業(yè)務單證檔案培訓課件

1、l適應監(jiān)管要求：適應監(jiān)管要求：合規(guī)、標準、規(guī)范；合規(guī)、標準、規(guī)范；l解決公司業(yè)務單證管理過程中存在的一些問題：解決公司業(yè)務單證管理過程中存在的一些問題：職責不明確、流程不清晰、規(guī)則不細化、標準不統(tǒng)職責不明確、流程不清晰、規(guī)則不細化、標準不統(tǒng)一等一等l結合公司實際情況，結合公司實際情況，有效支持公司業(yè)務發(fā)展。有效支持公司業(yè)務發(fā)展。l- 2010- 2010年年8 8月出臺并下發(fā)了月出臺并下發(fā)了業(yè)務單證管理暫行業(yè)務單證管理暫行辦法（辦法（20102010版）版）（新?？停ㄐ卤？?01021201021號）號）2. 業(yè)務檔案管理工作要求業(yè)務檔案管理工作要求1. 單證管理工作要求單證管理工作要求 單證

2、管理工作要求單證管理工作要求l有價單證定義有價單證定義 有價業(yè)務單證是指各項保險業(yè)務所使用的、印有順序編號的、一經(jīng)簽發(fā)即承擔有價業(yè)務單證是指各項保險業(yè)務所使用的、印有順序編號的、一經(jīng)簽發(fā)即承擔經(jīng)濟責任、產(chǎn)生法律效力或以此作為收款書面依據(jù)的有關憑證。包括各類保險經(jīng)濟責任、產(chǎn)生法律效力或以此作為收款書面依據(jù)的有關憑證。包括各類保險單、保險憑證、批單、保全人名清單、保險費發(fā)票、保險費收據(jù)、因業(yè)務需要單、保險憑證、批單、保全人名清單、保險費發(fā)票、保險費收據(jù)、因業(yè)務需要而按照有價進行管理的重要業(yè)務單證等。而按照有價進行管理的重要業(yè)務單證等。 單證保管單證保管 庫房管理庫房管理 三級以下機構應根據(jù)實際需要

3、設立單獨的有價業(yè)務單證柜，且與非三級以下機構應根據(jù)實際需要設立單獨的有價業(yè)務單證柜，且與非 有價業(yè)務單證進行有價業(yè)務單證進行分庫管理分庫管理，并加強庫柜及出入庫管理。，并加強庫柜及出入庫管理。 業(yè)務單證庫房須實行業(yè)務單證庫房須實行專庫、專柜、專人保管專庫、專柜、專人保管制度，非單證管理人制度，非單證管理人 員不得擅自進入單證庫房。員不得擅自進入單證庫房。 業(yè)務單證庫房應購置必要的裝具，庫房要堅固，并配備必需的防業(yè)務單證庫房應購置必要的裝具，庫房要堅固，并配備必需的防 護設施。護設施。 庫房盤點庫房盤點 盤點時間要求：盤點時間要求：每周對庫存實物單證進行盤點，最長不應超過半個月每周對庫存實物單證

4、進行盤點，最長不應超過半個月 單證發(fā)放單證發(fā)放 有價單證有價單證“限時限量發(fā)放限時限量發(fā)放” 有價單證超額領用有價單證超額領用l 實行實行中心支公司簽字負責制中心支公司簽字負責制l 流流 程：程： 需求人需求人所屬部門負責人所屬部門負責人本級單證歸口管理部門本級單證歸口管理部門中中心支公司單證歸口管理部門心支公司單證歸口管理部門中心支公司總經(jīng)理審批中心支公司總經(jīng)理審批向分公司向分公司單證歸口管理部門報備單證歸口管理部門報備分公司進行系統(tǒng)操作并授權分公司進行系統(tǒng)操作并授權中心支公中心支公司發(fā)放司發(fā)放l 要要 求：求：有效期為有效期為“自發(fā)放之日起自發(fā)放之日起1515天天”； 單次超額領用份數(shù)不超

5、過單次超額領用份數(shù)不超過5050份份 單證領用單證領用 有價單證領用限額有價單證領用限額 單證使用單證使用 單證預警單證預警 每天核對臺帳，對每天核對臺帳，對離有效期限離有效期限5 5天尚未使用或未回收的單證天尚未使用或未回收的單證向單證領向單證領 用人發(fā)出預警，以提醒其及時使用或繳回單證。用人發(fā)出預警，以提醒其及時使用或繳回單證。 單證過期單證過期l 單證領用后單證領用后未在未在1515天有效期內(nèi)使用天有效期內(nèi)使用的為過期單證；的為過期單證；l 過期單證一律按作廢處理，并過期單證一律按作廢處理，并最遲應在最遲應在1515天內(nèi)交回天內(nèi)交回；l 超過超過1515天仍未交回的，單證管理部門可將相關

6、信息提供人管及天仍未交回的，單證管理部門可將相關信息提供人管及 財務進行相應的扣款處罰。財務進行相應的扣款處罰。 單證核銷單證核銷定義：單證核銷是指單證管理員對各單證用戶已正常使用的單證核減領用數(shù)量定義：單證核銷是指單證管理員對各單證用戶已正常使用的單證核減領用數(shù)量或對未使用單證、作廢單證和聲明遺失單證進行收回并核減領用數(shù)量的過程?；驅ξ词褂脝巫C、作廢單證和聲明遺失單證進行收回并核減領用數(shù)量的過程。包括使用核銷、作廢核銷、遺失核銷、繳回核銷。包括使用核銷、作廢核銷、遺失核銷、繳回核銷。 必須堅持必須堅持“誰使用、誰核銷且及時核銷制誰使用、誰核銷且及時核銷制”，一個工作日內(nèi)完成系統(tǒng)錄，一個工作日

7、內(nèi)完成系統(tǒng)錄入。入。 正常使用正常使用系統(tǒng)自動核銷系統(tǒng)自動核銷 作廢單證作廢單證系統(tǒng)手工核銷系統(tǒng)手工核銷l 對全部聯(lián)次加蓋作廢章并登記臺帳對全部聯(lián)次加蓋作廢章并登記臺帳l 按時間順序留存裝訂，以備銷毀按時間順序留存裝訂，以備銷毀 遺失單證遺失單證系統(tǒng)手工核銷系統(tǒng)手工核銷l 流程：及時申報流程：及時申報聲明作廢聲明作廢系統(tǒng)核銷、登記臺賬系統(tǒng)核銷、登記臺賬l 遺失人須在單證遺失遺失人須在單證遺失一個工作日提交遺失聲明一個工作日提交遺失聲明l 已發(fā)放至銀行網(wǎng)點或兼業(yè)代理機構的單證，因其保管不善而遺失的，已發(fā)放至銀行網(wǎng)點或兼業(yè)代理機構的單證，因其保管不善而遺失的，由銀行網(wǎng)點或兼業(yè)代理機構出具相關情況說

8、明并簽字蓋章確認，作為由銀行網(wǎng)點或兼業(yè)代理機構出具相關情況說明并簽字蓋章確認，作為有價單證遺失聲明有價單證遺失聲明的附件。的附件。 繳回核銷繳回核銷系統(tǒng)手工核銷系統(tǒng)手工核銷l 離職離職/ /解約業(yè)務員（營銷員）繳回的所有未核銷的業(yè)務單證均按作廢解約業(yè)務員（營銷員）繳回的所有未核銷的業(yè)務單證均按作廢處理；若離職處理；若離職/ /解約時有價單證已丟失，參照單證遺失管理規(guī)定辦理相解約時有價單證已丟失，參照單證遺失管理規(guī)定辦理相關手續(xù)。關手續(xù)。 單證銷毀單證銷毀 原則：原則：分級管理、全面監(jiān)控、重點布防、綜合防范分級管理、全面監(jiān)控、重點布防、綜合防范 銷毀實施銷毀實施l銷毀清單：銷毀清單：已發(fā)放至銀行

9、網(wǎng)點的單證消亡或作廢后，若由于銀行方自身的單證管理規(guī)定而無法回收實物的，由銀行方提供經(jīng)簽字蓋章確認的單證作廢、銷毀清單l銷毀小組：銷毀小組：由單證歸口部門、責任部門及辦公室、風控部門、財務部門等相關部門組成，對需銷毀單證進行全部清點后組織實施銷毀；l專業(yè)處理：專業(yè)處理：須粉碎或打成紙漿，大批量單證銷毀應交造紙廠集中進行專業(yè)銷毀；l銷毀過程：銷毀過程：銷毀小組人員須同時在場方可進行銷毀，過程中應當進行全程監(jiān)督并記錄視頻、影像資料，嚴禁擅離崗位；l銷毀結束：銷毀結束：檢查確認銷毀結果是否符合銷毀標準，并在鑒定表上簽字確認，注明“已銷毀”字樣和日期，鑒定表一式四份，四方各執(zhí)一份。同時拍攝銷毀殘骸照片

10、后，才能離開現(xiàn)場，結束銷毀工作。 銷毀地點銷毀地點 分公司及中心支公司應根據(jù)各自的銷毀數(shù)量、銷毀能力、交通運輸狀況，設置相對分公司及中心支公司應根據(jù)各自的銷毀數(shù)量、銷毀能力、交通運輸狀況，設置相對 集中的銷毀點，并報上級公司備案。集中的銷毀點，并報上級公司備案。 銷毀頻率銷毀頻率 分公司須每半年進行一次分公司須每半年進行一次有價單證銷毀；有價單證銷毀；中心支公司須每年進行一次中心支公司須每年進行一次有價單證銷毀，有價單證銷毀，銷毀時需報分公司審批。銷毀時需報分公司審批。 單證系統(tǒng)管理單證系統(tǒng)管理 按系統(tǒng)操作及管理手冊正確使用系統(tǒng)按系統(tǒng)操作及管理手冊正確使用系統(tǒng) 不得有任何單證及任何流程脫離系統(tǒng)

11、管理不得有任何單證及任何流程脫離系統(tǒng)管理 實行權限管理，保證安全正確使用實行權限管理，保證安全正確使用 將每一份單證號碼與最終代理用戶一一對應，實現(xiàn)每一份單證的將每一份單證號碼與最終代理用戶一一對應，實現(xiàn)每一份單證的 全流程系統(tǒng)管理全流程系統(tǒng)管理 最終代理用戶：個人、團體業(yè)務為業(yè)務員（營銷員）；最終代理用戶：個人、團體業(yè)務為業(yè)務員（營銷員）； 銀行代理業(yè)務為銀行網(wǎng)點；銀行代理業(yè)務為銀行網(wǎng)點； 兼業(yè)代理業(yè)務為兼業(yè)代理網(wǎng)點兼業(yè)代理業(yè)務為兼業(yè)代理網(wǎng)點 單證信息錄入系統(tǒng)：及時性、準確性、真實性單證信息錄入系統(tǒng)：及時性、準確性、真實性新契約歸檔新契約歸檔業(yè)務檔案管理工作要求業(yè)務檔案管理工作要求業(yè)務檔案分

12、類及保管期限業(yè)務檔案分類及保管期限l一、整理和歸檔要求一、整理和歸檔要求l1.1.個險、代理投保資料的順序依次為：個險、代理投保資料的順序依次為：l（1 1）投保書）投保書l（2 2）委托銀行代扣保險費協(xié)議書）委托銀行代扣保險費協(xié)議書/ /首期保險費暫收收據(jù)首期保險費暫收收據(jù)l（3 3）業(yè)務員告知書）業(yè)務員告知書l（5 5）客戶提供的其它投保資料）客戶提供的其它投保資料l2.2.通知書的整理順序依次為：通知書的整理順序依次為：l（1 1）通知書）通知書l（2 2）客戶提供的資料等）客戶提供的資料等l3.回執(zhí)、保費發(fā)票、一年期及以下短險業(yè)務留存憑證等業(yè)務檔案需單獨整理歸檔。回執(zhí)、保費發(fā)票、一年期

13、及以下短險業(yè)務留存憑證等業(yè)務檔案需單獨整理歸檔。l4.4.團險新契約檔案團險新契約檔案l（1 1）投保書）投保書l（2 2）保險費預收收據(jù)）保險費預收收據(jù)l（3 3）保單副本）保單副本l（4 4）人名清單打印版）人名清單打印版l（5 5）人名清單原始版）人名清單原始版l（6 6）客戶單位提供的其它資料）客戶單位提供的其它資料二、歸檔文件的整理原則二、歸檔文件的整理原則l1 1、在一個掃描批次號內(nèi)，各類檔案按如下順序排列：、在一個掃描批次號內(nèi)，各類檔案按如下順序排列： 新契約檔案：新契約檔案：先按日期，再按照單證號碼排列先按日期，再按照單證號碼排列l(wèi)2 2、對復印件、身份證、藥品收費清單等小于、

14、對復印件、身份證、藥品收費清單等小于A4A4型紙的小件，需按時間和分類順序粘貼型紙的小件，需按時間和分類順序粘貼在空白在空白A4A4紙上。作為粘貼底頁的紙上。作為粘貼底頁的A4A4紙張必須保持空白，不得有任何文件及其他記錄。紙張必須保持空白，不得有任何文件及其他記錄。l三、歸檔文件編目三、歸檔文件編目l各類業(yè)務檔案必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄、案卷目錄。案卷標題要求簡明扼要，各類業(yè)務檔案必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄、案卷目錄。案卷標題要求簡明扼要，準確反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容，用準確反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容，用毛筆、鋼筆毛筆、鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰?；蚝炞止P書寫，字跡要工整、清晰。l1.新

15、契約類業(yè)務檔案以新契約類業(yè)務檔案以掃描清單掃描清單作為卷內(nèi)目錄。掃描清單要加工成作為卷內(nèi)目錄。掃描清單要加工成EXCEL表格形式，表格形式，并按照歸檔類別分別排序，累加總件數(shù)并立卷。并按照歸檔類別分別排序，累加總件數(shù)并立卷。l2.卷內(nèi)目錄采用卷內(nèi)目錄采用A4紙打印，一式兩份。一份入卷，一份制作成案卷目錄。紙打印，一式兩份。一份入卷，一份制作成案卷目錄。l3.檔案盒封面應標明檔案盒封面應標明全宗名稱全宗名稱。l4.檔案盒盒脊需設置機構名稱、年度、業(yè)務類型、掃描批次號檔案盒盒脊需設置機構名稱、年度、業(yè)務類型、掃描批次號/保單起止號保單起止號/賠案號賠案號/投訴投訴案件編號、盒號、保管期限等必備項。

16、案件編號、盒號、保管期限等必備項。保全歸檔保全歸檔業(yè)務檔案分類及保管期限業(yè)務檔案分類及保管期限l一、整理和歸檔要求一、整理和歸檔要求l1.1.按照類別，將個人、代理保全件合并整理歸檔，團體業(yè)務保全件單獨整理歸檔。按照類別，將個人、代理保全件合并整理歸檔，團體業(yè)務保全件單獨整理歸檔。l2.2.所有保全檔案按作業(yè)日期、保全受理號大小排序。所有保全檔案按作業(yè)日期、保全受理號大小排序。l3.3.每份保全檔案按以下順序排列：每份保全檔案按以下順序排列：l（1 1）批單業(yè)務留存聯(lián)（團體舊系統(tǒng)保全檔案適用）批單業(yè)務留存聯(lián)（團體舊系統(tǒng)保全檔案適用）l（2 2）收據(jù)業(yè)務留存聯(lián)（團體舊系統(tǒng)保全檔案適用）收據(jù)業(yè)務留

17、存聯(lián)（團體舊系統(tǒng)保全檔案適用）l（3 3）保全作業(yè)申請書）保全作業(yè)申請書/ /團體保全作業(yè)申請書團體保全作業(yè)申請書l（4 4）團體保全人名清單（續(xù)）團體保全人名清單（續(xù)）l（5 5）各類身份證明復印件）各類身份證明復印件l（6 6）保險合同）保險合同l（7 7）其他存檔資料）其他存檔資料l4.4.個人、代理保全其它類檔案中，每件檔案按上述順序排列后，所有保全檔案按掃描批次號排序。同一批個人、代理保全其它類檔案中，每件檔案按上述順序排列后，所有保全檔案按掃描批次號排序。同一批次號內(nèi)的保全檔案按照清單順序排序。次號內(nèi)的保全檔案按照清單順序排序。l二、歸檔文件的整理原則二、歸檔文件的整理原則l1 1

18、、新系統(tǒng)上線后的業(yè)務檔案：在一個掃描批次號內(nèi)，、新系統(tǒng)上線后的業(yè)務檔案：在一個掃描批次號內(nèi)， 保全檔案：保全檔案：先按照日期，再按照保全受理號大小排列；先按照日期，再按照保全受理號大小排列；l2 2、對復印件、身份證、藥品收費清單等小于、對復印件、身份證、藥品收費清單等小于A4A4型紙的小件，需按時間和分類順序粘貼在空白型紙的小件，需按時間和分類順序粘貼在空白A4A4紙上。作紙上。作為粘貼底頁的為粘貼底頁的A4A4紙張必須保持空白，不得有任何文件及其他記錄。紙張必須保持空白，不得有任何文件及其他記錄。理賠歸檔理賠歸檔l一、整理和歸檔要求一、整理和歸檔要求l1.結束掃描后的理賠案件文件材料，歸檔

19、前應該按照掃描批次號進行依次整理。結束掃描后的理賠案件文件材料，歸檔前應該按照掃描批次號進行依次整理。l2.非特殊情況下，理賠檔案不再按照賠案號進行歸納整理。特殊情況下，需要分案歸非特殊情況下，理賠檔案不再按照賠案號進行歸納整理。特殊情況下，需要分案歸納匯集者，按照統(tǒng)一的查詢方式調(diào)閱案件全部材料后，再進行復印歸納。納匯集者，按照統(tǒng)一的查詢方式調(diào)閱案件全部材料后，再進行復印歸納。l3.理賠案卷內(nèi)的排列原則是：有批復的案件，批復放在卷首；非訴訟案件的結論、決理賠案卷內(nèi)的排列原則是：有批復的案件，批復放在卷首；非訴訟案件的結論、決定等放在卷首；訴訟案件判決性材料放在卷首。卷內(nèi)其它文件的排列順序按照理

20、賠工定等放在卷首；訴訟案件判決性材料放在卷首。卷內(nèi)其它文件的排列順序按照理賠工作程序依次排列。作程序依次排列。l4.當年結案的理賠案卷歸入所屬的業(yè)務年度，跨年度的賠案歸入結案時業(yè)務年度。當年結案的理賠案卷歸入所屬的業(yè)務年度，跨年度的賠案歸入結案時業(yè)務年度。l5.理賠案卷根據(jù)案情性質，案情繁簡程度和文件的多寡，可一案一卷或一案數(shù)卷。案理賠案卷根據(jù)案情性質，案情繁簡程度和文件的多寡，可一案一卷或一案數(shù)卷。案卷厚度一般不過二厘米。卷厚度一般不過二厘米。l二、歸檔文件的整理原則二、歸檔文件的整理原則l1、在一個掃描批次號內(nèi)，各類檔案按如下順序排列：、在一個掃描批次號內(nèi)，各類檔案按如下順序排列：l理賠檔

21、案：按照賠案號排列。理賠檔案：按照賠案號排列。l2、以件作為保管單位的各類材料的排列順序：原件在前，復制件在后；回復性材料在、以件作為保管單位的各類材料的排列順序：原件在前，復制件在后；回復性材料在前，報請性材料在后；結論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文本，無特殊前，報請性材料在后；結論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后，或者漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。規(guī)定的，中文本在前，外文本在后，或者漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。l3、對復印件、身份證、藥品收費清單等小于、對復印件、身份證、藥品收費清單等小于A4型紙的小件，需按時間和分類順序

22、粘型紙的小件，需按時間和分類順序粘貼在空白貼在空白A4紙上。作為粘貼底頁的紙上。作為粘貼底頁的A4紙張必須保持空白，不得有任何文件及其他記錄。紙張必須保持空白，不得有任何文件及其他記錄。l4.對破損的文件材料應予修整。對破損的文件材料應予修整。l三、檔案的裝訂方式三、檔案的裝訂方式l1 1、理賠案卷：每件加專用封皮后，將左、下側對齊，采用、理賠案卷：每件加專用封皮后，將左、下側對齊，采用“三孔一三孔一線線”封底打活結法裝訂。案卷內(nèi)需要附貼的單證、照片等應粘貼在統(tǒng)封底打活結法裝訂。案卷內(nèi)需要附貼的單證、照片等應粘貼在統(tǒng)一規(guī)格的附紙上，所附單證尺寸大的應折疊整齊。在裝訂線外有文件一規(guī)格的附紙上，所附單證尺寸大的應折疊整齊。在裝訂線外有文件內(nèi)容時，要加寬邊。裝訂前要去除金屬物，使案卷保持結實、整齊、內(nèi)容時，要加