excel在人力資源管理中的應(yīng)用

1、 本章主要介紹如何使用Excel制作管理員工考勤的工作簿，在制作過程中會用到COUNTIF函數(shù)來計算員工遲到和早退情況等信息。除了運(yùn)用函數(shù)外，還將用到分類匯總，來制作出完整的日?？记诘脑聟R總。為了便于讀者學(xué)習(xí)，下面先來了解COUNTIF函數(shù)、分類匯總的含義及使用方法。 COUNTIF函數(shù)用于計算單元格區(qū)域中滿足給定條件的單元格個數(shù)。具體語法如下：COUNTIF(range,criteria) 其中各參數(shù)的含義如下。l range：需要計算滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域。l Criteria：確定哪些單元格將被計算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。 分類匯總是對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的

2、一種方法，分類匯總可以對數(shù)據(jù)庫中指定的字段進(jìn)行分類，然后統(tǒng)計同一類記錄的有關(guān)信息。統(tǒng)計的內(nèi)容可以由自己指定，也可以統(tǒng)計同一類記錄中的記錄，還可以對某些數(shù)據(jù)段求和、求平均值和求極值等。 不管是什么種類的表格都有直接的格式，員工考勤表當(dāng)然也有自己的格式，考勤表中主要的要有姓名、時間和代表遲到、出勤、曠工的標(biāo)記，制作步驟如下。 步驟1 在Excel窗口中新建一個空白工作簿，然后在A1單元格中輸入標(biāo)題“員工考勤表”，在A2單元格中輸入注意項：遲到、早退和曠工各自所代表的標(biāo)記符號，在A3單元格中輸入“序號”標(biāo)題文字，在A4單元格中輸入序號1，接著向下填充序號。 步驟2 在B3單元格中輸入“時間”，在B4

3、單元格中輸入“姓名”。 步驟3 由于對員工的考勤要分上午和下午，需要每個員工占有上下午兩個單元格，為此，需要調(diào)整序號位置，讓每個序號下方都有一空單元格。 步驟4 在C5、C6單元格中分別輸入“上午”和“下午”，然后向下填充C5:C6單元格區(qū)域中的內(nèi)容。 步驟5 在D3單元格中輸入年月，在D4單元格中輸入日期1，然后向右填充日期。 員工考勤表有它的固定形式，制作的考勤表要符合實(shí)際的需要，能夠讓人一目了然，更要方便做最后的統(tǒng)計，下面就介紹如何制作員工考勤表。 步驟6 到月底需要做統(tǒng)計，故而在AI3單元格中輸入“合計”，在AI4:AL4單元格中分別輸入“遲到、曠工、事假和病假”，在AM3單元格中輸入

4、“確認(rèn)簽字”。 步驟7 選中A1:AL單元格區(qū)域，然后在“開始”選項卡下的“對齊方式”組中單擊“合并后居中”按鈕。輸入考勤表中的內(nèi)容填充日期 步驟8 將第二行單元格按照表格大小選中，然后在“開始”選項卡下的“對齊方式”組中單擊“合并后居中”旁邊的下三角按鈕，打開列表選擇 “合并單元格”命令，再單擊“文本右對齊”按鈕。 步驟9 選中A3:A4單元格區(qū)域，然后在“開始”選項卡下的“對齊方式”組中單擊“合并后居中”。 步驟10 選中B3單元格，然后在“開始”選項卡下的“對齊方式”組中單擊“文本右對齊”按鈕。單擊“合并后居中”按鈕單擊“文本右對齊”按鈕 步驟11 選中B3:B4單元格，然后在“開始”選

5、項卡下的“插圖”組中單擊“形狀”按鈕，并在展開的菜單中選擇“直線”線條，接著按照選中的方框大小，沿著對角繪制出一條對角線。 步驟12 按日期所占列合并D3單元格；同樣合并AI3:AL3單元格區(qū)域。 步驟13 根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整表格各列的寬度。 步驟14 選中A1單元格，然后在“開始”選項卡下的“字體”組中單擊 “字號”按鈕旁邊的下三角按鈕，選擇所需要的字號。制作對角線改變文字大小 步驟15 在“開始”選項卡下的“字體”組中單擊“邊框”按鈕旁邊的下三角按鈕，從展開的菜單中選擇“所有邊框”命令，為所有單元格添加邊框。 步驟16 在表格的右下角添加“考勤人員”文字，這樣一張考勤表就制作完成。選擇“所有

6、邊框”命令成功制作考勤表錄入員工出勤信息 下面介紹如何統(tǒng)計公司員工的遲到和早退情況，具體操作步驟如下。 步驟1 在制作的出勤表中錄入員工出勤信息，并用各種數(shù)字符號表示員工出勤狀況。其中，遲到為“0”，出勤為“1”，曠工為“2”，早退為“3” 。 步驟2 統(tǒng)計員工遲到情況。選中AI5單元格，然后單擊“插入函數(shù)”按鈕，彈出“插入函數(shù)”對話框，接著在“或選擇類別”下拉列表框中選擇“統(tǒng)計”選項，再選擇下面的COUNTIF函數(shù)，最后單擊“確定”按鈕。選擇COUNTIF函數(shù) 步驟3 彈出 “函數(shù)參數(shù)”對話框，設(shè)置COUNTIF函數(shù)參數(shù)，再單擊 “確定”按鈕。 步驟4 向下填充AI5單元格中的公式，計算其他

7、員工遲到的次數(shù)。 設(shè)置COUNTIF函數(shù)參數(shù)計算其他員工遲到的次數(shù) 步驟5 選中AJ5單元格，然后在“插入函數(shù)”對話框中選擇COUNTIF函數(shù)，再單擊“確定”按鈕。設(shè)置COUNTIF函數(shù)計算其他員工早退的次數(shù) 步驟6 彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框，設(shè)置COUNTIF函數(shù)，再單擊“確定”按鈕。 步驟7 選定AJ5單元格，向下拖動填充柄，復(fù)制公式一直到AJ26單元 格，計算其他員工早退的次數(shù)。統(tǒng)計員工曠工的情況 在統(tǒng)計出員工遲到和早退情況后，要制作完整月份的日?？记诘脑聟R總 表，還要將員工的曠工和出勤情況統(tǒng)計出來，具體操作步驟如下。 步驟1 在AK5單元格中輸入公式“=COUNTIF(D5:AH6,2)

8、”，并按Enter鍵確認(rèn)，接著向下填充公式，計算員工的曠工情況。 步驟2 統(tǒng)計員工的出勤情況，可在AL AK5單元格中輸入公式“=SUM(D5:AH6)-(AJ5*AI5)-(AK5*S7)”，按Enter鍵計算第一位員工的出勤情況，接著向下填充公式，計算其他員工的出勤情況。計算出所有員工的出勤情況 步驟3 選中AI5:AL26單元格區(qū)域，然后在“數(shù)據(jù)”選項卡下單擊“分級顯示”按鈕，從展開的下拉列表中選擇“分類匯總”命令。 步驟4 彈出“分類匯總”對話框，在“匯總方式”下拉列表框中選擇“求和”，在“選定匯總項”下面選中“遲到”、“早退”、“曠工”和“出勤”四項，再單擊“確定”按鈕。選擇“分類匯

9、總”命令“分類匯總”對話框查看分類匯總結(jié)果 步驟5 返回工作表，然后調(diào)整單元格的大小適合匯總數(shù)據(jù)的大小。 對員工進(jìn)行考勤是為了公司的制度能夠良好地運(yùn)行，這也是和員工的獎金發(fā)放有直接關(guān)系的，所以分析員工的考勤情況是必要的。選中“姓名”和“合計”列選擇“復(fù)制”命令 篩選員工的考勤情況，可以更加直觀地查看到各個員工出勤的情況，也可以產(chǎn)生一個對比，具體操作步驟如下。 步驟1 在員工考勤表中將“姓名”列選中，然后按住Ctrl鍵選中“合計”列。 步驟2 右擊選中的單元格區(qū)域，在彈出的列表中選擇“復(fù)制”命令。 步驟3 切換到Sheet2工作表，右擊任一單元格區(qū)域，在彈出的菜單中選擇 “粘貼”命令，得到一張新

10、的表格。 步驟4 選中表格，然后在“數(shù)據(jù)”選項卡下的“排序和篩選”組中單擊 “排序”按鈕。 步驟5 彈出“排序”對話框，設(shè)置“主要關(guān)鍵字”參數(shù)為“數(shù)值 升序”，再單擊“確定”按鈕。創(chuàng)建新的工作表設(shè)置排序參數(shù) 步驟6 返回表格后會發(fā)現(xiàn)表格中的數(shù)據(jù)按照出勤數(shù)的大小進(jìn)行從小到大的排序。 步驟7 在“數(shù)據(jù)”選項卡下的“排序和篩選”組中單擊“篩選”按鈕。 步驟8 將遲到數(shù)小于等于1的員工篩選出來。單擊“遲到”右側(cè)的下三角按鈕，在彈出的列表中打開“數(shù)字篩選”|“小于或等于”命令。升序排序結(jié)果選擇“小于或等于”命令自定義自助篩選方式成功篩選出遲到小于等于一次的員工 步驟9 彈出“自定義自助篩選方式”對話框，

11、在“小于或等于”右側(cè)的文本框中輸入1，再單擊“確定”按鈕，返回表格就會發(fā)現(xiàn)遲到數(shù)小于等于1的員工被篩選出來了。 步驟10 單擊“早退”按鈕右側(cè)的下三角按鈕，在彈出的列表中打開“數(shù)字篩選”|“小于等于”命令。 步驟11 彈出“自定義自助篩選方式”對話框，在“小于或等于”右側(cè)的文本框中輸入1，然后單擊“確定”按鈕。設(shè)置曠工篩選參數(shù)成功篩選出曠工次數(shù)小于等于1次的員工 步驟12 返回表格就會發(fā)現(xiàn)早退數(shù)小于等于1的員工被篩選出來。 步驟13 使用該方法，篩選出“出勤”大于或等于45的員工。 成功篩選出出勤次數(shù)大于等于45次的員工選擇“移動或復(fù)制工作表”命令“移動或復(fù)制工作表”對話框 考勤表的需求量很大

12、，如果能批量制作的話，可以提高工作效率。下面就介紹批量制作考勤表的方法。 步驟1 打開一張空白的員工考勤表，然后單擊“開始”選項卡下“單元 格”組中的“格式”按鈕，從彈出的菜單中選擇“移動或復(fù)制工作表”命令。 步驟2 彈出“移動或復(fù)制工作表”對話框，選擇Sheet1，選中“建立副 本”復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕復(fù)制一張考勤表。重復(fù)該操作可以得到更多的考勤表。 步驟15 在“開始”選項卡下的“字體”組中單擊“邊框”按鈕旁邊的下三角按鈕，從展開的菜單中選擇“所有邊框”命令，為所有單元格添加邊框。 步驟16 在表格的右下角添加“考勤人員”文字，這樣一張考勤表就制作完成。選擇“所有邊框”命令成功制作考勤表錄入員工出勤信息 下面介紹如何統(tǒng)計公司員工的遲到和早退情況，具體操作步驟如下。 步驟1 在制作的出勤表中錄入員工出勤信息，并用各種數(shù)字符號表示員工出勤狀況。其中，遲到為“0”，出勤為“1”，曠工為“2”，早退為“3” 。 步驟2 統(tǒng)計員工遲到情