李革增—行政秘書檔案管理

1、做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓平臺1聚成華企在線商學院行政秘書行政秘書檔案管理檔案管理 講師：李革增講師：李革增做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓平臺21、什么是檔案管理 檔案：是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教、人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教、等活動直接形成的等活動直接形成的對國家和社會有保存價值對國家和社會有保存價值的各種文的各種文字、圖表、聲像等不同形式的字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄歷史記錄。 文檔管理：文檔管理是以管理規(guī)范為主，對文檔進行有效管理的解決手段。它主要提供對文檔

2、的分類、整理、存儲、更新及使用的統(tǒng)一解決和管理辦法。 做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓平臺3如何管理你的文檔1、分類 原則：方便使用；操作簡單；設置合理方法：按工作的主要內容分，例如：申請、報告、合約、產(chǎn)品開發(fā)、通知等，類別下面再劃分次類別。公司部門分，例如：人事部、財務部、生產(chǎn)部等，類別下面再劃分次類別。按事件的處理狀態(tài)分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓平臺42、整理 原則： 以時間順序為主，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。先發(fā)生的檔案存檔在前，后發(fā)生的檔案存檔在后；方法：（1）根據(jù)使用的頻率來整理文件。最常用的東西應該在你的手邊，隨手可取。（2）

3、把暫時不用的文件移走。（3）建立文檔編號，一部分編號0112，代表每年的每一個月；另一部分編號0131號，代表一個月的每一天。（4） 一般歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的可酌加副本。（5）文件材料應按原件在前、附件在后的方式排列。 做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓平臺53、存儲 普通文件：文件柜、箱 電子文件： 硬盤 光盤 原則：分門別類、不同存貯介質的資料應單獨存放；保證安全； 檔案組卷應使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應適當標識。 案卷封面標題應簡明、準確，左上角應有檔號、檔案箱號、縮微號，封面的下部應有歸檔單位、起止日期、保管期限等。4、更新和使用 定期整理、更新，三

4、個月內不用的文檔丟棄。（國家規(guī)定的除外）讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫、清楚的字母標示檔案。（2）使用彩色標識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次類別標簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標示。（4）為大型的資料建立索引。做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓平臺6三、信息、情報管理1 1、信息的概念及其特征、信息的概念及其特征 概念概念信息是客觀事物的特征和變化的最新反映，信息是客觀事物的特征和變化的最新反映， 包括自然信息和社會信息包括自然信息和社會信息2 2信息在企業(yè)工作中的作用信息在企業(yè)工作中的作用 戰(zhàn)略決策戰(zhàn)略決策 企業(yè)經(jīng)營企業(yè)經(jīng)營市場銷售市場銷售3 3、企業(yè)信息

5、的分類（技術、生產(chǎn)、市場）、企業(yè)信息的分類（技術、生產(chǎn)、市場）做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓平臺7 在今天的世界上，只要你打個瞌睡， 機會就消失了。 情報是防止你打瞌睡的鬧鐘。 -TI公司的全球營銷副總裁 做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓平臺8信息情報的收集來源（1）相關行業(yè)的報紙、雜志、圖書（2）圖書館、互聯(lián)網(wǎng)（3）從相關部門、企業(yè)購買（4）通過同行業(yè)索要、交換 （5）從廣播、電影、電視中獲取 （6）通過專利機構咨詢（7）通過工商主管機構了解（8）通過咨詢公司了解 （9）通過知名學者、專家、科研人員及其它專業(yè)人員（10）向有關國家和部門了解 做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓平臺94 4行政

6、文秘信息、情報工作的原則和基本要求行政文秘信息、情報工作的原則和基本要求 工作原則工作原則 追蹤原則、超前原則、選優(yōu)原則追蹤原則、超前原則、選優(yōu)原則 行政文秘信息工作的基本要求行政文秘信息工作的基本要求 及時及時、全面、全面、適用適用5 5信息資料的收集和處理信息資料的收集和處理 采集、交換、索取、購買采集、交換、索取、購買 信息的處理信息的處理 整理加工、儲存、使用整理加工、儲存、使用做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓平臺106 6、信息情報的、信息情報的分析分析7 7信息情報整料的貯存和使用信息情報整料的貯存和使用 信息情報資料的科學貯存信息情報資料的科學貯存 分類、建立分類、建立貯存檢索貯存檢索系統(tǒng)、保存系統(tǒng)、保存 信息情報資料的使用信息情報資料