數(shù)據(jù)篩選技巧

1、下載學習后請予以刪除。第1章Excel的高效使用技巧 3 第1章 Excel使用技巧 本章主要面向還未系統(tǒng)學習過 ExcelExcel 高級操作的讀者。對于熟悉 ExcelExcel 高級操作的讀者可 以跳過本章的學習。 1.1數(shù)據(jù)錄入 數(shù)據(jù)錄入是 ExcelExcel 最基本的操作，然而很多 ExcelExcel 的使用者卻停留在直接以表格輸入方式 錄入數(shù)據(jù)的層面上。這種方式對于少量數(shù)據(jù)還可以完成，但是一旦錄入成百上千的記錄或者 在 ExcelyWExcelyW 列數(shù)很多的表格數(shù)據(jù)時，常常會出現(xiàn)錯位的現(xiàn)象。同時，用戶往往會因為漏看、 錯看而痕海信息。因此，為了保證數(shù)據(jù)輸入的正確性和完整性，本

2、節(jié)將介紹 E Excelxcel 本身提 供的記錄單錄入。 1.1.1 數(shù)據(jù)的添加 為了更好地說明這種錄入方式，以新生信息錄入為例來演示其步驟。 假設某校新生入學，需要填入本校新生信息：學號、姓名、性別、籍貫、高考分、學院 和系名等。面對全校上千名新生，直接錄入的方式會使錄入工作者面對大量數(shù)據(jù)時產(chǎn)生視覺 錯誤，導致漏錄或錯錄，修改起來更加耗時。而采用記錄單的形式錄入，不但操作簡單，而 且輸入更加合理，從而大大降低了犯錯誤的可能性。 用記錄單錄入的操作步驟如下： (1)(1)打開 Excel,Excel,在 Sheet 1Sheet 1 表中第一行輸入學號、姓名、性別、籍貫、高考分、學院和 系名

3、等字段，如圖1 1- -1 1 所示。 習 圖1-1輸入字段名 (2)(2)選中第一行任意一個字段名，然后選擇【數(shù)據(jù)】 |【記錄單，】命令，系統(tǒng)彈出【記 錄單】對話框，如圖 1 1- -2 2 所示。Excel VBA入門與典型實例 4 注意：由于此時記錄只有一行，系統(tǒng)會提示無法確定選擇區(qū)域哪一行包含列標簽， 如圖 1 1- -3 3 所示，單擊【確定】按鈕即可。 * wvwft Jim】 Ek*】：t潔境定當前刑裹! 1士定 立琦15癥心S盛列碰IT七同作棚箜而+WR3&. if單擊-a W有理. 如更1鬲蹴制t看諼r話位定任一隼元格-冉頁新執(zhí)針就命 -軋 ,知一爰盅創(chuàng)建孑府簽,話率

4、擊EfB,愁J孤答刑眩凳N牌 -玄式白睡有碰沖H內(nèi)客諾華擊“韓助1* SfE. 圖1-3 系統(tǒng)提示 (3(3 以答字段對應的文本框內(nèi)輸入實際數(shù)據(jù)，單擊【新建】按鈕，一條新記錄就錄入完 成，記山贏框會自動轉(zhuǎn)入到下條信息的錄入，如圖 1 1- -4 4 和圖 1 1- -5 5 所示。 (4)(4) 依次錄入各條記錄，直到錄入完畢。如果想中斷操作，單擊【關(guān)閉】按鈕布 7 7 (5)(5) 數(shù)據(jù)錄入完畢后，可以通過單擊【上一條】和【下一條】按鈕對數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進行 查看。 1.1.2 數(shù)據(jù)的修改和刪除 通過 1.1.11.1.1 小節(jié)的學習，可以快速高效地建立數(shù)據(jù)庫，但是數(shù)據(jù)不是固定的，而是需要經(jīng) 常

5、修改的。在大圖1-2【記錄單】對話框 圖1-4填入數(shù)據(jù) 圖1-5 數(shù)據(jù)被輸入廠了 第1章Excel的高效使用技巧 5 量數(shù)據(jù)中找到要更改的數(shù)據(jù)并正確地修改也是件費力的事情，記錄單功能同 樣提供了方便的操作來完成這項費力的任務。 本節(jié)將用 1.1.11.1.1 節(jié)建立的數(shù)據(jù)庫作范例，演示“修改”、“刪除”等操作。 (1)(1) 打開數(shù)據(jù)庫，然后選擇【數(shù)據(jù)】 | |【記錄單，】命令，如圖 1 1- -6 6 所示。Excel VBA入門與典型實例 6 注意：如果篩選條件比較寬泛，還會出現(xiàn)多條記錄，單擊【上一條】和【下一條】按鈕可 以對符合條件的所有記錄進行修改。 (4)(4) 如果想刪除某條記錄，

6、單擊【刪除】按鈕，記錄就會被刪除，同時該記錄下面所有 記錄上移一行，如圖 1 1- -9 9 所示。 (5)(5) 如果想更改某條記錄信息，在相應文本框中輸入正確的內(nèi)容，按 息已經(jīng)被修改，如圖 1 1- -1010 所示。(2)(2)單擊【條件】按鈕，根據(jù)要更改記錄 的特征，在對應標簽名的文本框中輸入可以判 別它的條件，如圖 1 1- -7 7 所示。 注意：對于判別條件的輸入要依賴實際問 題。例如，筆者可能想篩選出成績大 于 625625 的男生，則在性別文本框中輸 入“男”，在高考分文本框中輸入 “ 625” 625” 。對于數(shù)字的比較，需要保證 其所在單元格的格式已經(jīng)設定為數(shù) 值或者小數(shù)

7、。否則，系統(tǒng)將把其當作 文本進行比較。 (3(3EnterEnter 鍵，【記錄單】對話框中的 各文本框?qū)@示篩選出來的記錄，如圖 1 1- -8 8 所示。 EnterEnter 鍵，此時信 _1_I_1_ *4 E HIUZTMEI了 半日 W.5 1 彰 部口司同的卅后 jirad-率坦 Hgf4H 部 X 陌心:主上 3&M3-W3 4 .Z5T 1 R 仙而，痙電孑PT- MTft屯4點， 國初 ft | fA 上-JIMI | ,i.Ui | X I 頃I 1 匚.*箕只平隹電二只= Wn t*F 屯三HL 舞I電尋兩E 62 *FT電尋！1京 弊、的叩阿龍言而羈 圖1-6

8、學生信息庫 陪Wlr電是胃富 圖1-7輸入條件 圖1-8搜索結(jié)果 第1章Excel的高效使用技巧 7 掌握了以上方法，數(shù)據(jù)的高效錄入和修改就不會再成為辦公中頭痛的難題了。 本身還有更多的高效處理數(shù)據(jù)的 77/下面幾節(jié)將分別介紹。 1.2數(shù)據(jù)篩選 在 ExcelExcel 中，除了存儲數(shù)據(jù)外，更重要的功能是如何處羿魅得到用戶希望的信息。本 節(jié)將介紹日常工作中使用頻率很高的功能一一數(shù)據(jù)篩選。學* 1.2.1 自動篩選 也許用戶希望創(chuàng)建一個只包含自己姓名的清單， 或者只想抽取來自某個班級弼尿。 選數(shù)據(jù)”使得用戶可以實現(xiàn)。當用戶對數(shù)據(jù)表進行篩選時，其他行仍然得以保留，只履/ 是不可見的。這些單元格仍然

9、在原處，因此任何引用了它們的公式仍然繼續(xù)返回正確的結(jié)果。 盡管對于某些高級運用的篩選工具在 ExcelExcel 中被隱藏了起來，但是自動篩選功能在大多數(shù)情 況中仍可以應付自如。 ExcelExcel 提供的自動篩選功能可以輕松地把常規(guī)表格中用戶需求的數(shù)據(jù)提取出來，同樣本小 節(jié)將用某單位的員工信息表作為例子來說明此功能。表格信息如圖 1 1- -1111 所示。 表格中信息混雜，如果需要統(tǒng)計推銷員信息，人工篩選是件費力的事情，何況實際工作 中的數(shù)據(jù)異常龐大。那么用篩選功能就能大大提高工作效率。下面，將演示如何篩選出推銷 員信息。操作步驟如下： (1)(1) 選中表格中任意一個單元格，選擇【數(shù)據(jù)

10、】 |【篩選】|【自動篩選】命令，進入“自 動篩選”狀態(tài)。列標題處出現(xiàn)一個下三角按鈕，如圖 1 1- -1212 所示。 F * H 63拍惠半 6：寥咐 電亍崗骨 62L他哀鏘 ME慎毒徊 蹌3韜里糧 &主.悟患僑 盅孑冏暑 電+陽務 * 砌 GST tem 電子商責 8： ZQOZKOld 3 SQOSKOIE 其實，ExcelExcel 臥 ,網(wǎng)03藪CWE必f 割蛇玉”費If正薈 20瞠知03葉苦 |網(wǎng)0湖1。李費. 20023401 M妹 2JG02MO12 MDZ36O14 IE”拉 仲冊地網(wǎng) 李想 孟林 珈 張二可 Z* 晝一 200236000 20036010 200

11、2012 邸垂陣Ci | I 蹄心| 乂 圖1-9刪除記錄 H*魅西南餐毓 肢也杵E 6Ki fflE 5叫培皂箱 6噩US?牛院 蛇3韜是樣E 電孑簡H T 電子商丹 昂皿心國輯林Fill| _ 圖1-10修改記錄 電子陽務 宅子商第 Excel VBA入門與典型實例 8 圖1-12自動篩選狀態(tài) 卜三角按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選擇【推銷員】選項，所有 推銷員信息立即被篩選出來，如圖 1 1- -1313 所示。 1.2.2自定義篩選 供 通過自動篩選，大部分篩選工作可以得到解決，但是有時需要更詳細的篩選信息，這就 需要用到自定義篩選功能。 沿用上文的例子，如果需要找出所有經(jīng)理(由于表格

12、中有岑經(jīng)理)的信息，通過自動 篩選當然無法實現(xiàn)。所以，必須用自定義篩選。操作步驟如下： (1)(1)單擊“職位”下三角按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選擇【自定義 ，】選項，彈 出【自定義自動篩選方式】對話框，如圖 1 1- -1414 所示。 注意：再次選擇【數(shù)據(jù)】|【篩選】|【自動篩選】命令，即可退出“自動篩選”狀態(tài)。 (2)(2) 在對話框中填入如下信息，如圖 1 1- -1515 所示。單擊【確定】按鈕，表中出現(xiàn)自定義篩 選的信息，如圖1 1- -1616 所示。 A C D S 1 1 Sfi號 _ B Ria 2 肖云路 3 2 馬蘭 1980-5- 4 3 關(guān) E K6-1-1 5

13、 4 何守 1979-3-06 技術(shù)員 6 5 尤評 1 死1-5-3 推洲 T 6 1W8-12-22 垂而 S 7 圄其 1977-11-20 唯銷員 g g imTTl. 唯鉗蒞 ID g 您學誠 1972-12-25 乖袒員 11 10 劉學兵 1974-3-25 12 1】 王星里 197B-2-2A 13 12 李萬利 1978-10-T 業(yè)分辭 14 13 接持 15 1目 :；Y 1977-2-7 16 15 馬馳 1 渤 T-5 16 裹白 1979-7-22 k相腱 IS 17 陳先由 197S-4-3 總姓理刖理 19 19 姓含 L 如 8T-15 zo 13 _曲_

14、175-5-21 21 20 吳學吒 1頗 TY 推稍應 22 M 4 Lkiliiiii/- 旬前何酒* | d _| 2ir & C D ,B 1 jfi號， ws， 生日， 職通- 3 19T4M-1T 2 馬蘭 1980-5-6 酉后服務 4 3 鄭一本 K6-1-1 5 4 何守一 L9花3 饕 6 5 尤評 11 5-3 T S g 6 1&T3-1Z-22 卷tfi而 7 固兵 1977-11-20 唯銷員 g imTT 1。 11 g g 誠 1*陽1Z-Z5 乖袒員 10 劉學兵 1974-3-25 12 1】 王星星 19?6-2-2fl 15 14 12

15、李萬利 1978-10-7 業(yè)如辭 13 1976-6-1& 1& 16 iq 1377-3-7 15 馬.地 1980-4-5 1? 16 栗白 1979-7-22 技枳的主 18 17 陳先A 1978TT 總垃理刖理 15 13 197BH-15 為 19 197&-5-Z1 總經(jīng)理 21 20 1 渤 T-6 推稍員 / V 圖 1-11 (2) Wr (2) Wr “職位” 員工信息表 A B C D * 1 姓名” 生日, 職位 & 5 9 -5-3 m員 7 6 197B-12-S MS 8 7 同兵 nrr-ii-zo 推 g 勺 ID 9 13

16、7Z-12-ZS 推罪屋_ 11 10 刻孚兵 lST-3-25 1； 21 11 王星墨 i&re-2-24 一S學亮 198(H5f 機 22 M Sluirt 1蛭aiiiiX外頃 巾卜 _l i 圖1-13篩選出推銷員 圖1-14 【自定義自動篩選方式】對話框 m _ 一 , , _ _ * 心 I匕迎匹七0“球| 第1章Excel的高效使用技巧 9 說明：運用自動篩選后下拉列表中每個選項的意義如表 1 1- -1 1 所示。 表1-1自動篩選項意義 篩選條件 說 明 全部 顯示清單中的所有列。該選項將清單恢復到未篩選的狀態(tài) 前10令 篩選前l(fā)500個，后1500個；或者百分比

17、，如前 10%或后3% （正如所看到的，這個 名稱容易產(chǎn)生誤解） 自定義 允許用戶定義兩個條件表達式。當為“真”時，意味著該行將被顯示 數(shù)值 列出該列中的每切件，選定某個值時只顯示具有該值的行 非空 顯示在該單元格#為空的行（只有當用戶的清單中至少有一個空單元格時才可用） 空 顯示在該單元格拉置島空的行（只有當用戶的清單中至少有一個空單元格時才可用） 上面的功能對日常的篩選工作有很大的幫助，如果讀者掌握了自定義篩選，將會得到更 大的方便。 1.3數(shù)據(jù)透視表 1.21.2 節(jié)中，通過對原始數(shù)據(jù)的篩選，可得到其中用戶需求的信息。而數(shù)據(jù)透視表則苛火 原始數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和計算，得出更多原始數(shù)據(jù)以外的更有

18、用的信息。當用戶試圖理解不同元 素之間的關(guān)系時，數(shù)據(jù)透視表便是最佳選擇。 1.3.1 理解數(shù)據(jù)透視表 在建立數(shù)據(jù)透視表之前，清楚理解數(shù)據(jù)透視表的作用及其結(jié)構(gòu)，對用戶合理使用數(shù)據(jù)透 視表非常重要。 數(shù)據(jù)透視表為用戶提供數(shù)據(jù)的三維視圖，數(shù)據(jù)元素沿著 3 3 條不同的坐標軸排列，用戶可 以根據(jù)自己的愛好和實際工作的需要任意擺放每個元素所在的坐標軸，以切換到滿足用戶需 求的視圖。 下面以某商場某時期內(nèi)出售商品的統(tǒng)計表為例來剖析數(shù)據(jù)透視表的結(jié)構(gòu)。該商場的出售 商品統(tǒng)計表包含字段為：日期、產(chǎn)品、品牌、單價、數(shù)量、銷售總額，如圖 1 1- -1717 所示。分別圖1-15填入篩選條件 圖1-16自定義篩選結(jié)

19、果 Excel VBA入門與典型實例 10 品牌、數(shù)量和銷售額，而商場似乎更關(guān)心的是日期、產(chǎn)品種 圖1-17某商場銷售統(tǒng)計表 把日期、產(chǎn)品、品牌和銷售項 x x 軸可以用所有日期填充， 則存放和日期、產(chǎn)品種類、品誡相關(guān)聯(lián)的銷售額。這個立方塊就是數(shù)據(jù)透視表的三維結(jié)構(gòu)。 數(shù)據(jù)透視表是二維的，它是通過二維的視圖表示三維的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，如圖 中灰色的行字段、列字段和頁字段分別代表它三維結(jié)構(gòu)的 于大立方體內(nèi)的小方塊。 23 I踞I .25 _2T I 騏 I H * * n/arrtf：2 diiii2.vSMTS / 圖1-18 數(shù)據(jù)透視表結(jié)構(gòu)圖用來記錄某天出售的商品種類、 類、品牌和銷售總額的關(guān)系。 O

20、 2O 2 1A 1A IL 14 15 i n D A A 產(chǎn).箱電d d機箱機d d 排整V V- -: :手冰手衣 1 .1 1 .1 1 1 aj IX aj IX 3 3 i i dplddpld 3 3 33 3 3 正爾佳克升1 1馥藪1?.1?.克 杷康多睚荒tctc萬萬展干 SIfflWSffi & 1DOOO B 30000 5 T30D 6 STOP 4 10DO0 & IOOOD 9碩 12 1SWD 30 45000 1& 1BOOO 】0 25M0 sds 電 d d 箱pld pld 手薦恥琳手葡V:V: 襁升蛆1 1克莎1 1燕 萬策聯(lián)1

21、:1:1:1:主祖CLCL萬 2500 2000 3W 1200 2SOO 1500 頸D 1000 20Q0 2000 ICiDO 5 1制0 5 IOOOD _sl 15M0 5 GOOD 4 IOOQO 】4 21OO0 E 25000 土 5000 1& 32CC0 6 lOCO 15 16000 這 4 4 個元素提出來可以構(gòu)造一個三維的立方體。 立方體的 區(qū)品種類填充，z z 軸用品牌來填充，而立方體內(nèi)的每個小方塊 1 1- -1818 所示。區(qū)域 軸、y y 軸和 z z 軸，而數(shù)據(jù)項則相當 請將數(shù)據(jù)項拖至此處 .立件心|詢跳叫短明 il）格壬工町E叫!：帽質(zhì)零 -fl

22、x JJWgJ J JL 母皿 鼻云互/ | = | * a .少 * X jj A3 族 n平盼世.工ir 第1章Excel的高效使用技巧 11 當用戶建立好數(shù)據(jù)透視表后，最初得到的視圖實際就是頁字段取默認值時的一張截面圖, 當更改頁字段的值時，對應的視圖表會相應變動。 仍以商場銷售統(tǒng)計表為例，當把日期作為行字段，產(chǎn)品種類作為列字段，品牌作為頁字 段，銷售總額作為數(shù)據(jù)項時，可以得到某品牌在不同日期內(nèi)，包含的各種品牌的銷售額。具 體操作將在 1.3.21.3.2 節(jié)介紹。 1.3.2 數(shù)據(jù)透視表的建立 數(shù)據(jù)透視表的功能是能夠?qū)⒑Y選、排序和分類匯總等操作依次完成，并生成匯總表格， 這也是 Exc

23、elExcel 強大數(shù)據(jù)處理能力的具體體現(xiàn)。 數(shù)據(jù)透視表綜合集成了多種功能， 為用戶處理數(shù) 據(jù)提供了極大便利。 以切秒商場某時期內(nèi)銷售產(chǎn)品統(tǒng)計表為例。產(chǎn)品銷售表中包含字段為：日期、產(chǎn)品、 品牌、價、銷售總額，如圖 1 1- -1717 所示。 現(xiàn)在，商場總經(jīng)理想得到每天每種品牌的銷售總額。具體操作步驟如下： (1)(1)單擊表格中任意一個單元格， 然后選擇【數(shù)據(jù)】|【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖選項，】 命令，系統(tǒng)彈出如圖 1 1- -1919 所少%:話框。 圖1-19 向?qū)Р襟E1 (2)(2) 在對話框的【請指定待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型】選項組中，選中【 ExcelExcel 數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫】單

24、選按鈕，在【所需創(chuàng)建的報表類型】選項組中選中【數(shù)據(jù)透視表】 單選按鈕，然后單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出如圖 1 1- -2020 所示的對話框。 (3)(3) 在銷售產(chǎn)品表中選擇數(shù)據(jù)源的區(qū)域，本例中選擇的區(qū)域是“產(chǎn)品銷售表 ！$A$2:$F$24$A$2:$F$24 (如圖 1 1- -2121 所示)，然后單擊【下一步】按鈕。 習 Microsoft OfficeMicrosoft Office Excel VBA入門與典型實例 12 注意：選擇區(qū)域要包括表的標題部分。 圖1-20 向?qū)Р襟E2 圖1-21輸入數(shù)據(jù)區(qū)域 第1章Excel的高效使用技巧 13 (4)(4) 系統(tǒng)彈出如圖 1 1-

25、 -2222 所示對話框，在 【數(shù)據(jù)透視表顯示位置】 選項組中選中 【新建工 作表】 單選按鈕，如圖 1 1- -2222 所示。 (5)(5) 單擊【布局，】按鈕，在彈出的如圖 1 1- -2323 所示的對話框中定義數(shù)據(jù)透視表布局。 (6/(6/尹將“品牌”字段拖入“頁”欄目；將“產(chǎn)品”字段拖入“列”欄目；將“日期” 字段拖欄目；將“銷售總額”字段拖入“數(shù)據(jù)”欄目，如圖 1 1- -2424 所示。 (7)(7)單擊【確定】按鈕，在隨后出現(xiàn)的【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?- -3 3 之步驟 3 3】對 話框中單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)會在自動生成的新表中建立數(shù)據(jù)透視表，如圖 f f5 5 所

26、示。 此時，所需要的數(shù)據(jù)已經(jīng)生成了。日后，如果對原始表進行改動，數(shù)據(jù)透視表會此# 生變化。而且數(shù)據(jù)透視表的布局設計具有很高的靈活性，用戶完全可以根據(jù)實際需求制定合 理的布局。 需要指出的是，正如圖 1 1- -2525 所示，每個字段下都有下三角按鈕，也就是說數(shù)據(jù)透視表有 更強的篩選功能，篩選的層次也由二維變成三維。如果經(jīng)理想看 TCLTCL 品牌的產(chǎn)品在商場的銷 售情況，只需單擊品牌的下三角按鈕，在下拉列表中選擇 TCL,TCL,所有 TCLTCL 的產(chǎn)品都會列出， 如圖 1 1- -2626 所示。 可見，數(shù)據(jù)透視表是一張交互式的工作表，可以在不改變原始數(shù)據(jù)的情況下，按照所選 的格式和計算

27、方法對數(shù)據(jù)進行匯總，可以根據(jù)實際工作要求得出需求數(shù)據(jù)，并且對數(shù)據(jù)的合 理運算可得到原始數(shù)據(jù)以外的有用信息。建立一張數(shù)據(jù)透視表可以滿足很多視圖的需要，從 而可以省下大量的工作時間去為每個需求建立相應視圖。讀者應該真正理解數(shù)據(jù)透視表并且 運用它解決工作實際效率問題。圖1-22 向?qū)Р襟E3 圖1-23【布局】對話框 圖1-24分別拖入各字段 Excel VBA入門與典型實例 14 1.4生 毋庸置疑，圖表給人的影響力遠大于對數(shù)據(jù)的單純羅列。作為公司經(jīng)理，是喜歡看到公 司的財政支出用列表形式列出，還是用標示了百分比和數(shù)目的餅狀圖展示呢？ 由于圖表能給人以生動的感性認識，更符合人們的接受習慣，因此用圖表

28、來展示信息就 能提供一種更為簡潔、普遍的理解信息的方式。處在時間就典如時代，誰都愿意用更方 便快捷的方式攫取所需的關(guān)鍵信息。 于1 ExcelExcel 的強大功能不僅體現(xiàn)在對數(shù)據(jù)的處理上，而且它能更方便地能把枯燥的數(shù)據(jù)生成生 動的圖表展示給信息的需求者。 當然，圖表類型對于表達的信息有重要的影響。 PT 1WW 10000 10000 10 35000 1-25生成數(shù)據(jù)透視表 成圖表 B 73200 S?0 72S00 idMM 33T?dd 1 2.1E 日期 2M00 20000 190D0 2網(wǎng)聞 27500 5網(wǎng)網(wǎng) 噂 2000 2EODO 31000 360CO 210CO LTS

29、hjgt 出 產(chǎn)AiM.賽:/ 10 11 12 J3 履 a g 期舐牌忻士言 H產(chǎn)品早裁銷 d J u H- H-d ,11 75ZOO 】的頰 319COO 日期 圖1-26透視表的篩選功能 ait 25Q00 Kit 頌Ml 3網(wǎng)前 5的偵 二 II 胃:WJ I 敏 期出牌牌士言 hi產(chǎn)品早地悟 J u H- H-B 第1章Excel的高效使用技巧 15 來表達。下面，介紹 ExcelExcel 中常用的圖表類型。對不同的信息，應該采用合適的圖表類型 1.4.1 圖表類型 ExcelExcel 為用戶提供的圖表類型主要有折線 圖、餅圖、柱形圖等。更詳細的圖表類型如圖 1 1- -27

30、 27 所示。 這里限于篇幅，主要介紹折線圖、餅圖、柱 形圖 3 3 種基本的圖形，其他圖形都或多或少和這 3 3 種類似。 1.1.折線圖 折線圖是最基本的圖表類型，一般用來描述 授下不放島查看示跳L以 腰趨 上步：|下一步如| 完成心 圖1-27 圖表類型 瞬1 |任她 孺與F國域相底于礎嫩上的勤 Excel VBA入門與典型實例 16 一段隨時間變化的值，如圖 1 1- -2828 所示。同時，為了比較各種系列數(shù)據(jù)的不同，可以在相同的 時間軸上描述自己的折線圖。當然，為了更好地體現(xiàn)出對比，每個系列的數(shù)據(jù)的時間跨度應 該相似。 2.2.餅圖 餅圖可以把數(shù)據(jù)分成多個數(shù)據(jù)點，然后放在一起互相比

31、較，如圖 1 1- -2929 所示。當用戶希望 看到每個數(shù)據(jù)和整體關(guān)系時，采用餅圖是個好的選擇。餅圖不但能用圖形表示每個數(shù)據(jù)點的 大小，同時還可以得到每個扇形區(qū)占整個圓的百分比。 需要指出的是，盡管 ExcelExcel 可以提供很多個數(shù)據(jù)點，但是用戶應該把數(shù)據(jù)點控制在 7 7 個以 內(nèi)，不然產(chǎn)生過多的扇形區(qū)，會使辨認餅圖變得困難，而且每個扇形區(qū)面積太小也會失去代 表性，使用戶很難看出各個小扇形區(qū)的區(qū)別。 3.3.柱形圖 柱形圖和折線圖有些類似，都是用 x x、y y 軸來描述一系列數(shù)據(jù)。不同的是，柱形圖是在 x x 軸上到數(shù)據(jù)點之間繪制一個矩形來描述數(shù)據(jù)點大小， 而不是繪制數(shù)據(jù)點之間的連節(jié)

32、 7 7 如圖 1 1- -2727 所示。當用戶希望比較不同的項目時，柱形圖將是首選。 其他各類型圖表可參考 ExcelExcel 的幫助說明。雖然選擇何種圖表類型完全依靠個人的判斷， 但如果用戶對不同的圖表類型有一定理解，那么選擇起來就簡單得多了，也會使圖表發(fā)揮出 最大的作用。 1.4.2 使用圖表向?qū)Э焖賱?chuàng)建復雜圖表 有了上面的基礎知識，現(xiàn)在以某公司 20032003- -20052005 年 3 3 年的費用支出表為例，說明如何使 用圖表向?qū)Э焖賱?chuàng)建復雜的圖標。公司費用支出表如圖 1 1- -3030 所示。操作步驟如下： (1)(1)選擇【插入】|【圖表，】命令，系統(tǒng)彈出【圖表類型】

33、對話框，根據(jù)圖表類型的性 質(zhì)，應該選擇柱狀圖，如圖 1 1- -3131 所示。圖1-28折線圖 圖1-29 餅圖 第1章Excel的高效使用技巧 17 要顯示的數(shù)據(jù)區(qū)域，或者在數(shù)據(jù)表中選擇區(qū)域 A5:D14 ,A5:D14 ,在 【系列產(chǎn)生在】 選項組中選中 【列】 單選按鈕，操作完成后，如圖 1 1- -3232 所示。 (3)(3) 選擇【系列】選項卡，汗卜系列】列表框選擇系列 1,1,然后在【名稱】文本框中輸 入“2003“2003 年度”，如圖 1 1- -3333 類似地,將系列 2 2、系列 3 3 的名稱分別改為“ 20042004 年度”、 “2005 “2005 年度”。

34、(4)(4) 單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出【圖表選項】對話框。選擇【標題】選項卡，在【圖 表標題】文本框中輸入“公司費用支出”，在【分類( X)X)軸】文本框中輸入“費用項目 在【數(shù)值(Y)Y)軸】文本框中輸入“費用(萬元)”，如圖 1 1- -3434 所示。 (5)(5) 單擊【下一步】按鈕，在系統(tǒng)彈出的【圖表位置】對話框中選中【作為其中的對象 插入】單選按鈕，如圖 1 1- -3535 所示。3 A B I C c c 1q 某公司咎順藥用 2003 20CH 2005 5 營業(yè)費用 200 150 100 6 If瑾費用 100 100 50 7 工夷 600 900 8 抽科寬 40

35、0 洶。 600 9 100 150 100 10 冰電!t 1(W 100 100 11 300. 3網(wǎng) 4DQ 12 巾堿 1&0 300 13 150 200 300 14 眼行手增費 &3 100 ISO 15 16 11 .jd f H /Sheet 2/SneEt I LI J HI 擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出【圖表源數(shù)據(jù)】對話框，在【數(shù)據(jù)區(qū)域】中填入需 1-30公司費用支出表 圖1-31【圖表類型】對話框 圖1-32 【圖表源數(shù)據(jù)】對話框 圖1-33【系列】選項卡 Excel VBA入門與典型實例 18 (6)(6) 單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)自動生成圖表，如圖 1

36、1- -3636 所示。 技巧：由于系統(tǒng)生成的圖都是根據(jù)系統(tǒng)的默認值生成， 用戶可能認為它并不能完全滿足需 求。例如，本例中的 x x 軸的各項費用名稱，當空間較小時，只會顯示部分名稱。解 決此類問題需要設置坐標軸格式，更改字體大小以適應合適的坐標空間。 在圖表中，右擊所需修改格式的對象，選擇【格式】選項，就會出現(xiàn)修改該對象的 格式對話框，如圖 1 1- -3737 所示。它展示的是坐標軸格式的對話框。 圖1-36生成的圖表 圖1-37 坐標軸格式 至此，圖表向?qū)У幕臼褂梅椒ㄒ呀?jīng)向讀者介紹完畢了。需要補充的是，在【圖表向?qū)?- -4 4 步驟之 3 3-圖表選項】對話框中有很多選項卡。本例中

37、由于只涉及【標題】選項卡，對其他的 沒有介紹。下面對各選項卡作簡單介紹。 標題：為圖表添加標題，包括圖表標題和沿 x x 和 y y 軸顯示的文本。 圖1-34【圖表選項】對話框 圖1-35【圖表位置】對話框 第1章Excel的高效使用技巧 19 坐標軸：打開或關(guān)閉坐標軸并指定坐標軸的類型。實際顯示的坐標軸取決于選擇的 圖表類型。Excel VBA入門與典型實例 20 網(wǎng)格線：如果需要， ExcelExcel 允許用戶選擇在每個坐標軸上顯示主要網(wǎng)格線和次要網(wǎng) 格線。當希望別人可以更容易地根據(jù)某個坐標軸跟蹤數(shù)值時，網(wǎng)格線的作用很重要。 圖例：設置是否包括圖例以及其放置位置。在放置了圖例以后，可以

38、將其在圖表四 周拖動，并且可以調(diào)整它的大小。拖動可以很容易地定位圖例，以便可以將其放置 到最佳位置。要確保不能讓圖例太小。 數(shù)據(jù)標志：設置顯示數(shù)據(jù)標志的位置和標志的類型?？梢赃x擇在數(shù)據(jù)點顯示關(guān)于每 一個數(shù)據(jù)點的某些信息。根據(jù)選擇圖表類型的不同，可以顯示數(shù)據(jù)點的數(shù)值、占整 體的百分比、標志或氣泡的大小。 數(shù)據(jù)表：設置顯示數(shù)據(jù)表的位置。可以選擇是否顯示數(shù)據(jù)表，以及是否顯示圖例項 標小。 希望有興趣的讀者通過 ExcelExcel 幫助文件學習更多圖表的正確使用方法。 圖表使數(shù)據(jù)更容易 理解，可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)通過數(shù)據(jù)形式無法識別的趨勢和模式。更具吸引力的是，如果用戶 工作表中的數(shù)據(jù)改變，圖表也會及時反映這些改變。 本章通過對 ExcelExcel 高級操作的學習，向讀者介紹了記錄單、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)透視表、圖表 的使用，目的在于給初級讀者補習以后將