淺談綜合檔案室的設置

1、檔案管理學課程論文淺談綜合檔案室的設置法律文秘101x第三組 指導老師：何酉寧【中文摘要】：為了迎接成都近期的檔案評估工作，也為更好地做好我公司的檔案管理工作，現(xiàn)我公司決定建立一個科學的綜合檔案室。由第三組專業(yè)檔案管理專員帶隊，通過調(diào)查以及科學研究，并且嚴格按照綜合檔案室的有關設立制度，得出了此方案。該方案主要要點囊括了綜合檔案室的具體建設方案以及綜合檔案室的具體管理方案。本公司位于成都金沙區(qū)，擁有一幢辦公大樓的1-8層，我們考慮各方面因素后決定將綜合檔案室建在本公司大樓的2樓和3樓建設，其中包括四個部分：檔案室、檔案閱覽室、電子檔案室及辦公室。綜合檔案室的總面積達320多平方米。建設此綜合檔

2、案室需要花費的物力費用，我們初步預算結果是共計人民幣79830元。 【關鍵詞】：綜合檔案室、建設方案、管理方案【英文摘要】：to meet the archival evaluation work, working for better file management of the company, the company decided to establish a scientific comprehensive archives. by the third group of professional archival authority through surveys and resea

3、rch, strictly according to the registry of the system to come up with this scenario, include programmes, archives, archives reading room, e-archives and offices. the total area of more than 320 square meters.【關鍵詞】：comprehensive、programmes目 錄【前言】3【正文】：31·綜合檔案室的選址31.1選址要求：31.2 實際選址41.3選址分區(qū)41.3.1立

4、體分區(qū)41.3.2平面分區(qū)圖52公司綜合檔案室管理制度82.1總則82.2檔案管理機構的設置及基本要求92.3檔案立檔、分類、歸檔及保存期限92.4檔案日常管理112.5附則一三2.6檔案員職責一三3.綜合檔案室的布置一三3.1檔案室一三3.2檔案閱覽室143.3電子檔案室一五3.4辦公室164檔案的裝具、保管材料174.1檔案裝具174.1.1分類174.1.2無酸紙檔案盒一八4.1.3檔案用品194.1.4電子檔案裝具194.2檔案保管224.2.1保管制度224.2.2歸檔電子文件保管225.檔案管理基礎性文件255.1企業(yè)事業(yè)單位文件材料255.1.1檔案管理期限表255.2文件材料歸

5、檔305.2.1檔案歸檔325.3檔案鑒定銷毀335.3.1檔案鑒定銷毀制度335.3.2檔案銷毀清冊345.4檔案統(tǒng)計355.4.1檔案統(tǒng)計355.4.2檔案統(tǒng)計表355.5檔案全宗36【參考文獻】37【前言】：為迎接檔案評估工作，也為更好地做好公司的檔案管理工作，我公司決定建立一個科學的綜合檔案室。由第三組專業(yè)檔案管理專員通過調(diào)查以及科學研究，嚴格按照檔案室有關設立制度，得出了此方案，要點囊括了綜合檔案室的建設方案以及綜合檔案室的管理方案。本公司在成都金沙擁有一幢大樓的1-8層辦公大樓，計劃將綜合檔案室選在2樓和3樓建設，包括檔案室、檔案閱覽室、電子檔案室及辦公室。總面積達300多平方米。

6、具體方案本論文將具體闡述?！菊摹浚?·綜合檔案室的選址1.1選址要求： l 要遠離污染源，對于冶煉廠、煤礦等重污染源，應距離5公里；對化工、橡膠、電渡等中等污染源應距離3.7公里；對食品、皮革加工廠等輕污染源應距離2公里。如果無法避開這些污染源，則館址一定要選在污染源的常年上風向。 l 地下檔案庫進行空氣交換的采風口一定要遠離城市污水管的出氣口、大型化糞池和污水處理池，并且保持采風口處于正壓狀態(tài)，避免腐蝕性氣體進入庫內(nèi)，腐蝕有關重要文件。 l 檔案庫要避開工業(yè)鍋爐和采暖鍋爐。 l 檔案庫最好安排在二樓以上的樓層，如果無法滿足，則地面高度應選比當?shù)貧v史記錄的最高洪水水位高600mm以

7、上。 l 避免在距離海邊或鹽湖邊3.7 公里之內(nèi)作為建設館址，如果無法避免，則應該建設密閉檔案庫，空調(diào)降溫，并且不可取鹽漬土壤為建筑材料。 l 館址不宜選在塵土飛揚的路邊或沙石場，如無法避免，則門窗一定要背離污染源。1.2 實際選址本公司的地址在成都金沙一幢大樓1-8層，綜合檔案室就設在本公司大樓的二、三樓。滿足選址要求。總面積為320平方米1.3選址分區(qū)1.3.1立體分區(qū)3.電子檔案閱覽室3樓2樓1樓電 梯 口樓 梯 口1.檔案室4.辦公室2.檔案閱覽室樓梯60平方米20平方米200平方米40平方米 1.3.2平面分區(qū)圖（1）二樓（閱覽室及電子閱覽室）（2）三樓（檔案室及辦公室）（3）說明圖

8、標說明文字說明1) 各館室的最小面積均能容納目前各資料存放，還考慮一定的發(fā)展空間。 2) 地板承重大于5kn/m2，采用密集架不小于12kn/m2。 3) 門高2m，寬1m，門窗加防塵橡膠條密封，窗戶裝雙層玻璃并嚴格密封。 4) 墻面刷無光漆 5) 給水管、排水管、雨水管不穿越館室，消防栓設在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近。 6) 空調(diào)安裝位置已避免空調(diào)出風直接吹向文件資料。 7) 窗簾為雙層窗簾，內(nèi)層為普通窗簾布，外層為防紫外線窗簾布。8) 外墻采光窗與檔案裝具間的通道相對應9) 主通道凈寬為3.00m，兩行裝具間凈寬為1.00m，裝具端部與墻的間隔為0.60m。10) 閱覽室天然采光

9、的窗地面積比為1:5；避免陽光直射和眩光，窗設遮陽設施；11) 閱覽室每座4.0m2，單間房間面積12.0m2；12) 閱覽室內(nèi)設置有自動防盜監(jiān)控系統(tǒng)13) 空調(diào)設施和電熱裝置單獨設置配電線路，并穿金屬管保護。14) 照明設計防止顯示屏出現(xiàn)燈具影像和反射眩光，檔案庫和查閱一五、檔案等用房采用熒光燈，有過濾紫外線和安全防火措施。15) 電源開關設于庫房外，并設有防止漏電的安全保護裝置。16) 檔案室、閱覽室等房間設置有火災自動報警設施。17) 全部采用水噴霧滅火系統(tǒng)或非鹵代烷氣體滅火系統(tǒng)。2公司綜合檔案室管理制度2.1總則1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔

10、案管理。3、本制度最終解釋權歸公司辦公室，辦公室負責本制度的修訂完善。2.2檔案管理機構的設置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學技術、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、公司設立檔案室，隸屬于辦公室，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二） 各部門資料管理1、公司所屬各部門必須設兼職的資料

11、管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。2.3檔案立檔、分類、歸檔及保存期限（一）檔案質(zhì)量1) 檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2) 檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。3) 檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。4) 檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內(nèi)文件沒有提名

12、的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。5) 檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。（二）立檔1) 檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。2) 跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年立卷?？缒甓葧h文件放在會議開幕年立卷；跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷； 3) 檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。（三）分類檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇

13、，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。（四）檔案編號1) 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制檔案登記目錄表，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。2) 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。3) 公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照檔案登記目錄表條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。（五）歸檔、歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫卷

14、內(nèi)目錄。、歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股東名冊（3）組織規(guī)程及辦事細則（4）董事會及股東會記錄（5）財務報表（6）政府機關核準文件（7）不動產(chǎn)所有權及其他債權憑證（8）工程設計圖（9）公司規(guī)章制度（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書2、10年保存：（1）預算、決算書類（2）會計憑證（3）事業(yè)計劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書4、1年以下暫時保存：（1）結案后無長期保存必要者。（三）公司可根

15、據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。 （五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。2.4檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案

16、即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準。5、借閱人應于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案銷毀清冊，報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。檔案銷毀清冊需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單

17、位負責人。檔案銷毀清冊需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。（三）移交1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （四）保密1、檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維

18、護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。2.5附則（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。2.6檔案員職責1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方

19、法，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。6、每年進行一次檔案清理，編制或更新檔案保管手冊做好文件索引，以便查找。3.綜合檔案室的布置3.1檔案室 檔案室的布置為了有效的保護檔案以及合理的擺放

20、檔案。檔案室應采取有效的防護措施，應做到防水、防盜、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光防有害氣體的措施保證檔案的安全，每天進行檢查并填寫日常檢查記錄表。檔案室應安置溫濕度計，溫度應控制在10-30攝氏度之間，相對濕度應控制在40-70%之間。 檔案室面積約200平方米，共擺放80個密集架，分10排，每排8個以東面墻為平行線依次排放。防磁柜20個靠北面墻擺放，照片檔案柜20個排放在密集架與防磁柜中間這樣看上去會比較有層次感。在門進去右側擺放一個置物架以方便來查閱檔案人員放置物品。溫度計與濕度計各五只分別放在四個角落以及中央。換氣扇八個分別安放在東面與西面墻上。墻貼標語10張。節(jié)能燈20盞、掃

21、帚拖帕各5把、吸塵器5個、抹布10張、雞毛撣5個垃圾桶兩只。抗霉宰蟲片，自然防蟲劑，外藥防蛀防霉劑。安裝火災自動報警系統(tǒng)和滅火裝置,空調(diào)設備和除濕機,還有窗戶四扇，防紫外線窗簾.防盜大門。工作中需用的打孔機和切紙刀。 成本：80個密集架16000，防磁柜20個共計4000元，照片檔案柜20個2000元，溫度計與濕度計各五只共計50元，換氣扇八個40元，墻貼標語10張，50元，節(jié)能燈20盞100元，清潔用品共計400元，安裝火災自動報警系統(tǒng)和滅火裝置2000元，空調(diào)設備和除濕機3000元,防紫外線窗簾2000元.防盜大門2000元，建立檔案室成本共計31640元。3.2檔案閱覽室檔案閱覽室利用企

22、業(yè)公開檔案，增強員工對企業(yè)的歸屬感、對企業(yè)計劃任務的認同感，進而形成團結進取的企業(yè)精神。企業(yè)要在激烈的市場競爭中獲得持續(xù)性發(fā)展，必須高度重視企業(yè)文化建設，努力完成從隨意管理、制度管理到文化管理的轉(zhuǎn)變和升華。企業(yè)文化是市場經(jīng)濟條件下的微觀經(jīng)營管理文化，是企業(yè)在經(jīng)營中所形成的企業(yè)精神、價值觀念、經(jīng)營理念、文化氛圍，以及廣大員工認同的道德規(guī)范、行為方式的總和。加強企業(yè)文化建設，是內(nèi)強素質(zhì)、外樹形象，提高企業(yè)整體素質(zhì)，促進企業(yè)持續(xù)、健康、和諧發(fā)展的有效途徑。檔案作為企業(yè)的信息寶庫、文化財富和載體,在企業(yè)文化建設中將發(fā)揮越來越重要的作用。而檔案閱覽室為干部職工提供了一個學習知識的平臺，閱覽室現(xiàn)有藏書10

23、00余冊，內(nèi)容涉及中外文學、時事熱點、公路交通管理等諸多領域，較好滿足了單位職工多方面閱讀需要，同時該站以圖書閱覽室為載體，充分發(fā)揮理論聯(lián)系實際為目標，通過組織開展讀書知識競賽、讀書心得交流、成立讀書興趣小組等方式豐富干部職工文化生活，引導干部職工樹立終身學習、快樂學習的理念，有效提升了思想道德、科學文化、技術水平等素質(zhì)，為企業(yè)文化建設奠定了良好的基礎。檔案閱覽室的占地面積約40平方米，設施主要有：桌椅20套，分4排擺放每排5套，置物柜兩架排放在進門右側，節(jié)能燈6盞。中外文學、時事熱點、公路交通管理等藏書1000余冊，窗戶兩扇，普通窗簾，墻貼標語，空調(diào)一臺，換氣扇4個，門兩扇，打印機一臺，文件

24、柜一架，檔案柜一個，書柜一個，電話一部，盆景20盆每套桌子上擺放一盆可以美化環(huán)境讓人身心愉悅。另外在兩扇門左側各擺放一顆大盆景。、掃帚拖帕各兩把、吸塵器1個、抹布一五張、雞毛撣3個垃圾桶兩只。安裝火災自動報警系統(tǒng)和滅火裝置，驅(qū)蟲劑和空氣清新劑。把每天最新的消息放在顯著的地方方便閱讀。成本：桌椅20套每套100元共計2000元，置物柜兩架共計200元，節(jié)能燈6盞共計60元，藏書1000余冊共計5000元，普通窗簾共計200元，墻貼標語共計20元，空調(diào)一臺共計2000元，換氣扇4個共計80元，打印機一臺300元，文件柜一架50元，檔案柜一個100元，書柜一個50元，電話一部50元，盆景22盆200

25、元，掃帚拖帕各兩把共計20元、吸塵器1個50元、抹布一五張40元、雞毛撣3個垃圾桶兩只共計20元。火災自動報警系統(tǒng)和滅火裝置共計2000元，驅(qū)蟲劑和空氣清新劑共計20元。建立檔案閱覽室的成本大約在12460元人民幣。3.3電子檔案室 目前公司的檔案管理是用文本式的有紙化管理，但是在實際工作中涉及到資料查找的時候，往往需要花費許多時間去查找，不能時時事事做到現(xiàn)找現(xiàn)有，特別是查找一份“陳年”的資料。建議公司檔案管理在文本式的有紙化管理基礎上，同時建立一個電子檔案庫，這樣會大大的方便檔案的管理、使用。建立電子檔案室有利于：資料查取的方便、快捷。電子檔案室的建立，不用再一頭鉆到紙堆中苦苦尋找；現(xiàn)只用輕

26、輕幾點，就能找到想找的資料。 外來資料不容易丟失。外來資料往往在反復使用、還沒有入檔之前很容易丟失，目前公司也存在這一情況；但是如果實行了電子檔案管理，制定公司一拿到相關的外來資料，就把它先存到電腦上的規(guī)定，那么就根本不存在外來資料丟失的情況。 資料的安全。從防盜上來考慮，它同有紙化檔案管理安全性一樣。如果保管電子檔案的電腦不上網(wǎng)，那么基本不存在黑客的入侵；病毒破壞電腦可能性也極大降低。因為是電子化檔案，那么就不存在紙張的缺點；我們每隔半年 / 一年進行一次資料的備份，徹底保證資料的安全不丟失。 建立電子檔案室的方案 一、購買10臺電腦（也可以用淘汰的舊電腦，因為檔案管理對電腦配置要求不高）放

27、置于復印機房，用數(shù)據(jù)線把它同復印機連接起來（公司復印機有打印功能），方便查找資料的打印。 二、指定專人管理。為了公司檔案文件的安全、保密，規(guī)定此電腦不能同 internet 連接；指定專人（一般為綜合部檔案管理者）持有此電腦的密碼，由專人查取，并不定期更改電腦密碼。 三、電子檔案的輸入、整理 目前各公司基本都用電子化辦公，如該檔案文件是由我公司起草，那么一定有電子版本，可直接輸入；如該檔案文件是外來文件，那么可通過掃描儀（公司有）把資料以圖片形式掃描到電腦上去，以圖片形式保管。 電子檔案的整理可以參照目前有紙化檔案管理來進行，一般以時間順序和各部門、子公司為主線進行檔案歸類放置（ 同一文件夾下

28、可以有許多個文件夾，便于資料的歸類、查找）?？梢园鸭葘儆诩?，又屬于乙的檔案同時歸類到甲、乙文件夾下面，便于資料查找、使用。 成本。建立電子檔案庫的成本為購買10臺電腦（配置要求不高）的費用，約為 30000 元。人力成本因為是綜合部人兼職，那么這筆管理費用相當于沒有。 3.4辦公室 辦公室是領導辦公的地方，其環(huán)境的好壞直接決定了領導的辦公效率，所以其裝飾很重要。我公司辦公室占地面積約20平方米。以下是為布置辦公室所提供的方案：桌椅一套，盆景兩盆，魚缸一個，空調(diào)一臺，清潔用具一套，電腦一臺，打印機，復印機，傳真機，卷簾，保險柜，文件柜子。成本，桌椅100元，盆景80元，魚缸200元，空調(diào)2000

29、元，清潔用具50元，電腦2000元，打印機300元，傳真機200元，卷簾200元，保險柜500元，文件柜100元。共計成本5730元4檔案的裝具、保管材料4.1檔案裝具4.1.1分類檔案館(室)存放并保護檔案的裝置或容器。主要有封閉式箱柜、單柱式固定架、復柱式固定架、積層架、活動式密集架、卷皮和卷盒等。各種架子也用于圖書館存放圖書。無論何種裝具,都必須對檔案無損害作用,并且制作經(jīng)濟，使用便利。（一）封閉式箱柜即帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。其優(yōu)點是能有效地防塵和阻止其他有害物質(zhì)的侵襲，而且搬運挪動便利；缺點是造價高，占據(jù)庫房有效空間大，單位

30、面積存儲量小。這種存儲檔案的方法沿襲已久，在中國古代就已使用(見石室金匱)，現(xiàn)今中國檔案部門仍廣泛采用。 （二）固定架采用方形空心鐵柱作主支柱，單節(jié)架僅用兩根立柱，在立柱兩側沖有許多等距的插孔，根據(jù)需要的間距插入掛板，掛板上搭放擱板。單節(jié)架旁再并接立柱，即成雙節(jié)架，依次并接可延長成多節(jié)架。架子四框和底座用螺栓組合。該架耗材少，結構簡單適用。（三）復柱式固定架 有單面架和雙面架兩種。其結構、性能、規(guī)格與單柱式固定架略同，不同的是主支柱用雙柱或三柱，比單柱架穩(wěn)定性好，負載力強，每排架的節(jié)數(shù)可任意延長。（四）積層架俗稱通天架。是密集型的固定架群，適用于特高房間和專門修建的中間不設或少設樓層的大型庫房

31、。它以單柱式固定架為基本單元，垂立于地面并疊接至樓頂，構成高大架體。在各立柱連接處的平面上，鋪以鋼板或混凝土板 ，作為人行道 。該架充分利用空間，容量大，負荷均勻分布于墻基和柱腳地基上，可節(jié)省庫房建筑投資，但不利于防火。 （五）活動式密集架是在復柱式雙面固定架的底座上安裝軸輪，能沿地面鋪設的小導軌直線移動的架子，可根據(jù)需要將多個架子靠攏或分開。分手動和電動兩種，手動又有手搖式和手推式 ，手推式 又分軌道型和懸梁型。走動方向有橫向和縱向之分。該架將固定通道變?yōu)闄C動通道，使庫房單位面積上的檔案存儲量增大，但對庫房地面的承載力要求也高,按中國檔案館建筑設計規(guī)范的規(guī)定，承載力為每平方米1200千克。

32、（6）卷皮和卷盒是檔案部門專用的一種裝具。用于固定檔案整理成果，確立檔案保管單位，并保護檔案不致散失和毀損。卷皮即以相連或不相連的封面和封底將檔案夾在其中，有的裝訂成冊，有的不裝訂。有軟質(zhì)和硬質(zhì)兩種，軟質(zhì)卷皮不易站立，一般專制卷盒盛放，再存于柜架內(nèi)，硬質(zhì)卷皮類似卷匣，其背脊和邊沿可標明案卷標題和類別、年代等，能豎立放。卷皮和卷盒一般用塑料或紙張制作，有些國家規(guī)定使用無酸紙和紙板，并不得使用漿糊。4.1.2無酸紙檔案盒 無酸紙檔案盒是各個機關和單位檔案管理部門整理和裝訂儲存文件的裝具！通常無酸紙裱糊制作的檔案盒，由于無酸紙不含酸性另采用國際上先進的akd中性施膠工藝.無酸腐蝕，使檔案可以長期保存

33、.不變質(zhì).不褪色.具有防蟲.防霉等特點，對裝訂在盒子內(nèi)的檔案文件沒有腐蝕破壞，使用方便，現(xiàn)在全國都在逐步無酸紙檔案盒替換掉過去老式笨重的紙板檔案盒和牛皮紙檔案盒，無酸紙檔案盒共有幾十類，分別裝各種文件和資料！ 無酸紙檔案盒一般尺寸為31*22cm(封面)，但是由于脊背不同檔案盒一般分為31*22*26cm(特殊尺寸也可以根據(jù)客戶要求定做)屬于國標尺寸國標檔案盒,可根據(jù)客戶要求定做非標尺寸檔案盒,可加logo單位名稱等進行設計.根據(jù)檔案盒的性能用途不同,我們可以按照客戶的要求設計,客戶滿意后在進行印。4.1.3檔案用品l 作用檔案用品是各個機關和單位檔案管理部門整理和裝訂儲存文件的裝具。檔案用品

34、是每個企業(yè)單位.政府部門及學校乘檔案的比不可少。它是為了方便用于乘檔案及檔案補充修改查看于一體的多功能辦公用品。是各個檔案部門辦公人員將檔案文件歸檔的裝具。l 分類：1、 檔案盒：文書檔案盒，科技檔案盒，人事檔案盒，會計檔案盒，光盤檔案盒，照片檔案盒等 2、 檔案設備：裝訂機，除濕機，防磁柜，溫濕度記錄儀，檔案柜等 3、 檔案周邊用品：防蟲防霉劑，活性炭，卷繩，檔案目錄，裱糊紙，號碼機等。4.1.4電子檔案裝具 信息的存儲是各種科學技術得以存在和發(fā)展的基礎。長久以來，人類在不斷地探索和尋求保存信息的方法和載體。作為信息的載體，古代有甲骨、金石、竹簡絲帛等，后來有了紙張、膠片和磁帶。隨著計算機技

35、術的不斷發(fā)展，數(shù)字化信息載體不斷出現(xiàn)，目前主要有磁性載體、光學載體和磁光性載體。目前的數(shù)字信息存儲載體及其特點： （一）磁帶：在本世紀年代以前，磁帶已作為錄音介質(zhì)出現(xiàn)，盡管數(shù)字記錄技術發(fā)展迅速，作為存儲載體的電子計算機磁帶仍大量用于數(shù)字存儲技術中。它有以下特點： 、存儲容量大：每盤英寸標準帶的存儲容量為，若用記錄，磁帶每盤容量在以上。由于可以脫機存儲，磁帶的容量可以說是無限的； 、磁帶的面積體積比大，占據(jù)空間小；磁帶的價格低，性價比高； 、磁帶作為硬磁盤的可靠又經(jīng)濟的大容量備份存儲，可以和硬磁盤長期共存； 、磁帶是最早出現(xiàn)的磁性存儲載體，其標準化程度高。 、磁帶是串行記錄，存取速度慢；磁帶是接

36、觸式工作，易使磁帶、磁頭磨損； 磁帶作為存儲載體宜用在：數(shù)據(jù)存儲按順序進行處理，并且在每次處理過程中幾乎對文件的全部記錄都要讀?。粩?shù)據(jù)存儲量大而讀取次數(shù)較少，如電子檔案；適于作硬磁盤的備份載體，特別是在網(wǎng)絡環(huán)境下，為保護數(shù)據(jù)而進行備份的載體。 （二）硬磁盤：有以下一些特點： 、存儲容量大，硬磁盤的存儲容量一般為幾兆字節(jié)到幾千兆字節(jié)，甚至可高達上萬兆字節(jié)； 、隨機存儲方式，存取速度快，平均存取時間（毫秒）； 、數(shù)據(jù)傳輸率高，由于記錄密度高、磁盤轉(zhuǎn)速快，其數(shù)據(jù)傳輸率最高可達每秒兆字節(jié)； 、可靠性高。通常硬磁盤與驅(qū)動器裝在一起，構成一個密閉系統(tǒng)，不易受周圍環(huán)境影響，所以工作穩(wěn)定性好、可靠性高； 、價

37、格較磁帶、軟磁盤貴； 、固定硬磁盤不能象磁帶、軟磁盤那樣脫機存放。 所以，硬磁盤宜作為網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳輸?shù)脑诰€存儲載體，而不宜作為電子檔案的存儲載體。 （三）軟磁盤，有以下特點： 、與硬磁盤相比，軟磁盤驅(qū)動器結構簡單，成本低，價格便宜；體積小、重量輕，便于攜帶； 、與磁帶相比，它采用隨機存取方式，數(shù)據(jù)存取速度快? 、有國際標準，所以有良好的互換性，并能脫機存儲； 、與硬磁盤和磁帶相比，軟磁盤的存儲容量較低； 、與硬磁盤相比，數(shù)據(jù)傳輸率低。 目前軟磁盤多用在微機上，主要用于存儲軟件和信息。在積累過程中，可用軟磁盤存儲信息，但軟磁盤不能作為電子檔案的保存載體，因為軟磁盤的存儲容量低，要用若干張軟磁盤去存

38、儲一盤磁帶或一張光盤存放的信息，這不便于保管且易丟失；同時，軟磁盤極易受環(huán)境影響而變形，容易發(fā)生存取錯誤，從而使數(shù)據(jù)丟失。 （四）光盤：它的存取原理是：把激光束焦成小于的微小光點，能量高度集中，使存儲載體上的被照射點產(chǎn)生物理、化學變化，從而進行物理標記，用這種方法來進行數(shù)據(jù)記錄。 、光盤有很多種類，一般有（）只讀式光盤。（）一次寫多次讀光盤。這種光盤允許用戶自行記錄一次但不可消去。（）可擦寫光盤。 這種光盤不僅能用激光記錄信息，而且還可以擦除信息，也就是說可擦除所記錄信息并能重新寫入新的信息。 、光盤的特點有： （）記錄密度高、存儲容量大。 （）非接觸式的寫入和讀取信息。光盤是以激光進行寫入和

39、讀取信息，而不是采用硬磁盤浮動式磁頭機構或軟磁盤及磁帶的接觸式讀取機構，在使用過程中不會損壞光盤，因而光盤的使用壽命較長。 （）數(shù)據(jù)傳輸率高。因記錄密度大，就為提高數(shù)據(jù)傳輸率提供了條件?，F(xiàn)在有的光盤每一道數(shù)據(jù)傳輸速率為以上，通過改進光學系統(tǒng)還可以提高數(shù)據(jù)傳輸率。 （）存取速度快。采用隨機存取方式，存取速度快。 （）存儲費用低。因存儲容量大，從單位存儲容量角度看，存儲成本低。 （）易保存。因有保護層，所以盤片不易損壞。 （）沒有完整的國際標準（盤除外）。缺少系統(tǒng)的國際標準，因而兼容性差。 光盤適用于存儲大容量和利用率高的文件，也適合作多媒體系統(tǒng)的存儲載體，如視盤等。因缺少系統(tǒng)的國際和國家標準，并

40、且發(fā)展速度極快，暫不宜作為永久保存電子檔案的載體。4.2檔案保管4.2.1保管制度檔 案 保 管 制 度為確保檔案的完整與安全,最大限度地延長檔案的壽命,更好地為各項工作服務,特制定如下制度:一、本單位形成的全部檔案、資料由檔案室集中統(tǒng)一管理,任何個人不得據(jù)為已有。二、根據(jù)完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求,做好檔案的收集、整理、鑒定和統(tǒng)計工作。三、檔案室內(nèi)檔案柜排列整齊,檔案資料存放有序,便于查找利用。四、加強檔案的庫房管理和安全保密工作,做到“八防、四不”即:防火、防塵、防強光、防高溫、防潮、防蟲蛀、防有害氣體、防盜;不丟失、不積壓、不泄密、不失密。五、嚴格履行檔案移交、接收等手續(xù)。六

41、、認真做好鑒定工作,不得擅自銷毀檔案。如須銷毀,須先編制銷毀清冊,在鑒定小組批準簽字后,專人監(jiān)銷,方能銷毀。4.2.2歸檔電子文件保管 、溫、濕度要求：環(huán)境溫度選定范圍：一；相對濕度選定范圍：。 （）高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內(nèi)，溫度每升高，其生長速度可加快倍，霉菌生長的最適溫度一般為。檔案害蟲生長的最適溫度為一。高溫還可加速各種有害化學雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在以上，每升高，各種化學反應會加快一倍 （）高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的一，這這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕

42、度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。 措施：（）密閉。密閉的重點是門窗。（）通風調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。（）其它措施：增溫，降溫，加濕，減濕（去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠，空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)）等。 、防光與防空氣污染和灰塵 （）防光：光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。 （）防空氣污染：有害氣體常見的有，二氧化硫（）、硫化氫（）、二氧化氮（）、氯氣（）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產(chǎn)生臭氧等，導致電子文件保存載體耐久性削弱。 （）防灰塵：灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理

43、、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。 措施：（）密閉。密閉的重點是門窗。（）改善檔案庫房建筑；設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)；改善存放電子文件保存載體的保護條件，實行避光保存；最大限度地

44、減少利用過程中的曝光時間和曝光強度；庫房盡量使用無紫外線燈光照明；（）凈化空氣。 、防治有害生物：危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。 措施：（）密閉。密閉的重點是門窗。（）預防：環(huán)境條件的控制（控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存）；化學預防（防霉劑的使用方法：添加劑法、浸漬法、噴霧法、涂布法、熏蒸法）；（）消毒：化學消毒（熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲酸、鄰一苯酚、環(huán)氧乙烷）；物理消毒真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷一射線輻射消毒） 、避開磁場和電

45、場。防止電磁場干擾，以免損壞電子文件保存載體上記錄的信息。 措施：（）避開電動機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等；（）可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。 、防機械應力，防止電子文件保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，設法保持電子文件保存載體的平直度，以保證信息再現(xiàn)的準確性。 措施：正確排放，應選擇直立豎放，一般不要平放或堆放。 、防突發(fā)性事件。如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭等人為或自然因素的破壞。 措施：電子文件保存載體一套異地保存。5.檔案管理基礎性文件5.1企業(yè)事業(yè)單位文件材料企業(yè)事業(yè)三位文件材料是企業(yè)事業(yè)

46、單位在各項工作和活動中直接產(chǎn)生和形成的反映生產(chǎn)經(jīng)營、技術開發(fā)等各方面情況的各種信息記錄材料。5.1.1檔案管理期限表企業(yè)內(nèi)部資料序號名稱保管年限1宣傳策劃類協(xié)議i30年2宣傳策劃類協(xié)議ii30年3宣傳策劃類協(xié)議iii30年4經(jīng)銷商宣傳策劃材料30年5經(jīng)銷商資料永久6總經(jīng)辦文件永久72011協(xié)議類資料30年8展銷文件10年9行政文件永久10企業(yè)內(nèi)訓資料永久11其他合作類協(xié)議永久12董事長檔案i永久一三董事長檔案ii永久14認證證書和認證標志管理辦法和工傷保險條例永久企業(yè)外來文件序號名稱保管年限12012年文件30年22012年文件30年32012年文件30年42011年相關材料（補一）30年52

47、011年度相關材料i30年62011年度相關材料ii30年72011年度相關材料iii30年82011年度相關材料iv30年92011年度相關材料v30年102012年度相關材料i30年112012年度相關材料ii30年122012年度相關材料iii30年一三2012年度相關材料v30年142012年度相關材料iv30年一五2012年度相關材料vi30年162012-2012年度企業(yè)內(nèi)部文件永久外部會議資料序號名稱保管年限1采購指南10年2五礦化工專刊10年3成都市外經(jīng)貿(mào)局文件資料30年4四川省交易團第97屆廣交會攤位安排通知書文件30年5四川省質(zhì)量技術監(jiān)督局文件30年6第八屆海峽兩岸經(jīng)貿(mào)交易

48、會、第三屆中國四川商品交易會參展指南10年7國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局司（局）函10年8申鷺達集團有限公司第98屆廣交會保證姓名優(yōu)新特類展位參展申請材料10年9犀浦鎮(zhèn)工會第三次代表大會材料袋10年10中標認證中心2010廈門年會資料10年11外貿(mào)第105屆廣交會 工作情況通報合同文件10年12機械裝備驗收項目30年一三高新技術企業(yè)認定申請材料30年14成都市人民政府辦公室文件30年一五中華人民共和國專利法、中華人民共和國專利法實施細則永久16成都市科技工作會議材料袋30年17共青團成都市委文件30年一八成都市科學技術獎勵大全光榮冊10年 19中共成都市犀浦鎮(zhèn)委員會文件 成都委【2012】2號30

49、年20關于召開全省出口品牌工作會議的通知10年21皮鞋國家標準審定材料永久22華西都市報10年23成都市企事業(yè)專利信息檢索與分析應用培訓班資料10年24中國鞋業(yè)第六次會員代表大會既行業(yè)職業(yè)經(jīng)理人俱樂部10年第二次全體理事會會議資料10年26四川省對外貿(mào)易經(jīng)濟合作廳文件 30年27泰山南路特通數(shù)據(jù)研究中心決策者參考文件10年28企業(yè)改制上市與資產(chǎn)評估文件永久29香港融資座談會-四川省會議資料30年30全國皮鞋制品標準化技術委員會建筑五金分技術委員會文件10年31四川省成都市足閣有限公司文件30年32專業(yè)技術職務任職資格評審表文件永久33成都市經(jīng)濟委員會文件30年34四川省成都市知識產(chǎn)權局文件30

50、年35皮鞋安全國家標準工作會議日程文件30年36中國皮鞋進出口商會文件30年372010年1-3季度經(jīng)濟運行情況和企業(yè)技術中心建設情況文件30年38成都市質(zhì)量技術監(jiān)督協(xié)會章程文件30年39四川省皮鞋行業(yè)協(xié)會通知文件10年40成都商標文件永久412012年科技會議文件30年42中華人民共和國自動進口許可證文件永久43四川省成都市總工會文件永久44成都市第二屆職工技能運動會開幕式職工技能大賽競賽手冊10年45工會資料、住房公基金條例、合同法文件永久46電力工程施工合同文件10年47四川省成都市人民政府奮戰(zhàn)80天會議資料30年48四川大學科技成果匯編資料10年49四川省成都市郵政局文件10年50節(jié)能

51、節(jié)水產(chǎn)品認證培訓教材文件10年51重大危險源申報登記培訓教材文件永久52成都市犀浦鎮(zhèn)工會第四次代表大會程序表文件10年532010年-2012年5月廣告宣傳費支出匯總表文件10年54商標國際注冊實施辦法文件永久55成都市人民政府文件10年56四川省成都市總工會文件30年57生活創(chuàng)造雜志10年58工會信息雜志10年59科學與文化雜志10年60四川省質(zhì)量協(xié)會文件30年61四川省電信有限公司成都市分公司文件30年62四川省交易團第100屆廣交會攤位安排通知文件10年63廣交會申報文件10年64鞋業(yè)捐贈活動傳播報告文件30年65四川省對外貿(mào)易經(jīng)濟合作廳文件 關于第99屆廣交會籌備工作的通知10年66第

52、12屆中國國際鞋業(yè)貿(mào)易博覽會10年672010年四川品牌產(chǎn)品（北京）展覽會組委會辦公室文件10年68廣交會104屆10年69發(fā)展黨員工作文件選編文件永久702011年四川國際商務會展有限公司展覽三部展覽計劃文件30年71四川省成都市科學技術局文件30年72中國四川商品交易會組委會文件10年73四川亞太商標專利事務所有限公司文件10年742011中國名牌文件30年75四川省成都市慈善總會文件30年76中標認證文件30年77申鷺達用房記錄表、經(jīng)銷商會議高管亮相儀式籌備會文件10年78成都市組團參加印度展工作方案文件10年79四川省“污染減排與環(huán)境友好型社會”主題研討活動既綠色成都2012年度論壇活

53、動指南文件30年80知識產(chǎn)權質(zhì)押融資與管理培訓會會議資料文件30年81光榮榜文件永久82四川省福茂對外經(jīng)濟服務貿(mào)易有限公司文件30年83鞋業(yè)協(xié)會年會資料2012年度文件30年842012年cqc節(jié)水展文件30年85成都市第二屆皮鞋行業(yè)職工技能比賽產(chǎn)品清單文件10年86105屆廣交會2012年度30年87國家重點支持的高新技術領域文件永久88至理律師事務所證券法律業(yè)務文件永久89國家工商行政管理總局公告文件永久90在全市環(huán)境保護工作會議上的講話演講稿文件30年91中國四川商品交易會組委會文件30年5.2文件材料歸檔文件材料歸檔制度第一條 為規(guī)范文件材料歸檔工作，豐富、完善檔案信息資源，依據(jù)有關規(guī)定，制定本制度。 第二條 本制度所稱文件材料是指本單位生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的各種形式和載體的記錄。 第三條 各部門應當把文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入本部門的職責范圍，列入有關人員的崗位責任制，納入相關考核。第四條 擔負文件材料積累、整理和歸檔業(yè)務的人員應認真執(zhí)行有關規(guī)定，確保文件材料的完整、準確、規(guī)范和及時歸檔。第五條 檔案部門應及時深入各部門了解、督促和指導有關人員做好文件材料的形成及應歸檔文件材料的積累、整理和歸檔工作。第六條 文件材料歸檔的基本要求（一）歸檔文件的制作和書寫材料應當有益于長久保存，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水、復