公司接待策劃方案

1、關(guān)于銀河電器公司來(lái)訪的接待策劃書文秘見習(xí)第二小組二零一三年六月二十三日.目錄 | contents一、接待準(zhǔn)備3二、接待日程安排及人員5三、接待后期工作14四、經(jīng)費(fèi)預(yù)算14.銀河電器公司將于 2013 年 8 月 6 日上午在總經(jīng)理王強(qiáng)的帶領(lǐng)下一行 7 人來(lái)我公司進(jìn)行為期 3 天的訪問，主要是為加強(qiáng)進(jìn)一步的了解。為了促進(jìn)銀河電器公司和我公司的進(jìn)一步合作，樹立良好公司形象，以及促進(jìn)我公司又好又快的發(fā)展， 公司各部門員工必須重視此次的接待工作，做好全方位的準(zhǔn)備。 為此特別精心安排與制定了本次商務(wù)接待方案。一、接待準(zhǔn)備（一）接待信息 ：1. 接待對(duì)象：銀河電器公司總經(jīng)理一行 7 人2. 接待時(shí)間：

2、2013年 8 月 6 日8 月 8 日3. 接待地點(diǎn)：接機(jī)地點(diǎn)揚(yáng)州泰州機(jī)場(chǎng)；送機(jī)地點(diǎn)南京祿口機(jī)場(chǎng)；下榻酒店京華大酒店參觀地點(diǎn)：（1）公司總部；（2）公司廠區(qū)4. 接待規(guī)格：對(duì)等接待5. 接待原則：熱情友好；細(xì)致周到；禮儀適度6. 接待小組：接待部總負(fù)責(zé)，辦公室、公關(guān)部、后勤部協(xié)同工作（人員詳情分配見附表 1）（二）接待前期準(zhǔn)備：1信息收集。a 銀河電器公司的基本信息，未來(lái)發(fā)展態(tài)勢(shì)，及公司主要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)此次合作的意向態(tài)度；b 銀河電器公司來(lái)訪人員基本情況（詳情見附表 2）；c 過(guò)去來(lái)訪情況；d 抵達(dá)時(shí)間和交通工具；e 來(lái)訪期間天氣狀況；（負(fù)責(zé)部門：接待部）2詢問對(duì)方意見，是否需要預(yù)定機(jī)票，若需要

3、，根據(jù)所要求的時(shí)間和地點(diǎn)來(lái)定；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）3住宿安排。提前預(yù)定房間； （負(fù)責(zé)部門：接待部）4迎接車輛安排。七座商務(wù)車一輛，商務(wù)小轎車一輛，同時(shí)保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）5公司迎賓。參觀人員到達(dá)前 5-10 分鐘，提醒相關(guān)人員做好迎賓工作；（負(fù)責(zé)部門：公關(guān)部）.6擬定會(huì)議通知及會(huì)議議程，并下發(fā)至與會(huì)人員；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）7會(huì)場(chǎng)布置。準(zhǔn)備會(huì)議室花卉、水果、茶水、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，安排攝影攝像等；（負(fù)責(zé)部門：辦公室、后勤部）8資料準(zhǔn)備。歡迎詞，歡送詞，公司宣傳材料，會(huì)議洽談

4、資料；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）9事先聯(lián)系好足藝服務(wù)，游覽大運(yùn)河和瘦西湖事宜。（負(fù)責(zé)部門：辦公室、接待部）附表：1、接待工作任務(wù)分配部門人員事項(xiàng)接待部李燕、提前預(yù)訂酒店，協(xié)助來(lái)賓辦理酒店入住手續(xù)王媛、吳華、許安、宴席（迎接賓客、菜單確定、環(huán)境檢查、費(fèi)用清付）錢梅李虹來(lái)賓信息搜集，提前約定足藝時(shí)間、人數(shù)公關(guān)部孫曉陽(yáng)、鄭關(guān)杰公司迎賓楊洋聯(lián)系廠區(qū)協(xié)調(diào)參觀事宜辦公室張俊雅、郭璟、蔡慶制發(fā)會(huì)議通知及會(huì)議議程、 總結(jié)會(huì)議紀(jì)要， 會(huì)場(chǎng)布置， 會(huì)議物品準(zhǔn)備，會(huì)間服務(wù)孫紹攝影攝像王淼車輛協(xié)調(diào)安排丁彩樺（秘書）接送機(jī)、大廳集合、景點(diǎn)游覽（門票購(gòu)買、導(dǎo)游聯(lián)系）后勤部錢潔連、蔣亞蕾物品采購(gòu)辦理2、來(lái)訪人員詳細(xì)信息及安排姓名

5、職務(wù)年齡性別房號(hào)喜好禁忌王強(qiáng)總經(jīng)理42男1606不喜甜食劉蓉總經(jīng)理秘書29女1610劉明遠(yuǎn)副總經(jīng)理37男1604書法朱敏翰市場(chǎng)部經(jīng)理35男1516趙文濤研發(fā)部經(jīng)理36男1516.李瑋銘市場(chǎng)部經(jīng)理32男1518助理孫堅(jiān)研發(fā)部經(jīng)理30男1518助理 二、接待日程安排及人員（一）日程安排表日期8月 6日8月 7日接待日程安排及人員時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)陪同人員負(fù)責(zé)人8： 20接機(jī)揚(yáng)泰機(jī)場(chǎng)10: 00 11: 20入住京華大酒徐副總經(jīng)理、秘書店11: 30 13:00午宴京華大酒總經(jīng)理、徐副總、市接待部部長(zhǎng)店一樓牡場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)丹廳理，秘書13： 00 14： 30午休酒店房間14:40集合酒店大廳秘書15

6、: 00 17:00參觀公司光明公司徐副總、公關(guān)部人員、公關(guān)部部長(zhǎng)總部秘書18:00 20:00晚宴京華大酒總經(jīng)理、徐副總、秘店 5樓晚書、各部門經(jīng)理及優(yōu)宴廳秀代表接待部部長(zhǎng)20:20 21:30足療揚(yáng)州陸琴徐副總、市場(chǎng)部經(jīng)理、腳藝研發(fā)部經(jīng)理8： 00大廳集合秘書8 :30 9:30品嘗揚(yáng)州特富春茶社徐副總、秘書接待部部長(zhǎng)色早餐9:50 12:00參觀廠區(qū)光明公司總經(jīng)理、徐副總、秘公關(guān)部部長(zhǎng)廠區(qū)書、市場(chǎng)部經(jīng)理、研12:00 13:00午宴廠區(qū)接待發(fā)部經(jīng)理、廠區(qū)經(jīng)理、接待部部長(zhǎng)廳13:20 14:30午休酒店房間.14:40集合酒店大廳秘書15:00 17:00洽談會(huì)議總部二樓總經(jīng)理，徐副總，秘

7、辦公室主任會(huì)議室書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理18:00 19:30晚宴西園大酒總經(jīng)理，徐副總，秘接待部部長(zhǎng)店宴會(huì)廳書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理20:00 21:00夜游古運(yùn)河便益門廣出席宴會(huì)人員辦公室主任場(chǎng)7:30 8: 00早餐京華大酒接待部部長(zhǎng)店餐廳8:10集合酒店大廳秘書8:30 11:20暢游瘦西湖瘦西湖風(fēng)徐副總、秘書辦公室主任景區(qū)8月 8日11:30 13： 30送別午宴趣園總經(jīng)理、徐副總、辦接待部部長(zhǎng)公室主任、秘書、部分部門經(jīng)理14:00集合酒店大廳秘書15:00送機(jī)南京祿口徐副總、秘書辦公室主任機(jī)場(chǎng)（二）每日具體活動(dòng)安排

8、8月6日一、迎接來(lái)賓時(shí)間：上午 8:20地點(diǎn)：揚(yáng)州泰州機(jī)場(chǎng)人員：徐副總經(jīng)理，秘書，司機(jī)兩名準(zhǔn)備工作：迎接牌一個(gè)，鮮花兩束，七座商務(wù)車一輛，商務(wù)小轎車一輛。注意事項(xiàng)：.1. 副總經(jīng)理和秘書及兩名司機(jī)于八點(diǎn)半出發(fā)， 在九點(diǎn)十分之前抵達(dá)揚(yáng)州揚(yáng)泰機(jī)場(chǎng)。接機(jī)時(shí)高舉迎接牌， 讓來(lái)賓清楚看到， 主動(dòng)問候來(lái)賓后，幫來(lái)賓提拿攜帶行李，但注意不要拿來(lái)賓的貴重行李，如手提包等。2. 引導(dǎo)來(lái)賓上車，其中對(duì)方總經(jīng)理和副總及我方徐副總乘坐小轎車，徐副總坐在副駕駛，后座右側(cè)為對(duì)方總經(jīng)理，左側(cè)是對(duì)方副總。我方秘書及對(duì)方其余人乘坐七座商務(wù)車。3. 接待部派人提前在酒店等候，協(xié)助來(lái)賓辦理入住手續(xù)。4. 將來(lái)賓送至京華大酒店，引至

9、安排好的房間。我方人員不宜久留，讓客人及時(shí)休息，消除疲勞。二、午宴時(shí)間： 11:30-13 ：00地點(diǎn)：京華大酒店一樓牡丹廳出席人：總經(jīng)理、徐副總、市場(chǎng)部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、秘書；對(duì)方所有來(lái)賓。（12 人）宴席規(guī)格： 2500 元/ 桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán)42 度 480ml （2 瓶）92 張?jiān)＝獍偌{干紅葡萄酒（2 瓶）注意事項(xiàng)：1. 秘書在午宴開始前， 將擬好的菜單提前給對(duì)方秘書參考， 爭(zhēng)取合乎來(lái)賓的口味和習(xí)慣。 在特色菜上，要多加介紹。午餐時(shí)間盡量不飲酒，以免耽誤下午行程。2. 座次安排：主陪為總經(jīng)理，副陪為徐副總經(jīng)理。主陪右方為客戶方總經(jīng)理，左方為客戶方副總經(jīng)理，副陪右方為客戶方市場(chǎng)

10、部經(jīng)理，右方為客戶方研發(fā)部經(jīng)理。其余人員按職務(wù)依次安排。圖 1：.三、參觀公司時(shí)間： 15:00-17:00地點(diǎn)：光明公司總部出席人：總經(jīng)理，徐副總，公關(guān)部人員，秘書；對(duì)方所有來(lái)賓流程：1.14:30 派車去酒店接來(lái)賓到我公司；2. 徐副總和公關(guān)部部長(zhǎng)全程陪同， 詳細(xì)介紹公司各個(gè)部門以及工作流程。各個(gè)部門經(jīng)理向來(lái)賓介紹該部門情況；3. 向來(lái)賓展示我公司歷年來(lái)取得的榮譽(yù)。 參觀時(shí)，要注意雙方合照留念；4. 參觀完后，前往接待室休息。注意事項(xiàng)：公關(guān)部派人提前做好迎賓工作， 放置“熱烈歡迎銀河電器公司領(lǐng)導(dǎo)蒞臨指導(dǎo)”戧牌。時(shí)間： 18:00 20:00地點(diǎn)：京華大酒店5 樓晚宴廳主題：攜手揚(yáng)帆，共創(chuàng)未

11、來(lái)- 銀河電器公司歡迎酒會(huì)出席人：我方總經(jīng)理，徐副總，秘書、各部門經(jīng)理、公司優(yōu)秀代表及攝影師一名；對(duì)方所有來(lái)賓。 （共 30 人）形式：冷餐會(huì)宴席規(guī)格： 200 元/ 人準(zhǔn)備工作 :1. 接待部人員提前半小時(shí)入場(chǎng)檢查現(xiàn)場(chǎng)，歡迎橫幅和海報(bào)，鮮花，氣球、彩帶，酒水，茶點(diǎn)（酒店負(fù)責(zé)準(zhǔn)備） ；2. 徐副總主持活動(dòng)，我方總經(jīng)理致歡迎辭，營(yíng)造歡樂祥和的氛圍。攝影師做好全程攝影工作。四、飯后休閑時(shí)間： 20:20 21:30地點(diǎn)：揚(yáng)州陸琴腳藝出席人：徐副總、市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理；對(duì)方所有來(lái)賓費(fèi)用： 99 元/ 人8月7日.一、早餐時(shí)間： 8:00來(lái)賓在酒店大廳集合8:30-9:30用餐時(shí)間地點(diǎn)：富春茶社（

12、廣陵區(qū)得勝橋街路35 號(hào)）出席人：徐副總，秘書及對(duì)方所有來(lái)賓規(guī)格：夏沁宴配“魁龍珠”茶（960/ 桌）二、生產(chǎn)廠區(qū)參觀活動(dòng)時(shí)間： 9:50 12:00地點(diǎn)：光明公司生產(chǎn)廠區(qū)陪同人員：總經(jīng)理、徐副總、秘書、市場(chǎng)部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、廠區(qū)經(jīng)理活動(dòng)具體安排：9：309：50 從富春出發(fā)，乘車20 分鐘至生產(chǎn)廠區(qū)9：5011：30 廠區(qū)參觀（廠區(qū)環(huán)境、生產(chǎn)流程參觀）11：3012：00 會(huì)議室座談a 廠區(qū)介紹（廠區(qū)宣傳片，介紹PPT）b 技術(shù)交流（技術(shù)人員PPT講解，互動(dòng)）c 會(huì)場(chǎng)服務(wù)（茶水及相關(guān)材料準(zhǔn)備）d 拍照（依重要程度，進(jìn)行拍照留檔）e 會(huì)后整理（會(huì)場(chǎng)整理，客戶所需資料，裝袋贈(zèng)送）12：0013

13、：00 午餐（廠區(qū)接待廳）13：0013：20 乘車送回酒店注意事項(xiàng)：1. 確定行程后，提前通知廠區(qū)做好準(zhǔn)備，與廠區(qū)相應(yīng)負(fù)責(zé)人聯(lián)系，告知參觀事宜及注意事項(xiàng)。2. 參觀廠區(qū)期間，配備講解員全程陪同講解。3. 會(huì)議室提前布置好會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備好茶水、紙巾以及所需文件資料，調(diào)試好話筒、投影等設(shè)備。4. 安排專業(yè)人員對(duì)來(lái)賓提出的問題進(jìn)行解答。5. 午餐按照接待重要客戶的規(guī)格準(zhǔn)備。宴席規(guī)格： 1500 元/ 桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán)42 度 480ml （2 瓶）92 張?jiān)＝獍偌{干紅葡萄酒（2 瓶）三、會(huì)議洽談活動(dòng).時(shí)間： 14:40來(lái)賓在酒店大廳集合15:00 17:00洽談會(huì)議地點(diǎn)：光明電子集團(tuán)二樓會(huì)議

14、室主題：促進(jìn)雙方公司友好交流，推動(dòng)雙方進(jìn)一步合作主持人：光明電子公司徐副總經(jīng)理參會(huì)人員：銀河電器方：總經(jīng)理，副總經(jīng)理，總經(jīng)理秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理光明電子方：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，項(xiàng)目部經(jīng)理，公關(guān)部經(jīng)理會(huì)議議程：時(shí)間議程發(fā)言人15:00宣布會(huì)議開始主持人15:05光明公司致歡迎詞光明公司總經(jīng)理15:15銀河電器公司代表致辭銀河電器公司總經(jīng)理15:25光明公司介紹本公司 2013 年產(chǎn)品研發(fā)情光明公司研發(fā)部經(jīng)理況及 2014 年最新產(chǎn)品情況15:45客戶代表發(fā)言銀河電器公司研發(fā)部經(jīng)理16:00光明公司介紹 2013 年產(chǎn)品銷售情況

15、及光明公司市場(chǎng)部經(jīng)理2014 年市場(chǎng)調(diào)查預(yù)測(cè)16:25客戶代表提問銀河電器公司市場(chǎng)部經(jīng)理16:40雙方就協(xié)議涉及內(nèi)容洽談17:00閉會(huì)并合影留念會(huì)議布置形式：橫列式會(huì)議座次：左右排列法，長(zhǎng)桌。主位為銀河電器總經(jīng)理，主位左邊首位為銀河電器副總經(jīng)理， 右邊首位為總經(jīng)理秘書， 其余人員按左右順序依次落座； 光明電子方按照對(duì)方座位排布對(duì)應(yīng)入座。圖 2：.A為客方B 為主方會(huì)議準(zhǔn)備：會(huì)議物品準(zhǔn)備及會(huì)場(chǎng)布置：1. 會(huì)場(chǎng)入口擺放兩盆綠色盆栽，會(huì)議桌中間擺放鮮花；2. 每個(gè)座位前放置一瓶礦泉水，一條放在小碟子中的濕毛巾，每?jī)蓚€(gè)座位間擺放一盒紙巾；3. 桌上按順序擺放桌簽、雙方各配置兩個(gè)話筒（雙方總經(jīng)理各配置一

16、個(gè)，其余兩個(gè)為流動(dòng)話筒） ；4. 將所需資料文件（會(huì)議議程、公司宣傳冊(cè)、 2013 年上半年產(chǎn)品資料、2013 年產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告、 2013 年上半年客戶反饋資料、 2014 年預(yù)計(jì)新型產(chǎn)品匯總資料、 2014 年市場(chǎng)預(yù)期調(diào)查報(bào)告）分發(fā)至每個(gè)座位前；5. 將標(biāo)有“光明電子公司與銀河電器公司交流洽談會(huì)”的橫幅懸掛于幕布上方；6. 安排攝影、攝像位置。會(huì)前檢查：1. 電腦、投影儀的檢查調(diào)試；2. 音響、話筒、攝影攝像設(shè)備的檢查調(diào)試；3. 會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生的檢查、溫度的調(diào)試。注意事項(xiàng)：1. 服務(wù)人員及時(shí)添?yè)Q茶水，更換毛巾；2. 會(huì)后由本公司秘書匯總出會(huì)議紀(jì)要；3. 會(huì)間攝像拍照及會(huì)后合影留念。會(huì)議物品準(zhǔn)備明細(xì)

17、表：.序號(hào)用品名稱數(shù)量單價(jià)備注1盆栽2100 元/ 盆2鮮花820元/盆3橫幅1100 元/ 條4紙巾85元/盒5礦泉水220元/箱6綠陽(yáng)春1200 元/ 包7小碟子143元/個(gè)8毛巾165元/條9集體照1410/ 張10桌簽1411茶具1412電腦113投影儀1公司自備14話筒415音響216相機(jī)117攝影機(jī)1四、晚宴時(shí)間： 18：00 19：30地點(diǎn)：西園大酒店宴會(huì)廳出席人：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理；對(duì)方所有來(lái)賓。 （14 人）座次安排：主陪為總經(jīng)理，副陪為徐副總經(jīng)理。主陪左方為客戶方總經(jīng)理，右方為客戶方副總經(jīng)理， 副陪左方為客戶方市

18、場(chǎng)部經(jīng)理，右方為客戶方研發(fā)部總經(jīng)理。 其余人員按職位依次安排。（參見圖 1）宴席規(guī)格： 3000 元/ 桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán)42 度 480ml（2 瓶）92 張?jiān)＝獍偌{干紅葡萄酒（2 瓶）注意事項(xiàng)：1. 接待部安排人員提前在西園大酒店大廳等候來(lái)賓；2. 王總經(jīng)理不能吃過(guò)于甜膩食物， 菜肴以清淡為主， 輔以幾道揚(yáng)州特色菜肴。.五、夜游古運(yùn)河時(shí)間： 20:00 21:00地點(diǎn)：便益門廣場(chǎng) 南門遺址陪同人員：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書注意事項(xiàng)：1. 由西園驅(qū)車至便益門廣場(chǎng)， 客人登船后，司機(jī)驅(qū)車至南門遺址等候。游覽完送回酒店；2. 在畫舫上準(zhǔn)備果盤及茶水。8月8日一、早餐時(shí)間： 7：308：00地點(diǎn)：京華大酒店餐廳注意事項(xiàng)：提前告知對(duì)方秘書此次用餐在京華大酒店內(nèi)，需憑房卡用自助早餐。二、暢游瘦西湖時(shí)間： 8：10來(lái)賓在酒店大廳集合8:3011:20游覽瘦西湖陪同人員：徐副總經(jīng)理，秘書，攝影師一名。準(zhǔn)備工作：1. 秘書 8 點(diǎn)到達(dá)京華大酒店大廳等候2. 門票及飲品購(gòu)買路線：大虹橋南大門徐園四橋煙雨小金山白塔五亭橋望春樓熙春臺(tái)二十四橋石壁流淙錦泉花嶼北門，配備導(dǎo)游講解。三、午宴時(shí)間： 11：3013：30地點(diǎn)：趣園陪同人員：總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、辦公室主任、 秘書、部分部門經(jīng)理；對(duì)方所有來(lái)賓。（15 人）宴席規(guī)格： 3000 元/ 桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán)42