某地產(chǎn)房地產(chǎn)成都公司文件管理規(guī)范

1、1 目的 為標(biāo)準(zhǔn)公司和各部門的文件分類、編制、更改、傳閱、存檔、查閱、借閱、下發(fā)、作廢及電子文檔的管理，并滿足文件的價值，使其可提供適宜的培訓(xùn)、重復(fù)性和可追溯性，特制訂本文件管理標(biāo)準(zhǔn)。2 范圍2.1 適用于公司內(nèi)各部門文件管理3 職責(zé)3.1 公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以公司名義對內(nèi)、外行文的編制、發(fā)文以及存檔的文件管理。3.1.1 總經(jīng)理辦公室指定專門的檔案管理員，統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司所有原始檔案資料的管理，以防止檔案資料管理的混亂、重復(fù)現(xiàn)象。3.2 各部門負(fù)責(zé)以本部門名義對內(nèi)、外行文編制、發(fā)文以及存檔的文件管理。3.2.1 各部門指定一個兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件管理及收發(fā)管理 等。3.3 公司總經(jīng)

2、理辦公室負(fù)有對公司文件管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的職責(zé)。4 標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容：4.1 文件的分類： 為滿足不同文件的性質(zhì)及需要，總經(jīng)理辦公室及各部門應(yīng)對于各類文件予以分類。 公司內(nèi)部管理文件類：以公司名義發(fā)出的規(guī)章制度、通知通報、人事任免、會議紀(jì)要、方案總結(jié)等文件。 公司對外往來文件類：以公司名義與政府部門、上級公司、相關(guān)業(yè)務(wù)單位及其它單位往來文等。4.1.3 部門文件類：以部門名義發(fā)出的通知、通報、會議紀(jì)要、方案總結(jié)、請示、報告等。4.1.4 業(yè)務(wù)報告類：工程的調(diào)研報告、可行性研究報告、樓盤銷售情況、工程進(jìn)展情況、審計報告、公司按揭情況等。4.1.5 業(yè)務(wù)合同類：工程合同、營銷合同、管理合同、設(shè)計合同

3、、售樓合同等。4.2 文件的編制 為保證公司文檔管理體系的有效性和持續(xù)適宜性，公司各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，不得有錯別字。4.2.2 文件標(biāo)題定為小三號宋體字加粗，文件編號為小四號黑體字，文件內(nèi)容為小四號宋體字。4.2.3 各部門所有需以公司名義對外發(fā)文，都必須到總經(jīng)理辦公室文件管理員處獲取統(tǒng)一發(fā)文編號加蓋公章后，方可對外發(fā)文，編碼方式為：成萬科年度序號，對政府部門發(fā)文需使用紅頭文件紙打印。 以公司名義下發(fā)的紅頭文件編碼規(guī)那么為:成萬字年度第序號。4.2.5 公司、部門日常性下發(fā)文件編碼規(guī)那么為：總經(jīng)理辦公室成萬辦字年度序號，財務(wù)管理部-成萬財字年

4、度序號等，新增部門以此格式類推。4.2.6 部門日常無須存檔的零星發(fā)文不用編號。4.2.7 文件格式的樣板僅限于規(guī)章制度類文件使用成都萬科房地產(chǎn)編號名稱版本第 頁共 頁編制更改審核批準(zhǔn)生效期 年 月 日 目的：(要明確闡述編制和使用本文件的目的) 范圍：(要明確闡述本文件適用范圍。) 職責(zé)：(要明確闡述本文件所列執(zhí)行部門或個人的職責(zé)。) 格式頭定為五號宋體字 后附正文文件編號格式僅限于規(guī)章制度類文件使用： VKCD部門簡稱XX-XX1 部門本類文件的支持性文件以“001起順推 部門本類文件順序，以“01起順推。 見4.2.8.1 公司名稱縮寫4 各部門名稱簡稱：總經(jīng)理辦公室ZB，財務(wù)管理部CW

5、，營銷籌劃部YXCH，設(shè)計部SJ，本錢管理部CB，工程開展部-XM，珠峰在線ZF等。4.3 文件的傳閱 需公司領(lǐng)導(dǎo)審閱的非電子文檔類文件，由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)傳遞至相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)并簽署?文件處理表?，由總經(jīng)理辦公室存檔或轉(zhuǎn)相關(guān)部門存檔。4.5 文件的存檔 部門須規(guī)定本部門文件的歸檔時間，并做好保管工作，明確標(biāo)明存檔人、案卷題名、案卷號、保管期限等。詳見?檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?：檔案分類管理、檔案編號方法4.6 電子文檔的管理4.6.1 公司文件管理員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。4.6.2 電子文檔須定期存儲，并按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存

6、各類文件，重要文件須加密，且以軟盤備份，并指定專人保管。4.7 文件的保密 公司任一人員均有責(zé)任和義務(wù)保守公司的經(jīng)營管理機(jī)密，未經(jīng)公司或部門負(fù)責(zé)人授權(quán)或批準(zhǔn)，不準(zhǔn)對外提供標(biāo)有密級的公司文件，以及其它未經(jīng)公開的經(jīng)營情況、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。公司以下文件需嚴(yán)格保密：辦公會議紀(jì)要、公司經(jīng)營戰(zhàn)略性會議紀(jì)要、財務(wù)收支情況、重大事故分析報告、重要合同、薪金福利制度等。4.7.3 部門負(fù)責(zé)人指定文件管理員負(fù)責(zé)妥善保管部門文件，并履行監(jiān)督職能。如文件發(fā)生短缺或遺失，追究部門負(fù)責(zé)人和文件管理員責(zé)任。4.7.4 4.7.5 任何人不得利用職務(wù)之便，擅自攜帶公司重要文件外出。有權(quán)閱讀保密文件的公司任一人員均需對保密文件負(fù)有相

7、關(guān)責(zé)任，務(wù)必妥善保管所持有的涉密文件。4.8 文件的查閱、借閱4.8.1 非本公司人員不得查閱、借閱公司重要文件。特殊情況須部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.8.2 查閱文件不得帶離辦公室，嚴(yán)禁復(fù)印。4.8.3 各部門如工作需要借閱文件時，須填寫?借閱登記表?，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)前方可借閱；如需要借閱保密文件時，經(jīng)辦公室主任、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可借閱。借出的文件由文件管理員負(fù)責(zé)及時收回并檢查完整情況，如發(fā)現(xiàn)遺失，需在?借閱登記表?的“備注欄加以注明，追究借閱者責(zé)任。4.8.4 公司文件如需要隔夜借出，須征得部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，方可借出，并妥善保管。文件外借時間最長不得超過3天。4.9 文件的下發(fā)、作廢處理4.9.1 新編或更改的管理制度類文件，在獲得批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室文件管理員下發(fā)至公司全體。4.9.2 各部門的臨時性管理文件，在獲本部門第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由部門文件管理員發(fā)至公司各部門、室。4.9.3 各部門的管理制度類文件，在獲分管本部門的總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室下發(fā)至公司全體。4.9.4 在文件修改之前，各部門必須嚴(yán)格按照現(xiàn)有管理文件執(zhí)行。新版文件開始生效后，舊版文件自動失效。4.10 文件的傳遞及報批為配合公司