電大辦公室管理小抄最新

1、辦公室管理試卷一一、單項選擇題 (請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題 1 分，共 10 分 )1 辦公室布置要注意() 。D 各種溝通、保密2傳真機的使用哪一項是不對的()B 隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送3在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當(dāng)?shù)?( ) 。 C作會議記錄時離開會議室接聽電話4以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的 ( ) 。B讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品5以下文員的工作順序中，哪一項是正確的() 。B文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機智應(yīng)對的應(yīng)變能力6文員必須管理好金錢，學(xué)會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當(dāng)?shù)?( ) 。A最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不

2、重要7文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的 ( )B應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己8以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的 ( ) 。A 審查功能D 吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去10 文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免( )D 日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄二、判斷題 (正確打 “"，錯誤打 “×"o每小題 1 分，共10 分 )1 2 3 × 4× 5×6 7×8 9 10 ×·1文員作介紹，若年齡

3、、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹 ( )2如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。3如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。()4 文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為 “歸檔 "，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。5要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。6 如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。7

4、宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。8 如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。9 假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。10 為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。三、簡答題 (每小題 10 分共 20 分 )1 文員進言是指什么 ?進言具有什么作用 ?方法和要求是什么 ?1 答案：(1) 進言是指文員主動對上司提出意

5、見、建議、批評或規(guī)勸；(2) 參謀作用； (2 分)(3) 補缺作用； (1 分)(4) 增進關(guān)系作用； (1 分 )(5) 適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事； (1 分)(6) 適時?？紤]時機； (1 分)(7) 適地。看場合； (1 分 )(8) 適度。要注意掌握分寸。 (2 分)2 什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷 ?(1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為 “立卷特征 ”； (2 分)(2) 按問題特征立卷；(1 分)(3 按作者特征立卷；(1分 )(4) 按文種特征立卷；(1分 )(5) 按時間特征立卷；(1分)1 / 7(6)按地區(qū)特征

6、立卷；(1 分)(7)按通訊者特征立卷；(1 分)(8) 在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。 (2 分)四、設(shè)計題 (每小題 10 分。共 20 分 )1麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會?(1) 座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2) 座談會以小型為主，人數(shù)以七、 L 人為宜； (2 分)(3) 座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(1分)(4) 主持人負責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(1 分)(5)

7、 詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； (2 分(6) 座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；(1 分)(7) 會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。， (1 分 )2 科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會議時間為 5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入 600元，假設(shè)一個月工作30 天、一天工作 8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200 元，飲料費100 元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10 元。請計算會議的成本。答案：1)會議成本

8、=2×3(G+S) ×Tn+ 后勤開支 =6(G+S)T ·n+ 后勤開支(2)G- 參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10 元， (2400÷30÷8)(3)S 參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為 2 5 元。 (600÷30÷8) (1 分)(4)T 參加會議人員人均到會時間為5 小時； (1 分)(5)n 參加會議人數(shù)為50 人 (46+4) ； (1 分)(6) 后勤開支 等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800(200+100+10× 50)(7) 會議成本一6

9、15;(10+2 5) ×5×50+800 =18750一 -800=19550( 元 )(2 分 )五、案例分析題(每小題 20 分，共 40 分 )1 某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林了你的才能 ?你是大材小用，為什么不去大公司呢 ?小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好你認為小趙在這兩件事上做

10、得怎么樣 ? 他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對。(1) 不能說 “總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧，辦公室人員不能替上司做主；(3 分)(2) 接待來訪者應(yīng)細心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽； (3 分)(3) 對提重要建議的來訪者，應(yīng)認真記錄，匯報上司； (4 分)(4)應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；(3 分)(5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；(3分 )(6) 應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110 。(4分 )2 東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司進行了打扮。正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那

11、套價值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮，指責(zé)客商。客商拂袖而去。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能! ”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦 !客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系 ?"小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的 ?(1) 小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；(3 分)j(2) 小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象； (3 分)(3)

12、 小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；(3分)(4) 小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(3 分)(5) 小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；2 / 7(6) 小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。中央廣播電視大學(xué) 2007 2008 學(xué)年度第一學(xué)期 “開放專科 ”期末考試辦公室管理試卷一、單項選擇題1、文員打印寄往歐美國家的信封，收信人

13、內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（）C 、姓名、部門、地址、國名2、有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（）B 、發(fā)表意見3、郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（）、應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦、以下哪些接打電話的行為是不正確的（）、受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回擊、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的（）、如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯誤的（）、名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（）、下級單位報送的報告、

14、統(tǒng)計報表等、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（）、簽發(fā)文件、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（）、切勿事感用事10 、以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（）B 、決策性二、判斷題1. ×2. 3. ×4. 5. ×6. ×7. 8. ×9. 10. 1 、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ ）2 、文員應(yīng)避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（）3 、文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行。（ ）4 、如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門。（）5 、文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地

15、位低的人。（）6 、假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（）7 、代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)、文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（）、交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（）10 、不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（）三、簡答題、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？(1) 單位印章、套印章；（ 2）（ 2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（2 分）（ 3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關(guān)刻制頒發(fā)；（ 2 分）（ 4）另

16、一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（ 2 分）（ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（ 2 分）（ 6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（ 1 分）（ 7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細登記；（ 1 分）（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（ 1 分）（ 9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。（ 2 分）、按照 2000 院行政機關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？（ 1）命令（令）；（1 分）3

17、/ 7（ 2）決定；（ 1 分）（ 3）公告；通告；（ 2 分）（ 4）通知；通報；（ 2 分）（ 5）議案；（ 2 分）（ 6）報告；（ 1 分）（ 7）請示；（ 1 分）（ 8）批復(fù)；意見；（ 2 分）（ 9）函；（ 1 分）（ 10 ）會議紀(jì)要。（ 2 分）四、設(shè)計題、康橋賓館位于本市南京西路號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午 9： 00 至 12 ：00 召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？（ 1）會議的名稱：（

18、 2 分）（ 2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（2分）（ 3）日期、時間（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）；（2分）（ 4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（2 分）（ 5）議題（或者議事日程）；（2 分）（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；（1 分）（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（ 2 分）（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。（ 2 分）、某個下雨天，在利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？（ 1）要替搭車回去

19、的人安排車子；（2 分）（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 2 分）（ 3）有留話時，切記務(wù)必傳達；（ 1 分）（ 4）檢查會場有無物品遺漏；（ 1 分）（ 5）要為參加會議的人員送行；（ 1 分）（ 6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（2 分）（ 7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（2 分）（ 8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（1分）（ 9）關(guān)緊門窗并上鎖；（ 1 分）（ 10 ）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。（2分）五、案例分析題1 、波揚公司準(zhǔn)備在本市市中心如開

20、大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負責(zé)安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。預(yù)定會議廳和租借放映機的任務(wù)交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關(guān)資料，打電話問了一些情總，決定租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是 8 月 9 日上午十點整，而資料放時間是十點十五分。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在 9 日上午九點四十五分必須準(zhǔn)時把放映機送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。 9 日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。

21、劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚 突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷； “怎么這個地方連停車場也沒有 ”問題：（ 1 ）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？（ 1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（ 2 分）（ 2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請示該如何辦？（ 2 分）（ 3）馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程；（ 3 分）（ 4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（ 2 分）（ 5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（ 2 分）（ 6）召開大

22、會型會議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（ 2 分）（ 7）租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問題、停車場等，（ 3 分）（ 8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實地查看；（2 分）（ 9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。（2 分）（ 2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？（ 3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？4 / 72 、小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人， “歡迎、歡迎 ”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說： “坐在這里視野好。 ”而后，自己坐到

23、汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？（ 1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（3 分）（ 2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意； “我替你拿可以嗎？ ”（2 分）（ 3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3分）（ 4）司機開車，汽車的位次禮儀是 “右為上，左為下；后為上，前為下 ”；（ 3 分）（ 5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（3分）（ 6）客人公司的一些內(nèi)容情況、個

24、人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（ 3 分）（ 7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。（ 3 分）辦公室管理試卷及答案一、單項選擇題 (請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題 1 分，共 10 分 )1在使用復(fù)印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)? )。A. 接通電源可立即復(fù)印操作2，以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的 ( ) 。C. 標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名3文員按照 “優(yōu)先順序 ”處理工作，以下哪一項是不適宜的( )。D 可以按照文員自己的習(xí)慣進行工作4文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的() 。A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾

25、進自己的意見5以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的( )。B 打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話6 以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的 ( )。C. 未用完一道萊時，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)7 以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項是不適宜的()D 不一定要弄到確認旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明8 文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮() 。D 有無休息室9 以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜() 。B 由過程先說10 將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，

26、這是()。A. 騎邊章二、判斷題 (正確打 “”，錯誤打 “ X?！泵啃☆} 1 分，共10 分 )1 2X3 4X5X6X7 8X9 101 文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。()2 凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。()3 值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。()4 檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。()5 辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。()6 合適的話題可以有雙方都感興趣的、

27、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。()7 受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。()8 宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。()9 無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù?“黑領(lǐng)結(jié) ”，便表示穿無尾正式禮服。()10 拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。( )5 / 7三、簡答題 ( 每小題 10 分，共 20 分 )1 來信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求是什么 ?(1) 受理的范

28、圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。 (1 分)(2) 及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。 (2 分)(3) 認真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點，或在信紙的空白處注明 “參閱某卷宗或“可與前信印證 ”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。 (2 分)(4) 逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人 ) 以及承

29、辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。(1 分)(5) 認真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級負責(zé)、歸口辦理 ”的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。(2 分 )(6) 及時復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復(fù)信可采取收信人(單位 )復(fù)信，或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進行。(2 分)2文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求 ?(1) 不要失去報告的適當(dāng)時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間。(2 分)(2) 不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司

30、) 報告； (2 分 )(3) 報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如： “結(jié)果是這樣，理由有三個，一是?！?2分)(4) 一定要簡短、扼要、流暢； (1分)(5) 如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H 的原則檢查是否有遺漏； (2 分 )(6) 如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告工程很多時，可以制作 “報告?zhèn)渫?”提出來。 (1 分)四、設(shè)計題 ( 每小題 10 分，共 20 分 )1 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做?1) 在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)

31、等；(1 分)(2) 還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等； (2 分 )(3) 在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。(1 分)(4) 還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。 (1 分)(5) 要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。 (1 分)(6) 贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(1 分)(7) 如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。(1 分)(8) 文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面

32、作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價格范圍。(1 分)(9) 為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。(1 分)2 文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作 ?1) 整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。 (2 分)(2) 回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。(2 分)(3) 盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。 (2 分)(4) 把在出差時結(jié)識的有

33、關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(2 分)(5) 對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。五、案例分析題(每小題 20 分，共 40 分 )1 某年 3 月 5 日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從 3 月 5 日至 3 月 12 日，預(yù)定 12 日上午回來。文員小王負責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵們科長 ”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，3 月又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于12 日下午的研討會，小王想，總邀請總，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心