電大-最新-辦公室管理形成性考核冊答案匯總

1、辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理作業(yè)1 (第一、第二章)一、單選選擇題1、B 2、D 3、A 4、C 5、A 6、A 7、D 8、C 9、B 10、A二、判斷題1.V 2.V 3.V 4.V 5.X 6.X 7.V 8.V 9.V 10.X三、簡答題1、簡答辦公室的主要特點。P5 (說明：這表示要參考教材第5頁的內容，下 同)(1 )輔助性：辦公室區(qū)別于其他職能部門的第一個特點是它的輔助性。辦公 室工作應當在服務和服從于領導工作的前提下，充分發(fā)揮自己的輔助管理職能，當 好領導的參謀和助手。(2)綜合性：辦公室是各種專業(yè)知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工 作也是一項綜合性的工作.辦公室工

2、作是多元化的。(3)服務性：服務性是辦公室工作的本質屬性。辦公室的設立與工作的開 展，首先是為了適應各級各類機關領導工作的需要，為領導工作提供輔助性的服 務，同時也要為各部門和基層提供服務。2、談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質中善謀”的理解。P8善謀：能夠正確理解領導的意圖，替領導過濾重要的事務；要參”到點子上,謀”到關鍵處，往重諫言技巧，學會把握職場環(huán)境的運作方法，一是個性與共性協(xié) 調統(tǒng)一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結合。3、簡述辦公室設備使用規(guī)范。P16（1 ）必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說 明書的要求進行操作。（2）必須明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人

3、隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設備。（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。（4）未經(jīng)領導允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務.（5）辦公設備的使用環(huán)境溫度為 5c至35C,相對濕度為20%至85%,濕度過低時需用加涅器，溫度過高時需用除濕器，并放在距辦 公設備5米左右的有效影響距離內。（6）如果辦公設備不處于下作狀態(tài)，應及時切斷電源。（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機殼老化，不要 隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態(tài)下插拔各種電 纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤.不 要在

4、運行程序還沒有回到 DOS指示的情況下匆匆關機；不要使用來歷不明的軟 件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對電腦進行保護性 殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施.不要白己隨意處 理電腦硬件故障.不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應全程監(jiān)督。4、簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標簽，以便迅速找到物 品和標明新物應放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發(fā) 出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品

5、應 放在前而，易干找尋和領取；辦公耗材和打印機用品，必須保存在安全的地方，以 便在需要時能輕松找到. 儲藏辦公用品的地方應有良好的照明，以便于找到所 需物品。辦公用品應保存在干燥和通風好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將 有可能導致紙張不能正常地送入打印機或復印機中。訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。辦公室管理作業(yè)2 （第三、第四章）一、設計題 調研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成 階段，請對調研工作的三個階段進行詳細設計。P341 .調研工作的準備階段 （1 ）準備調研內容：確定調研課題：領導提出、 有關部門確定、調查者自選。選題要求：既要注重現(xiàn)實意義，又要具有前瞻性.既要

6、注重領導和群眾關注的當前工作和社會生活中的重點、熱點、難點問題， 又要注重易被公眾忽略而又十分重要的冷門問題。選題原則；價值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。（2）調研課題的審定： 一般調研課題由機關單位或者授權調研部門的領導審定批準.重點調研課題可以采取申報、委托或招標等形式，經(jīng)專家評審、領導批準來確定。（3）成立調研小組，確定調研人員：成立調研小組時要考慮的因素包括，成員應具備良好的政治業(yè)務素質；有調研需要的專業(yè) 能力或專家成員.有豐富的調研經(jīng)驗；注意新老搭配，以便成員相互取長補短.少 而精，避免人浮于事。（4）調研任務前的準備工作： 學習和掌握與課題相關的黨和國家的方針、政策、規(guī)定等；

7、查閱與課題相關的研究成果和文獻資料；學習與課 題相關的自然科學和社會科學知識；了解與課題相關的背景資料。（5）明確調研各階段的任務和要求： 調研的初期，要求明確調研對象的性質和發(fā)展方向。調研的成長期，應當明確如何使調研對象進一步發(fā)展，主要是理清思路、擺明措施。調研的成熟期，應當講清楚如何使事物進一步完善 提高。調研的末期，擬定調研提綱。調研提綱的內容，主要包括調研的目的要 求，調研的對象、范圍和方式方法，調研的時間、步驟和過程，調研的人員組織與 注意事項，調研經(jīng)費的預算等。2 .調研工作的實施階段 實施階段是調研工作的中心階段。其實施步驟為：確 定調查方法，搜集、整理調研材料，綜合分析調研材料

8、。（1 ）調查方法主要包括全面調查法、重點調查法、典型調查法、抽樣調查法、問卷調查法、觀察法、試點 調查法、開會調查法、訪談法、網(wǎng)絡調查法、BS （Brain-storming頭腦風暴）法、專家調查法、哥頓法等。小提示：各調查方法常綜合、交替使用。（2）搜集、整理調研材料，要求全面、系統(tǒng)、豐富、充分、多多益善。（3）認真分析調研材料，綜合提煉調研成果。3.調研工作的完成階段本階段的主要工作是撰寫調研報 告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫提綱、按綱寫作，修改定稿五個步驟。（1 ）確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。（2）選用材料一：材料要具有典塑性、生動性、新穎性，多樣性和準確

9、性等特點。（3）擬寫提綱：注意觀點和材料，大綱和細目的統(tǒng)一，如 導引案例一案例1"。（4）按綱寫作：如表3-1所示。（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點是否明確、語言是否流暢、有無錯別字、標點使用準確與否 等。二、案例分析題*示例分析秘書李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條 不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復印機、打印機、飲水機、檔案柜、公用 書架等。每當她看到復印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都 及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整潔。秘書小王每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書 器、文件夾以及專用電

10、話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊， 從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護公用區(qū)域，也常 將公用資源如電話號碼本、打孔機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不 到，影響了工作。秘書小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。*點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對組 織的形象和績效產(chǎn)生一定的影響。一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑 造，有利于提高秘書的工作效率?？梢?，李敏符合要求；

11、小王的工作存有誤區(qū)；小 劉工作不合要求。*工作程序 加強對日常環(huán)境的管理，營造一個令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書一項經(jīng)常性的工作，也是一份責任和義務。秘書對日常環(huán)境的管理包括 3個方面的內容，即個人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務活動 區(qū)的環(huán)境管理。1.保持你所參與的公共區(qū)域整潔（1要保持上司會客室和會議室的 清潔，在來訪客人離開及會議結束后要及時通知保潔員進行打掃和清理。（2正確使用并注意維護復印機、傳真機等辦公自動化設備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問題自 己動手或及時找人維修。（3對文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經(jīng)常 注意清理，對報刊、文件及公用的辦公用品，用后要及

12、時放歸原處，保持整潔有 序。（4注意發(fā)現(xiàn)在辦公設備、室內光線、溫度、通風、噪音、通道等方面存在的 有礙健康和安全的隱患，并及時提出建議或通知有關人員進行整改。2.保持你的上司的工作環(huán)境的整潔（1經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，將文件 和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和各種陳設要保持清潔。（2每天要定時開窗通風，保持空氣的自然清新，并定時測溫、測濕，保持適合上司習慣的溫度和 濕度。（3經(jīng)上司授權后，定期對上司的文件柜進行清理，將文件資料歸類保管存 放，將一些無用的文件及時清退或銷毀。（4對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機；對辦公室內的金魚，要及時喂食、清排魚 缸內

13、的濁物，保持水質的清潔。（5上司接待客人后，要及時對煙缸、茶具等進行 清洗和整理。（6經(jīng)常對安全、衛(wèi)生等狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知有關人員 進行處理，時刻保持良好的狀態(tài)。3.整理個人工作環(huán)境辦公桌是每一位秘書人員 的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌 面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升 專業(yè)形象，甚至還會因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對辦公室人際關系 也有意想不到的益處。（1辦公桌的必備物品及其整理擺放在辦公桌上的物品都應 是經(jīng)常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書機、膠水、回形針、信封 以及其他一些

14、工作上需要的用品，應將它們整齊地擺放在你的辦公桌上。電話。電腦。參考書。文具用品盒。文件夾。辦公桌抽屜。（2整理辦 公桌的技巧 要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環(huán)境，可以采取以下5個步驟：將不常用的東西轉移到其他的地方。清理過期的文件。注意你的電腦顯示器。充分利用辦公空問。 清理舊的閱讀材料。辦公室管理作業(yè)3 (第五、第六章)一、單選選擇題1 .A 2.C 3.C 4.C 5.C 6.B 7.D 8.D 9.C 10.C二、判斷題1. X 2. X 3. V 4.V 5.V 6. V 7.V 8.X 9.V 10.X三、簡答題1、簡要回答公文寫作的五部曲。P105公文說什么 領

15、悟核心思想 內容是在什么背景下產(chǎn)生的 內容是怎么表達的 是否 符合國家公文格式標準。第一步，公文說什么，領悟領導意圖；要求準確、全面地提煉領導意圖，增加 貼近度”。第二步，領悟核心思想，站在領導角度考慮問 題。第三步，內容是在什么背景下產(chǎn)生的，關鍵把握常用思維方法：模式化思維 方法，對象化思維方法，辯證思維方法，散點思維方法，求同存異思維方法。第四步，內容是怎么表達的，關鍵是牢記擬寫公文的要素及要求：格式，公文的包 裝；主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結構，公文的骨骼；語言，公文的細 胞。目的明確，行文有據(jù)；主旨單一，內容合法；文字表達準確、鮮明、簡練、得 體。第五步，符合國家公文格式標準

16、 一黨政機關公文格式(GB/T9704 2012)。2、簡要回答起草請示的 五步棋”。P110起草請示的思維模式一一沿著以下 五步棋”思路走(1 )因為什么請示一一對于原因、目的的說明(2)請示什么問題提出請示的主題內容(3)怎樣解決問題一一提出解決問題的建議或方案。（4）請求上級回復一一結尾用語的使 用。（5）有無附件需要說明一一根據(jù)需要確定附件的使用與否。3、簡述公文校對工作要求。P127答：可答P127倒數(shù)第6行的內容；也可以 參考下面的內容：首先，要看文稿的標題是否準確，如有的將請示、報告混淆， 通報、通告混淆等情況；也有時不注意標題中的詞語前后顛倒；文件的標題是否缺 項（單位加事由加

17、文種）。 第二，查看公文發(fā)文字號中的年份是否用六角號 括起來的，因為一般人不太注意這些地方，在實際使用中，這個括號的用法可謂是 五花八門，有用方括號的口，有用這種的口，也有用圓括號的（）。這都不對， 一定要使用國家標準規(guī)定的六角括號，這才是正確的。第三，在審稿時遇到文稿有序號的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序號的使用有沒有問題，要全文 檢查核對一下，是否前后統(tǒng)一、有無斷號、重號。 第四，文稿中數(shù)字方面出錯比 較常見，如有的文稿開頭講說有五個方面，可能后面只講了四個方面；也有的講話 稿開頭說講 兩個問題”實際后面是三個問題；另外有人名字的也要仔細檢查核對， 是否有差錯，人數(shù)是否有出入。第五

18、，文稿中的時間，即年月日，不論是正文中，還是文末落款處，出現(xiàn)這種時間就要認真審核是否有誤，特別是每年的年初， 這個時段的文稿在年份上最容易出錯，一不留神就會弄錯，所以一定要記得核對。 第六，注意文中的標點符號。在公文文稿中，對于常用的標點符號通常情況下也是 有統(tǒng)一的規(guī)定，按照規(guī)范要求，在公文中正確使用標點符號。常見的錯誤主要表現(xiàn) 為：有的文件以 為？。”為開頭，這里的句號應該為逗號。有的在 第一“、首先, 等序號后邊該用逗號的用了頓號，有的在序號加括號如（1） （2）后邊不該再加標 點的加了頓號。還有不注意標點的人一逗到底；也有在修改時只修改文字，沒有注 意到標點符號。第七，文稿中的錯別字。在

19、公文文稿中，如果出現(xiàn)錯別字，在這 種情況下，將會影響公文的嚴謹性和權威性。撰寫公文文稿要一絲不茍，完稿之后 需要進行審核。在文字輸入方面，五筆、拼音應用比較廣泛，在用五筆進行輸入 時，通常情況下容易產(chǎn)生形狀相似的錯字，而用拼音輸入法則容易產(chǎn)生同音別字。 在審稿時要有針對性的進行審核，以提高工作效率。第八，有的固定語句一般都是觀點性的，所以使用必須準確，審稿時要特別留心；另外要看的是文章的首尾是否呼應；標題和結 尾用語是否對應，例如請示的結尾要對應 請批復”，報告的結尾要對應 請審示”等 等。第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、專業(yè)名詞、計量單位、技術術語（遇有不確定的，要請教或咨詢有關專業(yè)人

20、員）、符號等是否準確。第十，公文的紙張尺寸、字體字號、字距行距等排版格式是否符合規(guī)范要求，在審核過程中， 需要通篇看一看文中是否存在不符合規(guī)范的地方。在有的文稿中，同一級小標題的 字體、段落間行距出現(xiàn)不一致的情況，這種情況是復制文件的過程中，沒有對文件 格式進行調整造成的。 所以說審稿不能急于求成，要靜下心來，不厭其煩。否則 一旦疏忽大意，出現(xiàn)差錯，便會帶來不可挽回的后果。4、簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。 P143電子公文處理過程可分為五個部分（電子公文的生命周期）（1）創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。（2）辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關操作。（3）交換；按始發(fā)者意圖

21、進行跨系統(tǒng)的公文傳遞。（4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。（5）銷毀：依據(jù)有關規(guī)定將電子公文從存儲介質上物理刪除。辦公室管理作業(yè)4 （第七、第八章）一、填空題常用禮貌用語七字訣：與人相見說 您好"問人姓氏說 貴姓”問人住址說 府上”仰慕已久說 久仰”長 期未見說 久違”求人幫忙說 勞駕”向人詢問說 請問”請人協(xié)助說 費心”請人解答 說請教”求人辦事說拜托”麻煩別人說打擾”求人方便說借光”請改文章說斧 正”接受好意說 領情”求人指點說 賜教”得人幫助說 謝謝”祝人健康說 保重”向 人祝賀說 恭喜”老人年齡說 高壽”身體不適說 欠安”看望別人說 拜訪”

22、請人接受 說笑納”送人照片說惠存”歡迎購買說惠顧”希望照顧說關照"贊人見解說高 見”歸還物品說 奉還”請人赴約說 賞光”對方來信說 惠書”自己住家說 寒舍”需 要考慮說 斟酌”無法滿足說 抱歉”請人諒解說 包涵”言行不妥 對不起”慰問他人 說辛苦”迎接客人說 歡迎”賓客來到說 光臨”等候別人說 恭候”沒能迎接說 失 迎”客人入座說 情坐”陪伴朋友說 奉陪”臨分別時說 再見”中途先走說 失陪”請 人勿送說 留步”送人遠行說 平安”二、簡答題1、簡述公共關系的三大構成要素及其原則。 P1671）公共關系的三大構成要素包括：社會組織 一一主體；公眾一一客體；傳 播一一手段。（2）公共關系的原則：公眾利益至上，實事求是，互惠互利，雙向 溝通，始終如一，開拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。2、提高會議質量的主要方法和措施。P148l ）嚴格執(zhí)行會議審批制度，不合乎條件的會議一律不開。（2）建