第三章文件工作的基本原則

1、整理ppt第一節(jié)第一節(jié) 文件工作的基本原則文件工作的基本原則第二節(jié)第二節(jié) 文件工作要則文件工作要則第三節(jié)第三節(jié) 文件工作制度文件工作制度整理ppt2 第一節(jié)文件工作的基本原則第一節(jié)文件工作的基本原則一、準確原則一、準確原則二、及時原則二、及時原則三、安全原則三、安全原則四、精簡原則四、精簡原則 整理ppt3n包括文件本身質量，也包括文件處包括文件本身質量，也包括文件處理各個環(huán)節(jié)的質量。理各個環(huán)節(jié)的質量。 n 各處理環(huán)節(jié)應權責清楚，賞罰分明；各處理環(huán)節(jié)應權責清楚，賞罰分明；程序完整、方法縝密、手續(xù)齊全。程序完整、方法縝密、手續(xù)齊全。 n建立健全各項文件工作的活動規(guī)則，建立健全各項文件工作的活動規(guī)

2、則，合理設計處理程序，改進工作人員合理設計處理程序，改進工作人員的工作作風。的工作作風。 整理ppt4即在實現(xiàn)文件管即在實現(xiàn)文件管理目標的前提下，以最理目標的前提下，以最少的人力、物力、財力少的人力、物力、財力和時間的投入，經濟高和時間的投入，經濟高效地完成文件管理各項效地完成文件管理各項工作。工作。 整理ppt5要求確保公文內容和實體的要求確保公文內容和實體的安全，安全可靠地傳遞、處理與安全，安全可靠地傳遞、處理與管理公文，確保國家秘密的安全。管理公文，確保國家秘密的安全。尤其注意在計算機和網絡環(huán)境下尤其注意在計算機和網絡環(huán)境下保證文件內容不被竊取、篡改或保證文件內容不被竊取、篡改或銷毀；其

3、次保證文件不被丟失和銷毀；其次保證文件不被丟失和損壞。損壞。 整理ppt6要求精簡公文，文件工作力行簡要求精簡公文，文件工作力行簡便，講求實效。便，講求實效。 n發(fā)文少而精。發(fā)文少而精。n在保證有效的前提下努力簡化公文格在保證有效的前提下努力簡化公文格式、篇幅、結構與語言表達；精簡公式、篇幅、結構與語言表達；精簡公文種類。文種類。 n文件處理要盡量方便讀者，減少環(huán)節(jié)。文件處理要盡量方便讀者，減少環(huán)節(jié)。 n文件管理要便于利用。文件管理要便于利用。整理ppt7一、基本概念一、基本概念1. 1. 行文行文指各級機關在其公文處理過程中以指各級機關在其公文處理過程中以本機關名義撰制公文向受文機關運行的環(huán)

4、節(jié)。本機關名義撰制公文向受文機關運行的環(huán)節(jié)。 2. 2. 行文規(guī)則行文規(guī)則 是文件在撰寫和處理過程中是文件在撰寫和處理過程中必須遵守的規(guī)定和準則，是國家有關部門專門必須遵守的規(guī)定和準則，是國家有關部門專門制定的旨在控制行文方向、行文方式和行文數(shù)制定的旨在控制行文方向、行文方式和行文數(shù)量的有關規(guī)定，是社會組織之間行文所必須遵量的有關規(guī)定，是社會組織之間行文所必須遵循的統(tǒng)一規(guī)則。循的統(tǒng)一規(guī)則。 整理ppt8一是可以確保公文迅速、準確、安全地一是可以確保公文迅速、準確、安全地傳遞并盡快發(fā)揮效用，減少不必要的發(fā)文，傳遞并盡快發(fā)揮效用，減少不必要的發(fā)文，避免行文紊亂，防止公文避免行文紊亂，防止公文“旅行

5、旅行”，提高，提高辦事效率；辦事效率； 二是行文規(guī)則也是公文撰制的重要依二是行文規(guī)則也是公文撰制的重要依據(jù)。據(jù)。 n 整理ppt92、選擇適宜的行文方式，一般不得越級、選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文。行文。3.正確選擇主送機關與抄送機關正確選擇主送機關與抄送機關4.堅持堅持“黨政分開黨政分開”的原則，的原則，在行文上要在行文上要黨政分開；黨政分開；5.聯(lián)合行文時聯(lián)合行文時,作者應是作者應是“同級機關同級機關”，行文前必須對有關問題協(xié)商一致；行文前必須對有關問題協(xié)商一致；6.嚴格控制公文數(shù)量嚴格控制公文數(shù)量,簡化行文手續(xù)。簡化行文手續(xù)。整理ppt10整理ppt11(1)同一組織系統(tǒng)中的上下

6、級機關之間屬于領導與被領導關系:(2)同一專業(yè)系統(tǒng)中的上下級主管業(yè)務部門之間屬于指導與被指導關系:(3)同一組織系統(tǒng)中的同級機關之間屬于平行關系:(4)非同一系統(tǒng)中的任何機關均屬不相隸屬關系:機關之間的工作關系決定了公文傳遞的方向: 處于領導、指導地位的上級機關可以向被領導或被指導的下級機關主送下行文; 被領導、被指導的下級機關應向上級領導、指導機關主送上行文; 具有平行關系或其他不相隸屬關系的機關之間相互主送平行文。整理ppt122、選擇適宜的行文方式，一般不得越級選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文。行文。 行文方式是指文件傳遞運行的方式。不同的行文方向皆有相應的行文方式 根據(jù)情況，下行文

7、有逐級行文、多級行文和無差別行文。 逐級行文是向直接下一級機關行文，再由下一級機關逐步下達。 多級行文是上級機關部署安排的工作可以一次傳達到數(shù)級下級機關，如中央文件可直接發(fā)至縣團級，省級文件可直接發(fā)至鄉(xiāng)鎮(zhèn)，即為多級行文。 上級機關制發(fā)的公文，一經通過或簽署即可直接與群眾見面，稱無差別行文，如法律、法規(guī)、公告、布告、通告，見報不另行文的表彰決定等。整理ppt13 上行文有兩種情況。 一是下級向直接上級領導機關行文。這是最常見最規(guī)范的上行文，受文單位是公文制發(fā)機關的直接上一級領導機關。 二是越級行文。如遇特殊情況，下級機關可以超過自己的直接上級機關向更高一級的上級機關直到黨和國家各最高機關行文。

8、整理ppt14 平行文由于不涉及隸屬關系，不受級別限制，采用直接平行文方式。應注意以下幾點： 一是平行文原則上應是行政平級之間，如省與中央部委之間、市地與省的廳局之間，省與省之間，市地與市地，縣與縣之間等。特殊情況，也可不限于同級之間。如街道辦事處向轄區(qū)所在單位部署安排的有關事項，行文時可不拘泥于單位級別。 二是平行文的內容大致有申請事項、告知事項、商洽事項、咨詢事項、征求意見等，不管何內容，平行文均應以平等、協(xié)商的口氣行文。 三是平行文的文種主要是函和復函。整理ppt15 一般情況下禁止越級行文，同級或不相隸屬的機關之間互相行文應該采用直接行文的方式互發(fā)平行文。 如發(fā)生重大突發(fā)性事件、重大災

9、情，如果逐級上報下達會延誤時機造成重大損失；間接上級機關指定直接上報的具體事項；需直接詢問、答復或聯(lián)系的具體事項；經多次請示直接上級機關長期未得解決的重大事項；或與直屬上級有爭議而該問題又急需解決；以及對直接上級機關進行檢舉、控告等，可越級行文。由于情況特殊而必須越級行文時，一般應抄送被越過的機關。整理ppt163.正確選擇主送機關與抄送機關下列情況可以抄送下列情況可以抄送：（1） 向下級機關的重要發(fā)文應該同時抄報上級機關（2） 受雙重領導的機關向其中一個上級機關主送公文的同時，應抄送另一上級機關；（3）公文涉及有關機關的職權范圍需其予以配合時，可向該機關抄送。下列情況不得抄送下列情況不得抄送

10、:(1)請示在上報同時不得向下級機關抄送;(2)接受抄送的機關不得再向其他機關抄送;(3)凡與公文辦理無關的機關一律不得抄送.整理ppt174.堅持“黨政分開”的原則，在行文上要黨政分開；5.聯(lián)合行文時,作者應是“同級機關”，行文前必須對有關問題協(xié)商一致；6.嚴格控制公文數(shù)量,簡化行文手續(xù)。整理ppt181. 根據(jù)制度制定與頒發(fā)的層級不同可劃分為根據(jù)制度制定與頒發(fā)的層級不同可劃分為 n國家級文件工作法規(guī)國家級文件工作法規(guī) n部委制定的在本部門內生效的文件工作制度部委制定的在本部門內生效的文件工作制度 n機關內部職能部門或文件工作機構制定的制度機關內部職能部門或文件工作機構制定的制度 2. 根據(jù)

11、文件合作制度內容所針對的工作活動不同可分為根據(jù)文件合作制度內容所針對的工作活動不同可分為: n文件撰制制度文件撰制制度 n文件傳遞制度文件傳遞制度 n文件運轉處理制度文件運轉處理制度 n文件審核制度文件審核制度 n文件保管利用制度文件保管利用制度 3. 根據(jù)制度文種不同分為根據(jù)制度文種不同分為:規(guī)定、辦法、規(guī)則、細則、規(guī)程規(guī)定、辦法、規(guī)則、細則、規(guī)程等等 整理ppt19制度主要包括以下內容：制度主要包括以下內容： 整理ppt2014.立卷歸檔制度立卷歸檔制度15.文件利用制度文件利用制度整理ppt21調查調查 階段階段起起草草階階段段審批審批 階段階段公布公布 階段階段整理ppt22n 做好宣

12、傳與培訓工作做好宣傳與培訓工作 n 制度執(zhí)行要嚴格，獎懲分明制度執(zhí)行要嚴格，獎懲分明 n 要進行有效的監(jiān)督與控制要進行有效的監(jiān)督與控制 n 要在實踐中修正與完善文件工作制度要在實踐中修正與完善文件工作制度整理ppt23一、填空題1文書學是一門以文書和（ ）為研究對象的應用性學科。2文書工作的對象是（ ）。3小機關和基層單位在文書工作組織形式上多選用（ ）。4大機關和部分中等機關在文書工作組織形式上適宜選用（ ）。5具有平行關系或其他不相隸屬關系的機關之間相互主送具有平行關系或其他不相隸屬關系的機關之間相互主送（ ）。6上級領導機關直接將文件發(fā)到基層組織，或直接向公眾傳達的行文方式是（ ）。文書

13、工作文書工作文件文件集中型集中型分散型分散型平行文平行文直達行文直達行文整理ppt247文件工作的（ ）是指在社會組織內圍繞文件工作的活動程序，確定各部門之間的分工、組合的形式。 。8上行文和下行文最基本、最常用的行文方式是（ ）。9 ：是指文件在撰寫和處理過程中必須遵守的規(guī)定和準則。10 ：是指機關之間根據(jù)組織關系和工作需要所采用的文件傳遞運行的層次與形式。11 ：是指同時向直接和更高層的上級機關，或同時向直接和更基層的下級機關行文的方式。組織形式組織形式逐級行文逐級行文行文規(guī)則行文規(guī)則行文方式行文方式多級行文多級行文整理ppt2512 ：是指上級領導機關直接將文件發(fā)到基層組織，或直接向公眾

14、傳達的行文方式。13. ：是指下級機關在非常必要時，越過自己的直接上級領導機關而向更高層的上級機關，直至中央行文的方式。14. ：是指同級或沒有隸屬關系的機關之間的行文。15文書工作是一項 、機要性、時效性、規(guī)范性都很強的工作。直達行文直達行文越級行文越級行文平行行文平行行文政治性政治性整理ppt二、單選題1、上級領導機關直接將文件發(fā)到基層組織，或直接向公眾傳達的行文方式是 。 A直達行文 B逐級行文 C平行行文 D越級行文2專門從事文書處理工作的部門是A處理部門 B承辦部門 C業(yè)務部門 D文書部門3上行文和下行文最基本、最常用的行文方式是A逐級行文 B多級行文 C越級行文 D直達行文4狹義的

15、文書工作主要是指A收文工作 B發(fā)文工作 C技術性和事務性工作 D文件管理工作（A）（D）。）。（A）。）。（C）。）。26整理ppt5文書工作是機關工作的A基礎 B前提 C紐帶 D保證6文書工作的對象是A文件 B文章 C檔案 D文字材料7通過互相銜接的一系列程序和手續(xù)完成擬制、處理和管理文件材料的工作是A發(fā)文工作 B收文工作 C文書工作 D檔案工作 8文書工作的每道程序和手續(xù)，都有各自的規(guī)范和技術要求，不可以有A偏重性 B重點性 C隨便性 D隨意性9文書工作本身就是一種A政治行為 B行政職能 C職能工作 D保密工作（C）。）。（A）。）。（C）。）。（D）。）。（A）。）。27整理ppt三、多

16、選題1文書工作組織形式的選擇依據(jù)主要有A本機關的工作性質 B本機關內部機構設置的層次與數(shù)量 C本機關收發(fā)文件的數(shù)量 D本機關各組織機構駐地的情況 E人員的配備情況2文書工作具有A政治性 B機要性 C時效性 D規(guī)范性 3文書工作的基本原則是A準確原則B及時原則 C安全 原則 D精簡原則4行文方式主要有A逐級行文 B多級行文 C直達行文 D越級行文 E平行行文5行文制度主要包括A行文關系 B行文規(guī)則 C行文方式 D行文要求 E行文時限（ABCDE）（ABCD）。）。（ABCD）。）。（ABCDE）。）。（ABC）。）。28整理ppt6文書工作的保密、安全是指A物質上的安全 B物質上的保密 C政治上

17、的安全 D政治上的保密 E精神上的保密7文書工作精簡高效的原則具體體現(xiàn)在A發(fā)文要少而精 B不要事事發(fā)文 C處理文件要方便作者 D處理文件要方便讀者 E文件管理要利于使用8文書工作黨政分開的原則具體體現(xiàn)在A在行文上要黨政分開 B在行文上盡量聯(lián)合行文 C在文件處理上要黨政分開 D在文件管理上要黨政分開 E在文件利用上要黨政分開9我國國家組織的構成主要有A國家權力機關 B國家主席 C國家行政機關 D國家審判機關 E國家檢察機關10我國國家立法機關是A中共中央 B國務院 C最高法院 D全國人大 E全國人大常委會 （AD）。）。（ABDE）。）。（ACD）。）。（ABCDE）。）。（DE）。）。29整理

18、ppt四、名詞解釋1文書工作：2文書部門：3行文制度： 4文書工作的組織形式： 是指應機構開展各類活動的需要是指應機構開展各類活動的需要,醞釀生成文件直至辦理完畢醞釀生成文件直至辦理完畢可以有效管理的全部活動可以有效管理的全部活動,包括文件的撰制、傳遞、運轉、整理編目、包括文件的撰制、傳遞、運轉、整理編目、檢索查閱、歸案保存等項工作環(huán)節(jié)。檢索查閱、歸案保存等項工作環(huán)節(jié)。是指專門從事文書處理工作的部門。是指專門從事文書處理工作的部門。指的是機關間行文所必須遵守的制度。行文關指的是機關間行文所必須遵守的制度。行文關系、行文規(guī)則、行文方式，就構成了行文制度。系、行文規(guī)則、行文方式，就構成了行文制度。

19、是指文書工作機構的設置和文書工作各個環(huán)節(jié)是指文書工作機構的設置和文書工作各個環(huán)節(jié)分工所采取的形式。分工所采取的形式。30整理ppt5行文規(guī)則：6行文方式：7多級行文：8逐級行文：是指文件在撰寫和處理過程中必須遵守的規(guī)定是指文件在撰寫和處理過程中必須遵守的規(guī)定和準則。和準則。 是指機關之間根據(jù)組織關系和工作需要所采用是指機關之間根據(jù)組織關系和工作需要所采用的文件傳遞運行的層次與形式。的文件傳遞運行的層次與形式。是指同時向直接和更高層的上級機關，或同是指同時向直接和更高層的上級機關，或同時向直接和更基層的下級機關行文的方式。時向直接和更基層的下級機關行文的方式。是指直接向所屬的上一級機關或下一級機

20、關行是指直接向所屬的上一級機關或下一級機關行文，或者說是按層次一級級行文的方式。文，或者說是按層次一級級行文的方式。31整理ppt五、簡答題1如何理解文書工作概念？2文書工作有何性質？對文書工作的概念，可以從以下幾方面理解：對文書工作的概念，可以從以下幾方面理解：1)文書工作的對象是文件。文書工作的對象是文件。2)文書工作的主要任務就是制發(fā)、收辦、管理文文書工作的主要任務就是制發(fā)、收辦、管理文件。件。3)文書工作是圍繞文書運動的全過程所進行的一文書工作是圍繞文書運動的全過程所進行的一系列相互銜接的程序和手續(xù)的總稱，而不是僅指系列相互銜接的程序和手續(xù)的總稱，而不是僅指某一個或某幾個程序。某一個或

21、某幾個程序。4)文書工作的每道程序和手續(xù)，都有各自的規(guī)范文書工作的每道程序和手續(xù)，都有各自的規(guī)范和技術要求，不可以有隨意性。和技術要求，不可以有隨意性。政治性；機要性；時效性；規(guī)范性。政治性；機要性；時效性；規(guī)范性。32整理ppt3文書工作的基本原則是什么？4文書工作組織形式選擇的依據(jù)是什么？準確、及時、安全、精簡。準確、及時、安全、精簡。本機關的工作性質、任務和職能范本機關的工作性質、任務和職能范圍；本機關內部機構設置的層次與圍；本機關內部機構設置的層次與數(shù)量；本機關收發(fā)文件的數(shù)量；本數(shù)量；本機關收發(fā)文件的數(shù)量；本機關各組織機構駐地的情況；人員機關各組織機構駐地的情況；人員的配備情況等。的配

22、備情況等。33整理ppt5行文方式有哪些？6什么情況下可以越級行文？逐級行文；多級行文；直達行文；越級行文逐級行文；多級行文；直達行文；越級行文；平行行文。；平行行文。1）由于情況緊急，逐級上報會延誤時機、造成損）由于情況緊急，逐級上報會延誤時機、造成損失的問題。失的問題。2）經過多次請示直接上級機關，長期未能得到解）經過多次請示直接上級機關，長期未能得到解決的問題；決的問題；3）與直接上級機關有爭議，而無法解決的問題；）與直接上級機關有爭議，而無法解決的問題；4）上級機關交辦的，并指定越級上報的問題；）上級機關交辦的，并指定越級上報的問題；5）對直接上級機關進行檢舉揭發(fā)的問題；）對直接上級機

23、關進行檢舉揭發(fā)的問題；6）與直接上級機關無關，需越級詢問、聯(lián)系的一）與直接上級機關無關，需越級詢問、聯(lián)系的一般問題。般問題。34整理ppt論述題論述題1如何理解文書工作的性質？如何理解文書工作的性質？1）政治性。文書工作的政治性，可以從兩個方面理解：一方面是由文件的政治性所決定的。另一方面文書工作本身就是一種政治行為。2）機要性。文書工作的機密性主要表現(xiàn)在兩個方面：一是它必須將機密情況控制在一定的范圍內，不能任意擴大或縮小。二是它必須將機密情況控制在一定的時間內，不能提前或拖后，要適時。3）時效性。文書工作的時間性，主要表現(xiàn)在三個方面：一是文件處理的迅速性；二是按規(guī)則有條不紊地處理文件；三是文

24、件處理各個環(huán)節(jié)的時間銜接性。4）規(guī)范性。文件制作的規(guī)范性；文件處理的規(guī)范性；立卷歸檔的規(guī)范性。35整理ppt2如何理解文書工作的基本原則？如何理解文書工作的基本原則？（一）法制原則（一）法制原則 1） 指依照法律法規(guī)規(guī)章及其他規(guī)范性文件等對文件工作各要素及文件處理活動進行組織、協(xié)調、規(guī)范，依法制發(fā)、傳遞、處理、存儲文件。 2）準確原則。文書工作在政治上、技術上要切合實際，符合規(guī)范，準確無誤，周到細密；文書工作在組織、行文制度、運轉程序上系統(tǒng)嚴密、井然有序。36整理ppt373）及時原則。迅速，就是要快，即實際工作的時間量與完成任務需要的時間量距離最短；適時，就是要恰當，即實際工作的時間節(jié)奏與完

25、成任務所需要的時間節(jié)奏相互吻合。4）安全原則。物質上的安全；政治上的保密。5）精簡原則。發(fā)文要少而精，不要事事發(fā)文；處理文件要方便讀者；文件管理要利于使用。整理ppt3試析行文規(guī)則。試析行文規(guī)則。1）行文時要尊重組織系統(tǒng)隸屬關系。非隸屬關系不得以隸屬關系行文；上級機關的業(yè)務部門與下級機關的業(yè)務部門，只是在業(yè)務上有指導關系，而沒有直接領導關系。2、行文時要尊重機關職權選擇適宜的行文方式。不要越級行文；3、行文時要分清主送機關和抄送機關，要嚴格控制抄報和抄送的范圍。 ； 4、黨政分開的原則，黨政機關要分別行文；5.聯(lián)合行文時,作者應是“同級機關”，行文前必須對有關問題協(xié)商一致；6.嚴格控制公文數(shù)量

26、,簡化行文手續(xù)。38整理ppt4試述行文方式。試述行文方式。行文方式，是指機關之間根據(jù)組織關系和工作需要所采用的文件傳遞運行的層次與形式。文件的行文方式主要有：1）逐級行文。是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式。2）多級行文。上行文、下行文均可采用多級行文，但上行文不宜多用。3）直達行文。是指上級領導機關直接將文件發(fā)到基層組織，或直接向公眾傳達的行文方式。4）越級行文。是指下級機關在非常必要時，越過自己的直接上級領導機關而向更高層的上級機關，直至中央行文的方式。5）平行行文。是指同級或沒有隸屬關系的機關之間的行文。39整理ppt5什么情況下可以越級行文？1）由于情況緊急，逐級上報會延誤時機、造成損失的問題。如戰(zhàn)爭、嚴重自然災害等；2）經過多次請示直接上級機關，長期未能得到解決的問題；3）與直接上級機關有爭議，而無法解決的問題；4）上級機關交辦的，并指定越級上報的問題；5）對直接上級機關進行檢舉揭發(fā)的問題；6、與直接上級機關無關，需越級詢問、聯(lián)系的一般問題。40整理ppt6試述文書工作的組織形式。試述文書工作的組織形式。 文書工作的組織形式，是指文書工作機構的設置和文