大型OA系統(tǒng)的項目管理

1、大型OA系統(tǒng)的項目管理1大型OA系統(tǒng)的項目管理我們知道項目管理主要包括計劃管理， 組織管理，過程管理， 質(zhì)量管理和風(fēng)險管理，下面我們將逐一解析以上各個部分。一、如何作好項目計劃？1 .如何安排項目實施？凡事預(yù)則立，不論大事小事，不論是小項目還是大項目，都 必須要計劃，通過劃中使我們能做總攬全局，胸中有數(shù)，而在項 目計劃中，里程碑計劃又是種極其具有殺傷力的， 請看表1關(guān)于 OA項目實施常見的里程碑計劃。2 .我們?nèi)绾喂芾眄椖拷M織及其職責(zé) ？一項事業(yè)，先有了計劃，我們還得確保有完成計劃的人，而 人員通過系列的組織管理形式加以保證。S省郵政OA項目組實行項目經(jīng)理負責(zé)制，建立了一套健全 有效的組織和領(lǐng)

2、導(dǎo)機構(gòu)，是貫徹項目意圖和順利進行項目實施的 重要條件和保證。我們?yōu)轫椖拷⑼暾涮椎膶嵤┖凸芾斫M織， 配備精練高效的人員。二、如何搭建組織機構(gòu)建議客戶和我們共同成立項目組。 采用項目領(lǐng)導(dǎo)小組下的各 級項目組長負責(zé)制，弁明確規(guī)范所屬下級各組的職責(zé)及組間協(xié)調(diào) 關(guān)系。為項目驗收，設(shè)置了直屬項目領(lǐng)導(dǎo)小組之下的雙方共同組成的驗收小組；為監(jiān)控項目的實施，保證項目的質(zhì)量，在項目執(zhí)行小組下設(shè)置了質(zhì)量監(jiān)控組。 這種結(jié)構(gòu)是在多個大型項目項目中 采用，弁被驗證為行之有效的項目組織方案。1 .機構(gòu)中人員構(gòu)成與職責(zé)1.1 項目領(lǐng)導(dǎo)小組(1)人員構(gòu)成S省郵政公司同OA項目組高級領(lǐng)導(dǎo)人員各 1-2人。S省郵政公司同OA項目

3、組項目總負責(zé)人(即執(zhí)行小組組長) 各1人。雙方項目協(xié)調(diào)、管理人員。組長由S省郵政公司方面擔(dān)任，副組長由我方面擔(dān)任。(2)職責(zé)審核批準(zhǔn)項目的總體方案，項目實施計劃。負責(zé)項目實施過程中的重大事件的決策。根據(jù)項目過程中的進度、質(zhì)量、技術(shù)、資源、風(fēng)險等實行宏 觀監(jiān)控。負責(zé)組建驗收小組，主持驗收工作。協(xié)調(diào)涉及與項目有關(guān)的各方工作關(guān)系1.2 項目執(zhí)行組(1)人員構(gòu)成主要是我方的項目技術(shù)和項目協(xié)調(diào)管理人員，客戶方則主要是，主管信息的部門或相關(guān)部門的技術(shù)人員。項目總負責(zé)人任組長，客戶項目總負責(zé)人任組長， 我方項目 總負責(zé)人任副組長。該小組也可根據(jù)項目的實際情況分成幾個小組，分別負責(zé)應(yīng)用軟件、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)、文檔管理

4、、項目支持、質(zhì)量監(jiān)控、行政保障 工作。在整個項目的執(zhí)行過程中由項目支持、 質(zhì)量監(jiān)控、行政保障 的人員組成項目協(xié)調(diào)管理小組； 系統(tǒng)試運行期間由應(yīng)用軟件、 系 統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)、文檔管理的部分人員組成系統(tǒng)維護小組。(2)執(zhí)行組長職責(zé)根據(jù)項目進展及工作要求制定工作計劃，弁監(jiān)督實施，控制進度。協(xié)調(diào)項目組內(nèi)人員的分工合作，資源分配。提出弁確立業(yè)務(wù)整體需求，完成系統(tǒng)分析和系統(tǒng)整體設(shè)計。負責(zé)制定階段驗收標(biāo)準(zhǔn)和最終驗收標(biāo)準(zhǔn)，報領(lǐng)導(dǎo)小組審批。(3)應(yīng)用軟件人員職責(zé)：完成應(yīng)用軟件的業(yè)務(wù)需求分析、設(shè)計、開發(fā)、測試和安裝。提交供驗收的應(yīng)用軟件系統(tǒng)版本。在系統(tǒng)試運行期內(nèi)對應(yīng)用軟件系統(tǒng)的修改更新。(4)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)人員職責(zé)：負責(zé)主機、

5、系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的到貨、清點、自 檢、安裝、調(diào)試。按照總體設(shè)計的要求進行設(shè)計、施工，弁且在需要時根據(jù)總 體設(shè)計的變更來調(diào)整具體設(shè)計和施工。在項目支持人員的配合下組織對客戶人員的技術(shù)培訓(xùn)。包括現(xiàn)場培訓(xùn)、基礎(chǔ)理論培訓(xùn)、國內(nèi)培訓(xùn)等。(5)文檔管理人員職責(zé)制定項目的文檔編制計劃。依照計劃編制和管理文檔，記錄項目實施過程中的各項事 件，將整個項目中的每一變化情況納入受控狀態(tài)。使項目的各工作組都能及時得到項目進行的最新資料。按照各類文檔產(chǎn)生期限收集整理各類文檔?？刂莆臋n格式， 編制文檔清單，管理文檔版本，與用戶交接。(6)測試人員職責(zé)配合應(yīng)用軟件人員的測試工作， 提供必要的測試數(shù)據(jù)和測試 實例。

6、配合應(yīng)用系統(tǒng)的試運行，完成初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。協(xié)助系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)人員解決項目實施中所涉及的線路、通信等方面的問題。參加項目實施中的現(xiàn)場安裝調(diào)試。配合、組織對人員的各項培訓(xùn)。協(xié)助客戶完成試運行報告，為今后系統(tǒng)移交和系統(tǒng)運行維護 做好各種人員和技術(shù)準(zhǔn)備。(7)質(zhì)量監(jiān)控人員職責(zé)對項目過程中的質(zhì)量管理進行監(jiān)控。對發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量隱患進行監(jiān)督糾正。定期向執(zhí)行組長做出工作監(jiān)控報告。指出存在問題，提出解決方案。協(xié)助執(zhí)行組長完成對應(yīng)用軟件系統(tǒng)驗收前的確認工作。協(xié)助雙方聯(lián)合驗收小組對應(yīng)用軟件系統(tǒng)進行驗收。在項目支持人員的配合下，對客戶人員進行應(yīng)用培訓(xùn)。包括: 應(yīng)用軟件系統(tǒng)操作培訓(xùn)和維護培訓(xùn)。(8)行政保障人員的職責(zé)：按項目

7、要求及時準(zhǔn)備實施場地及條件， 組織協(xié)作人員配合施 工O為施工人員在通訊、交通、進出工作場地等方面提供便利條 件。在項目實施過程中及早籌款，按合同規(guī)定的日期付款。負責(zé)采買項目日常所需物資。項目現(xiàn)場的后勤保障1.3 驗收小組(1)人員構(gòu)成在階段驗收或最終驗收前夕由項目領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)臨時組建。驗收小組的成員由客戶方、 我方人員組成，也可根據(jù)情況由 外面聘請一些專家或代表。組長由客戶方出員擔(dān)任，副組長由我方出員擔(dān)任。(2)職責(zé)根據(jù)項目合同或項目執(zhí)行組制定的驗收標(biāo)準(zhǔn)進行項目的階 段驗收。應(yīng)用軟件需求設(shè)計及測試后版本的驗收。系統(tǒng)上線運行達到用戶基本需求后的初步驗收。試運行順利通過的最終版本驗收。生成驗收報告

8、，提交領(lǐng)導(dǎo)小組審批。1.4 協(xié)調(diào)小組(1)人員構(gòu)成重點大項目的協(xié)調(diào)，設(shè)項目經(jīng)理進行現(xiàn)場的協(xié)調(diào)管理。重點大項目之外的所有項目，都有專人進行項目跟蹤。(2)職責(zé)項目協(xié)調(diào)管理："以人為本"為宗旨；"以服務(wù)為主導(dǎo)"為工作 準(zhǔn)則。項目執(zhí)行過程中備貨、催發(fā)貨、催收合同款、督促驗收、設(shè) 備維修等項目事務(wù)的協(xié)調(diào)和處理。定期與客戶聯(lián)系，問候客戶，了解項目的進展及服務(wù)、運行 情況。接待客戶的投訴弁協(xié)調(diào)處理。協(xié)調(diào)培訓(xùn)中心安排客戶培訓(xùn)事宜。負責(zé)軟件組、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)組提出的項目實施計劃的審核。 根據(jù) 本人的技術(shù)特長承擔(dān)或參與部分技術(shù)實施工作， 做好各項目組負 責(zé)人的助手。配合各組對項

9、目實施計劃進行細劃， 形成各部分的詳細實施 計劃。包括：分解任務(wù)，安排各任務(wù)的執(zhí)行時間、 地點及責(zé)任人。建立現(xiàn)場項目實施的技術(shù)管理檔案， 主要內(nèi)容為：項目實施 計劃、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)變化和軟硬件問題的處理、項目周報等。負責(zé)按照各實施計劃對項目進度的跟催和項目質(zhì)量的檢查， 隨時掌握項目現(xiàn)場的各類情況。負責(zé)用戶、軟件組、系統(tǒng)組、銷售及公司相關(guān)部門的項目協(xié) 調(diào)。對現(xiàn)場發(fā)生的急迫事件主持召集各方人員進行討論弁作出 應(yīng)急決定，同時向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)中層領(lǐng)導(dǎo)匯報(EMAIL或FAX)。配合各部門領(lǐng)導(dǎo)做好項目組人員的調(diào)配，負責(zé)安排項目人員的現(xiàn)場食宿。負責(zé)現(xiàn)場所有人員的考勤弁檢查公司規(guī)章制度尤其是項目 現(xiàn)場制度的執(zhí)行情

10、況。組織協(xié)調(diào)和跟催系統(tǒng)各種問題的修改工作。深入掌握合同的 各項內(nèi)容，根據(jù)現(xiàn)場的實際情況及時處理建議方案的修訂和用戶 的新需求，對合同范圍以外的用戶需求要協(xié)助銷售人員與用戶商 談，增補實施費用或簽定補充合同。認真做好系統(tǒng)測試、用戶培訓(xùn)、初驗文檔準(zhǔn)備的組織工作。 協(xié)助各項目組的負責(zé)人做好現(xiàn)場開發(fā)環(huán)境的管理和軟件模塊版 本的控制工作。組織項目各階段的驗收，協(xié)助銷售人員完成項目的催款。協(xié)調(diào)管理人員是公司的現(xiàn)場代表，要樹立良好的服務(wù)形象， 要時刻想著自己的言行代表著公司。三、如何保障項目成功？根據(jù)我方以往項目的實踐經(jīng)驗， 大型計算機信息系統(tǒng)建設(shè)的 項目管理質(zhì)量，是項目成功與否的關(guān)鍵。 一般來講我們把項目

11、的 實施分為兩個階段：方案設(shè)計階段和方案執(zhí)行階段。我方已經(jīng)形成了 一整套實用的具有我方特色、適合國情的項目管理方法、系統(tǒng)分析方法、系統(tǒng)設(shè)計技術(shù)，以及一整套項目測 試和質(zhì)量保證的計劃和方法，我們相信這些技術(shù)和方法將有助于 整個項目的建設(shè)沿著正確的軌道前進，保質(zhì)保量，高效率而又有條不紊地按計劃進行。概括來說，我方采用了三個交錯的運作管理方法體系來保障 項目的質(zhì)量和進展的順利。這就是，在公司層面上的基于 ISO9001（2000版）的運作管理體系；在項目層面上的基于 PMI的 項目管理制度；在軟件開發(fā)層面上的基于CMM的軟件過程管理。在這三個層面上，三類標(biāo)準(zhǔn)相互肯定又互相補充，我方在充 分理解、分析

12、和實踐的基礎(chǔ)上，結(jié)合公司自身的特點，吸取這三 類標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)點特點，巧妙的融入到公司不斷演進的企業(yè)文化中， 使得項目實施在橫向、縱向及其特定專業(yè)領(lǐng)域方面都得到了充分 的質(zhì)量監(jiān)督和保證，全方位的為項目的順利開展和最終成功提供 了良好的管理平臺。1.基于ISO9001的運作管理體系本公司根據(jù)ISO9001（2000版）標(biāo)準(zhǔn)及新興的系統(tǒng)集成行業(yè)的 特點，建立了項目項目實施的質(zhì)量運作管理體系,它主要適合于國內(nèi)外系統(tǒng)集成項目的項目系統(tǒng)設(shè)計、設(shè)備銷售、軟件開發(fā)、項 目施工和售后服務(wù)等內(nèi)容。本公司的質(zhì)量管理體系已全部文件化。構(gòu)成質(zhì)量體系的文件分為四層：第一層是質(zhì)量手冊，闡述了質(zhì)量方針，弁描述質(zhì)量體系。第二層是程序文件，它規(guī)定了開展各類質(zhì)量活動的方法。第三層是工作指引和工作標(biāo)準(zhǔn)等具體操作指導(dǎo)文件。第四層是設(shè)計方案、各類控制計劃、表格、報告等項目工作 的質(zhì)量記錄。按照ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求及系統(tǒng)集成項目項目管理的實際需 要，本公司共制訂了 31個書面的質(zhì)量體系程序。這些程序涉及 合同控制、設(shè)計控制、采購控制、客戶提供產(chǎn)品的控制、產(chǎn)品的 標(biāo)識和可追溯性、文件和資料控制、過程控制、測量檢驗和試驗 的控制、不合格品的控制、糾正和預(yù)防措施、培訓(xùn)和服務(wù)等等。 近兩年來的項目實施經(jīng)驗表明， 這些程序規(guī)范了工作流程， 統(tǒng)一 了認識標(biāo)準(zhǔn)，很好地解決了項目實施工作中的障礙，取得了良好的效果，尤其是大型信