影儀

32、BX冰箱 TV電視機 KT空調(diào) HYZ會議桌 BGZ辦公桌 CJ茶幾 YZ椅子 GZ柜子 TE電話機 CA車 EL其他4） 各類部門代碼： 辦公室-BG 財務(wù)部-CW 工程部-GC EL其他例：2015年11月辦公室購入筆記本電腦，編號：BJB1511001BG第四條 固定資產(chǎn)管理的流程 固定資產(chǎn)購置計劃登記1）對于要求添置資產(chǎn)的部門或個人應(yīng)填寫固定資產(chǎn)購置申請單，直屬部門經(jīng)理批準(zhǔn)，財務(wù)部審核（依據(jù)預(yù)算或其他），最后總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2）固定資產(chǎn)的采購由行政部執(zhí)行。 固定資產(chǎn)入庫 購置的資產(chǎn)到達公司后，由行政部門負責(zé)組織相關(guān)部門驗收。驗收合格后，進行資產(chǎn)編號，然后填寫“固定資產(chǎn)入庫單”辦理入庫手

33、續(xù)。 固定資產(chǎn)領(lǐng)用及登記1）領(lǐng)用部門或人員憑批準(zhǔn)的固定資產(chǎn)領(lǐng)用單，交辦公室，由行政部負責(zé)配發(fā)相關(guān)固定資產(chǎn)。 2）所有固定資產(chǎn)的領(lǐng)用，領(lǐng)用人在固定資產(chǎn)卡片和固定資產(chǎn)標(biāo)簽上簽字。 3）所有資產(chǎn)經(jīng)行政部入資產(chǎn)庫后，需進行登記工作，包括：記帳、建立卡片、標(biāo)簽等。4）卡片由辦公室制作，至少一式二份，由辦公室、財務(wù)各留一份存檔。固定資產(chǎn)的維修 1）資產(chǎn)的維修、更換、升級、添加等均需交辦公室執(zhí)行； 2）對于資產(chǎn)進行維修申請，由資產(chǎn)使用部門/人員填寫固定資產(chǎn)維修申請單后交予行政部，在獲得相關(guān)批準(zhǔn)后，由行政部負責(zé)聯(lián)系維修。 固定資產(chǎn)的報廢 固定資產(chǎn)由于正常使用而磨損，最后喪失其使用價值或由于自然侵蝕、意外事故造

34、成固定資產(chǎn)無法修復(fù)的毀損或由于其他原因需對固定資產(chǎn)進行報廢，需辦理相關(guān)報廢手續(xù)。1）固定資產(chǎn)使用部門或保管部門填寫“固定資產(chǎn)報廢審批單”，列明固定資產(chǎn)報廢原因及固定資產(chǎn)的原值、凈值等，鑒定小組簽署意見后報分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)清理程序。2）在清理過程中，注意節(jié)約費用，實事求是對殘料進行作價。3）報廢資產(chǎn)處理完畢，對固定資產(chǎn)及時登記，核銷賬簿記錄及固定資產(chǎn)卡片。保持賬、卡、物一致。 固定資產(chǎn)的盤點公司定于每月對資產(chǎn)進行一次實物的清點，清點工作由辦公室組織，各部門應(yīng)給予積極的配2）清點完成后，行政部及財務(wù)部需填寫固定資產(chǎn)月盤點表。 固定 資產(chǎn)統(tǒng)計表單位名稱： 統(tǒng)計時間： 序號編號資

35、產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量單位資產(chǎn)存放地責(zé)任人是否完好帳實相符（）帳面原值購買時間簽字1234567891011121314151617181920212.4 檔案管理辦法第一章 總則第一條 為了加強對公司檔案的管理，促進對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司本部及項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。第三條 職責(zé)分工 （一） 辦公室負責(zé)對公司的各類檔案實行統(tǒng)一管理和公司文書檔案、影像檔案、實物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各部門的檔案工作及資料員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。 （二） 財

36、務(wù)審計部在遵照本制度和財務(wù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)性文件的前提下，負責(zé)公司會計檔案的管理，并接受辦公室的監(jiān)督、檢查。 （三） 各部門應(yīng)指定本單位的檔案管理人員（兼）并報公司辦公室備案。 （四） 各部門負責(zé)人負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。第四條 檔案的分類 公司檔案分為七大類：文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、影像檔案、實物檔案、經(jīng)營檔案。各類檔案的具體管理見附件一至附件七。第二章 檔案立卷、歸檔第五條 辦公室及各職能部門的檔案（資料）管理員應(yīng)定期（每月一次）進行檔案的收集。第六條 立卷歸檔的時間（一） 各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在7日內(nèi)

37、交行政部，由行政部負責(zé)外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，可留存復(fù)印件。除了項目技術(shù)性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由公司行政部歸檔。（二） 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料、合同、協(xié)議等，均應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)立卷歸檔。每月底，各部門檔案管理員應(yīng)把整理審定完畢的檔案資料移交行政部保管。（三） 在獲得證照后，除了“稅務(wù)登記證”在財務(wù)審計部保存外，公司的其它各類證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)代碼證等）應(yīng)在7日內(nèi)交行政部保存。項目的各類批文、證照原件，在辦理結(jié)束后三日內(nèi)移交辦公室保存。第七條 立卷歸檔的要求（一） 歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學(xué)

38、的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。（二） 案卷要求 1、歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚。案卷標(biāo)題要簡明確切，保管期限要準(zhǔn)確，裝訂要整齊。 2、歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時，雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。 3、卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務(wù)的全貌，便于保管和利用。 4、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。（三） 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。（四） 影像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資

39、料必須是原版、原件、清晰、完整。第八條 交接檔案的要求（一） 交接的資料必須完整；（二） 交接的資料必須準(zhǔn)確，務(wù)必真實地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確要靠，簽字手續(xù)完備；（三） 歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復(fù)寫紙形成的資料和傳真件一般不得作為歸檔資料，如遇特殊情況需總經(jīng)理助理批準(zhǔn)；（四） 交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負責(zé)完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經(jīng)理助理審批方可歸檔；（五） 檔案盒、檔案袋的標(biāo)簽及目錄的格式和內(nèi)容實行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)（六） 卷內(nèi)資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始。頁號編寫位置：單面

40、書寫的資料在右下角，雙面書寫的資料，正面在右下角，背面在左下角，折疊后圖標(biāo)一律在右下角；（七） 交接資料時必須當(dāng)面清點，核對確認無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng)手人和負責(zé)人簽字。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份（如有需要可提供電子版）。（八） 對工程資料檔案的特殊要求： 1、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。文字材料尺寸規(guī)格應(yīng)采用A4幅面（297mm*210 mm），圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅（圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應(yīng)是新藍圖）； 2、用計算機出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄要露在外面； 3、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章； 4、文字材料應(yīng)按

41、事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 第三章 檔案的保管第八條 歸檔后的檔案由行政部統(tǒng)一保管。各部門、網(wǎng)點臨時保管的檔案應(yīng)設(shè)專用檔案柜，并由專（兼）職管理員負責(zé)保管。第九條 檔案資料要按門類和載體進行科學(xué)的分類、排列和編號。檔案管理員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項業(yè)務(wù)的開展提供依據(jù)性資料。第十條 辦公室要嚴(yán)格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護并定期檢查檔案保管情況。第十一條 檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品。第四章 檔案的借閱和保密第十二條

42、 檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應(yīng)辦理借閱審批和登記手續(xù)。借閱、復(fù)印一般檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；重要檔案（機密文件、證照等），需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)行政部負責(zé)人和原形成檔案的部門負責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。第十四條 借閱人員在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應(yīng)積極配合、協(xié)助，嚴(yán)禁擅離崗位。第十五條 借閱人員要愛護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。私自復(fù)印者，公司經(jīng)查證屬實后給予“嚴(yán)重警告處分”。預(yù)期歸還者，檔案管理人員應(yīng)及時催

43、收。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。第十六條 檔案的保密 （一） 檔案管理人員必須有嚴(yán)格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。 （二） 檔案室要堅固，保管設(shè)備要符合保密要求。 （三） 合理劃分并調(diào)整檔案密級，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，涉及公司重要信息的檔案必須由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱，涉及本部業(yè)務(wù)的由部門負責(zé)人簽字后方可借閱，涉及其它部門的由本部門負責(zé)人及相關(guān)部門負責(zé)人簽字方可借閱。 （四） 經(jīng)常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。 （五） 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并

44、退還所借檔案。第五章 檔案鑒定和移交第十七條 公司辦公室檔案管理員、各部門、項目部專（兼）職檔案管理員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準(zhǔn)確確定檔案的存毀。第十八條 檔案的鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由公司辦公室和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理或總經(jīng)理助理批準(zhǔn)后，由專人進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。第十八條 檔案的移交工作需嚴(yán)格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。移交的檔案應(yīng)保留一份復(fù)印件以備查考。第六章 附則第十九條 本公司人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。第二十條 檔案人員應(yīng)積極開展檔案編研工作，積極配合公司相關(guān)部門編寫大事記、組織機構(gòu)沿革等