SK英國(guó)皇家少兒英語(yǔ) 內(nèi)部課程：時(shí)間管理

1、時(shí)間管理與工作組織技巧TIME MANAGEMENT課程目標(biāo)和內(nèi)容課程目標(biāo)和內(nèi)容課程目標(biāo)1、了解個(gè)人的時(shí)間管理狀態(tài)現(xiàn)狀把握2、建立有效的時(shí)間管理概念選擇管理3、區(qū)分重要緊迫的優(yōu)先管理發(fā)現(xiàn)焦點(diǎn)4、時(shí)間管理四種工具的使用任務(wù)管理關(guān)鍵詞1、積極主動(dòng)2、以終為始3、要事第一第一部分第一部分 現(xiàn)狀把握現(xiàn)狀把握現(xiàn)狀 工作（Business)用一幅畫描繪你的工作環(huán)境、狀況 一個(gè)詞(One word)用一個(gè)詞描述你的工作狀態(tài) 后果(Consequences)你對(duì)此有何感想?課程目標(biāo)學(xué)習(xí)時(shí)間管理就是要使工作既輕松又有結(jié)果！個(gè)人習(xí)慣評(píng)測(cè)下面的每個(gè)問題，請(qǐng)你根據(jù)自己的實(shí)際情況，如實(shí)地給自己評(píng)分。計(jì)分方式為：選擇“從

2、不”為0分，選擇“有時(shí)”記1分，選擇“經(jīng)常”記2分，選擇“總是”記3分。 1、我在每個(gè)工作日之前，都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。 2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作進(jìn)度表來(lái)書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。 4、我能夠一次性處理完畢每份文件。 5、我每天列出一個(gè)應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要順序來(lái)排列，依次辦理這些事情。 6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來(lái)訪，以及突然的約會(huì)。 7、我試著按照生理節(jié)奏變動(dòng)規(guī)律曲線來(lái)安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。 9、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要的事情時(shí)，我會(huì)說“不”。 結(jié)論： 012分：你自己沒有時(shí)間規(guī)劃

3、，總是讓別人牽著鼻子走。 1317分：你試圖掌握自己的時(shí)間，卻不能持之以恒。 1822分：你的時(shí)間管理狀況良好。 2327分：你是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理典范。結(jié)論第二部分第二部分 選擇管理選擇管理案例分析專營(yíng)店總經(jīng)理的一天4月26日是個(gè)普通的工作日。一大清早，陳濤走進(jìn)辦公室，琢磨著下月的銷售計(jì)劃如何完成，廠家的任務(wù)量這么大，怎樣才能提高來(lái)店量呢？正想著，展廳來(lái)了報(bào)告，說客戶投訴。一名客戶的陽(yáng)光車已經(jīng)訂了一個(gè)多月，還沒法交車，客戶要么月底要車，要么要求退現(xiàn)金。這可不得了，本來(lái)銷售任務(wù)量就這么大，還要退訂單？那還不得瘋掉了！客戶吵的厲害，銷售部得同事不知如何是好。只好出面給客戶道歉，好容易用個(gè)禮品安撫

4、了客戶。客戶是暫時(shí)回去了，可是這現(xiàn)車什么時(shí)候能到呢？回到辦公室，琢磨著，銷售解決投訴的水平要提高，看來(lái)得給銷售部做次集體培訓(xùn)了。這時(shí)候，郵箱提醒響了起來(lái)，哇，這一會(huì)兒30多封新郵件沒查收了。都是些廠家各個(gè)部門要報(bào)表和數(shù)據(jù)的郵件，這數(shù)據(jù)雖然是現(xiàn)成的，可是一個(gè)個(gè)調(diào)出來(lái)也龐大的很。真搞不懂他們要那么多沒用的報(bào)表干嘛？正調(diào)著數(shù)據(jù)，一名銷售顧問和一名服務(wù)顧問不知道什么事，吵起來(lái)了，大家都圍了過去。這段時(shí)間加班太多，休息不好，大家火氣都很大，加上平時(shí)也沒什么溝通機(jī)會(huì)，一有事就發(fā)生磨擦。要馬上解決一下。這邊調(diào)節(jié)剛完，車間主管滿臉愁容的又來(lái)了。原來(lái)，之前打掃衛(wèi)生時(shí)沒把地上的油拖干凈，員工小王摔了一跤，躺在休息

5、室動(dòng)彈不得，今天來(lái)維修保養(yǎng)的車本來(lái)就多，這線上又少了一人。這時(shí)候，電話響了，提醒下午外出2點(diǎn)開會(huì)，是一個(gè)政府的消防安全培訓(xùn)，說企業(yè)負(fù)責(zé)人必須到。沖鋒陷陣了一個(gè)上午，看著墻上的鐘指針走到了12：30，不禁長(zhǎng)出了一口氣。也許注定我今天倒霉吧。剛要準(zhǔn)備吃午飯，員工小馬跑來(lái)提出辭職。小馬和小王一起進(jìn)的公司，小王機(jī)靈嘴甜，招大伙喜歡。小馬內(nèi)向，人老實(shí)，大家經(jīng)常把事情推給他做。今天小王摔傷了，人手少了，大家又把好多活推給小馬，這泥人也有土性，不干了，小馬可是干活的一把好手。會(huì)議中，銷售經(jīng)理來(lái)電話，說廠家有神秘客戶到店。這急壞了陳濤，趕緊從會(huì)議室溜出來(lái)。和廠家的來(lái)的客人正聊著，突然天降暴雨，維修車間三處漏水

6、，影響工作。漏水的事早交代過行政經(jīng)理，怎么還沒弄好。由于漏水影響了維修保養(yǎng)的速度，快下班時(shí)，休息區(qū)有些客戶等得不耐煩了，抱怨聲不斷。哎，疲憊的一天！案例分析：他遇到了哪些事呢？案例分析：他遇到了哪些事呢？1、可以用什么詞來(lái)描述他的工作？ 他遇到了哪些事？2、如果不要這么忙亂，他都要做哪些事？3、有沒有一些事情今天做不了，要明天做？ 有沒有一些事情明天也做不了，要一個(gè)月來(lái)做？ 為他做工作計(jì)劃！為他做工作計(jì)劃為他做工作計(jì)劃今天（第一天）今天（第一天）明天（第二天）明天（第二天）這個(gè)月這個(gè)月第第 ？天？天1、事情和事情有什么不同？2、行動(dòng)不同結(jié)果一樣嗎？3、今天的行動(dòng)有什么特點(diǎn)？明天的呢？后天的呢？

7、我們?yōu)楹蚊y？ 電話干擾 會(huì)議沒有計(jì)劃和控制 廠家來(lái)客太多太隨意 下屬不斷請(qǐng)示匯報(bào) 不放心下屬工作，幫下屬做事 事必親躬 工作沒有程序 做事沒有主次和輕重緩急 太關(guān)注細(xì)節(jié)和小事 不知道如何說“不” 對(duì)喜歡和熟悉的事盡快做完，對(duì)棘手的事一拖再拖 不授權(quán)，下屬閑，自己忙效率與成效 Efficient V.S. Effective 效率與成效 “把事情做對(duì)”與“選對(duì)的事情做” to do things right& to get the right things done 成效=what+how 成效不在于你做了多少，而在于你做了什么。時(shí)間管理時(shí)間管理=選擇管理選擇管理Time manage

8、ment is choice managementChoice,Choice,Not chanceNot chanceDeterminesDeterminesDestiny.Destiny.決定命運(yùn)的不是機(jī)會(huì)，決定命運(yùn)的不是機(jī)會(huì)，而是你的選擇而是你的選擇選擇管理選擇什么？選擇管理選擇什么？1、選擇做什么？不做什么？（What)2、選擇花多少時(shí)間來(lái)做？(Time)3、選擇如何做？誰(shuí)來(lái)做？(How&Who)課下思考：1、選擇發(fā)生在什么時(shí)候？2、有什么，我們是可以選擇的？有什么，我們是不能選擇的？第三部分第三部分 發(fā)現(xiàn)焦點(diǎn)發(fā)現(xiàn)焦點(diǎn)優(yōu)先矩陣（艾森豪規(guī)則）緊迫性重要性M1直接價(jià)值高度重要高度緊迫

9、M間接價(jià)值高度重要低度緊迫M高度緊迫低度重要無(wú)價(jià)值，但必要M4低度重要低度緊迫無(wú)價(jià)值，不必要價(jià)值緊迫性重要性根據(jù)事情的重要性決定花多少時(shí)間做根據(jù)事情的緊迫性決定什么時(shí)候做 1. 優(yōu)先矩陣是從工作內(nèi)容入手； 2. 把小組討論的行動(dòng)放入矩陣； 3. 我們放什么到優(yōu)先矩陣，是事情，還是行動(dòng)？把行動(dòng)放入優(yōu)先矩陣把行動(dòng)放入優(yōu)先矩陣優(yōu)先管理的原則討論：1. 相互比較：每個(gè)象限的事情各有有什么特點(diǎn)？2. 為什么在第一象限和第三象限的行動(dòng)比較多？3. 在第一象限和第三象限花費(fèi)很多精力會(huì)有什么后果？4. 第二象限的工作有什么特點(diǎn)？5. 為什么沒有做第二象限的工作？6. 用事例說明： 第二象限不做行嗎？會(huì)有什么后

10、果？ 做好了會(huì)有什么好處？緊迫性重要性危機(jī)、迫切問題限定時(shí)間必須完成的任務(wù)設(shè)備故障、停電、生產(chǎn)停擺員工沖突、重傷急救客戶抱怨預(yù)防性措施、建立關(guān)系制定計(jì)劃提升技能問題調(diào)查、標(biāo)準(zhǔn)化接待訪客某些電話、某些抄送郵件某些列席會(huì)議某些領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)某些提交數(shù)據(jù)迫切需要解決的事物閑聊的電話無(wú)關(guān)緊要的郵件消磨時(shí)間的活動(dòng)個(gè)人嗜好的沉迷處理本應(yīng)下屬完成的工作翻來(lái)覆去找文件優(yōu)先矩陣各個(gè)象限特點(diǎn)優(yōu)先矩陣各個(gè)象限特點(diǎn)優(yōu)先管理的原則討論：1. 相互比較：每個(gè)象限的事情各有有什么特點(diǎn)？2. 為什么在第一象限和第三象限的行動(dòng)比較多？3. 在第一象限和第三象限花費(fèi)很多精力會(huì)有什么后果？4. 第二象限的工作有什么特點(diǎn)？5. 為什么

11、沒有做第二象限的工作？6. 用事例說明： 第二象限不做行嗎？會(huì)有什么后果？ 做好了會(huì)有什么好處？第一象限時(shí)間分配過多第一象限時(shí)間分配過多I.壓力大壓力大筋疲力盡筋疲力盡被危機(jī)牽著鼻子走被危機(jī)牽著鼻子走忙于收拾殘局忙于收拾殘局IIIIIIVI.IIIII急功近利急功近利被危機(jī)牽著鼻子走被危機(jī)牽著鼻子走被視為巧言令色被視為巧言令色輕視目標(biāo)和計(jì)劃輕視目標(biāo)和計(jì)劃認(rèn)為自己是受害者，缺乏自制力認(rèn)為自己是受害者，缺乏自制力人際關(guān)系膚淺，甚至破裂人際關(guān)系膚淺，甚至破裂IV第三象限時(shí)間分配過多第三象限時(shí)間分配過多I.IIIIIIV完全不負(fù)責(zé)任被炒魷魚基本生活都需要依賴他人第三四象限時(shí)間分配過多第三四象限時(shí)間分配

12、過多優(yōu)先管理的原則討論：1. 相互比較：每個(gè)象限的事情各有有什么特點(diǎn)？2. 為什么在第一象限和第三象限的行動(dòng)比較多？3. 在第一象限、第三象限、第四象限花費(fèi)很多精力會(huì)有什么后果？4. 第二象限的工作有什么特點(diǎn)？5. 為什么沒有做第二象限的工作？6. 用事例說明： 第二象限不做行嗎？ 做好了會(huì)有什么好處？ 不做有什么后果？癮性問題的共同癥狀與后果癮性問題的共同癥狀與后果癥狀1、會(huì)成為吸引你注意力的焦點(diǎn)2、短暫消除痛苦和其他負(fù)面感覺3、產(chǎn)生虛幻的感覺后果會(huì)加重所要治療的問題使正常機(jī)能逐步退化“為什么不愿意做為什么不愿意做象限的事情呢象限的事情呢? ? 習(xí)慣，態(tài)度，成就感習(xí)慣，態(tài)度，成就感”上癮上癮

13、很多人傾向于先做容易的事（主要精力放在小事上）。好像只有這樣才會(huì)覺得有成就感。然后把困難的事拖下來(lái)。那些難以解決的問題于是越來(lái)越難以解決，越來(lái)越面目猙獰。但是，等待只會(huì)帶來(lái)負(fù)疚與壓力，結(jié)果是浪費(fèi)了更多的時(shí)間與精力，該做的事情變得愈加困難。所以，應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)抵制誘惑，不要先挑最容易的事情做。一般而言，最容易做的事情通常也是比較次要的工作。明智的時(shí)間配置III1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬.3、愿景、遠(yuǎn)見4、主動(dòng)、自律、自制5、很少發(fā)生危機(jī)緊急緊急不緊急不緊急20% 25%25%

14、30%65% 80%15%15%50% 60%Less than 1%2% 3%重要重要不重要不重要: 戴明博士期望的指數(shù)戴明博士期望的指數(shù): : : : 現(xiàn)有社會(huì)的指數(shù)現(xiàn)有社會(huì)的指數(shù)IIIIIIIV理想的時(shí)間分配1. 主動(dòng)的人在事情發(fā)生之前就滅火。2. 主動(dòng)的人需要主動(dòng)做哪個(gè)象限的工作？3. 如何找到二象限的工作？（從突發(fā)事件的本質(zhì)上）小李做事很主動(dòng)小李做事很主動(dòng)小李能分得小李能分得清主次清主次關(guān)鍵詞一：積極主動(dòng)小李做事很主動(dòng)小李做事很主動(dòng)小李能分得小李能分得清主次清主次小李做事很主動(dòng)小李做事很主動(dòng)小李能分得小李能分得清主次清主次小李做事很主動(dòng)小李做事很主動(dòng)小李能分得小李能分得清主次清主次7

15、8910111213141516171819時(shí)間時(shí)時(shí)間時(shí)干擾頻率干擾頻率時(shí)間時(shí)時(shí)間時(shí)次次 人們一般每八分鐘就會(huì)收到一次打擾，每小時(shí)大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是約50%。然而80%（約3小時(shí)）以上的打擾都是沒有意義或者極少有價(jià)值的。日干擾圖消極被動(dòng)的語(yǔ)言積極主動(dòng)的語(yǔ)言1、我已無(wú)能為力2、我就是這樣3、他把我氣瘋了4、他們不會(huì)答應(yīng)的5、我只能這樣做6、我不能7、我不得不8、要是就好了1、試試有沒有其他可能2、我可以選擇不同的作風(fēng)3、我可以控制自己的情緒4、我可以想出有效的表達(dá)方式5、我能選擇恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng)6、我選擇7、我更愿意8、我打算積極主動(dòng)

16、與消極被動(dòng)的語(yǔ)言人生旅途的岔路很多，一不小心就會(huì)走冤枉路，許多人拼命埋頭苦干，到頭來(lái)卻發(fā)現(xiàn)追求成功的梯子搭錯(cuò)了墻，但是為時(shí)已晚。因此，我們務(wù)必掌握真正的目標(biāo)并擬定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程，澄清思想，凝聚向前的力量！關(guān)鍵詞二：以終為始以終為始的測(cè)試1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 12 13 14 15 16 17 18 19 2021 22 23 24 25 26 27 28 29 30以終為始的測(cè)試1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 12 13 14 15 16 17 18 19 2021 22 23 24 25 26 27 28 29 30以原則為中心以工作為中心以配偶為中心以

17、宗教為中心以享樂為中心以家庭為中心以金錢為中心以名利為中心以自我為中心以朋友或敵人為中心你的終點(diǎn)是什么？關(guān)鍵詞三：要事第一 天天做的不見得該做 別人要你做的不一定該做 而該做的很可能沒去做 唯一的衡量尺度：是否有助于實(shí)現(xiàn)你的工作終極目標(biāo)！要事第一要事第一我的工作目的是什么？我的工作目的是什么？我的工作目的：1. 2. 3. 其中最重要的一項(xiàng)是：為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，最需要做：1. 2. 3. 首先需要完成的是：應(yīng)用：看看您自己應(yīng)用：看看您自己8：30-8：458：45-9：009：00-9：159：15-9：309：30-9：459：45-10：0010：00-10：15MMMM第四部分任務(wù)管理第

18、四部分任務(wù)管理DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做稍后做授權(quán)授權(quán)不做不做立即做立即做1 做事情有四種方法，是哪些？2 你比較習(xí)慣用哪一個(gè)方法？3 每種方法有哪些好處、哪些風(fēng)險(xiǎn)？ 在辦公室工作，難免不被同事打擾。但不能讓這些干擾把你從重要的事情上拉開，而成為浪費(fèi)時(shí)間的主要原因。應(yīng)當(dāng)把握自己的時(shí)間，學(xué)會(huì)說“不”。如果手頭的工作比外界來(lái)的打擾更重要，那就定個(gè)時(shí)間，當(dāng)天晚些時(shí)候再解決插進(jìn)來(lái)的問題。這樣，既能繼續(xù)自己的工作又不至于得罪同事。另一個(gè)是鼓勵(lì)同事適可而止，比如，問他是否有必要來(lái)找你，是否應(yīng)該來(lái)找你。大腦構(gòu)造對(duì)工作成效的影響大腦構(gòu)造對(duì)工作成效的影響意

19、識(shí)區(qū)前意識(shí)區(qū)潛意識(shí)7條信息10的10次方條信息時(shí)間管理的四大陷阱時(shí)間管理的四大陷阱陷阱一：時(shí)間配置原因：Reaction消極回應(yīng) vs Proaction 積極主動(dòng)后果：總在處理緊急的事情方法：要事第一陷阱二：拖延懈怠原因：除了第四象限的事情，其他的事情做起來(lái)都不是十分愉快后果：不急的事情一拖延，往往變成了緊急的事情方法：積極主動(dòng)陷阱三：事必躬親原因：怕被部屬取代，不放心、不信任部屬后果：過勞而死方法：學(xué)會(huì)授權(quán)（指令型授權(quán)、責(zé)任型授權(quán)）陷阱四：有求必應(yīng)原因：不好意思拒絕、不知如何拒絕、怕觸怒對(duì)方后果：沒有主見方法：勇于說不帕雷托原則帕雷托原則 干的最多的人未必最有成果。這就是著名的“帕雷托原則

20、”。帕雷托是20世紀(jì)初一位生活在瑞士的意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家和社會(huì)學(xué)家，他發(fā)現(xiàn)了二八定律。 對(duì)于我們這些知識(shí)工人而言，這個(gè)原則可以解釋為在日常生活中，80%的價(jià)值僅僅是由20%的活動(dòng)產(chǎn)生。其余的活動(dòng)充其量是在對(duì)付緊迫的事情，忙而無(wú)功。5%5%80%15%優(yōu)先管理的核心優(yōu)先管理的核心1.把每天要做的事情列一份清單 make a list of things to do today.2.確定優(yōu)先次序，致力于最重要的事情 set priority and work on the most important.3.每天都這么做！ do it every day! 以史為鑒，我們能得到無(wú)窮教益。查爾斯施瓦布的故事就很耐人尋味。他是上個(gè)世紀(jì)初美國(guó)伯利恒鋼鐵公司的總裁，也是美國(guó)歷史上第一個(gè)年薪上百萬(wàn)美元的人。施瓦布希望取得更大的成功，所以聘請(qǐng)了一位名叫艾維李的管理顧問。李