公司文件收發(fā)管理制度

1、時(shí)間：二 O 二一年七月二十九日收發(fā)文件管理制度之蔡仲巾千創(chuàng)作時(shí)間：二O二一年七月二十九日一、總則1 、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充沛發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的 指導(dǎo)作用，根據(jù)文書(shū)處置的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定 本制度.2、文件管理內(nèi)容包括：上級(jí)政府部份函、電、來(lái)文 ，同級(jí)合作 企業(yè)函、電、來(lái)文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料 .3、本企業(yè)各類(lèi)文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理.二、發(fā)文管理1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件(陳說(shuō)、請(qǐng)示、紀(jì)要、 通知、函件等)，由承辦部份擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后 送總經(jīng)理簽發(fā).2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一掛號(hào)、分類(lèi)編號(hào)并保管 一份原件存檔.3、

2、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒(méi)有收到的 應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送.4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一掛號(hào)，并標(biāo)注發(fā)送 單元、日期，由發(fā)件人簽名.其他部份自主發(fā)送的，由發(fā)送部份自行 負(fù)責(zé).5、發(fā)文規(guī)畫(huà)工作法式：(1)擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部份負(fù)責(zé)擬稿, 擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚 .（ 2 ） 核稿： 核稿是指由擬稿部份經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改 , 為簽發(fā)做好準(zhǔn)備.（ 3 ） 會(huì)簽： 凡公文涉及到其他部份有關(guān)事宜 , 需給有關(guān)部份會(huì)簽 . 有關(guān)部份會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核 , 復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已

3、協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式是否正確等 .（ 4 ）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā).簽發(fā)公文時(shí)如有修改 , 應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期 .（ 5 ）發(fā)文掛號(hào)：此時(shí)的發(fā)文掛號(hào)是指看待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備, 附件是否齊全 , 格式是否統(tǒng)一、 規(guī)范 ,符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)成文稿的內(nèi)容, 并看待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào), 確定份數(shù)后印制 .（ 6 ）用?。河糜∈侵皋k公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章.（ 7 ） 存檔： 在發(fā)文規(guī)畫(huà)流程結(jié)束后 , 檔案管理人員依照文書(shū)檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包括草稿、正文兩份, 及有關(guān)電子文檔 , 并按期將電

4、子檔備份到專(zhuān)門(mén)的硬盤(pán)） . 沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文, 經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以按期銷(xiāo)毀, 銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行掛號(hào), 由二人監(jiān)銷(xiāo) , 保證不喪失、不漏銷(xiāo) .三、收文管理1 、 所有發(fā)至本企業(yè)的文件 （ 含傳真和政府部份轉(zhuǎn)達(dá)的公文、 業(yè)務(wù)往來(lái)文件等）, 由辦公室統(tǒng)一簽收、掛號(hào)、編號(hào), 送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部份規(guī)畫(huà) , 為防止文件擠壓, 一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱 .2 、 接收傳真應(yīng)明確來(lái)文單元、 接收人或部份, 辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交 , 并由接收人簽收 .3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室 , 直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示規(guī)畫(huà) , 移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向

5、上級(jí)陳說(shuō)或指定專(zhuān)人、 轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部份規(guī)畫(huà) , 并由辦公室保管原件或復(fù)印件存檔 .4 、辦公室收到文件 , 應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌, 送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部份閱辦. 需要規(guī)畫(huà)的公文 , 經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后規(guī)畫(huà) ,根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦.5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍 , 所有文件如需外借或復(fù)印必需規(guī)畫(huà)文件借閱手續(xù) , 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱 .6 、 個(gè)人或部份閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間 , 不得將有密級(jí)的文件帶回家、 宿舍和公共場(chǎng)所, 也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人, 閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員 .7、收文規(guī)畫(huà)工作法式：（ 1 ）簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公

6、文投遞單或送文簿上簽字 , 暗示收到 . 公司所有公文由辦公室簽收、拆封, 對(duì)需納入收文規(guī)畫(huà)的 , 應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文掛號(hào).（ 2 ）收文掛號(hào)：收文掛號(hào)是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫(xiě)收文號(hào)等 . 將收到的文件先按來(lái)文機(jī)關(guān)或部份進(jìn)行分類(lèi)按收文日期、收文序號(hào)、來(lái)文單元、來(lái)文字號(hào)、文件題目、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行掛號(hào) .（ 3 ） 擬辦： 在收文掛號(hào)后 , 由辦公室人員送辦公室主任處審核 ,符合有關(guān)規(guī)定的, 辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急水平提出規(guī)畫(huà)意見(jiàn)和建議, 送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部份規(guī)畫(huà).（ 4 ）批辦：批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的規(guī)畫(huà)寫(xiě)出指示性意見(jiàn) ,并指定規(guī)畫(huà)部份和傳閱范圍 .（ 5 ） 承辦： 承辦

7、是指依照總經(jīng)理的批辦意見(jiàn) , 指定承辦部份及傳閱范圍 . 承辦部份接到需辦文件后 , 要認(rèn)真及時(shí)規(guī)畫(huà) , 急件隨到隨辦 . 需兩個(gè)以上部份承辦的文件, 主辦部份要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部份協(xié)商規(guī)畫(huà) , 并負(fù)責(zé)回復(fù)規(guī)畫(huà)結(jié)果.（ 6 ） 催辦： 催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見(jiàn) , 由辦公室催促承辦部份盡快上報(bào)規(guī)畫(huà)結(jié)果.（ 7 ）注結(jié)：文件規(guī)畫(huà)完畢 , 應(yīng)在收文掛號(hào)簿或公文處置單上注結(jié) , 注明規(guī)畫(huà)日期 , 并簡(jiǎn)要寫(xiě)明規(guī)畫(huà)結(jié)果.（ 8 ）存檔：在收文規(guī)畫(huà)結(jié)束后 , 應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保管價(jià)值分類(lèi)整理立卷, 要保證檔案的齊全、 完整 . 沒(méi)有存檔和查存價(jià)值的公文, 經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn) , 可以按期銷(xiāo)毀

8、, 銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行掛號(hào), 由二人監(jiān)銷(xiāo)保證不喪失、不落銷(xiāo) .四、保密文件管理1 、 嚴(yán)格遵守保密制度, 保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、 傳遞、銷(xiāo)毀等 , 并嚴(yán)格把關(guān).時(shí)間：二 O 二一年七月二十九日時(shí)間：二O二一年七月二十九日2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范 圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后 印發(fā).3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必需嚴(yán)格履行審批掛號(hào)手 續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印.4、對(duì)保密文件、保密資料要按期清查，一般每季度清查一次年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止喪失.五、文件的銷(xiāo)毀1、對(duì)過(guò)剩、重復(fù)、過(guò)期和無(wú)保管價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)按期清