彭慶樹檔案管理PPT

1、檔案管理的目的幼兒園檔案管理工作是幼兒園基礎工作之一，是園所管理工作中不可缺少的組成部分。為了適應幼兒園檔案工作日益發(fā)展的需要，統一幼兒園的檔案分類，實現檔案分類、編號、排架、檢索等工作的標準化和規(guī)范化，達到幼兒園檔案管理工作的科學化與規(guī)范化，促進整體業(yè)務建設不斷優(yōu)化，充分發(fā)揮幼兒園檔案的重要作用，更好地為幼兒園的各項工作服務。幼兒園檔案管理的要求幼兒園檔案涉及面廣，種類繁多。因此，幼兒園應設置專職或兼職的檔案管理人員，對所有檔案實行集中統一的管理。檔案管理人員必須具備整體素質高、有一定的保教經驗、有豐富的檔案管理知識、工作認真細致責任心強。檔案管理的要求可以概括為“十六”個字：勤于動手、真實

2、有效、全面完整、精益求精。1、勤于動手：園領導要帶頭并發(fā)動全體教職工人人參與收集檔案。檔案材料大多來自保教一線，只有樹立了積極參與收集的意識，才能保證檔案資料的全面性和完整性，任何人不得私自保存、銷毀應該歸檔的文件材料。教師工作中力求做到三勤：即“勤動筆、勤記錄、勤登記”，并以此作為常規(guī)制度，共同遵守，逐漸形成勤于動手的良好風氣。2、真實有效：檔案是最原始的歷史記錄，它源于實踐，高于實踐，具有較強的思想性、科學性和適用性。因此，教師收集時一定要如實記錄當時當地的真實情況，及時準確的收集好，確保完整和安全。3、全面完整：凡是與工作有關、與幼兒園有關、與教職工有關的情況都要有記載，有記錄。幼兒園要

3、建立一套非常詳細、非常完整的檔案材料，為今后更好、更深入的開展各項工作，公平合理的評價每一位教職工提供科學、有效地依據。4、精益求精：幼兒園的檔案管理工作是一項極其繁瑣、極其重要的工作，從分類、組卷、卷內文件排列、裝訂、存放等每一個環(huán)節(jié)，都要遵循精益求精的原則，力求準確、實用、美觀，使檔案管理工作沿著規(guī)范、完整、科學的軌道良性發(fā)展。幼兒園檔案管理的體系結構一）、一級類目的劃分與標識一級類目是幼兒園檔案分類的最高層位。根據我們幼兒園檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，初步可以確定六個一級類目，其名稱、標識符號及基本內容如下。1、幼兒園檔案分類名稱及標識符號（1）行政管理類（xz）（2）教

4、學工作類（jx）（3）安全管理類（aq）（4）后勤管理類（hq）（5）家園聯系類（jy）（6）聲像管理類（sx）一級類目的標識，可以采用類目名稱主詞漢語拼音的第一個字母（大寫），如：“xz”即“xingzheng”（行政）的簡稱。2、各類檔案的基本內容：（1）行政管理類（xz）：主要包括行政職能部門在工作中形成的文件材料。如：幼兒園的人員分工、各項管理制度、教師百分考核細則、教師崗位目標責任制、教師聘任書等等。（2）教學工作類（jx）:主要包括保教管理和教學實踐活動中形成的文件材料。如：幼兒園的計劃、總結、備課、各類表卡、活動安排表、教研教改、課題研究等等。（3）安全管理類（aq）：主要包括幼

5、兒園安全工作中形成的文件材料。如：安保人員的檔案、安全協議書、安全檢查記錄、安全臺賬等等。（4）后勤管理類（hq）：主要包括后勤管理和后勤工作中形成的文件材料。如：衛(wèi)生保健管理、財務工作管理、幼兒園資產管理、辦公用品管理等等。（5）家園聯系類（jy）:主要包括家長學校管理和家園活動工作中形成的文件材料。如：家長會議、親子活動、文藝匯演、親子運動會、家訪、家長委員會等所有材料。（6）聲像管理類（sx）:主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、光盤等不同載體的文件材料。如:運動會、文藝匯演錄像帶，安全演練照片、各種有意活動照片、學習資料錄音帶、光盤等等。二）、二級類目的設置和標識二級類目是對一

6、級類目的細分。細分的標準是根據該類檔案的形成規(guī)律和特點，結合檔案記述和反映的內容性質，進行設置。設置的標準，在大原則統一的情況下，各幼兒園可視具體情況進行選擇。值得注意的是，類目一經確定，就不得隨意變動。二級類目的標識，采用“雙位制”。如：行政管理類中的人員分工設為11，教師百分考核可設為12，各項管理制度可設為13等等。教育教學類中教學計劃設為“11”，工作總結可設為12，課題研究設為13，教研教改課設為14，但10、20等帶“0”的數字不用。那么xz11指的就是行政管理類的人員分工檔案；jx11指的就是教育教學類中的教學計劃檔案，jx13指的就是教育教學類中的課題研究檔案。如果一類檔案比較

7、多，像計劃、總結、課題研究等等材料比較多，一個檔案盒裝不了，需要分幾個檔案盒裝訂存檔，你就可以給這幾個檔案盒再按時間順序排號，比如課題研究檔案可以編為jx131，jx132，jx133，jx134等等。（三）、三級類目的擴展和標識在二級類目確定設置的原則、范圍、方法的基礎上，由各園根據需要和可能，自行決定是否擴展三級類目，其標識方法、符號和二級類目相同。幼兒園檔案管理的檔號編制各幼兒園檔案室和檔案管理人員，應根據工作需要，編制必要的檢索工具和參考資料，并認真做好檔案的收進、移出、保管、利用等情況的登記工作。1、檔號的含義是存取檔案的代號，排架的依據，必須正確反映幼兒園檔案的分類體系和物理位置。

8、2、檔號編制原則必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性的原則要求。即同一類檔案不得重號，要方便插卷，有充分擴展的余地，不能隨意變動，能適應計算機管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。（1）唯一性原則。檔案室內檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。（2）合理性原則。檔號結構必須與幼兒園檔案的整理分類體系相適應。（3）穩(wěn)定性原則。檔號一經確定，一般不應隨意改變。（4）擴充性原則。檔號必須留有適當的遞增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要。（5）簡單性原則。檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。3、檔號結構、模式和標識：（1）檔號包括年

9、度號、分類號、案卷號三個部分。年度號由四位阿拉伯數字組成。分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成。少數擴展到三級類目者，還應把三級類目代號包括進去。分類號究竟包含幾級類目，由各園自行掌握。比如：“幼兒園教學計劃”的分類號，只有一級類目組成就編寫為“jx”；由二級類目組成就編寫為“jx-21”；由三級類目組成就編寫為“jx-21-11”案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號中最下位的順序編碼。由于案卷數量不同，案卷號可不限級數。比如前面講到的課題研究檔案編號：“jx131，jx132”中的1、2就是案卷號。（2）檔號的模式。檔號的模式規(guī)定為：年度號十分類號十案

10、卷號，如“2011年教學計劃”檔案編號為“2011-jx-11”。（3）檔號的標識。采用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連接符號“一”連結。例如：“2009年課題研究檔案第3號卷”的檔號標識為：“2009jx13一3”。4、檔案的排架問題從維護檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號前，在不影響案卷之間有機聯系的前提下，可將永久、長期排在前面。這里規(guī)定的檔號模式屬分段開放型編號方法，各園在按檔號排架時，可根據案卷數量、自身條件，既可按一級類目、年代縱向排列，也可按年度、一類目橫向排列。幼兒園檔案管理中幾個問題的處理1、關于聲像

11、載體檔案聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質載體的文件材料同為幼兒園檔案的重要組成部分。隨著現代科學技術的發(fā)展，電化教學的普及，管理自動化程度的提高，其數量越來越多，重要性越來越明顯。從當前幼兒園聲像載體檔案歸檔的內容看，基本不超出四個一級類目的范圍，故暫不能將它與四個一級類目并列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨編號排架，同時注明與相應載體檔案的參照號。其編號模式為：年度號十聲像檔案代號（sx）載體代號（代碼）保管單位號保管單位是聲像檔案最低限度的數量詞，可以是卷、冊、盒，也可以是

12、張或者件。例如：某領導同志2010年來園檢查指導，照片冊序號是12，錄像帶序號是23，則可分別標識為：2010-sx-11-12，2010-sx-12-232、關于人物檔案、教師業(yè)務檔案和其他特殊類型檔案的問題：由各園根據上述原則、內容、方法自行決定。這里簡要介紹教師檔案的內容。教師檔案，由全面地反映一個教師的工作經歷和現實情況的材料所構成，包括下列內容：（1）教師個人履歷表；（2）證件（學歷證書、資格證書、培訓證書等復印件）；（3）鑒定（個人鑒定、組織鑒定等）；（4）考核材料（教師年度考核表等）；（5）政治歷史問題的審查材料、復查材料；（6）參加中國共產黨或共青團的材料；（7）獎勵（包括榮譽

13、證書和業(yè)務獎勵證書）及個人優(yōu)秀、先進事跡材料；（8）處分、取消處分及復查材料；（9）任免呈報表，晉升技術職稱申報表，調整工資審批表，工資級別登記表，退休、退職審批表等等；（10）其他可供組織上參考的材料，如教師個人寫的思想、工作、學習總結、檢查等。3、檔案的立卷：幼兒園檔案，一般是按年度整理立卷。按兩種方法分類：一種是按年度分類，就是從年初1月到年末12月，如行政管理類、教師檔案等。另一種是按學年度分類，就是從學期初9月到第二年學期末8月底，如教育教學類。教師應在學期結束后將所有檔案，移交檔案管理工作人員歸類存檔。檔案材料不得遺失、損壞、更改或者隨便借閱。立卷的具體內容包括：排列序號（卷內文件

14、的系統化整理）、卷內目錄、備考表、卷皮封皮的填寫、卷內裝訂和案卷排列。（1）卷內文件通過分類后，按照順序有條理的排列。（2）編寫頁號，要裝訂的案卷在有文字的每頁文件材料正面的右上角、背面的左上角編寫頁號，頁號編寫要用鉛筆，使用阿拉伯數字，流水號編寫。（3）撰寫卷內目錄。卷內文件目錄要注意填寫完整，對文件的題名、文號、年月日應寫清楚，目錄應和卷內文件的題目相一致。要用鋼筆藍黑或碳素墨水填寫，不能用圓珠筆、鉛筆填寫，字跡要清晰、工整。填寫好卷內目錄后，把卷內目錄放在這卷檔案的卷首。4）在卷底放置備考表。備考表是一種卷內文件特殊情況需要說明并作出記錄的一個表。如果這一卷檔案中有需要說明的情況，就在備

15、考表里注明。然后將立卷人、檢查人的姓名、時間填上，以示對立卷工作和卷內文件狀況負責，體現完整性、規(guī)范性。5）案卷裝訂。裝訂前要檢查金屬物是否都去掉了，檢查被損壞的文件材料是否裱糊、粘貼整潔，對于裝訂區(qū)域小、過窄的文件要加邊加寬。檢查完畢后，整理文件上齊、右齊，最后裝訂。裝訂工具有電鉆、裝訂線、長針、大夾子2-3個，鉛筆、尺子。裝訂的案卷要三孔一線，三孔的距離是這樣確定的：先找到中心點，上下兩孔距離中心點分別是8厘米，三點確定好后，用大夾子把文件同卷皮一起夾好，用電鉆鉆眼，長針連線穿眼并裝訂。（照片展示）6）填寫卷皮。填寫時要逐項按規(guī)定填寫清楚。卷皮正面的最上面一橫格應填寫單位全稱（也可以刻一個

16、單位全稱的章用藍水蓋章），第二格注明哪一類檔案（行政管理類還是教育教學類），下面最寬的格要填寫案卷題名，題名要簡明確切的反映卷內文件材料的內容，主要包括責任者（發(fā)文單位）、內容和名稱等，用碳素鋼筆填寫，字跡工整，不超過50字。如果對題名位置確定不了的，可先用鉛筆輕輕的草擬后再用鋼筆填寫。（7）案卷排列。案卷排列就是按照一定的方法，確定每個案卷的位置，保持案卷之間的聯系。首先將案卷按照永久、長期、短期不同的保管期限分別分出來，將同一保管期限的案卷按照卷內所反映的工作活動自然順序、關系排列。排列時，在卷皮的側面案卷號（也就是平常所說的流水號）一欄里，用大寫一、二、三、四等依次排列，排到十時，不要寫

17、10字號，而要寫十0、十一、十二等，以此類推，要求書寫工整，在一條線上，可以先用鉛筆排寫，以便更改。擺放時，從左往右，自上而下，避光保存。不僅要便于提供利用，還要便于安全保管和檔案的保密。（8）案卷目錄。案卷目錄就是案卷名冊，它是一個總的檢索工具，是把所有整理、分類、排序的檔案，進行題名登記的查閱的表冊。案卷目錄記錄了檔案的來源、內容、時間、名稱等。因此，它的功能是多方面的：（1）整理工作：它固定了檔案分類體系和案卷的排列的次序，最后完成檔案整理工作，是檔案整體成果的體現。（2）檢索利用：是查找利用檔案的基本檢索工具，不管找哪一卷，一查案卷目錄就會很快找到。（3）統計工作：是檔案登記的基本形式

18、，是檔案統計的原始材料，從案卷目錄上就可以統計出檔案的數量。（4）保管工作：是保護檔案的一種手段和檢查檔案的重要依據。通過案卷目錄可以檢查案卷是否齊全完整，若發(fā)現短缺可及時查找。幼兒園檔案管理制度一.檔案收集制度1.定期由教研組長（主班教師）將各類計劃、總結、教研活動、教案、經驗、聽課記錄及反思等資料收集好交園長處。2.定期由后勤負責人將園舍房屋、線路、水管、下水道走向、新建、修建或檢查后的記錄資料收集好交園長處。3.園長半年一次將收集的資料經整理閱看后交資料室歸檔。4.資料室及時將各類業(yè)務資料做好登記并分門別類裝入檔案袋（或檔案盒）保管好。5.重視檔案的儲存工作，注意保密。二.歸檔制度1.資

19、料室及時做好歸檔工作，不遺失，不損壞。2.嚴格執(zhí)行檔案查閱制度，除園長外一律不外借，如特殊情況，有關人員須得到園長批準方可查閱，閱后要及時歸還。3.檔案按年度（學年度）排列整齊，裝訂做到分類準確，排列有序，裝訂整齊。三.查閱制度1.凡查閱檔案須做好登記手續(xù)，查閱后直接面交保管人員。2.查閱檔案時不得任意涂改、損壞、遺失。3.查閱人員只能按指定資料查閱，不得帶出，本園檔案僅供本園使用，如外單位需查閱，須經組織同意。四.保管制度資料保管必須切實做好防盜、防潮、防蟲、防霉等保護工作，確保資料完好無損。各類資料均應按有關規(guī)定進行分類管理，園舍資料屬長期保存資料，不得隨意銷毀。如何規(guī)范幼兒園檔案資料管理

20、工作幼兒園檔案管理存在的問題?第一、領導的不重視。提起幼兒園，人們首先想到的是活潑可愛的兒童和播灑愛心與知識的教師，把檔案工作相提并論，有人說是畫蛇添足。他們認為抓檔案工作抓不出效益，只有抓教學才能收到擲地有聲的實效，其實不然，幼兒園檔案是幼兒園從事教學、教研、幼兒園管理以及其它各項活動直接形成的對幼兒園和社會有保存價值的歷史記錄和經驗總結，幼兒園檔案工作的好壞在一定程度上反映出這個幼兒園管理水平的高低，也直接影響著幼兒園各項工作的開展。而很多辦園者、園長只是針對幼兒園辦園的經濟效益，而忽略了幼兒園檔案資料的管理，認為花太多人力物在資料上，體現不到直接的經濟效益。為檔案資料整理花太大的人力物力

21、，無什么意義。幼兒園檔案管理存在的問題?第二、檔案殘缺不全。幼兒園檔案應該為幼兒園的發(fā)展留下運行軌跡，全面客觀地記錄下幼兒園方方面面的工作，而有的幼兒園并非如此，重大活動沒有記載，重要變遷查不到依據，日常工作不注意資料的收集，甚至大型的活動也沒有完整的檔案資料，就連最基本的幼兒學籍檔案也查無實據，至于教師的個體檔案更有相當部分幼兒園仍未完善，缺這少那，缺乏完整性。即使拿出來應付檢查的資料是一些近期內補做的，或者是以前剩下的把日期涂一下，充當現時的資料，還有的本來是2009年4月的資料，已經2009年9月的的資料已經做出來了。幼兒園檔案管理存在的問題?第三、檔案管理混亂,缺乏系統性。檔案資料的管

22、理是一門科學，應該有嚴格的管理要求，科學整理，而有的幼兒園把檔案資料的形成視為材料的堆積，內容不全，類別不分，時限不看，一概裝訂，看起來裝訂了一本又一本，琳瑯滿目，其實根本不符合檔案整理的規(guī)范要求，沒有頭緒，查找困難。幼兒園檔案管理存在的問題?第四、檔案資料空洞。有的幼兒園部分檔案資料只有條條框框，一句話反映一個重大變遷，一張紙反映一個重大活動等，缺少反映具體工作過程的說明材料，沒有全貌，難以給人真實之感。還有及少數的幼兒園，對重要的環(huán)境評比，隨意一張紙寫寫，顯得極不嚴肅。所以說檔案資料言之無物，只有形式、沒有內容，空洞乏力，缺乏說服力。檔案管理是幼兒園科學管理的重要組成部分，一個幼兒園檔案工

23、作的好壞，將直接影響著幼兒園各項工作的開展，并在一定程度上反映了一所幼兒園管理水平的高低。為使我鎮(zhèn)幼兒園檔案工作規(guī)范化、科學化和標準化，以便更好的為幼兒園管理及教育教學服務，現對幼兒園檔案管理工作談下自己的一些體法：幼兒園檔案是指幼兒園在教學、科研、黨政管理及其它各項活動中形成的對幼兒園和社會具有保存和利用價值的各種文字圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一所幼兒園必須要有深厚的文化底蘊，文化的積淀除了反映在園風、園貌、園規(guī)、園紀等隱性的文化氛圍上，更反映在豐富、完善、準確、詳實的檔案資料上。本著“建好檔案、管好檔案、用好檔案”的宗旨按照市級示范性幼兒園標準幼兒園檔案資料格式檔案盒統一使用藍色塑料

24、硬盒，原則上厚度不超過3.5cm。一、書脊、封面說明。（一）書脊式樣尺寸：寬：21cm；高：185cm（可根據檔案盒大小進行調整）指標名稱字體：方正小標宋gbk加粗，約43號，居中，字號也可根據檔案盒厚度調節(jié)，保證協調、美觀。上方“a1”指標代碼應位于標簽的約六分之一處，方正小標宋gbk加粗，字體比下方字體略小，字號約38號。（二）檔案封面盒式樣尺寸：寬：85cm；高：54cm指標代碼字體字號：方正小標宋gbk，約28號。具體指標說明文字字體：方正仿宋gbk，四號字體。書脊、封面裁剪時沿線整齊裁剪，不留線，不留須，不凹凸。二、歸檔文件目錄幼兒園檔案資料的分類：a：領導管理（暫定7盒a1a8）a1上級來文a2園務年度工作計劃、總結(指幼兒園整體工作計劃、總結)包括幼兒園長遠規(guī)劃及工作目標a3家園聯系工作（包括計劃、總結、活動記錄等）a4幼小銜接工作（包括計劃安排、活動記錄、入學后的調查問卷及分析等）a5園領導聽課記錄常規(guī)檢查記錄a6各種會議記錄教師學習記錄及相關資料a7獲獎榮譽冊（集體個人）b規(guī)章制度(暫定4盒）b1崗位責任制度幼兒園園長崗位職責幼兒園教師崗位職責幼兒園保育員職責幼兒園保健醫(yī)崗位職責幼兒園炊事人員職責b2衛(wèi)生保健制度幼兒健康體檢制度幼兒衛(wèi)生消毒制度幼兒安全制度幼兒防病制度幼兒飲食制度班級衛(wèi)生評比制度b3教學教研制度結合園實際制定教學常