項目溝通管理規(guī)定

1、項目溝通管理編號共頁管理規(guī)定版本00/2012第頁1 .目的為了確保項目信息能夠及時且恰當(dāng)?shù)厣?、收集、傳輸，存儲、調(diào)用以及最終處理。2 .范圍適用于公司一般管理和項目管理。3 .內(nèi)容溝通管理覆蓋項目開發(fā)的整個過程，項目溝通管理由溝通計劃編制、信息發(fā)布、績效報告和管理收尾四部分組成。溝通計劃反映項目干系人的信息溝通需求。信息發(fā)布使需要的信息及時發(fā)送給項目干系人?？冃蟾嬗脕硎占l(fā)布項目績效和狀態(tài)信息（包括狀況報告、 進(jìn)度報告和分析預(yù)測）。項目或項目階段在達(dá)到目標(biāo)或因故終止后，需要進(jìn)行收尾，管理收 尾包含項目結(jié)果文檔的形成， 包括項目記錄收集、對符合最終規(guī)范的保證、 對項目的效果（成 功或教訓(xùn)

2、）進(jìn)行的分析以及這些信息的存檔（以備將來利用）。3.1 溝通計劃編制溝通計劃決定于項目干系人的信息溝通需求：誰需要什么信息，什么時候需要，怎樣獲得。溝通計劃的編制需要兩項工作做支持，識別干系人和溝通規(guī)劃。在編制溝通計劃前， 依據(jù)項目章程、采購文件、事業(yè)環(huán)境因素，項目經(jīng)理應(yīng)組織專家團(tuán) 隊首先進(jìn)行項目干系人分析， 識別所有受項目影響的人員或組織， 確定項目干系人的信息需 求，定義其溝通方法，編制干系人登記冊和干系人管理策略。以此作為編制溝通計劃的輸入。根據(jù)不同的溝通需求、溝通技術(shù)、溝通方法，以及環(huán)境因素，項目經(jīng)理制定出溝通管 理計劃。溝通管理計劃通常包括以下內(nèi)容：a）干系人的溝通需求；b）需要溝通

3、的信息，包括語言、格式、內(nèi)容、詳細(xì)程度；c）發(fā)布相關(guān)信息的原因；d）信息發(fā)布的時限和頻次；e）負(fù)責(zé)溝通相關(guān)信息的人員；。有權(quán)發(fā)布機(jī)密信息的人員；g）接收信息的個人或單位；h）傳遞信息的技術(shù)和方法，如電話、郵件、會議等；i）為溝通活動分配的資源，包括時間和預(yù)算；j）隨項目進(jìn)展，更新和修訂項目溝通管理計劃的方法；k）制約因素，通常來自特定的法律法規(guī)、技術(shù)要求和組織政策等。如果項目將使用網(wǎng)站和項目管理軟件，溝通管理計劃中還應(yīng)說明如何使用該網(wǎng)站和軟件。3.2 信息發(fā)布發(fā)布信息是按計劃向項目干系人提供相關(guān)信息的過程。在項目開發(fā)過程中， 項目經(jīng)理應(yīng)將項目信息及時傳遞給項目干系人，包括項目溝通管理計劃和臨時

4、索取的信息發(fā)布。信息發(fā)布的方式是多種多樣的，如：會議、文件、辦公自動化系統(tǒng)、電話、郵箱、口頭 溝通等。無論運(yùn)用哪種溝通方式，都應(yīng)遵循以下原則：準(zhǔn)確性、完整性、及時性、非正式組 織溝通的運(yùn)用原則。值得注意的是，信息發(fā)布應(yīng)做好反饋記錄。要求如下：a）以紙質(zhì)文件形式發(fā)布信息，應(yīng)要求相關(guān)項目干系人簽字確認(rèn)；b）以辦公自動化系統(tǒng)形式發(fā)布信息，應(yīng)要求相關(guān)項目干系人發(fā)送郵件回執(zhí)；c）以會議形式發(fā)布信息，應(yīng)留存會議簽到表和會議記錄；d）以電話、郵件等非正式溝通方式溝通，應(yīng)對信息意見做文字記錄。3.3 績效報告報告績效是收集并發(fā)布績效信息的過程，該過程包括定期收集、 對比與分析計劃與實際數(shù)據(jù)，以便了解和溝通項目

5、進(jìn)展與績效情況，并預(yù)測項目結(jié)果。通過發(fā)布績效報告， 向項目干系人適度地提供有關(guān)資源如何利用來完成項目目標(biāo)的信息。項目經(jīng)理應(yīng)依據(jù)溝通管理計劃，以各干系人所要求的詳細(xì)程度，向他們提供項目狀 態(tài)和進(jìn)展信息，一般包括關(guān)于項目范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量的信息?？冃蟾婵啥ㄆ诰幹?， 也可能基于特殊情況而編制。報告常用格式包括橫道圖、S曲線圖、直方圖和 Excel表格。要做好績效報告，就必須選擇合理的績效報告的工具和技術(shù)（績效評審、偏差分析、趨勢分析、掙值分析），使績效報告與項目的實際情況最接近。3.4 管理收尾管理收尾包含項目結(jié)果文檔的形成（這些文檔可以使發(fā)起人或客戶對項目產(chǎn)品的驗收正 式化），包括項目記錄的

6、收集、對符合最終規(guī)范的保證、對項目的成功、效果及取得的教訓(xùn) 進(jìn)行分析、以及這些信息的存檔以備將來使用。管理收尾活動不能等到項目結(jié)束才進(jìn)行， 項目的每個階段都要進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖瘴玻?保證重 要的、有價值的信息不流失，另外，人才數(shù)據(jù)庫中的雇員技能應(yīng)該得到更新，以反應(yīng)新的技能和熟練程度的提高。4 .要求目前我們常用的溝通方式有會議溝通、文件溝通和口頭溝通三種方式，針對不同的溝通方式，具體要求如下：4.1 會議溝通管理本公司內(nèi)部項目溝通會議類型分為三種：工程評審會議、項目評審會議和關(guān)控評審會議。工程評審會議為不定期會議,項目經(jīng)理主持會議。 依據(jù)產(chǎn)品研發(fā)流程標(biāo)準(zhǔn)要求，項目經(jīng)理根據(jù)項目實際進(jìn)展?fàn)顟B(tài)自由組織召開

7、，時間、地點、會議人員均由項目經(jīng)理自定。項目評審會議分為定期和不定期兩種。公司重點項目評審會為定期召開，每月上旬召開一次， 會議由總經(jīng)理主持會議， 會議時間、地點、參加人員基本固定，具體要求見項目評審管理規(guī)定。如有變更應(yīng)經(jīng)過總經(jīng)理或研發(fā)副總批準(zhǔn)，具體安排由 PMO組織協(xié)調(diào)。特殊要求：預(yù)計有重大分歧時，項目經(jīng)理在 會前應(yīng)提前與項目干系人進(jìn)行溝通，做好會前準(zhǔn)備，保證會議效率和質(zhì)量。一般項目評審會議由項目經(jīng)理主持會議，要求至少一個月一次， 參與人員應(yīng)包括所有項目組成員，必要時可以加入相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，會議時間、地點由項目經(jīng)理自定。關(guān)控評審會議為不定期會議，由項目經(jīng)理根據(jù)項目進(jìn)展需要組織召開，具體要求見關(guān)

8、控評審管理規(guī)定對于外部溝通，我們一般采用電話會議方式，必要時進(jìn)行走訪交流。電話會議要求做好會議記錄，必要時電話錄音；進(jìn)行客戶和供應(yīng)商走訪時，口頭達(dá)成的協(xié)議應(yīng)轉(zhuǎn)化為文件進(jìn)行簽字確認(rèn)，交流記錄應(yīng)同時發(fā)送給內(nèi)部和外部相關(guān)項目干系人。以上所有會議溝通均要求：會議召開前，與會人自覺簽到；會議結(jié)束后，由項目經(jīng)理或指定記錄人員整理形成會議紀(jì)要，并與會后發(fā)給與會人員，必要時抄送領(lǐng)導(dǎo)。4.2 文件溝通管理文件的溝通傳遞通常分為紙質(zhì)版和電子版，文件傳遞首先應(yīng)依據(jù)文件性質(zhì)的不同（如財務(wù)文件、技術(shù)文件等有保密要求）遵守公司相關(guān)文件傳遞規(guī)定，按照要求進(jìn)行流通傳遞，注意保密性，做好收發(fā)記錄。紙質(zhì)版文件傳遞要求簽字確認(rèn)，或進(jìn)行復(fù)制、掃描，自留存檔；電子版文件傳遞應(yīng)保存?zhèn)鬟f記錄，郵件記錄、郵件回執(zhí)等。4.3 口頭溝通類似口頭交流、私下溝通等非官方的溝通交流活動，因其具有很大的隨意性、臨時性，不方便留有證據(jù)，卻又在我們的工作中占據(jù)很大的比例，對