如何做好采購計劃與預(yù)算

1、如何做好采購計劃與預(yù)算采購計劃是指采購人員在了解市場供求情況，認(rèn)識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中和掌握物料消耗 規(guī)律的基礎(chǔ)上對計劃期內(nèi)物料采購管理活動所做的預(yù)見性的安排和部署。采購計劃是根據(jù)生產(chǎn)部 門或其他使用部門的計劃制定的包括采購物料、采購數(shù)量、需求日期等內(nèi)容的計劃表格。采購預(yù)算是保障企業(yè)戰(zhàn)略計劃和作業(yè)計劃的執(zhí)行，確保企業(yè)組織目標(biāo)一致；協(xié)調(diào)企業(yè)各部門 之間的合作經(jīng)營以及在企業(yè)各部門之間合理安排有限的資源，保證資源分配的效率性。對企業(yè)物 流成本進(jìn)行控制、監(jiān)督。那么做好采購計劃與預(yù)算就顯得尤為重要了，采購人員在做采購計劃和 預(yù)算時要注意哪些問題？采購人員應(yīng)該如何做好采購計劃與預(yù)算呢？此份資料包含了以下

2、內(nèi)容：一、采購數(shù)量計劃二、采購預(yù)算(用款計劃)編制三、影響采購計劃丁預(yù)算的因素一、采購數(shù)量計劃1.1.編訂采購數(shù)量計劃的目的企業(yè)的經(jīng)營自購人原料、物料開始，經(jīng)加工制成或經(jīng)組合裝配成為產(chǎn)品，再通過銷售過程獲 取利潤。其中如何獲取足夠數(shù)量的原料、物料，即是采購數(shù)量計劃的重點(diǎn)所在。因此，采購數(shù)量 計劃是在某一特定的期間內(nèi)，應(yīng)在何時購入何種材料及材料多少的估計作業(yè)?？偟膩碚f，數(shù)量計劃應(yīng)達(dá)到以下目的(1)(1) 預(yù)估材料需用數(shù)量與時間，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動。(2)(2) 避免材料儲存過多，積壓資金，占用倉儲空間。(3)(3) 配合公司生產(chǎn)計劃與資金調(diào)度。(4)(4) 使采購人員事先準(zhǔn)備，選擇有利時

3、機(jī)購人材料。(5)(5) 確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便控制用料成本。3.3.需運(yùn)用的資料(1)(1)生產(chǎn)計劃由銷售預(yù)測，加上人為的判斷，即可擬訂銷售計劃或目標(biāo)。銷售計劃，是表明各種產(chǎn)品在不 同時間的預(yù)期銷售數(shù)量：而生產(chǎn)計劃則依據(jù)銷售數(shù)量，加上預(yù)期的期末存貨減去期初存貨來擬訂(2)(2)用料活單生產(chǎn)計劃只列示產(chǎn)品的數(shù)量， 若想直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料， 以及數(shù)量多少， 則須借 助用料活單。該活單是由研發(fā)或產(chǎn)品設(shè)計部門擬訂的，內(nèi)容列示各種產(chǎn)品由哪些材料所制造或組 合而成。根據(jù)該活單可以精確計算制造某一種產(chǎn)品的用料需求數(shù)量。用料活單所列的耗用量，即 通稱的標(biāo)準(zhǔn)用量，與實(shí)際用量相互比較，可作為用料控制的

4、依據(jù)。(3)(3)存量管制卡若產(chǎn)品有存貨，則生產(chǎn)數(shù)量不一定要等丁銷售數(shù)量。同樣，若材料有庫存數(shù)量，則材料采購 數(shù)量也不一定要等丁根據(jù)用料活單所計算的材料需用量。因此，必須建立物料的存量管制卡，以 表明某一物料目前的庫存狀況：再依據(jù)用料需求數(shù)量，并考慮購料的作業(yè)時間和安全存量水準(zhǔn)， 算出正確的采購數(shù)量，然后才開具請購單，進(jìn)行采購活動。4.4.采購數(shù)量計算2.2.采購數(shù)量決定流程如1采購數(shù)量決定流程圖綜上所述，生產(chǎn)計劃、用料活單或材料需求計劃以及存量管制卡，是決定采購數(shù)量的主要依 據(jù)，因而，可依以下公式計算采購數(shù)量：本期應(yīng)購數(shù)量=本期生產(chǎn)需用材料數(shù)+本期期末預(yù)定庫存量一前期預(yù)估庫存量一前期已購未入

5、 庫數(shù)量5.5.填寫采購數(shù)量計劃表用料計劃表只表示某一物料某月份應(yīng)予訂購的總量， 至丁某一物料應(yīng)在何時訂購、 訂購多少 及何時到貨，則必須填寫采購數(shù)量計劃表。二、采購預(yù)算（用款計劃）編制1 1 .什么是采購預(yù)算采購預(yù)算是指采購部門在一定計劃期間（年度、季度或月度）編制的材料采購的用款計劃。2.2. 采購預(yù)算的目的采購部門可以憑采購預(yù)算進(jìn)行采購和控制采購用款支出，并使財務(wù)部門據(jù)此籌措和安排所需 資金，協(xié)調(diào)采購與財務(wù)部門之間的關(guān)系。國內(nèi)外采購，有的以延期付款的方式進(jìn)行。例如采用承兌交單、遠(yuǎn)期信用證及遠(yuǎn)期本票或支票。這些延期付款方式，不但到期日相當(dāng)確定，而且金額很大（例如 D/AD/A 和 P/NP

6、/N 在到期日必須支 付 100%100%勺貸款，遠(yuǎn)期信用證支付 90%90%勺貸款）。因此，若采購預(yù)算（即付款計劃）分為到期與新購 兩部分，由丁到期部分可以相當(dāng)準(zhǔn)確地估算，因而采購預(yù)算有助丁資金需求計劃的正確性。3.3. 采購預(yù)算編制的內(nèi)容列入采購預(yù)算的各種材料的采購數(shù)量和金額，以企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)和經(jīng)營維修所需的原材料、零 部件、備件等為主。設(shè)備更新和基本建設(shè)所需的機(jī)器設(shè)備和工程材料，則應(yīng)另編單項(xiàng)采購預(yù)算， 不包括在計劃期間的采購預(yù)算內(nèi)。4.4. 采購預(yù)算編制的目的采購預(yù)算通常根據(jù)以下依據(jù)編制：（1 1）計劃期間生產(chǎn)和經(jīng)營維修所需材料的計劃需用量。由生產(chǎn)計劃管理部門在銷售計劃的基礎(chǔ)上根據(jù)所編制的

7、生產(chǎn)計劃，以及前期材料消耗資料和 材料活單計算確定。（2 2）預(yù)計本期期末庫存量。預(yù)計本期期末庫存量，加上由編制預(yù)算之日起至本期期末止這一期間的預(yù)計收入量再減去同 期預(yù)計發(fā)出量來確定。預(yù)計本期期末庫存量即為計劃期期初庫存量。(3)(3) 計劃期期末結(jié)轉(zhuǎn)庫存量。由倉管和采購部門根據(jù)各種材料的安全儲備量和提前訂購期共同確定。(4)(4) 材料計劃價格。由采購部門根據(jù)材料的當(dāng)前市場價格，以及其他各種影響因素如國際政治經(jīng)濟(jì)因素來確定。三、影響采購計劃丁預(yù)算的因素影響采購計劃與預(yù)算的準(zhǔn)確性的要素，采購人員應(yīng)詳加注意，具體來說有下列各項(xiàng)：1.1. 年度營銷計劃除非市場出現(xiàn)供不應(yīng)求的狀況，否則企業(yè)年度的經(jīng)營

8、計劃多以營銷計劃為起點(diǎn)，而營銷計劃 的擬訂，義受到銷售預(yù)測的影響。 銷售預(yù)測的決定因素， 包括外界的不可控制因素， 如國內(nèi)外經(jīng) 濟(jì)發(fā)展情況(GDPGDP 失業(yè)率、物價、利率等)、技術(shù)發(fā)展、競爭者狀況等；以及內(nèi)部可控制因素，如 財務(wù)狀況、技術(shù)水準(zhǔn)、廠房設(shè)備、原料零件供應(yīng)情況、人力資源及公司聲譽(yù)等。2.2. 年度生產(chǎn)計劃一般而言，生產(chǎn)計劃源丁營銷計劃，若營銷計劃過丁樂觀，將使產(chǎn)量變成存貨，造成企業(yè)的 財務(wù)負(fù)擔(dān)：反之，過度保守的營銷計劃，將使產(chǎn)量不足以供應(yīng)顧客所需，喪失了創(chuàng)造利潤的機(jī)會 因此，常因營銷人員對市場的需求量估算失當(dāng)，造成生產(chǎn)計劃朝令夕改，也使得采購計劃與預(yù)算 必須經(jīng)常調(diào)整修正，物料供需長

9、久處丁失衡狀況。3.3. 用料活單若產(chǎn)品、工程變更層出不窮，致使用料活單難作及時的反應(yīng)與修訂，以致根據(jù)產(chǎn)量所計算出 來的物料需求數(shù)量，與實(shí)際的使用量或規(guī)格不盡相符，造成采購數(shù)量過多或不及，物料規(guī)格過時 或不易購得。因而，采購計劃的準(zhǔn)確性，有賴丁維持最新、最正確的用料活單。4.4. 存量控制卡由丁應(yīng)購數(shù)量必須扣除庫存數(shù)量，因而，存量控制卡記載是否正確，也會影響采購計劃的準(zhǔn) 確性。這包括料賬是否一致，以及物料存量是否全為良品。若賬上數(shù)量與倉庫架臺上的數(shù)量不符, 或存量中并非全數(shù)皆為規(guī)格正確物料，這將使倉儲的數(shù)量低丁實(shí)際的可取用數(shù)量，故采購計劃中 的應(yīng)購數(shù)量將會偏低。5.5. 物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定在編

10、訂采購預(yù)算時，對將來擬購物料的價格預(yù)測不容易，故多以標(biāo)準(zhǔn)成本替代。如果該標(biāo)準(zhǔn) 成本的設(shè)定，缺乏過去的采購資料為依據(jù)，也無工程人員嚴(yán)密精確地計算其原料、人工及制造費(fèi) 用等的總成本，則其正確性會降低。因而，標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際購人價格的差額，即是采購預(yù)算準(zhǔn)確 性的評估指標(biāo)。6.6. 生產(chǎn)效率生產(chǎn)效率的高低，將使預(yù)計的物料需求量與實(shí)際的耗用量產(chǎn)生誤差。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降低， 會導(dǎo)致原物料的單位耗用量提高，而使采購計劃中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需。當(dāng)生產(chǎn)效率有降低趨勢 時，采購計劃必須將此額外的耗用率計算進(jìn)去，才不會發(fā)生原物料的短缺現(xiàn)象。7 7 .價格預(yù)期在編訂采購金額預(yù)算時，應(yīng)對物料價格漲跌幅度、市場景氣狀況等多加預(yù)測，甚至列為調(diào)整 預(yù)算的因素。由丁個人主觀的判定與事實(shí)的演變常有差距，也可能會造成采購預(yù)算的偏差。由丁影響采購計劃與預(yù)算的因素頗多，故采購計劃與預(yù)算擬訂后，必須與產(chǎn)銷部門保持經(jīng)常 的聯(lián)系，并針對現(xiàn)實(shí)的狀況作必要的調(diào)整與修訂，才能達(dá)成維持正常產(chǎn)銷活動的目標(biāo)，并協(xié)助財