條碼技術在雅匯公司資產管理中的應用研究(終稿)

1、條碼技術在雅匯公司資產管理中的應用研究一、緒論（一）選題的目的和意義我國固定資產管理主要存在以下問題。一是固定資產具有數(shù)量大、種類多、價值高、使用周期長、使用地點分散等特點，管理難度大。二是很多單位目前仍然依賴手工記賬的管理方式，由于管理單據眾多、盤點工作繁重，需占用大量的人力物力，而且固定資產的歷史操作和資產統(tǒng)計工作異常困難，導致資產流失和資產重復購置，使單位成本大幅增加。三是存在賬、卡、物不相符合，難于滿足現(xiàn)代管理的需要，由于缺乏有效的資產實物的日常管理手段，即使單位花大力氣進行了資產清查，沒多久，賬實不符的情況又會重新出現(xiàn)，因此，必須有一套有效的管理手段對實物進行管理。四是固定資產缺乏中

2、間跟蹤管理，沒有固定資產的歷史記錄，如安裝、移動、調撥、報廢、維修等。上海雅匯房產開發(fā)有限公司（簡稱為雅匯公司），面對管理的大量資產，采用計算機和條碼技術改變資產管理的流程和模式，大大提高了工作效率，解決了原先盤點工作繁重、占用大量人力物力、手工記賬容易出現(xiàn)差錯等問題，使得企業(yè)內部管理水平有了很大的提升。雅匯公司資產管理中條碼技術的運用不僅對企業(yè)自身的發(fā)展有著重大的作用，同時對業(yè)界其他企業(yè)的資產管理改革有著積極的參考和借鑒作用。（二）研究方案本文從實際出發(fā)，結合相關的理論對雅匯公司資產管理中的條碼信息技術的應用進行研究，文中采用大量第一手資料，內容翔實，數(shù)據真實可信。研究方法上，本文引用ABC

3、 分析法，對企業(yè)資產管理存在的風險和機會進行了分析。采用了對比和環(huán)比相結合、實際與理論研究相結合等方法，列舉并提出了公司企業(yè)資產管理中的問題，以小見大，以點帶面地把公司的資產管理流程改革,把條碼技術在雅匯公司資產管理中的運用呈現(xiàn)出來。二、條碼與條碼技術（一）條碼 條碼（bar code)亦稱條形碼，是由一組規(guī)則排列的條、空及其對應字符組成的標記，用以表示一定的信息。“條”指對光線反射率較低的部分，“空”指對光線反射率較高的部分，這此條和空組成的數(shù)據表達一定的信息，并能夠用特定的設備識讀，轉換成與計算機兼容的二進制和十進制信息。 條碼，是一種先進的信息傳遞和計算機輸入技術，最旱應用于商業(yè)領域，由

4、于它具有數(shù)據輸入速度快、可靠性與準確性高、設備簡單、系統(tǒng)造價低、靈活、實用、自由度大、易于制作、使用方便的優(yōu)點，因此在各行各業(yè)中得到了越來越廣泛的推廣與應用。（二）條碼技術條碼技術主要研究的是如何將需要向計算機輸入的信息用條碼這種特殊的符號加以表示，以及將條碼所表示的信息轉變?yōu)橛嬎銠C可以自動識讀的數(shù)據。因此，條碼技術的研究對象主要包括編制規(guī)則、符號表示技術、識讀技術、印刷技術和應用系統(tǒng)設計等五大部分。它是一門綜合技術，任何一種條形碼都是按照預先規(guī)定的條形碼編碼規(guī)則和有關技術標準，由條和空組合而成。到目前為止，世界上共有40多種條形碼碼制，分為一維碼和二維碼兩類.常用的一維碼包括:EAN碼、39

5、碼、交叉25碼、UPC碼、128碼、93碼，及Codaba(庫德巴碼)等。常用的二維碼有PDF417,DataMatrix, Maxi Code, QR Code, Code49，Code 16K, Code One等。（三）條碼的主要特性l 可靠準確，數(shù)據輸入速度快根據相關調查資料，鍵盤輸入平均每300個字符產生一個錯誤，而條碼輸入平均每15000個字符產生一個錯誤.如果加上校驗位，其出錯率是千萬分之一。鍵盤輸入，一個每分鐘打90個字的打字員1.6秒可輸入12個字符或字符串，而使用條碼，做同樣的工作只需0.3秒，速度提高了5倍。l 靈活實用，自由度大條碼符號作為一種識別手段可以單獨使用，也可

6、以和有關設備組成識別系統(tǒng)實現(xiàn)自動化識別，還可和其他控制設備連接起來實現(xiàn)整個系統(tǒng)的自動化管理.同時，在沒有自動識別設備時，也可實現(xiàn)手工鍵盤輸入。識別裝置與條碼標簽相對位置的自由度要比0CR大得多.條碼通常只在一維方向上表達信息，而目_同一條碼上所表示的信息完全相同并目_連續(xù)，這樣即使標簽有部分缺損，仍可以從正常部分輸入正確的信息。l 設備簡單，易于制作，經濟實惠條碼符號識別設備結構簡單，操作容易，無需專門訓練，而且條碼標簽易于制作，對印刷技術、設備和材料無特殊要求。與其他自動化識別技術相比較，推廣應用條碼技術所需費用較低。三、雅匯公司資產管理工作簡介 (一)雅匯公司簡介 上海雅匯房產開發(fā)有限公司

7、（簡稱雅匯公司）是香港和記黃埔地產集團下屬的一家從事房產開發(fā)與租賃的企業(yè)。旗下開發(fā)的四季雅苑是一個以租賃為主的高檔的涉外住宅小區(qū)，總占地面積約24萬平方米， 共有高檔別墅268套，高級公寓239套。四季雅苑主要面對歐美及日韓等外籍租戶，所有別墅及公寓內均為豪華裝修并配置了生活所需的一切家具和家用電器，租戶拎包即可入住。(二) 雅匯公司資產管理的內容雅匯公司管理的資產包括四季雅苑租賃的別墅和公寓內所有配置的家具和家用電器，主要的管理涵蓋以下幾個方面：u 記錄客房內和倉庫中所有資產的數(shù)量、使用狀態(tài)、使用年限 u 記錄所有資產數(shù)量的變化及位置的轉移，包括新增、調撥、退倉、外修、報廢等。u 在租戶退房

8、后根據記錄對客房內資產進行清點核對。u 每年年底根據資產清單，對客房內和倉庫中的所有資產進行盤點。（三）雅匯公司資產管理的特殊性雅匯公司資產管理的特殊性主要體現(xiàn)在：首先，在租戶入住前，要將房內一些有損壞或狀態(tài)不佳的家具送到家具維修商處維修翻新。其次，由于不同的租戶對家具、家電配置的要求不同，包括有些租戶會帶來自己的家具、家電，所以在其入住時要根據租戶要求，把其不需要的家具、家電退回倉庫存放。第三，對于租戶在使用過程中發(fā)生問題的家具、家電，需及時從倉庫中調出備用家具、家電予以替換，并將有問題家具、家電送往維修商處維修。最后，對于一部分已無法維修的家具、家電，需做報廢處理，并及時采購新的家具、家電

9、予以補充。 由于以上幾點特殊性，導致四季雅苑資產的轉移和變化發(fā)生較為頻繁，大大增加了管理的難度，使雅匯公司不得不在資產管理工作中投入大量的人力物力。（四）公司資產管理的作業(yè)流程及存在的問題 1、與資產管理相關的作業(yè)和單據（1）調撥單 調撥單是記錄資產轉移情況的單據，包括記錄調撥資產的編號、名稱、數(shù)量，調撥的位置（房號），需要租戶簽字確認。（2）外修單 外修單是記錄送修資產情況的單據，包括記錄送修資產的編號、名稱、數(shù)量，維修商名稱，需維修商簽字確認。（3）報廢單 報廢單是申請將一部分無法維修的資產做報廢處理的單據，包括記錄報廢資產的編號、名稱、數(shù)量、使用年限、報廢原因，由財務計算折舊的殘值后提交

10、管理層審批，并憑批準后的報廢單購置新的資產。（4）新資產的登記新資產購入后，先送到倉庫，由倉庫管理員將資產信息登記入帳冊，如資產名稱、型號、數(shù)量、購入日期等，然后將登記編號寫在不干膠紙上貼在資產上，最后根據租戶實際需要，由搬運工將資產送到租戶家中，把租戶簽字的調撥單交倉庫管理員登記入帳冊。（5）資產的調撥 資產的調撥包括由搬運工用倉庫中的備用家具、家電將租戶家中需要更換的家具、家電換出，或把租戶不需要的家具、家電退回倉庫等，調撥完成后把租戶簽字的調撥單交倉庫管理員登記入帳冊。（6）資產的外修 將需要維修或翻新的家具、家電登記后交維修商進行維修翻新，把維修商簽字的外修單交倉庫登記入帳冊，維修工作

11、完成后，再將家具家電重新登記入庫。（7）資產的報廢 將部分無法再修復的家具和家電，填寫資產報廢單做報廢處理，報廢單經管理層批復后，從帳冊中將這部分資產去除，并重新購置新的資產。2、資產管理流程中存在的突出問題（1）人工作業(yè)工作量大、煩瑣，操作過程中容易出現(xiàn)差錯每次調撥過程中，倉庫管理員都需要一個一個的去查看并記錄資產的編號、名稱、數(shù)量、調撥的位置等信息，工作量大、煩瑣，在操作過程中容易出現(xiàn)差錯，導致帳冊記錄的信息不準確。這樣一來還需花費大量的時間和人力去復核與糾錯，不僅大大降低了資產管理工作的效率，并且由于復核與糾錯過程中經常需要多次進入租戶家中重新查看資產信息，也給租戶帶來不便，引起租戶的不

12、滿。（2）資產信息查詢不方便，資產盤點工作繁重由于是手工記帳，要查詢和統(tǒng)計資產的信息都是非常不方便的，而資產的盤點工作更是要花費大量的時間和人力，先匯總帳面上反映的資產信息，再去核對現(xiàn)場資產的實際情況。特別是現(xiàn)場核對過程中，需要每一個資產去查對資產編號，工作量非常繁重。（五）對資產管理的認識和流程重新設計1、資產管理流程重新設計的著眼點（1）確定以條碼技術為主、結合計算機系統(tǒng)的應用設計方向在資產管理流程實施變革前，雅匯公司首先從整體上把現(xiàn)行資產管理作業(yè)流程作了仔細的分析和研究，找出作業(yè)流程中存在的問題和弊端。他們認識到現(xiàn)行的資產管理作業(yè)流程是在傳統(tǒng)管理模式下設計出來的，沒有從系統(tǒng)的角度出發(fā)，尋

13、求對系統(tǒng)整體效益最佳和有限資源配備最佳的方案；也沒有與計算機技術以及信息支持體系關聯(lián)起來以提高工作效率；所以在流程改革一開始就明確了資產管理新的流程設計圍繞條碼技術和計算機系統(tǒng)技術開展，以條碼技術應用為主，輔助計算機系統(tǒng)支持。（2）針對瓶頸著手資產管理的條碼化針對原先的資產管理流程中滯后的手工作業(yè)操作所造成的工作量大、容易出現(xiàn)差錯等一系列問題，在資產管理中應用條碼技術和計算機系統(tǒng)成了上至公司高級領導層下至實際倉庫管理員的共識。他們認識到：只有在打破原有流程的基礎上，在管理體系中運用條碼技術并結合計算機系統(tǒng)管理，才能真正解決原先資產管理流程中出現(xiàn)的問題和弊端，大大提升資產管理工作的效率和水平。（

14、3）結合資產管理的實際設計操作系統(tǒng)在決定使用條碼技術的最初，公司IT部門的軟件開發(fā)小組對現(xiàn)行資產管理的運作流程進行了分析和研究，還到四季雅苑進行實地調研，通過實際參與到現(xiàn)行流程作業(yè)中，來發(fā)現(xiàn)其中存在的問題和結癥。另一方面，倉庫管理員也就在日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題和對計算機管理系統(tǒng)的要求，與軟件開發(fā)小組的技術人員進行了大量的溝通與交流。他們一起把資產管理現(xiàn)行的作業(yè)流程進行了徹底的梳理，找出瓶頸和問題的所在并提出具體改進的切入口，提出運用條碼技術，結合使用帶有條碼掃描功能的手持數(shù)據終端進行資產的管理作業(yè)，并根據四季雅苑資產管理的要求和特殊性開發(fā)出一套專門適應四季雅苑資產管理的計算機系統(tǒng)專用管理軟件。2

15、、碼技術和計算機系統(tǒng)在資產管理中的應用（1）資產信息的輸入及條碼的生成在運用計算機系統(tǒng)實施資產管理之前，倉庫管理員先將分布在各個客房間內和倉庫中的資產進行了徹底的清點和統(tǒng)計工作，并對應之前帳冊上的記錄，將每一件資產的信息輸入到資產管理系統(tǒng)中，包括資產的名稱、型號、顏色、購入日期、當前位置等。系統(tǒng)會把每一件資產作為是一個獨立的單位，自動形成一個條碼，然后把條碼打印出來后粘貼到相對應的資產上（見圖1）。由于四季雅苑的資產數(shù)量龐大，所以這個先期的準備工作，也耗費了相當大的人力、物力和時間。 圖1：家具上的條形碼等到資產管理系統(tǒng)正式運行之后，一旦有新的資產購入，則第一時間將資產信息輸入到資產管理系統(tǒng)中

16、，并生成條碼粘貼于資產上，相當于每一件資產都有了一個唯一的“身份證”。 （2）條碼的應用及資產信息的跟蹤在將所有的資產信息都輸入系統(tǒng)并將條碼都粘貼到對應的資產上之后，資產管理系統(tǒng)就可以正式運行了。在新的資產管理流程作業(yè)中，倉庫管理員配備帶有條碼掃描功能的手持數(shù)據終端（見圖2），進行現(xiàn)場的數(shù)據采集、信息錄入包括狀態(tài)的改變，使用位置的改變和其他備注信息，之后將現(xiàn)場采集的數(shù)據上傳到固定資產管理系統(tǒng)中，自動更新系統(tǒng)中的數(shù)據。同時通過將系統(tǒng)中的有關數(shù)據下載到手持終端中，可以在現(xiàn)場也可查詢和調用資產的相關信息，方便資產的清點核對。倉庫管理員在進行資產的調撥、退倉、外修等過程中，不需要再象以前那樣一個一個的

17、去查看并記錄資產的信息，只需用數(shù)據終端進行掃描即可，這樣不但大大減少了倉庫管理員的工作量，提高了工作效率，而且作業(yè)精度大大提高，達到了100的準確率。圖2：帶有條碼掃描功能的手持數(shù)據終端（3）資產管理系統(tǒng)的應用1) 資產信息的上傳和下載功能 在將倉庫管理員完成資產調撥、退倉、外修、報廢等信息的數(shù)據采集工作后，只需將數(shù)據終端連接到計算機上，就可以輕松的將資產信息上傳到資產管理系統(tǒng)中，更新系統(tǒng)中的數(shù)據。同樣，也可以將系統(tǒng)中最新的資產信息下載到手持數(shù)據終端中，倉庫管理員在現(xiàn)場核對資產時，只需要調出終端中的相關信息即可進行清點工作。2) 資產信息的查詢功能 通過資產管理系統(tǒng)的查詢功能，能輕松查詢各類資

18、產的相關信息數(shù)據，如某件家電倉庫中還有多少件備貨，某套客房內共有多少件家具家電，某件家具的使用年限等，給資產的管理工作提供了很好的支持。3) 資產的盤點報表功能 資產管理系統(tǒng)可以按照不同的位置，自動生成各類盤點報表，如倉庫中的資產盤點報表、某套客房內的資產盤點報表、所有客房的資產盤點報表等。與過去手工匯總盤點報表相比，如今的盤點報表生成方便，數(shù)據精準，而現(xiàn)場盤點工作也只需通過手持數(shù)據終端掃描資產條碼即可輕松完成。3、條碼對資產管理的作用現(xiàn)在，運用了條碼技術和計算機資產管理系統(tǒng)后，資產管理已經徹底告別了人工作業(yè)，工作量大大的下降。而且運用條碼技術和計算機系統(tǒng)管理后，記錄資產信息都通過手持數(shù)據終端

19、掃描條碼并上傳到系統(tǒng)中，大大減少了出現(xiàn)差錯的可能性。通過資產查詢的界面，倉庫管理員可以很方便地看到每套客房內資產的實時狀況?，F(xiàn)在通過資產管理系統(tǒng)，倉庫管理員只需鼠標輕輕一點，整個倉庫或客房的資產信息立刻精確的顯示出來，資產庫存數(shù)量一目了然，真正做到實時管理，使得公司的資產管理工作效率和水平都有了質的飛躍。（見圖3）。圖3：基于條碼技術的資產管理系統(tǒng)五、公司在應用條碼技術中存在的問題和對策分析條碼信息技術投入使用后，由于它的高效率性和易操作性，在開始的一段時間段內，使倉庫管理員們產生了一種過分依賴計算機系統(tǒng)的傾向。但在后來的管理工作中，他們逐步發(fā)現(xiàn)了問題，并通過及時總結，制定出相應的措施和策略，

20、來解決實際操作過程中存在的問題和可能出現(xiàn)的風險。（一）條碼技術應用中存在的問題1、資產條碼磨損、丟失問題為了節(jié)約成本，公司一開始選用了價格較低的條碼紙，但在使用了一段時間后發(fā)現(xiàn)，有些條碼在資產搬運和使用過程中磨損了，造成數(shù)據終端無法掃描出條碼信息，還有些條碼因為粘性不牢，在搬運和使用過程中丟失了。這樣一來就需要倉庫管理員在系統(tǒng)中去查詢這些資產的信息，然后重新打印條碼粘帖，增加了許多工作量。2、計算機系統(tǒng)癱瘓的風險如果過分依賴計算機管理系統(tǒng)，一旦終端設備出現(xiàn)故障或計算機系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，由于沒有事先的書面的作業(yè)記錄和倉庫記錄，這時就會顯得很被動，資產管理的各種作業(yè)都會受到不同程度的影響。3、資產管理

21、方面的風險無紙化管理并不是無所不能的，計算機系統(tǒng)管理系統(tǒng)使用后，一度把取消了許多作業(yè)記錄和倉庫記錄，這些記錄的缺失，給管理工作帶來了問題，不利于資產管理的規(guī)范性和嚴肅性。（二）所存在問題的應對策略1、選用質量好不易磨損、丟失的條碼紙為了解決原來條碼容易磨損、丟失的問題，公司從市場找到了幾種條碼紙進行比較分析，最后選用了防水、防油污、防撕裂的PET條碼紙，這種條碼紙質量好不易磨損，且粘性也非常強，大大降低了條碼磨損和丟失情況的發(fā)生。2、應急電源和必要的備份面對可能出現(xiàn)的突然斷電和計算機系統(tǒng)癱瘓，雅匯公司的IT部門專門為操作資產管理系統(tǒng)的計算機配置了應急電源，并對運行中的資產管理系統(tǒng)中的資料和數(shù)據

22、進行實時備份，所有操作都通過Intranet直接于總公司的服務器相連，隨時存儲在總公司的服務器上。3、堅持必要的書面記錄對原有的作業(yè)記錄進行分析，在摒除了那些可有可無的記錄后，恢復那些有利于管理的必不可少的書面記錄。并對書面記錄定期審核、存檔，大大強化了資產管理的規(guī)范性和嚴肅性。（三）條碼技術在資產管理中的成效雅匯公司對四季雅苑的資產實施條碼技術結合計算機系統(tǒng)的管理模式后，取得了很明顯效果，主要有以下幾個方面：1、節(jié)省了公司的人力成本在原來由人工作業(yè)進行資產管理工作的時期，由于需管理的資產數(shù)量龐大，且手工作業(yè)的工作量也很大，所以公司聘用了1名主管和8倉庫管理員來進行資產管理工作，再加上負責搬運

23、資產的8名搬運工，使得整個資產管理運作的人力成本很高。而在運用條碼技術結合計算機系統(tǒng)進行資產管理工作后，由于工作效率大幅度提升，所以公司也對資產管理人員進行了精簡，減少了4名倉庫管理員，每年可以為公司節(jié)省近20萬元的人力成本。2、明顯減輕員工勞動強度和密度，提高了工作效率 運用先進的條碼技術和計算機系統(tǒng)代替繁重的人工操作大大減輕了倉庫管理員工的勞動強度和密度，提高了資產管理流程運作的效率。帶有條碼掃描功能的手持數(shù)據終端和計算機資產管理系統(tǒng)承擔了大量煩瑣的資產信息數(shù)據收集、查詢、統(tǒng)計、復核作業(yè)，減輕倉庫管理員的作業(yè)負擔，就連過去讓倉庫管理員頭疼的資產盤點工作也變得簡單輕松起來。從此使倉庫管理員從

24、簡單重復的工作中解放出來，把多余的時間和精力投入到全面?zhèn)}庫管理中去。3、解決了手工記帳容易出錯的問題在運用了條碼技術結合計算機資產管理系統(tǒng)之后，過去在人工操作過程中和手工記帳時容易出現(xiàn)差錯的問題已得到了徹底的解決，資產信息的準確率高達99%以上，使公司的管理層能夠得到準確、全面的資產信息。4、提升了資產管理水平，得到客戶的認可由于運用條碼技術后出現(xiàn)差錯的幾率很低，使得需要進入租戶家中復核、糾錯的次數(shù)也大大的減少，并且由于使用了帶有條碼掃描功能的手持數(shù)據終端進行操作，也大大縮短了在租戶家中進行資產清點核對的時間，在提升了資產管理水平的同時，也得到了租戶的認可和滿意。六、全文總結與研究展望雅匯公司在資產管理中運用條碼技術，重新構造了管理流程和與其相匹配的管理信息系統(tǒng)。結合計算機系統(tǒng)的運用，提高工作效率，減少差錯率，對原來的資產管理進行了一次根本性的徹底的改變。通過數(shù)字條形碼、手持數(shù)據終端、計算機管理軟件等等一系列資產管理手段和