論前臺文員工作的重要性

1、論前臺文員工作的重要性摘要： 首先前臺是一個公司的門面，每個來公司的人最先接觸到的就是前臺（也包括打電話），所以前臺的素質(zhì)、語言、行為、舉止是直接代表公司形象的。因此，前臺文員的工作就更重要和關(guān)鍵了。本文從接待禮儀、制度考勤、檔案管理、文化宣傳等方面對前臺文員工作的重要性進(jìn)行論述。關(guān)鍵詞：前臺文員接待禮儀制度考勤檔案管理文化宣傳前言在如今科技高速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)逐漸膨脹，競爭激烈的21 世紀(jì)，在經(jīng)歷了經(jīng)融危機(jī)后，如今的市場經(jīng)濟(jì)已經(jīng)更加頑強(qiáng)和健全。無論大中小企業(yè)，公司，都在從各個方面完善自己，增強(qiáng)競爭力。尤其是注重公司前臺的設(shè)置和前臺文員的職業(yè)高要求。可以說，前臺的形象直接影響著一個公司的規(guī)模，質(zhì)量，

2、文化及效益。前臺文員就像是一個公司的臉，這張“臉”不僅要天生長得漂亮，而且還要有后天的裝扮，更要有一份職業(yè)的氣質(zhì)散發(fā)出來，吸引來賓， 客戶， 合作者。 許多公司都對前臺文員有了更高的要求和重視。目前，公司前臺文員已經(jīng)成為了很多公司不可或缺的一個崗位。1、 接待禮儀作為一名前臺文員，最首要的工作就是接待。接待禮儀也成為接待工作的重中之重。對于前臺文員的首要要求，就是“雅”、 “親”。 “雅”就是要坐，立，行，走，端正自然，優(yōu)雅氣質(zhì)。 “親”就是要待人接物，處事行動，親切大方。時刻保持良好的精神風(fēng)貌。其次，1.在很多公司都會對前臺文員有這樣的要求：負(fù)責(zé)前臺服務(wù)熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接，做好來電咨詢工作

3、，重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員，不遺漏、延誤； 2. 負(fù)責(zé)來訪客戶的接待、基本咨詢和引見，嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌；3負(fù)責(zé)擬制并做好上級領(lǐng)導(dǎo)或合作商的交流，視察，匯報(bào)的接待工作。前臺熱線的工作雖然是只聞其聲，不見其人。但是對方卻百分之九十可以從你的語氣中聽出你的態(tài)度和工作狀態(tài)，所以一定要做到以真誠的服務(wù)意識和熱情的工作態(tài)度來接聽電話。另外，在語音方面，要盡力做到吐字清楚，聲音甜美，使用文明規(guī)范的語言。最 后要做好來電記錄，及時處理事務(wù)。對于公司的客戶來訪接待，堅(jiān)持做到 3 “S”。一般前臺文員正 坐著，當(dāng)有來訪者時，應(yīng)立即站起來，保持最真摯熱情的微笑，雙 眼目視著對方

4、的眼睛，以示歡迎。如果來訪者是熟悉的人，打招呼問好后，詢問其來訪的目的；若果是陌生人，則在問好后，詢問其身份和來訪目的。需要等候的讓其稍等，并送上報(bào)刊，茶水等；如果對方是不速之客，不搭理你，應(yīng)該嚴(yán)格處理好，不隨意讓無關(guān)的人員或?qū)Σ粦押靡獾娜诉M(jìn)入公司，影響公司的正常運(yùn)行和制度。對于上級領(lǐng)導(dǎo)或合作商的來訪，最好事先做好策劃和準(zhǔn)備。當(dāng)來訪者到來的時候，前臺要微笑相迎，彬彬有禮，熱情細(xì)致地做好一系列的接待和服務(wù)工作。包括著裝，用語，動作，表情。一個有水平的公司，是可以從前臺文員的這些微小的接待工作中看出公司的水平的。因此，前臺文員不僅要做好平時的硬件工作，還要做好軟件工作。自古“禮多人不怪”， “良言

5、一句三冬暖，惡語傷人六月寒” 。禮儀修養(yǎng)體現(xiàn)著一個人的素質(zhì)，更能代表一個團(tuán)隊(duì)，企業(yè)的精神與文化。我國人民習(xí)慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規(guī)矩，遞茶也有許多講究。在我從事前臺文員期間，經(jīng)常會遇到客人到訪，交流的時候。奉茶也就成為了一道必不可少的工作。沒有經(jīng)驗(yàn)的第一次，我倒了滿滿的一杯，茶葉也放得很多，沒過2 分鐘，一杯茶里百分之八十都是茶葉。然后就是單手奉茶，兩杯一起端給客人。在添水的時候我把左手背到了背后，顯得很沒有禮貌等等，出了非常多的小錯誤。有了這次的經(jīng)驗(yàn)后，我第二次就做得比較到位了。茶七酒八，雙手奉茶，笑臉相問，輕快細(xì)致。每隔2 到 3 分鐘就輕輕進(jìn)去給客

6、人添水，不打擾到領(lǐng)導(dǎo)與客人間的談話。然后微笑離開。這一顰一笑都非常關(guān)鍵，可以體現(xiàn)出公司的素質(zhì)和規(guī)格。因此，不要以為這個前臺文員的接待工作很簡單，這是細(xì)工出慢活，以小見大的工作；更是展現(xiàn)公司禮儀文化的平臺。2、 制度考勤“沒有規(guī)矩不成方圓。 ”一個集體，團(tuán)隊(duì)，有一個明確的規(guī)章制度，是非常必要的。一個企業(yè)和公司更需要這樣的制度。有了規(guī)章制度，才能夠更好地執(zhí)行各項(xiàng)工作，才能有條不穩(wěn)地進(jìn)行運(yùn)作。在制度上，前臺文員要做的就是上下班出勤情況。除此之外，還有違反公司各項(xiàng)規(guī)章制度的考勤，請假情況的記錄等等。有些公司地前臺文員每天都做好考勤記錄，一周或者一個月后就統(tǒng)計(jì)匯總，納入到相應(yīng)的懲罰與評優(yōu)當(dāng)中。這份工作可

7、以監(jiān)督員工的上班情況和工作態(tài)度。前臺文員在做這一份工作時是需要一定的耐心和膽量的。因?yàn)槭虑楹芊爆崳刻炷惚仨毾茸龊?，別人才會照做好；其次，在紀(jì)律上一定要實(shí)事求是，不要害怕抓住領(lǐng)導(dǎo)遲到的 “小辮子”， 或者同事的 “小尾巴”而敷衍不登記。這當(dāng)中需要的還有一些小技巧，之所謂 “得民心者得天下”， 這個火候要前臺文員自己掌握好，這樣既不得罪了誰，也不會沒有貫徹執(zhí)行公司的規(guī)章制度。在外來的公司，人員看來，如果前臺的這項(xiàng)工作能夠做好，同樣是可以給公司帶來很好的聲譽(yù)及效益的。3、 檔案管理文員， 顧名思義，其工作自然離不開文字。能夠?qū)懸皇趾梦恼?，能夠熟悉各種辦公常用軟件，以及各種文書的擬制和資料的整理是非

8、常重要的。前臺文員的工作也涉及這些。收發(fā)文件，張貼公告，信函接收，這些都要細(xì)心地做好，同時歸檔，整理，保存。如今很多公司的前臺文員都要負(fù)責(zé)公司人事的檔案管理。做人事檔案管理最重要的就是要有很強(qiáng)的保密意識。因?yàn)樯婕暗氖枪緝?nèi)部的人事資料。管理好員工人事檔案資料，建立，完善員工人事檔案管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。員工的入職申請書，離職表，身份證復(fù)印件，銀行卡復(fù)印件等資料的管理都要謹(jǐn)慎細(xì)致，不出現(xiàn)一點(diǎn)的馬虎和錯誤。人事檔案是一個公司重要的生產(chǎn)，競爭資源。 “以人為本”，正體現(xiàn)當(dāng)今社會的要求。前臺文員要總好這份工作是需要非常細(xì)心的。稍有一點(diǎn)閃失，錯誤，就會影響到公司的業(yè)績，甚至是招來勞動合同的糾紛官司。所以，

9、前臺文員要把好人員信息的建檔工作，這有利于上級部門，甚至整個公司的發(fā)展。4、 文化宣傳每一家公司都自己獨(dú)特的企業(yè)文化。企業(yè)文化是一種無形資產(chǎn)，它的力量和影響是無窮盡，不可想象的。企業(yè)愿景，企業(yè)目標(biāo)，企業(yè)價值觀，企業(yè)安全文化，制度文化, 這些都是公司的根，成長的重要枝葉。做為一名公司的前臺文員，對于公司企業(yè)文化這塊，做的工作時比較多的，也是相當(dāng)重要的。最主要的就是企業(yè)文化的宣傳工作。每個公司基本上都有內(nèi)刊，稿件是內(nèi)部員工所投送的。一般由前臺文員負(fù)責(zé)收集稿件，編輯并且打印出版。這是一種內(nèi)部精神和人文關(guān)懷的建設(shè)，前臺文員在當(dāng)中充當(dāng)?shù)牟粌H是編輯員，而且還有宣傳員。前期的稿件征集，后期的刊物發(fā)放。連接好

10、員工間的關(guān)系的不僅這項(xiàng)工作，還有公司企業(yè)文化宣傳園地的制作和更新。讓公司人員在工作之余學(xué)習(xí)一些課外知識，感受公司的企業(yè)文化及精神。這是一股潛移默化，可以推動公司成長的動力。這需要前臺文員敏銳，機(jī)智的觀察力和創(chuàng)新能力。把公司的企業(yè)文化宣傳做好，也就好比給公司的門面又加了一扇宣傳門，招攬人才，增加商機(jī)。除了文字的宣傳外，語言的宣傳也是必不可少的。前臺文員要有很強(qiáng)的溝通能力和廣闊的人際關(guān)系。對外的溝通和宣傳，以及對內(nèi)的交流與引導(dǎo)。能夠熟練公司的各種文化建設(shè)，并且在對員工和外界人員的宣傳工作上可以準(zhǔn)確，詳盡，這對公司來說是一件很必要的事。 因此， 做為前臺文員，一定要積極主動學(xué)習(xí)公司的企業(yè)文化，讓自己

11、成為公司文化的宣傳者和傳播者。前臺文員要做好這個傳播者的工作并不容易。文稿的征集和編輯，排版是一個非常繁瑣的工作。一般會經(jīng)歷一個月的時間才可以把內(nèi)部文刊給編輯并出版。我就經(jīng)歷過這樣的工作，每一個環(huán)節(jié)都需要你自己的安排和銜接，這樣才可能順利出版，并保證質(zhì)量。只有自己擁有了豐厚的企業(yè)文化知識， “腹有詩書氣自華”，讓企業(yè)的文化從你的言行中體現(xiàn)出來，宣傳出來。結(jié)論也許有的人在腦海里會簡單的認(rèn)為，前臺文員只是一個花瓶，沒有一點(diǎn)重要性；也許在傳統(tǒng)的認(rèn)識里，前臺文員就如一個看門的小姐；也許在大多數(shù)人眼里，會把前臺文員定義為一個只會抄抄寫寫的小秘等等。其實(shí)不然。在如今，做過前臺文員的我就能深刻的感受到前臺文

12、員對一家公司和企業(yè)的重要性。這個崗位的重要性和艱難性事很多人無法想象和預(yù)見的。以上的幾項(xiàng)工作只是前臺文員工作中的幾個重要的工作內(nèi)容，其實(shí)前臺工作多而繁瑣，還需要管理公司各種財(cái)物，提高財(cái)物利用率， 組織策劃各種活動和方案，接受領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)臨時性工作等。事無巨細(xì)，百密一疏。做為前臺文員首先要有積極熱情的工作態(tài)度，正確認(rèn)識面對這份工作。其次，耐心細(xì)致地處理好大大小小各項(xiàng)事務(wù)。最后，要及時準(zhǔn)確地完善自己的工作，為公司的運(yùn)行和發(fā)展做出自己一份應(yīng)有的貢獻(xiàn)。我相信：按照如今的趨勢，在將來的發(fā)展中，公司前臺文員一定會走向更加重要的地位，扮演著不可或缺的角色，對于公司前臺文員的各項(xiàng)要求一定會更高。前臺文員就是

13、一個全能的人才，可以說需要略懂傳統(tǒng)文化，又要精通現(xiàn)代文化。待人能夠落落大方，處事能夠冷靜沉著。所謂動靜兼具方好。作為一名公司前臺文員，努力提高自己的禮儀修養(yǎng)，文化知識認(rèn)知度；加強(qiáng)自己的聽，說，讀，寫能力，把自己培養(yǎng)成一個綜合素質(zhì)的人才。雖然前臺文員現(xiàn)在還并不是一個公司的管理者，但是作為一名前臺文員，一定不要亂，不要無方向地做，盲目地學(xué)。要有自己的一個目標(biāo)和計(jì)劃，一步一步地積累經(jīng)驗(yàn)，讓自己成長，逐漸成為一名出色的前臺文員，公司的形象代言人。我相信，前臺文員以后不僅只是公司的“臉”，更能成為公司的“腦”，掌握并指揮著全局。參考文獻(xiàn)：1 金正昆 接待禮儀禮儀面對面叢書中國人民大學(xué)出版社2009 年 4 月2 張東 淺析人