備件出口業(yè)務(wù)工作程序管理辦法

1、備件出口業(yè)務(wù)工作程序管理辦法【最新資料，WORD檔，可編輯修改】海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部接收外商或集團(tuán)進(jìn)出口備件出口訂單分析、整理訂單 .備件訂貨單報海外服務(wù)部.修改Y編制采購計劃單采購計劃單報銷售公司*接收銷售公司回復(fù)回復(fù)海外商務(wù)各部回復(fù)客戶與客戶確認(rèn)最終訂單*與客戶簽訂合同VA）正常訂單（海 運）：在接到客戶訂 單的7日內(nèi)完成報送； B）緊急訂單（空 運、快遞）：在接到 客戶訂單的2個工作日 內(nèi)完成報送。A）正常訂單：需在 收到需求單的5個工作 日內(nèi)給予回復(fù)。B）緊急訂單：需在 收

2、到需求單的2個工作 日內(nèi)給予回復(fù)。給付備件供應(yīng)商通過銷售公司TD隘統(tǒng)維護(hù)銷售訂單隨時關(guān)注訂單采購 進(jìn)度，如有缺項需 與銷售公司、海外 商務(wù)部門相關(guān)人員積極協(xié)調(diào)解決海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部 室主任海外商務(wù)各部部長海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部財務(wù)管理部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部財務(wù)管理部 海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)相關(guān)部門海外服務(wù)部海外商務(wù)相關(guān)部門海外服務(wù)部海外商務(wù)相關(guān)部門外運公司海外商務(wù)各部1目的和適用范圍確認(rèn)具備發(fā)運條件.書面通知海外商務(wù)相關(guān)部門“可發(fā)運

3、”書面通知客戶“可發(fā)運”通知書面客戶付全款確認(rèn)收齊貨款備件出口單據(jù)制 作、索?。ㄉ虅?wù)）發(fā)運前15天完成最終確認(rèn)發(fā)運信息書面通知海外服務(wù)部發(fā)運信息（提前10天）監(jiān)督包裝公司，做好發(fā)運前準(zhǔn)備貨物集港、裝箱*集港、報關(guān)、裝船，現(xiàn)場突發(fā)問題解決備件出口到港信息反饋出口信息存檔辦理商檢（物流）辦理通關(guān)（貨貸）.廣開發(fā)票取得提單取回出口報關(guān)單、外匯核銷單i寄送裝運單據(jù)i發(fā)運前8天開始辦理發(fā)運前3天發(fā)運后3天發(fā)運后30天發(fā)運后5天1.1 目的： 為做好公司備件出口各項工作，做好備件出口各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的銜接，明確各部門、各崗位職責(zé)，特制定本辦法。1.2 適用范圍：濱海進(jìn)出口有限公司各相關(guān)部門。2 術(shù)語2.1 正常

4、訂單：在規(guī)定交貨期內(nèi)，通過非空運方式實現(xiàn)發(fā)運交貨的備件訂單。2.2 緊急訂單：在規(guī)定交貨期內(nèi)，通過空運方式實現(xiàn)發(fā)運交貨的備件訂單。2.3 正常可供備件：包含在海外服務(wù)部提供的價格清單上的備件。2.4 非正常備件：未包含在海外服務(wù)部提供的價格清單上的備件。3 職責(zé)3.1 海外商務(wù)各部3.1.1 負(fù)責(zé)接收外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司出口備件訂單。3.1.2 負(fù)責(zé)整理、確認(rèn)訂單。3.1.3 負(fù)責(zé)監(jiān)督外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司的備件貨款到帳。3.1.4 負(fù)責(zé)與外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司簽訂購銷合同。3.1.5 負(fù)責(zé)與外商或集團(tuán)進(jìn)出口確認(rèn)發(fā)運信息。3.1.6 負(fù)責(zé)跟蹤、監(jiān)控出口備件的采購、包裝。3.1.7 負(fù)責(zé)跟蹤、監(jiān)控出

5、口備件的集港，發(fā)運。3.1.8 負(fù)責(zé)報關(guān)相關(guān)單證的傳遞及報關(guān)工作。3.1.9 負(fù)責(zé)向外商或集團(tuán)進(jìn)出口寄送裝運單據(jù)。3.2 海外服務(wù)部3.2.1 負(fù)責(zé)備件出口庫的管理。3.2.2 負(fù)責(zé)備件出口庫的庫存?zhèn)浼芾怼?.2.3 負(fù)責(zé)出口備件的采購、包裝。3.2.4 負(fù)責(zé)出口備件的集港發(fā)運工作。3.3 財務(wù)管理部3.3.1 負(fù)責(zé)收取出口備件貨款。3.4 海外物流部3.4.1 負(fù)責(zé)出口備件的商檢工作。4備件出口業(yè)務(wù)工作程序：4.1 海外商務(wù)各部接收外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司以掃描簽字版或電子版形式的備件訂貨單4.2 海外商務(wù)各部對接收到的訂單進(jìn)行整理、分析，并與外商或集團(tuán)進(jìn)出口核對、確認(rèn)。4.3 海外商務(wù)各部將

6、確認(rèn)好的訂單，在規(guī)定時間內(nèi)通過電子版方式報送至海外服務(wù)部指定人員。4.3.1 正常訂單（海運）：在接到客戶訂單的7 日內(nèi)完成報送；4.3.2 緊急訂單（空運、快遞）：在接到客戶訂單的2個工作日內(nèi)完成報送。4.4 海外服務(wù)部對接收到的訂單進(jìn)行分析，對有疑義的訂貨內(nèi)容可要求海外商務(wù)部門再確認(rèn)。4.5 海外服務(wù)部依據(jù)客戶訂貨單編制采購計劃，并報銷售公司備件部。4.6 海外服務(wù)部依據(jù)銷售公司備件部的回復(fù)、及掌握的采購周期，對訂貨單向各商務(wù)部門進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容包括：供貨時間、特殊備件的訂貨說明等。4.6.1 對正?？晒﹤浼嗀）正常訂單：需在收到海外商務(wù)各部訂貨單的5個工作日內(nèi)給予回復(fù)。B）緊急訂單：需

7、在收到海外商務(wù)各部訂貨單的2個工作日內(nèi)給予回復(fù)。4.6.2 對非正常備件4.6.2.1 海外商務(wù)各部對接收到的非正常備件，要在 2 個工作日內(nèi)以書面形4.6.2.2 海外服務(wù)部聯(lián)系、協(xié)調(diào)公司及其它供應(yīng)渠道，并將協(xié)調(diào)結(jié)果在5個工作日內(nèi)反饋回海外商務(wù)相關(guān)部門（回復(fù)原則：盡量滿足用戶需求）。4.7 海外商務(wù)各部依據(jù)海外服務(wù)部提供的訂單確認(rèn)情況，要在收到回復(fù)后的2個工作日內(nèi)對外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司進(jìn)行回復(fù)。4.8 外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司依據(jù)我方回復(fù)中提供的可供備件，貨款金額及供貨周期，確定最終訂貨單。4.9 訂單確認(rèn)后，海外商務(wù)各部與客戶簽訂合同（固定格式），并雙方簽字、 蓋章、各自留存。4.10 海外商

8、務(wù)各部依據(jù)簽訂的合同出具形式發(fā)票給客戶。4.11 客戶按合同要求準(zhǔn)備貨款，由海外商務(wù)各部聯(lián)系貨代公司 ，訂艙（簽訂 合同）；我方訂艙規(guī)定，一般為：大宗貨物海運貨代：4.12 海外商務(wù)各部依據(jù)合同規(guī)定，通知財務(wù)管理部及時查收貨款，確認(rèn)貨 款到帳后及時通知海外商務(wù)各相關(guān)部門。4.13 付款審批權(quán)限：備貨發(fā)貨付款審批T/TL/CD/P審批權(quán)限100燦 付后備 貨30頗付 后備貨余款70%付清后發(fā) 貨100%8 付后備 貨余款70%付清后發(fā) 貨商務(wù)師部長主管經(jīng) 理4.14 海外商務(wù)各部確認(rèn) 收到客戶的預(yù)付款或信用證后，以書面形式通知海 外服務(wù)部備貨，同時將預(yù)計船期通知海外服務(wù)部。4.15 海外服務(wù)部依

9、據(jù)合同備件明細(xì), 制定下月備件采購用款計劃，并據(jù)此向財物管理部支取采購款, 并支付給銷售公司（或其他供應(yīng)商）。4.16 海外服務(wù)部通過銷售公司 TDS系統(tǒng)維護(hù)銷售訂單采購備件（銷售公司不能提供的備件，經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，可從汽工貿(mào)或指定配套廠外采）， 并隨時關(guān)注訂單采購進(jìn)度，如有缺項需與銷售公司、海外商務(wù)部門相關(guān)人員積極協(xié)調(diào)解決（海外商務(wù)各部相關(guān)人員每周詢問一次訂單進(jìn)度情況）。4.17 海外服務(wù)部將采購好的備件按公司制訂的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行包裝（外方有特殊要求的，雙方另行商定）。4.18 海外商務(wù)各部對包裝過程進(jìn)行跟蹤，監(jiān)控包裝質(zhì)量。4.19 海外服務(wù)部確認(rèn)在庫出口備件具備發(fā)運條件后，以書面形式通知海外商

10、務(wù)各相關(guān)部門。4.20 海外商務(wù)各部根據(jù)可發(fā)運通知，以書面形式通知客戶可發(fā)運時間、及相關(guān)定艙信息，并在規(guī)定時間內(nèi)要求對方交齊全款。4.21 海外商務(wù)各部通知財務(wù)管理部及時查收貨款，財務(wù)管理部確認(rèn)貨款到帳后及時通知海外商務(wù)各相關(guān)部門。4.22 海外商務(wù)各部將確定的船期在發(fā)運前（提前10天）通知海外服務(wù)部，出現(xiàn)變化及時通知。4.23 海外服務(wù)部在完成國內(nèi)采購后，依據(jù)實際發(fā)貨情況，要求供貨方開具發(fā)票。4.24 相關(guān)部門依據(jù)海外服務(wù)部提供的包裝信息，做好相關(guān)報檢、報關(guān)工作。4.24.1 海外商務(wù)各部在集港前的8 個工作日，書面通知海外物流部進(jìn)行商檢，并向海外物流部提供商檢所需單據(jù)，商檢單據(jù)包括：外銷發(fā)

11、票，箱單，外銷合同（復(fù)印件即可）。4.24.2 海外物流部組織、辦理商檢事宜。4.24.3 海外物流部將商檢后的通關(guān)單據(jù)在集港前3 個工作日，交海外商務(wù) 各部。4.24.4 海外商務(wù)各部協(xié)調(diào)、辦理報關(guān)事宜，并及時將報關(guān)所需全部單據(jù)提供給貨貸公司，報關(guān)單據(jù)包括以下內(nèi)容：報關(guān)委托書、報關(guān)單、外銷發(fā)票，裝箱單，外銷合同，外匯核銷單，商檢單（通關(guān)單、換證憑單或換證憑條等）。4.24.5 海外商務(wù)各部在集港前3 個工作日，書面通知海外服務(wù)部發(fā)運、集港信息（包括：收貨時間、收貨聯(lián)系人、收貨地址、收貨單位及其他要求）。4.25 海外服務(wù)部依據(jù)通知協(xié)調(diào)包裝公司做好發(fā)運準(zhǔn)備（完成包裝箱編號等） ，全部準(zhǔn)備內(nèi)容應(yīng)

12、在集港日的前1 天辦理完。4.26 海外服務(wù)部負(fù)責(zé)聯(lián)系包裝公司根據(jù)發(fā)運通知和發(fā)運指令將備件運至指定地點（港口堆場或倉庫），并監(jiān)督集港過程。4.27 海外商務(wù)各部門負(fù)責(zé)跟蹤集港過程，并監(jiān)督裝箱。4.28 海外服務(wù)部主要負(fù)責(zé)集港過程的跟蹤，海外商務(wù)各部門主要負(fù)責(zé)裝箱過程的跟蹤。4.28.1 海外服務(wù)部負(fù)責(zé)及時解決、處理貨物集港運輸過程中出現(xiàn)的異常情況，并明確責(zé)任方。4.28.2 海外商務(wù)部負(fù)責(zé)及時解決、處理裝箱過程中出現(xiàn)的異常情況，并明確責(zé)任方。4.29 海外服務(wù)部負(fù)責(zé)與包裝公司做好費用結(jié)算工作。4.30 海外商務(wù)各部在通關(guān)、裝船工作完畢后與貨代公司做好港雜費用及其它相關(guān)費用的結(jié)算工作。4.31 海外物流部在通關(guān)、裝船工作完畢后做好商檢費用結(jié)算工作。4.32 海外商務(wù)各部在備件出口后（開船后）的7日內(nèi)向貨代公司取得