物業(yè)行政綜合管理部公文管理制度

1、物業(yè)行政綜合管理部公文管理制度1. 目的規(guī)范公司各類公文的撰寫(xiě)要求及格式編排。2. 適用范圍本制度適用于 物業(yè)管理有限公司在公文撰寫(xiě)工 作中的規(guī)范及督導(dǎo)。3. 公文種類本公司常用的有：通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要等。3.1 通知用于批轉(zhuǎn)上級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)物業(yè)協(xié)會(huì)的公文，發(fā)布公司規(guī)章制度，傳達(dá)要求分公司和各項(xiàng)目部辦理的、周知或需要執(zhí)行的事項(xiàng)、公司人事任免3.2等。通報(bào)用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，獎(jiǎng)懲員工，傳達(dá)重要 事項(xiàng)。3.33.43.5用于公司向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，分公司、 各項(xiàng)目部向總部請(qǐng)示相關(guān)事項(xiàng)（需要有回復(fù)的公 文種類）。報(bào)告 用于公司向上級(jí)單位、物業(yè)協(xié)會(huì)匯報(bào)工作，反映 情況，

2、提出意見(jiàn)、建議或答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn) 需要有回復(fù)的公文種類） 。函用于平行部門(mén)或不相隸屬的單位之間相互商洽辦理業(yè)務(wù)、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等。3.6 會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。4. 公文格式4.1 公 文一般由發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、標(biāo) 題、主送單位、正文、附件、 行文單位、印章、成文時(shí)間、抄報(bào)、抄送單位等 部份組成。4.2 發(fā)文號(hào)的編排4.2.1 公司總部制作的公文， 由行政綜合管理部編排 發(fā)文號(hào)；分公司、各項(xiàng)目按照相應(yīng)模板認(rèn)真補(bǔ)充 內(nèi)容。4.2.2 向轄區(qū)內(nèi)業(yè)主發(fā)出的各項(xiàng)通知及會(huì)議紀(jì)要不 參與編號(hào) , 但需有標(biāo)識(shí)（如日期） 。4.2.3 分公司、各項(xiàng)目部公司總部各部門(mén)代碼由行

3、政綜合管理部用漢語(yǔ)拼音編寫(xiě)，新項(xiàng)目成立 時(shí)，行政綜合管理部即確定代碼。現(xiàn)有分公 司、項(xiàng)目及部門(mén)代碼詳見(jiàn)支持性文件 。4.3 公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)捷地概括文件的主要內(nèi)容，標(biāo) 題中除規(guī)章制度名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn) 符號(hào)。4.4 公 文如有附件的，應(yīng)當(dāng)在正文之后、落款之前順 序注明。4.5 公文須加蓋印章或經(jīng)批準(zhǔn)人簽發(fā)之后方為有效版 本，印鑒應(yīng)騎年壓月。4.6 行 文規(guī)則 公司發(fā)文統(tǒng)一按照公司紅頭文件模板。分公司、 項(xiàng)目部呈報(bào)或下發(fā)文（函 件）、通知等，嚴(yán)格按照公司確定的模板，不得隨 意更改模板樣式，總部各部門(mén)若使用該類模板則仍按模板格式和排版規(guī)范填寫(xiě)。4.7 發(fā)文權(quán)限及范圍4.8 分公司、各項(xiàng)目

4、部的發(fā)文權(quán)限4.8.1 向業(yè)主發(fā)出的通知、 知會(huì)、征詢、提醒、提示、 警示等事務(wù)性文件。4.8.2 公司內(nèi)部處理業(yè)務(wù)、磋商問(wèn)題的文件。4.8.3 向本部門(mén)內(nèi)部員工發(fā)出的通知、知會(huì)、征詢、 獎(jiǎng)懲等文件。4.8.4 涉及費(fèi)用、人事任免的事項(xiàng)，報(bào)請(qǐng)公司批準(zhǔn)后 再發(fā)出或執(zhí)行的文件。4.9 公司發(fā)文權(quán)限4.9.1 向上級(jí)機(jī)關(guān)、物業(yè)協(xié)會(huì)、法人單位發(fā)出具有實(shí) 質(zhì)性內(nèi)容的文件。4.9.2 涉及公司經(jīng)營(yíng)管理大政方針、規(guī)章制度、質(zhì)量 體系、工作標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)規(guī)范的文件。4.9.3 涉及財(cái)務(wù)、人事、管理等重大事項(xiàng)的文件。4.9.4 向分公司、 各項(xiàng)目部、總部各部門(mén)下發(fā)的通知、知會(huì)、征詢、獎(jiǎng)懲等文件。4.10 總部各部門(mén)

5、發(fā)文，均以公司加部門(mén)簡(jiǎn)稱名義發(fā) 布。4.11 分公司、各項(xiàng)目部、總部各部門(mén)不得越級(jí)請(qǐng)示， 向上級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)須報(bào)請(qǐng)公司批準(zhǔn)，并以公司 名義請(qǐng)示。4.12 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事， 一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位， 切勿多頭主送；如需同時(shí)送達(dá)其他單位的，應(yīng)當(dāng) 采用抄送的形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位或不 相隸屬的單位。4.13 “報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。5. 公文處理公文處理主要有發(fā)文處理和收文處理。發(fā)文處理 包括擬稿、打印、校對(duì)、會(huì)簽、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀程序。收文處理包 括簽收、登記、擬辦、 批辦、承辦、催辦、立 卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。5.1 公文起草及發(fā)文流程公文起草及發(fā)文流程詳見(jiàn)

6、支持性文件 YY 。5.1.1 擬稿要求A. 符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān) 規(guī)定。B. 實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、邏輯清楚、言簡(jiǎn)意 賅、用字準(zhǔn)確、打印工整。C. 時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)字及引文準(zhǔn)確。D. 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一般公文第一層為 “一、”， 第二層為“1. ”， 第三層為 “1.1”，第四層為“ （1）”；規(guī)章制度類第 一層為“1.”，第二層為“ 1.1”，第三層為“”， 第四層為“ A. ”、第五層為“ »“ a. ”。E. 法定計(jì)量單位使用英語(yǔ) +阿拉伯?dāng)?shù)字，數(shù)目 字使用阿拉伯?dāng)?shù)字，其余使用漢字。F. 遣詞用字準(zhǔn)確規(guī)范。使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全 稱，再注明簡(jiǎn)稱。5.1.2 打

7、印、校對(duì) 分公司、項(xiàng)目部擬稿人將草擬的公文認(rèn)真校對(duì) 后、經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后傳至公司； 公司發(fā)文須分 管領(lǐng)導(dǎo)審核。打印文件使用不易水化或不易褪色 的油墨打印。5.1.3 簽發(fā)權(quán)限及方法 （詳見(jiàn)公司公文處理流程）5.1.4 公文的發(fā)出A. 對(duì)外發(fā)出的公文應(yīng)是原件， 保留另一份原件或 復(fù)印件留存歸檔。B. 公司內(nèi)部使用的文件， 涉及費(fèi)用收支的， 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后， 原件用于辦理財(cái)務(wù)手續(xù)， 較重要的 由部門(mén)另存底。5.1.5 限期送達(dá)的公文，可用傳真或電子郵件發(fā)送， 并隨即通過(guò)電話或回傳簽收件的方式， 落實(shí)簽收 情況；重要的原件可事后補(bǔ)送。發(fā)送傳真時(shí)，發(fā) 送成功的記錄紙，隨文件保存一年。5.2 收文5.2.

8、1 收到公文，由主管部門(mén)的指定人員將收文交相 關(guān)負(fù)責(zé)人辦理， 并做好相關(guān)記錄。 緊急公文應(yīng)按 時(shí)限辦理。5.2.2 對(duì)不屬于或不適宜本部門(mén)辦理的或確認(rèn)發(fā)文 錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)退回原處。5.2.3 分公司、各項(xiàng)目部需要請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)緊急批示 的文件，可按照公司公文處理流程或工作呈報(bào)來(lái)辦理。5.3 傳真公文的處理5.3.1 收到傳真公文后，由收文部門(mén)做好相關(guān)登記。5.3.2 涉及費(fèi)用、 人事等實(shí)質(zhì)性事項(xiàng)的傳真件， 收文 人員或部門(mén)應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員接觸該類文件。5.3.3 凡傳真件涉及到其他部門(mén)的， 主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng) 與其他部門(mén)協(xié)商處理。6. 公文處理要求6.1 公 司總部各部門(mén)上報(bào)實(shí)業(yè)公司或上級(jí)單位文件一

9、律使用紅頭文件。6.2 公司總部各部門(mén)需印發(fā)的文件及分公司（各項(xiàng)目 部）所有的請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)等應(yīng)嚴(yán)格按照公司 確定的模板和排版規(guī)范執(zhí)行。6.3 總部各部門(mén)、分公司及項(xiàng)目部應(yīng)嚴(yán)格按照公文處 理流程執(zhí)行，做好文件類別及會(huì)簽人員的選擇，并及時(shí)跟進(jìn)自發(fā)文件的處理進(jìn)程。6.4 公 司文員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)果，做好印發(fā)文件的 編號(hào)、排版及存檔管理。7. 發(fā)文類別及處理權(quán)限7.1 公司文件的發(fā)文簡(jiǎn)稱分以下類別：公司發(fā)、公司 黨發(fā)（公司黨總支委員會(huì)發(fā)文） 、公司工會(huì)發(fā)（公 司工會(huì)委員會(huì)發(fā)文）、公司團(tuán)發(fā)（公司團(tuán)總支委員 會(huì)發(fā)文）、公司綜發(fā)（行政綜合管理部發(fā)文） 、公 司財(cái)發(fā)（財(cái)務(wù)資產(chǎn)部發(fā)文） 、公司人發(fā)（人力資源 部發(fā)文）、公司經(jīng)發(fā)（經(jīng)營(yíng)拓展部發(fā)文） 、公司品 發(fā)（品質(zhì)監(jiān)察部發(fā)文）及公司工發(fā)（公司工程技 術(shù)部發(fā)文）。7.2 分公司（項(xiàng)目部）對(duì)其內(nèi)部