企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組培訓(xùn)

1、文件日期: 2021-12-21培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo) 流程重組概念流程重組概念 從功能到流程的觀念從功能到流程的觀念 流程重組的收益和成功因素流程重組的收益和成功因素業(yè)務(wù)流程重組業(yè)務(wù)流程重組業(yè)務(wù)流程重組(BPR)是一種改進(jìn),它的目標(biāo)是通過重新設(shè)計(jì)組織經(jīng)營的流程,使流程的增值內(nèi)容最大化,非增值內(nèi)容最小化(包括降低營運(yùn)成本,控制營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn),提高營運(yùn)效率三方面),從而獲得績(jī)效的改進(jìn)平衡質(zhì)量、服務(wù)水平和成本始終是企業(yè)獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的考慮重點(diǎn)平衡質(zhì)量、服務(wù)水平和成本始終是企業(yè)獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的考慮重點(diǎn)降低成本降低成本質(zhì)量改善質(zhì)量改善提升客戶提升客戶服務(wù)水平服務(wù)水平競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)功能驅(qū)動(dòng)運(yùn)營功能驅(qū)動(dòng)運(yùn)營第一階段第一

2、階段第三階段第三階段關(guān)鍵流程驅(qū)動(dòng)運(yùn)營關(guān)鍵流程驅(qū)動(dòng)運(yùn)營電電力力工工程程建建設(shè)設(shè)采采購購設(shè)設(shè)備備維維護(hù)護(hù)客客戶戶采購申請(qǐng)到付款采購申請(qǐng)到付款資產(chǎn)管理資產(chǎn)管理電力項(xiàng)目管理電力項(xiàng)目管理傳統(tǒng)的管理注重職能層級(jí)機(jī)制傳統(tǒng)的管理注重職能層級(jí)機(jī)制流程概念打破職能層級(jí)體制的界限流程概念打破職能層級(jí)體制的界限, ,直達(dá)客戶直達(dá)客戶流程得以承認(rèn)，但功能處于主導(dǎo)流程得以承認(rèn)，但功能處于主導(dǎo)電電力力工工程程建建設(shè)設(shè)采采購購設(shè)設(shè)備備維維護(hù)護(hù)第二階段第二階段壓縮時(shí)間壓縮時(shí)間減少不增加減少不增加價(jià)值的活動(dòng)價(jià)值的活動(dòng)授予相授予相應(yīng)權(quán)限應(yīng)權(quán)限客戶聯(lián)盟客戶聯(lián)盟一次做好一次做好在流程開始時(shí)在流程開始時(shí)就保證質(zhì)量就保證質(zhì)量設(shè)定有彈設(shè)定有

3、彈性的目標(biāo)性的目標(biāo)有效降低成本，有效降低成本，領(lǐng)先的技術(shù)領(lǐng)先的技術(shù)持續(xù)的改善循環(huán)持續(xù)的改善循環(huán)流程圖繪制的方法及技巧流程圖繪制的方法及技巧 流程圖繪制目標(biāo)及基本知識(shí)講解流程圖繪制目標(biāo)及基本知識(shí)講解 流程圖的繪制流程圖的繪制 流程圖交付要求流程圖交付要求q理解現(xiàn)有流程和理解現(xiàn)有流程和資源分配資源分配q闡明企業(yè)關(guān)鍵問題闡明企業(yè)關(guān)鍵問題q識(shí)別改進(jìn)的良機(jī)識(shí)別改進(jìn)的良機(jī)q流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動(dòng)，幫助確定改善機(jī)會(huì)q一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所需輸出結(jié)果的一系列步驟流程圖繪制基礎(chǔ)流程圖繪制基礎(chǔ)流程流程輸入輸入輸出輸出下列為繪制流程圖所需考慮的要素信息：下列為繪制流程圖

4、所需考慮的要素信息： 在流程中的關(guān)鍵行為 流程中的關(guān)鍵責(zé)任 每一行為的主要輸入來源 每一行為的關(guān)鍵交付成果 每一行為輸出的接受者 每一行為所需的時(shí) （內(nèi)部和外部） 間/成本文件/表格：該標(biāo)識(shí)文件，包括表格、字母和報(bào)告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌?biāo)識(shí)上寫下標(biāo)題用以代表特定的文件。系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫：該標(biāo)識(shí)用于表明信息從現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入、處理或輸出?？稍跇?biāo)識(shí)中寫明特定的系統(tǒng)名稱。一套標(biāo)準(zhǔn)的符號(hào)能幫助快速并且一致地通過流程圖進(jìn)行溝通一套標(biāo)準(zhǔn)的符號(hào)能幫助快速并且一致地通過流程圖進(jìn)行溝通流程操作：該標(biāo)識(shí)用于指示一項(xiàng)需要人工處理的活動(dòng)，例如手工處理一個(gè)文件（如手寫的

5、采購單），或人工檢查一個(gè)文件。流程參見:該標(biāo)識(shí)用于指示從一個(gè)流程轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程。數(shù)據(jù)信息:該標(biāo)識(shí)用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。決定批復(fù)：該菱形框代表一個(gè)決定或批復(fù)。它給人以強(qiáng)烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該標(biāo)識(shí)經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。方向標(biāo)記：流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時(shí)的次序，它們引導(dǎo)著流程。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。存檔:該框代表一個(gè)文檔在此處需要被存檔。開始/結(jié)束:該框用以表示一個(gè)流程的開始和結(jié)束。流程圖連接標(biāo)識(shí)：該標(biāo)識(shí)用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于同頁內(nèi)從一個(gè)動(dòng)作框轉(zhuǎn)到另一個(gè)動(dòng)作框。當(dāng)畫到頁底時(shí)，可

6、以在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用連接標(biāo)識(shí)。連接標(biāo)識(shí)的畫法：在標(biāo)識(shí)內(nèi)以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標(biāo)識(shí)，在該標(biāo)識(shí)上寫下相同的英文大寫字母。A繼續(xù)“是”情況下的流程是否狀況表是否被批準(zhǔn)?A對(duì)狀況表作修改在決定框之前使用手工操作標(biāo)識(shí)：如果流程分叉為是/否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動(dòng)標(biāo)識(shí)。是否是否有效？驗(yàn)證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的有效性-流程/任務(wù)生成什么？-職員怎樣執(zhí)行它？-為什么要這樣做？-何時(shí)、由誰對(duì)它進(jìn)行復(fù)核？-流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？-流程活動(dòng)何時(shí)需要？-錯(cuò)誤/問題的種類、頻率和發(fā)生原因是什么？-怎樣處理錯(cuò)誤

7、/問題/例外？-輸出什么？輸出多少？-輸出至哪里？q流程范圍q控制目標(biāo)q主要控制點(diǎn)q涉及部門及表格q流程流轉(zhuǎn)時(shí)間q特定政策建議步驟建議步驟: :-從一個(gè)高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程-確定每個(gè)子流程的開始和結(jié)束(保持重點(diǎn)) -確定關(guān)鍵輸入和輸出-按步驟進(jìn)行每個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程-節(jié)約時(shí)間: 如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面-采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號(hào)-在流程繪制過程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進(jìn)機(jī)會(huì)-核查流程的準(zhǔn)確性C 需要需要 按實(shí)際情況繪制流程C 需要需要 在整個(gè)組織內(nèi)思考流程C 需要需要 與流程牽涉的人員交流C 需要需要 在開始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束C 需要需要 高層次

8、的流程圖D 不能不能 按照自己的想象繪制流程D 不能不能 把流程圖局限在自己的部門D 不能不能 閉門造車，在真空中工作D 不能不能 在確認(rèn)流程范圍前繪制流程D 不能不能 陷入太多的細(xì)節(jié)流程圖的格式流程圖的格式-宋體-標(biāo)題采用14號(hào)字體、加粗、中間對(duì)齊-部門采用10號(hào)字體、加粗、下劃線、中間對(duì)齊-框內(nèi)采用68號(hào)字體、普通不加粗、中間對(duì)齊-連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對(duì)齊-盡量避免相交線將單據(jù)傳將單據(jù)傳遞給辦公遞給辦公室室將單據(jù)傳遞給將單據(jù)傳遞給辦公室辦公室將單據(jù)傳將單據(jù)傳遞給辦公遞給辦公室室將單據(jù)傳遞將單據(jù)傳遞給辦公室給辦公室將單據(jù)傳遞將單據(jù)傳遞給辦公室給辦公室將單據(jù)傳遞將單據(jù)傳遞給辦公室給辦公

9、室將單據(jù)傳將單據(jù)傳遞給辦公遞給辦公室室將單據(jù)傳將單據(jù)傳遞給辦公遞給辦公室室將單據(jù)傳遞將單據(jù)傳遞給辦公室給辦公室q起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和流程對(duì)象必須清晰q輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確q應(yīng)當(dāng)在合適的地方標(biāo)出估計(jì)時(shí)間（該項(xiàng)流程作業(yè)所需的時(shí)間）q為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/負(fù)責(zé)的范圍q做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉地讀懂流程圖q詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無效率的活動(dòng)q量化目前的關(guān)鍵績(jī)效考評(píng)指標(biāo) 中中 轉(zhuǎn)轉(zhuǎn) 倉倉 調(diào)調(diào) 貨貨 流流 程程調(diào)調(diào) 入入 分分 公公 司司 / / 中中 轉(zhuǎn)轉(zhuǎn) 倉倉營營 銷銷 本本 部部調(diào)調(diào) 出出 分分 公公 司司在本區(qū)域中轉(zhuǎn)倉不能滿足分公司要貨需求,同時(shí)總部也缺貨時(shí),物流專員向

10、本部提出調(diào)貨申請(qǐng)(一式三聯(lián))(1)調(diào)貨申請(qǐng)本部營銷管理科根據(jù)營銷策略和物流成本考慮，在兩個(gè)小時(shí)內(nèi)形成調(diào)貨方案，轉(zhuǎn)交第三方物流操作(2)如果方案與營銷管理科的要求有出入須征得營銷管理科同意，最后方案填入調(diào)貨申請(qǐng)，（4）第第 三三 方方 物物 流流向備調(diào)出分公司物流專員確認(rèn)貨物適合調(diào)出，如果貨物包裝不良，須獲調(diào)入分公司的書面確認(rèn)后形成調(diào)貨方案（3）調(diào)貨方案發(fā)運(yùn)員按調(diào)貨申請(qǐng)、內(nèi)部采購訂單和內(nèi)部銷售訂單與運(yùn)輸車隊(duì)業(yè)務(wù)員聯(lián)系,互相溝通運(yùn)輸能力和配送需要后制定運(yùn)輸計(jì)劃（6）調(diào)貨申請(qǐng)第三方物流計(jì)劃員根據(jù)調(diào)貨申請(qǐng)打印內(nèi)部采購訂單和內(nèi)部銷售訂單（5）內(nèi)部采購訂單內(nèi)部銷售訂單運(yùn)輸計(jì)劃發(fā)運(yùn)員根據(jù)調(diào)貨申請(qǐng)和銷售訂單等

11、單據(jù)用電話通知運(yùn)輸公司安排車隊(duì),同時(shí)填制調(diào)貨申請(qǐng)上的承運(yùn)人證明欄目車隊(duì)在調(diào)貨申請(qǐng)上相應(yīng)欄目蓋章（7）發(fā)運(yùn)員把調(diào)貨申請(qǐng)傳真給調(diào)出和調(diào)入分公司物流專員（9）物流專員根據(jù)所收到的單據(jù),安排對(duì)經(jīng)銷商的發(fā)運(yùn)計(jì)劃或入中轉(zhuǎn)倉,并在貨物到達(dá)前辦妥相關(guān)手續(xù)并通知車隊(duì)和收貨單位（18）物流管理專員收到第三方物流的傳真,通知倉庫備貨,保證調(diào)出的貨物外包裝良好,適合銷售。并與車隊(duì)司機(jī)溝通協(xié)調(diào)（10）發(fā)運(yùn)員把調(diào)貨申請(qǐng)復(fù)印件交給運(yùn)輸車隊(duì)（8）倉管員以調(diào)貨申請(qǐng)的承運(yùn)人證明欄目?jī)?nèi)容，核實(shí)運(yùn)輸車隊(duì)司機(jī)的身份（11）倉管員按調(diào)貨申請(qǐng)發(fā)貨并安排裝車,司機(jī)監(jiān)督物品包裝狀態(tài)與調(diào)貨申請(qǐng)的描述一致。雙方有爭(zhēng)議時(shí)先由物流專員協(xié)調(diào)，最終由本部

12、營銷管理科裁定。并記入調(diào)貨申請(qǐng)（12）車隊(duì)司機(jī)開手工產(chǎn)品送貨單(一式六聯(lián):分存根,商業(yè)單位,結(jié)算,回單,車隊(duì),分公司聯(lián))并在調(diào)貨申請(qǐng)產(chǎn)品包裝狀態(tài)欄詳細(xì)填寫實(shí)際狀況（13）物流專員或倉管員會(huì)簽產(chǎn)品送貨單和調(diào)貨申請(qǐng),物流專員留倉庫聯(lián)和分公司聯(lián)（14）產(chǎn)品送貨單司機(jī)完成提貨并開車到指定分公司（15）中轉(zhuǎn)倉或經(jīng)銷商倉管員按預(yù)先收到的通知核對(duì)司機(jī)送來單據(jù),檢查和點(diǎn)收貨物（19）貨物狀態(tài)與單據(jù)的記錄一致收貨單位和司機(jī)在產(chǎn)品送貨單和調(diào)貨申請(qǐng)相應(yīng)欄目會(huì)簽不一致情況后收貨（20）否收貨，中轉(zhuǎn)倉倉管員收取單據(jù),在手工帳作記錄并把入庫,出庫資料通知物流專員（21）是開始物流管理專員把庫存資料輸入分公司K3系統(tǒng)倉儲(chǔ)模

13、塊并將最后結(jié)果填入調(diào)貨申請(qǐng)表附產(chǎn)品送貨單交物流部用于考核,索賠對(duì)帳（22）物流管理科收到分公司的通知并把庫存資料輸入總公司K3系統(tǒng)的倉儲(chǔ)模塊,將調(diào)貨申請(qǐng)財(cái)務(wù)聯(lián)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門（23）信息系統(tǒng)倉儲(chǔ)模塊信息系統(tǒng)銷售模塊信息系統(tǒng)倉儲(chǔ)模塊結(jié)束物流管理專員在發(fā)貨后24小時(shí)內(nèi)把產(chǎn)品送貨單附在調(diào)貨申請(qǐng)上傳真調(diào)入地物流專員和第三方物流發(fā)運(yùn)員（17）物流管理專員在分公司的信息系統(tǒng)倉儲(chǔ)模塊輸入庫存數(shù)據(jù)（16）信息系統(tǒng)倉儲(chǔ)模塊調(diào)貨申請(qǐng)內(nèi)部銷售訂單調(diào)貨申請(qǐng)樣樣 張張流程繪制練習(xí)流程繪制練習(xí)在流程繪制過程中在流程繪制過程中, ,我們不僅應(yīng)該理解現(xiàn)有的流程我們不僅應(yīng)該理解現(xiàn)有的流程, , 更要識(shí)別流程改進(jìn)的機(jī)會(huì)更要識(shí)別流程改進(jìn)

14、的機(jī)會(huì), , 建議的步驟如下建議的步驟如下: :流程圖繪制完畢后，可以開始分析流程改進(jìn)的機(jī)會(huì)流程圖繪制完畢后，可以開始分析流程改進(jìn)的機(jī)會(huì)，典型的流程問題包括：典型的流程問題包括：尋求通過信息技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用提高流程效率的機(jī)會(huì)尋求通過信息技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用提高流程效率的機(jī)會(huì)此外此外, ,可以通過流程改進(jìn)分析找到解決企業(yè)管理問題的速效方案可以通過流程改進(jìn)分析找到解決企業(yè)管理問題的速效方案流程改進(jìn)練習(xí)流程改進(jìn)練習(xí)1.減少不必要的審核減少不必要的審核供電所所長(zhǎng)和供電公司總經(jīng)理的審批可以去除2.加強(qiáng)部門協(xié)作與溝通加強(qiáng)部門協(xié)作與溝通在采購計(jì)劃進(jìn)度方面需要參考財(cái)務(wù)部門的意見，確保采購計(jì)劃與資金計(jì)劃的整合3.縮短審核時(shí)間縮短審核時(shí)間縮短各級(jí)管理部門的審批時(shí)限，并加以制度規(guī)范建立授權(quán)機(jī)制，確保在總經(jīng)理出差期間，4.提高審