秘書英語unit 1 Introduction to Secretarial Work

1、Unit 1Introduction to Secretarial Work What are the jobs of the following persons? And in which department do they work?Get to know a companyOrganize your own department Decide the function of your department Choose five or six members Describe their job titles and duties (responsibilities)Reference

2、s 綜管部工作劃分為三部分綜管部工作劃分為三部分:企劃企劃,行政行政,人力人力,設(shè)置設(shè)置9個崗位個崗位,人人員編制員編制8人人. 第一第一,部門人員配置部門人員配置 綜管部經(jīng)理綜管部經(jīng)理: 高高 翔翔 部門文秘部門文秘: 空空 缺缺 總經(jīng)理秘書總經(jīng)理秘書: 陳陳 玉玉 企劃主管企劃主管: 張為農(nóng)張為農(nóng) 人力主管人力主管: 高高 翔翔(兼兼) 行政主管行政主管: 馬貴生馬貴生 司司 機(jī)機(jī): 劉立平劉立平 前臺文員前臺文員: 陳陳 康康 廚廚 師師: 陳教仁陳教仁 合計(jì)合計(jì):部門人員配置部門人員配置8人人 第二第二,部門人員分工部門人員分工 1,部門經(jīng)理部門經(jīng)理(高翔高翔): 統(tǒng)籌統(tǒng)籌, ,組織整

3、個部門工作組織整個部門工作, ,協(xié)調(diào)部門內(nèi)部之間及與協(xié)調(diào)部門內(nèi)部之間及與 其它部門之間的工作關(guān)系其它部門之間的工作關(guān)系, ,監(jiān)控公司日常工作程序監(jiān)控公司日常工作程序 和保密制度的執(zhí)行和保密制度的執(zhí)行. .工作重點(diǎn)是擬制相關(guān)制度工作重點(diǎn)是擬制相關(guān)制度, ,編編 制計(jì)劃和組織其他工作的落實(shí)制計(jì)劃和組織其他工作的落實(shí), ,以及公司人力資源以及公司人力資源 管理體系的建立管理體系的建立. . 2,部門文秘部門文秘(空缺空缺): 協(xié)助部門經(jīng)理進(jìn)行日常性工作協(xié)助部門經(jīng)理進(jìn)行日常性工作,同時將工作重點(diǎn)放同時將工作重點(diǎn)放 在人力資源的基礎(chǔ)事物性工作上來在人力資源的基礎(chǔ)事物性工作上來(招聘準(zhǔn)備工作招聘準(zhǔn)備工作,

4、 人事基礎(chǔ)資料管理人事基礎(chǔ)資料管理,考勤審核及工資表的制作等事考勤審核及工資表的制作等事 宜宜,具體的實(shí)際安排具體的實(shí)際安排,將在部門內(nèi)進(jìn)行協(xié)調(diào)安排將在部門內(nèi)進(jìn)行協(xié)調(diào)安排). 3,總經(jīng)理秘書總經(jīng)理秘書(陳玉陳玉): 起草總經(jīng)理講話稿起草總經(jīng)理講話稿,并負(fù)責(zé)公司重要會議的記錄及并負(fù)責(zé)公司重要會議的記錄及 會議紀(jì)要的整理會議紀(jì)要的整理;負(fù)責(zé)總經(jīng)理簽發(fā)文件的起草負(fù)責(zé)總經(jīng)理簽發(fā)文件的起草,打印打印, 登記和存檔工作登記和存檔工作;協(xié)助總經(jīng)理的日程安排協(xié)助總經(jīng)理的日程安排,為總經(jīng)理為總經(jīng)理 接見訪客做好預(yù)約工作接見訪客做好預(yù)約工作.負(fù)責(zé)公司公文管理負(fù)責(zé)公司公文管理,檔案管檔案管 理工作理工作.配合企劃主

5、管進(jìn)行相關(guān)工作配合企劃主管進(jìn)行相關(guān)工作. 4,企劃主管企劃主管(張為農(nóng)張為農(nóng)): 負(fù)責(zé)公司的對外宣傳負(fù)責(zé)公司的對外宣傳,撰寫公司對外廣告宣傳的部撰寫公司對外廣告宣傳的部 分或全部資料等工作分或全部資料等工作;網(wǎng)站維護(hù)網(wǎng)站維護(hù),活動策劃活動策劃,內(nèi)刊組織內(nèi)刊組織, 資料編寫以及基金資料編寫以及基金,專利等的申報專利等的申報. 5,人力主管人力主管:(高翔高翔) 把握公司人力資源管理發(fā)展方向把握公司人力資源管理發(fā)展方向,不斷建立完善公司不斷建立完善公司人力資源管理中培訓(xùn)體系人力資源管理中培訓(xùn)體系,崗位責(zé)任體系及考核體系崗位責(zé)任體系及考核體系,同時根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略同時根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略,及時調(diào)整制

6、定出符合公司及時調(diào)整制定出符合公司的人才戰(zhàn)略及人力資源管理模式的人才戰(zhàn)略及人力資源管理模式. 6,行政主管行政主管(馬貴生馬貴生): 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn),辦公用品的采購和管理辦公用品的采購和管理;負(fù)責(zé)公負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的環(huán)境建設(shè)與管理和公司的后勤保障等工作司內(nèi)部的環(huán)境建設(shè)與管理和公司的后勤保障等工作;公司員工福利管理公司員工福利管理;配合行政外協(xié)不斷完善發(fā)展公配合行政外協(xié)不斷完善發(fā)展公司行政管理體系司行政管理體系. 7,司機(jī)司機(jī)(劉利平劉利平): 負(fù)責(zé)公司對外接待負(fù)責(zé)公司對外接待,及公司對外關(guān)系的協(xié)調(diào)工作及公司對外關(guān)系的協(xié)調(diào)工作;作作好公司車輛管理工作好公司車輛管理工作,以及公司安全

7、生產(chǎn)保衛(wèi)工作以及公司安全生產(chǎn)保衛(wèi)工作. 8,前臺文員前臺文員(陳康陳康): 負(fù)責(zé)來訪人員的接待負(fù)責(zé)來訪人員的接待;負(fù)責(zé)報刊雜志等期刊收發(fā)負(fù)責(zé)報刊雜志等期刊收發(fā);負(fù)負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放及部分辦公文字處理工作責(zé)辦公用品的發(fā)放及部分辦公文字處理工作;負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)公司來電轉(zhuǎn)接及電話記錄登記公司來電轉(zhuǎn)接及電話記錄登記;公司傳真收發(fā)公司傳真收發(fā);公司公司文件資料復(fù)印管理文件資料復(fù)印管理;公司考勤管理公司考勤管理. 9,廚師廚師(陳教仁陳教仁): 負(fù)責(zé)公司員工的伙食安排負(fù)責(zé)公司員工的伙食安排;同時負(fù)責(zé)公司的環(huán)境衛(wèi)同時負(fù)責(zé)公司的環(huán)境衛(wèi)生打掃生打掃,監(jiān)督工作以及公司設(shè)施安全監(jiān)督工作以及公司設(shè)施安全. Do you t

8、hink a secretary is an important role in an organization?Why?(one or two sentences) role n. job or position assist（help/ support）one other employee an officer of a society or organization who deals with correspondence (exchange of letters), admits（接收）（接收）new members and organizes official meetings a

9、nd events. Professional Secretarial Job DescriptionStructure of the passage Part I (Para.1) Overall duties of a secretary Part II (Para.2-9) Other duties of a secretary Part III (Para. 10) Skills of a secretary Part IV (Para.11) SummaryPara. One Overall Duties of a Secretary 1. Relieve the executive

10、 of _ 2. Maintain effective _ 3. Implement _ 4. Establish and maintain _ with peoplePara. One Language points 關(guān)注詞性關(guān)注詞性 1.profession n. / professional a. 2. secretary n. / secretarial a. 3. description n. / describe v. 4. administration n. / administrative a.Exercises 1. Tiger Woods is a _ golf playe

11、r. 2. Could you _ the duties of a _. 3. She has just got a new job in the _ department. Vocabulary 1.fulfill vt. 履行履行,完成完成 fulfill ones duties 完成職責(zé)完成職責(zé) 2. relieve vt. 解救；援助解救；援助 bring aid to; help He devoted himself to relieving the poor. 他獻(xiàn)身于救濟(jì)窮人。他獻(xiàn)身于救濟(jì)窮人。 Vocabulary 3. various adj. 各種各樣的，不同的，各種各樣的

12、，不同的， of different kinds There are various ways of cooking rice. 做做米飯有各種不同的方法。米飯有各種不同的方法。 4. require vt. 要求要求 to ask (for) All students are required to take this examination. 要求所有的學(xué)生都參加這次考試。要求所有的學(xué)生都參加這次考試。 He required that we (should) work all night. 他要求我們干通宵。他要求我們干通宵。 Vocabulary 5. maintain vt. 保持；

13、繼續(xù)保持；繼續(xù) go on with something I maintain friendly relations with my neighbours. 我和鄰居保持友好。我和鄰居保持友好。 6. implement vt. 執(zhí)行；履行執(zhí)行；履行 perform or carry out We should implement the companys decisions. 我們應(yīng)貫徹執(zhí)行公司的決議。我們應(yīng)貫徹執(zhí)行公司的決議。 Terms of Business English 7. establish v. set up 建立，設(shè)立建立，設(shè)立 coordinate v. 協(xié)調(diào)，調(diào)節(jié)協(xié)調(diào)，

14、調(diào)節(jié) 8. efficient a. 有效率的有效率的 9. effective a. 有效果的有效果的 10. executive n. 行政官，行政部門行政官，行政部門 11.employer n. 雇主，老板雇主，老板/ employee n.雇員，員工雇員，員工 12. procedure n.過程，程序過程，程序 13.harmonious a.和諧的，和睦的和諧的，和睦的 14.relationship n.關(guān)系關(guān)系 15.co-worker n.同事，合作者同事，合作者 16.subordinate n.下屬下屬 17.client n.客戶，顧客客戶，顧客 18. suppli

15、er n.供應(yīng)商供應(yīng)商Phrases 1.be expected to do 被期待做。被期待做。 2.relieve the executive of various administrative details 幫助行政主管處理各種瑣碎的行政事物幫助行政主管處理各種瑣碎的行政事物 3. coordinate and maintain effective office procedures and efficient work flow 協(xié)調(diào)并保持有效的辦公程序和高效的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)并保持有效的辦公程序和高效的業(yè)務(wù)流程流程Phrases 4.implement policies and proce

16、dures set by employer 執(zhí)行老板所制定的政策和流程執(zhí)行老板所制定的政策和流程 5. establish and maintain harmonious working relationships with supervisors, co-workers, subordinates, customers or clients, and suppliers 與主管們、同事們、下屬們、客戶們及供與主管們、同事們、下屬們、客戶們及供應(yīng)商們建立并保持和諧的工作關(guān)系應(yīng)商們建立并保持和諧的工作關(guān)系Para. Two How can a secretary help visitors? R

17、efer them to the executive or other appropriate persons as circumstances warrant. Refer sb. to 叫。與。聯(lián)系上 Circumstance n. 情況 Warrant v. 允許，許可Language points 1.apart from prep. 另外；除去另外；除去 besides Apart from the cost, it will take a lot of time. 除了費(fèi)錢以外，還要花很多時間。除了費(fèi)錢以外，還要花很多時間。 2.a variety of a. all kinds

18、of / various 3.to begin with adv. 首先首先first; in the first place To begin with, we must consider the problem all sidedly. 首先，我們必須全面地考慮這個問題。首先，我們必須全面地考慮這個問題。 Vocabulary 1.mention vt. 談到；寫到；提及談到；寫到；提及 speak or write a little about something He knows a lot about flowers, but he didnt mention it in his s

19、peech. 他對于花很有研究，但是他在講話里沒有他對于花很有研究，但是他在講話里沒有提到。提到。 2. calendar n. 日歷日歷 list of the days, weeks, months, etc. of one year put a bill on the calendar(=agenda) 把議案提到議事日程上把議案提到議事日程上 知識拓展知識拓展 The solar calendar 陽歷陽歷 The lunar calendar 陰歷陰歷 When is the Mid-autumn Day? Its on the fifteen day of the eighth l

20、unar month.Vocabulary 3. assist v. 幫助；援助幫助；援助 help someone I will do in my power to assist you with .我愿意盡力幫助你。我愿意盡力幫助你。 4.appropriate adj. 適合的適合的; 適當(dāng)?shù)倪m當(dāng)?shù)? right Choose the appropriate words from the list below. 從下表中選擇適當(dāng)?shù)脑~。從下表中選擇適當(dāng)?shù)脑~。 5. itinerary n.旅程，路線旅程，路線 Phrases 1. receive and assist visitors 接

21、待并幫助來訪者接待并幫助來訪者 2. arrange business itineraries 安排商務(wù)旅行日程安排商務(wù)旅行日程 3. coordinate the executives travel requirements 安排（協(xié)調(diào)）上司的旅行必備物品安排（協(xié)調(diào)）上司的旅行必備物品Fun Time One time my girlfriend and I were talking about the upcoming Spring Festival Holiday. Suddenly she said something that seemed really strange, “ Im

22、a pig. How about you?” I couldnt really understand why she would say that and ask such a thing. 正確的詢問方式正確的詢問方式 In what year were you born? What year were you born in?知識擴(kuò)展知識擴(kuò)展 Chinese Zodiac（屬相，生肖）（屬相，生肖） rat, ox, tiger, rabbit, dragon, snake, horse, goat, monkey, rooster, dog, pigConversationPara. T

23、hree What should a secretary do when the executive is away?Translation Next, a secretary is expected to take action authorized during the executives absence and use initiative and judgment to that matters requiring attention are referred to a delegated authority or handled in a manner so as to minim

24、ize the effect of the employers absence.Vocabulary and Structure 1. take action 采取行動，行動起來采取行動，行動起來 2. authorize v. 授權(quán)，委托授權(quán)，委托/ authority n. 權(quán)力，職權(quán)權(quán)力，職權(quán) 3. absence n.缺席缺席 4. initiative n. 主動性主動性 5. judgment n. 判斷，評價，鑒定判斷，評價，鑒定 6. be referred to 被涉及到。被涉及到。Vocabulary and Structure 7. delegated a. 委任的，授權(quán)

25、的委任的，授權(quán)的 8. handle v. 負(fù)責(zé)，管理負(fù)責(zé)，管理 9. in a manner 以這樣的方式以這樣的方式 10. so as to do 以便于以便于 11. minimize v. 減少減少 12. effect n. 影響影響/ affect v. Next, a secretary is expected to take action authorized during the executives absence and use initiative and judgment to that matters requiring attention are referre

26、d to a delegated authority or handled in a manner so as to minimize the effect of the employers absence. 其次，上司外出的時候，一個秘書應(yīng)該行使其次，上司外出的時候，一個秘書應(yīng)該行使代理的職權(quán)，并且用于其主動性和判斷力對代理的職權(quán)，并且用于其主動性和判斷力對特別受關(guān)注的公司事務(wù)進(jìn)行處理，以便于把特別受關(guān)注的公司事務(wù)進(jìn)行處理，以便于把上司不在所造成的影響降到最低值。上司不在所造成的影響降到最低值。Grammar Time 現(xiàn)在分詞和過去分詞現(xiàn)在分詞和過去分詞 現(xiàn)在分詞與過去分詞在意義上不同。一

27、般說來：現(xiàn)在分詞與過去分詞在意義上不同。一般說來：現(xiàn)在分詞表示主動現(xiàn)在分詞表示主動,過去分詞表示被動。過去分詞表示被動。This is a moving story.這是一個感人的故事。這是一個感人的故事。I was deeply moved by it. 我被它深深地感動了。我被它深深地感動了?，F(xiàn)在分詞表示進(jìn)行中的動作現(xiàn)在分詞表示進(jìn)行中的動作, 過去分詞表示動作已經(jīng)完成。過去分詞表示動作已經(jīng)完成。Someone must be drowning. 一定是有人要淹死了。一定是有人要淹死了。The drowned man can not come to life. 淹死的人不能復(fù)活了。淹死的人不

28、能復(fù)活了。 現(xiàn)在分詞和過去分詞的用法現(xiàn)在分詞和過去分詞的用法 后置定語后置定語 The man standing there is our group leader. 正站在那邊的人是我們的組長正站在那邊的人是我們的組長(主動，進(jìn)行，主動，進(jìn)行，) This is the house built by my father last year . (被動，完成被動，完成) 做狀語（伴隨狀語，原因狀語，時間狀語等）做狀語（伴隨狀語，原因狀語，時間狀語等） The man rose from the ground, beating the dust off his clothes. 那個男子從地上站

29、了起來，拍掉衣服上的塵土。那個男子從地上站了起來，拍掉衣服上的塵土。 Having met with an accident，he couldnt go to school 由于遇到意外事故，他不能上學(xué)由于遇到意外事故，他不能上學(xué)Exercises 1. _in the queue for half an hour ,the old man suddenly realized he had left the cheque in the car.A. Waiting B. To wait C. Having waited D. To have waited2. A driver is asked

30、 to keep his safety belt _ while driving onthe freeway.Afasten Bfastening Cto fasten Dfastened3. _to hospital in time, the patient infected with bird flu was saved at last.ATaking BHaving taken CBeing taken DHaving been taken 4. I couldnt make myself _ (hear). 5. _ (see) form the hill, the city look

31、s very beautiful. 6. We were made _ (speak) English in class. 7. A strange noise made me _ (stop) my work.Translation He or she must be able to correlate（使相互關(guān)聯(lián)）（使相互關(guān)聯(lián)）and edit materials submitted（提交，呈遞）（提交，呈遞）by others in draft format（以草稿（以草稿形式）形式）. (in Para. 6) 他們必須能對其他人提交的材料草稿進(jìn)他們必須能對其他人提交的材料草稿進(jìn)行篩選

32、和編輯，然后整理成文稿。行篩選和編輯，然后整理成文稿。Para. 4-9 Other duties of a secretary Take _ and type materials Sort（分類）（分類）, read, and annotate（注釋）（注釋）_ and _ Write _ and prepare _ Research and abstract（抽取，做摘要）（抽取，做摘要） _ and _ Correlate and _ materials Be good at _ and _ systems Make _ for the executive Be the recorder

33、（記錄人）（記錄人）of _ and distributor（分發(fā)人，發(fā)布人）（分發(fā)人，發(fā)布人）of its _ Supervise（監(jiān)管）（監(jiān)管）or hire _, select or make _Useful Expressions 1. take shorthand notes 速記速記 / take longhand notes 詳細(xì)記錄詳細(xì)記錄 2. attach appropriate files to facilitate necessary action 存放于相應(yīng)的文檔中以便于隨時提取存放于相應(yīng)的文檔中以便于隨時提取 3. compose correspondence an

34、d reports 起草信函和報告起草信函和報告 4. in oral or written directions 口頭或書面指示口頭或書面指示 5. transcribe v. 轉(zhuǎn)錄轉(zhuǎn)錄 6. coordinate conferences and meetings 安排各種會議安排各種會議Useful Expressions 7. make recommendations for purchase of supplies and equipment 推薦購買辦公用品和設(shè)備推薦購買辦公用品和設(shè)備 8. maintain budget and expense account records 負(fù)責(zé)

35、預(yù)算和開支的賬目記錄負(fù)責(zé)預(yù)算和開支的賬目記錄 9. maintain a up-to-date procedures manual for the specific duties handled on the job 持有最新的工作持有最新的工作手冊手冊以便處理特殊工作以便處理特殊工作時查用時查用Group Discussion Is it easy to be a secretary in an organization? Why? Make a list of the secretarys duties in your company. 10 minutes then give a rep

36、ortPractical Reading Secretary Wanted Posted Wednesday, August 25 2010 DESCRIPTION Looking for a female secretary for a busy Midtown office. Long-term position. Excellent working conditions, room for advancement. Phone and computer skills are required as well as multi tasking. Please call 212-840-28

37、18 or feel free to fax resume to 212-840-6707. Region: Tri State Location: New York, NYSalary: Experience: Para. 10 Skills of a secretary 1. Possess（擁有）（擁有） _ 2. Be proficient（精通）（精通） in _ 3. Possess _Important sentence Ever-evolving（不斷演變的）（不斷演變的）software applications require that secretaries be eff

38、icient, skillful and open to change. 不斷發(fā)展的辦公軟件要求秘書必須高效，不斷發(fā)展的辦公軟件要求秘書必須高效，數(shù)量，并且容易接受新鮮事物。數(shù)量，并且容易接受新鮮事物。Para. 11 Summary The secretarial position can be described as _. He or she must be trustworthy and be able to keep a secret. The boss confidant老板的心腹老板的心腹 Jack of all trades多面手多面手 Master of office mys

39、teries辦公室奧秘辦公室奧秘的專家的專家Practical Task Speaking - Meeting people Read the dialogues 1-4 on page 15Useful Expressions Dialogue 1 Meeting people at the airport some trouble happened to the visitor 1. Thats very kind of you.你真好！你真好！ 2. How did you enjoy your flight? 旅途愉快嗎？旅途愉快嗎？ 3. The plane was delayed.

40、飛機(jī)誤點(diǎn)了。飛機(jī)誤點(diǎn)了。 4. I put it in my cigarette cases by mistake.我把它錯放在煙盒里了。我把它錯放在煙盒里了。Useful Expressions Dialogue 2 Meeting people at the airport a wonderful trip 1. the Peoples Insurance Company 人民保險公司人民保險公司 2. Im here to meet you on behalf of our manager.我代表經(jīng)理來這里接您。我代表經(jīng)理來這里接您。 3. Do you have a hotel acc

41、ommodation? 你預(yù)定賓館了嗎？你預(yù)定賓館了嗎？ 4. I have reserved a single room. 我已經(jīng)預(yù)定了一個單間。我已經(jīng)預(yù)定了一個單間。 5. May I help you with your luggage? 我來幫你拿行李，可以嗎？我來幫你拿行李，可以嗎？知識擴(kuò)展知識擴(kuò)展 You are welcome.不用謝。不用謝。 此處它用來回答此處它用來回答Thanks you. welcome 還可以用作動詞，表示還可以用作動詞，表示“歡歡迎迎”的意思。的意思。Welcome to China.歡迎到中國來。歡迎到中國來。Welcome to Beijing.歡

42、迎到北京來。歡迎到北京來。Useful Expressions Dialogue 3&4 Meeting visitors at the company 1. What can I do for you? / Can I help you? 2. the Hongda Electronics Company 宏達(dá)電子公司宏達(dá)電子公司 3. I have an appointment with him. 我和他有預(yù)約。我和他有預(yù)約。 4. He wont be back until 2 oclock in the afternoon. 他直到下午兩點(diǎn)才能回來。他直到下午兩點(diǎn)才能回來。 5. Its very urgent.非常緊急。非常緊急。 6. Would you mind waiting?能介意等一下嗎？能介意等一下嗎？Classroom Activity Finish the Exe