辦公室工作手冊(cè)的作用[辦公室工作手冊(cè)]

1、辦公室工作手冊(cè)的作用辦公室工作手冊(cè)深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào) HFWY.QR/B夠改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題辦公室工作手冊(cè)目錄頁(yè)碼第1頁(yè)共4頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某序號(hào)文件編號(hào)文件名稱(chēng)頁(yè)數(shù)01HFWY.QP-5.5.1-07辦公室崗位設(shè)置及職責(zé) 0402HFWY,WI/BG01 會(huì)議管理規(guī)程0303HFWY.QR/TY022會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表 0104HFWY.QR/TY023會(huì)議記錄0105HFWY.QR/TY-024會(huì)議記錄（續(xù)頁(yè)） 0106HFWY.WI/BG02 公文管理規(guī)程 0307HFWY.QR/TY025文件簽收登記表 0108HFWY.QR/TY026文件傳閱辦理登記表0

2、109HFWY.QR/TY027送達(dá)回證0110HFWY.QR/TY028文件簽發(fā)單 0111HFWY.QR/TY029發(fā)文登記表0112HFWY.QR/TY030收文登記處理表0113HFWY.QR/TY031公文批辦單0114HFWY.QR/TY032工作聯(lián)系函0115HFWY.QR/TY033發(fā)送傳真審批單 0116HFWY.WI/BG03 合同管理規(guī)程 0317HFWY.QR/TY034合同審批表 0118HFWY.WI/BG04檔案管理規(guī)程0319HFWY.QR/BG001檔案借閱審批表 0120HFWY.QR/BG002檔案銷(xiāo)毀登記表 0121HFWY.WI/BG-05公章管理規(guī)程

3、 0222HFWY.QR/BG003公章使用登記表 0123HFWY.WI/BG-07車(chē)輛管理規(guī)程 0324HFWY.QR/TY-035用車(chē)單01深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào) HFWY.QR/B夠改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題辦公室工作手冊(cè)目錄頁(yè)碼第 2頁(yè)共4頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某序號(hào)文件編號(hào)文件名稱(chēng)頁(yè)數(shù)25HFWY.QR/BG-004B車(chē)記錄表 0126HFWY.WI/BG-08員工行為規(guī)范 0527HFWY.WI/BG09福利管理規(guī)程0228HFWY.WI/BG10保險(xiǎn)辦理規(guī)程0329HFWY.WI/BG11考勤管理規(guī)程 0430HFWY.QR/TY036請(qǐng)假單 0131HFWY.QR/

4、TY-037調(diào)休單0132HFWY.QR/TY-038年月份管理（部門(mén)）考勤統(tǒng)計(jì)表0133HFWY.WI/B&2人員定編規(guī)程 0334HFWY.QR/TY039人員增補(bǔ)申請(qǐng)表 0135HFWY.WI/BG-13人員招聘程序 0936HFWY.QR/TY040面試人員登記表0137HFWY.QR/TY041招聘新人員測(cè)試總評(píng)匯總表 0138HFWY.QR/BG005背景調(diào)查意見(jiàn)書(shū) 0139HFWY.QR/BG006請(qǐng)求協(xié)助函0140HFWY.QR/BG007背景調(diào)查表 0141HFWY.WI/BG-14員工入職與試用規(guī)第4 頁(yè)共116 頁(yè)程0242HFWY.QR/BQD08 員工花名冊(cè)0

5、143HFWY.QR/BG009員工登記表0144HFWY.QR/BG010押金通知0145HFWY.QR/BG011新聘員工報(bào)到通知書(shū)0146HFWY.QR/BG012 新員工報(bào)到表 0147HFWY.WI/BG-15行政獎(jiǎng)罰規(guī)程 0448HFWY.QR/TY042獎(jiǎng)懲建議申請(qǐng)書(shū)01深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào) HFWY.QR/B夠改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題辦公室工作手冊(cè)目錄頁(yè)碼第3頁(yè)共4頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某序號(hào)文件編號(hào)文件名稱(chēng)頁(yè)數(shù)49HFWY.QR/TY-043a工違規(guī)警告通知書(shū) 0150HFWY.QR/BQD13 解聘通知書(shū)0151HFWY.WI/BG16轉(zhuǎn)正、晉升、降級(jí)、調(diào)薪規(guī)

6、程 0352HFWY.QR/B14員工試用/晉職考核表 0153HFWY.QR/BQD15月份人員第5 頁(yè)共116 頁(yè)0154HFWY.WI/BG-17轉(zhuǎn)正情況匯總表 員工離職、調(diào)動(dòng)規(guī)程0355HFWY.QR/TY044辭工申請(qǐng)單0156HFWY.QR/TY045員工自動(dòng)離職通知書(shū) 0157HFWY.QR/TY046員工離職移交表 0158HFWY.QR/BG-016離職咨詢(xún)表 0159HFWY.QR/BG017離職咨詢(xún)表（續(xù)頁(yè)）0160HFWY.QR/TY047員工工資結(jié)算單0161HFWY.QR/TY048公司內(nèi)部人事調(diào)動(dòng)函 0162HFWY.QR/TY049公司內(nèi)部人事借調(diào)函 0164H

7、FWY.QP7.4.1-01采購(gòu)控制程序0465HFWY.QR/BG018供應(yīng)商調(diào)查表 0166HFWY.QR/BG019合格供應(yīng)商清單 0167HFWY.QR/TY050月份第6 頁(yè)共116 頁(yè)采購(gòu)計(jì)劃表 0168HFWY.QR/TY052零星物品采購(gòu)申請(qǐng)表 0169HFWY.QR/BG020送貨清單0170HFWY.QR/BG021訂貨清單 0171HFWY.QP7.5.3-01標(biāo)識(shí)制作程序0272HFWY.QR/TY-053標(biāo)識(shí)制作申請(qǐng)單01深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.QR/B修改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題辦公室工作手冊(cè)目錄頁(yè)碼第 4頁(yè)共4頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某序號(hào)文件編號(hào)

8、文件名稱(chēng)頁(yè)數(shù)73HFWY.WI/BG-1哈理化建議獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)程 0274HFWY.QR/TY-053合理化建議提請(qǐng)單 0175HFWY.WI/BG19 員工中訴規(guī)程02深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.QP-5.5.1-07修改狀態(tài)A版第0次修改標(biāo)題辦公室崗位設(shè)置及職責(zé)頁(yè)碼第1頁(yè)共4頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某1.0崗位設(shè)置辦公室主任1人行政秘書(shū)1人總機(jī)接待1人美工1人采購(gòu)員1人人事秘書(shū)1人司機(jī)2人編制：共8人2.0辦公室職責(zé)2.1傳達(dá)、貫徹公司的決議、會(huì)議精神和領(lǐng)導(dǎo)指示。2.2 公司的合同、檔案、文件管理和保密工作。2.3 負(fù)責(zé)核定各部門(mén)人員編制。2.4 公司的人事管理工作（人力資源的開(kāi)發(fā)

9、、運(yùn)用、人員選拔、任命、考評(píng)等） 。2.5 負(fù)責(zé)公司各類(lèi)保險(xiǎn)的辦理和理賠工作。2.6 供應(yīng)商評(píng)審、市場(chǎng)價(jià)格調(diào)研及公司所需物品的采購(gòu)工作。2.7 公司辦公環(huán)境的管理。深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.QP-5.5.1-07 修改狀態(tài)A 版第 0 次修改標(biāo)題辦公室崗位設(shè)置及職責(zé)頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 4 頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某2.8 制定公司各項(xiàng)規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行。2.9 組織實(shí)施公司新員工的入職培訓(xùn)。2.10 統(tǒng)籌、管理公司的車(chē)輛、信息及其他行政事務(wù)。2.11 組織、策劃公司有關(guān)活動(dòng)，創(chuàng)建良好的企業(yè)文化。2.12 協(xié)調(diào)公司各部門(mén)間的聯(lián)系，建立良好外部公共關(guān)系。2.13 設(shè)計(jì)、制作公司的各種

10、標(biāo)識(shí)。 I2.14 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。3.1 辦公室主任崗位職責(zé) 3.1 辦公室主任在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，主持辦公室的全面工作，并對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)。3.2 安排、督促、檢查辦公室各崗位的工作。3.3 貫徹公司會(huì)議精神、決議和指令。3.4 負(fù)責(zé)公司公文的處理，規(guī)范公司行文格式。3.5 協(xié)調(diào)公司各部門(mén)之間關(guān)系以及公司與政府主管部門(mén)之間的聯(lián)絡(luò)溝通。3.6 處理來(lái)信來(lái)訪(fǎng)。3.7 分析、掌握員工思想動(dòng)態(tài)，為公司決策提供依據(jù)。3.8 負(fù)責(zé)組織員工的考核工作。3.9 分析、掌握公司人力資源狀況，定期制定公司人力發(fā)展規(guī)劃方案，并實(shí)施監(jiān)督。3.10 負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的管理。3.11 負(fù)責(zé)本部門(mén)的費(fèi)用控制和審核。3

11、.12 負(fù)責(zé)完成總經(jīng)理交辦的其他工作。4.1 行政秘書(shū)崗位職責(zé)4.1行政秘書(shū)在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作，并對(duì)辦公室主任負(fù)責(zé)。4.2 負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。4.3 負(fù)責(zé)公司文件的擬稿、打印、文面設(shè)計(jì)、校對(duì)、送審、編號(hào)、下發(fā)、簽收、歸檔及其它部門(mén)文件的辦理。深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.QP-5.5.1-07 修改狀態(tài)A 版第0 次修改標(biāo)題辦公室崗位設(shè)置及職責(zé)頁(yè)碼第 3 頁(yè)共 4 頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某4.4 負(fù)責(zé)信、函、公文的登記和傳閱。4.5 負(fù)責(zé)會(huì)議的準(zhǔn)備、記錄，會(huì)議紀(jì)要的整理。4.6 負(fù)責(zé)印章管理。4.7 負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的出車(chē)統(tǒng)計(jì)。4.8 完成辦公室主任交辦的其他事項(xiàng)。5.

12、1 人事秘書(shū)崗位職責(zé) 5.1人事秘書(shū)在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作，并對(duì)辦公室主任負(fù)責(zé)。5.2 負(fù)責(zé)人事資料的建立、保存及檔案管理。5.3 負(fù)責(zé)人事招聘。5.4 負(fù)責(zé)辦理員工入職、離職、晉職、調(diào)動(dòng)、任免、考核手續(xù)。5.5 負(fù)責(zé)公司考勤的監(jiān)督、匯總。5.6 負(fù)責(zé)人力資源的統(tǒng)計(jì)、分析。5.7 負(fù)責(zé)勞動(dòng)用工年審、招（調(diào)）干、暫住證辦理。5.8 負(fù)責(zé)公司各類(lèi)保險(xiǎn)的投保及理賠工作。5.9 掌握員工思想動(dòng)態(tài)，收集整理合理化建議。5.10 完成辦公室主任交辦的其他工作。6.1 前臺(tái)接待員崗位職責(zé)6.1 前臺(tái)接待員在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作，并對(duì)辦公室主任負(fù)責(zé)。6.2 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室環(huán)境衛(wèi)生。6.3 負(fù)責(zé)來(lái)

13、賓的服務(wù)。6.4 負(fù)責(zé)報(bào)刊、雜志的征訂及報(bào)刊、雜志、信件分發(fā)、登記。6.5 負(fù)責(zé)電話(huà)總機(jī)話(huà)務(wù)、交換機(jī)保養(yǎng)，長(zhǎng)途電話(huà)管理及傳真的收發(fā)。6.6 負(fù)責(zé)會(huì)議室、辦公室的衛(wèi)生及秩序管理。6.7 負(fù)責(zé)工作餐的統(tǒng)計(jì)及聯(lián)系。6.8 完成辦公室主任安排的其他工作。深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.QP-5.5.1-07 修改狀態(tài)A 版第0 次修改標(biāo)題辦公室崗位設(shè)置及職責(zé)頁(yè)碼第 4 頁(yè)共 4 頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某7.0 司機(jī)崗位職責(zé)7.1 司機(jī)在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作，并對(duì)辦公室主任負(fù)責(zé)。7.2 保障正常出車(chē)。7.3 遵守交通規(guī)則。7.4 負(fù)責(zé)車(chē)輛使用證件的保管、審驗(yàn)、更換。7.5 負(fù)責(zé)車(chē)輛的使

14、用、清潔、保養(yǎng)。7.6 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。8.1 美工崗位職責(zé) 8.1美工在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作，并對(duì)辦公室主任負(fù)責(zé)。8.2 負(fù)責(zé)公司形象標(biāo)識(shí)設(shè)計(jì)、制作、維護(hù)、更換。8.3 負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境的監(jiān)管工作。8.4 公司會(huì)務(wù)、公益活動(dòng)、社區(qū)文化現(xiàn)場(chǎng)布置策劃、設(shè)計(jì)工作。8.5 負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)制作成本的計(jì)費(fèi)和費(fèi)用分?jǐn)偂?.6 負(fù)責(zé)美工專(zhuān)用設(shè)施、設(shè)備的管理養(yǎng)護(hù)工作。8.7 負(fù)責(zé)員工工作牌的制作。8.8 完成辦公室主任安排的其他工作。9.1 采購(gòu)員崗位職責(zé) 9.1采購(gòu)員在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作，并對(duì)辦公室主任負(fù)責(zé)。9.2 每月匯總管理處的月份采購(gòu)計(jì)劃表 ，報(bào)公司審批，再遞送給定點(diǎn)供應(yīng)商。9.3 對(duì)

15、供應(yīng)商供應(yīng)的材料質(zhì)量、價(jià)格進(jìn)行檢查、監(jiān)督。9.4 負(fù)責(zé)采購(gòu)定點(diǎn)供應(yīng)商不能供應(yīng)的材料。9.5 審查定點(diǎn)供應(yīng)商所送材料的送貨單和發(fā)票。9.6 負(fù)責(zé)收集各部門(mén)的使用信息，統(tǒng)計(jì)并反饋給相關(guān)人員。9.7 及時(shí)了解市場(chǎng)行情，就某些材料價(jià)格的上浮、下浮與供應(yīng)商協(xié)商，作相應(yīng)的調(diào)整。9.8 完成辦公室主任安排的其它工作。深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-01修改狀態(tài)A版第 0 次修改標(biāo)題會(huì)議管理規(guī)程頁(yè)碼第 1 頁(yè)共 3 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某1.0 目的規(guī)范公司內(nèi)部會(huì)議管理。2.0 適用范圍適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議。3.0 職責(zé) 3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)主持公司總經(jīng)理辦公會(huì)議、公司辦公例會(huì)。3.

16、2公司各部門(mén)經(jīng)理（主任）負(fù)責(zé)召開(kāi)本部門(mén)相關(guān)專(zhuān)題會(huì)議、工作例會(huì)。4.0工作程序4.1 總經(jīng)理辦公會(huì)議 4.1.1 總經(jīng)理辦公會(huì)議的主要任務(wù)是討論、決策公司重大問(wèn)題、事項(xiàng)。A. 公司的經(jīng)營(yíng)方針、遠(yuǎn)景規(guī)劃、重大改革方案、年度工作計(jì)劃及目標(biāo)的制定；B. 重大投資項(xiàng)目和商貿(mào)活動(dòng)；C. 公司各部門(mén)的設(shè)置、編制、撤銷(xiāo)或重要崗位人員調(diào)整；D. 公司部門(mén)副經(jīng)理以上人員（含副經(jīng)理級(jí)）任職和辭退；E. 公司工資調(diào)整、下屬單位承包方案或經(jīng)營(yíng)目標(biāo)責(zé)任的制定。4.1.2 總經(jīng)理辦公會(huì)議每月根據(jù)需要和工作安排不定期召開(kāi)。4.1.3 總經(jīng)理因事不能主持，可書(shū)面或口頭委托辦公室主任主持召開(kāi)。4.1.4 總經(jīng)理辦公會(huì)議參加人員一

17、般為總經(jīng)理以及辦公室、財(cái)務(wù)部、品質(zhì)部等部門(mén)經(jīng)理（主任） ，若因工作需要，可通知其他相關(guān)部門(mén)經(jīng)理（主任）參加。4.1.5 辦公室做好會(huì)議記錄，對(duì)重大問(wèn)題的研究、討論要形成會(huì)議紀(jì)要，以便貫徹實(shí)施。4.2 公司辦公例會(huì)4.2.1 辦公例會(huì)的主要內(nèi)容：A. 各部門(mén)匯報(bào)工作：a) 上階段工作完成情況，以介紹經(jīng)驗(yàn)和案例為主；b) 提出需要公司和其他部門(mén)協(xié)助解決的問(wèn)題；深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-01修改狀態(tài)A版第 0 次修改標(biāo)題會(huì)議管理規(guī)程頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 3 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某c) 下一步工作計(jì)劃和完成的時(shí)間。B. 總經(jīng)理落實(shí)、安排工作：a) 落實(shí)上次例會(huì)所安排的工作完

18、成情況；b) 解決部門(mén)提出的問(wèn)題；c) 安排下一步的工作或通報(bào)相關(guān)情況。1.1.2 辦公例會(huì)根據(jù)公司運(yùn)作需要決定具體召開(kāi)時(shí)間，一般定為每月兩次，由辦公室負(fù)責(zé)通知召集。1.1.3 會(huì)議由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理因事不能參加，可書(shū)面或電話(huà)委托有關(guān)負(fù)責(zé)人主持召開(kāi)。1.1.4 辦公例會(huì)參加人員一般為總經(jīng)理及各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人，若因會(huì)議需要，可通知相關(guān)部門(mén)的主管人員參加。1.1.5 辦公例會(huì)由辦公室做好記錄，對(duì)重大問(wèn)題的研究討論要形成會(huì)議紀(jì)要，以便貫徹實(shí)施。4.3 專(zhuān)題會(huì)議 4.3.1 專(zhuān)題會(huì)議的主要任務(wù)是匯報(bào)、總結(jié)、交流各部門(mén)專(zhuān)項(xiàng)工作及討論解決有關(guān)問(wèn)題，并由公司布置專(zhuān)項(xiàng)具體工作。4.3.1 公司各類(lèi)專(zhuān)題會(huì)議由

19、職能部門(mén)不定期組織召開(kāi)，由組織部門(mén)負(fù)責(zé)通知召集。4.3.2 專(zhuān)題會(huì)議由組織部門(mén)經(jīng)理（主任）主持，重要事項(xiàng)可邀請(qǐng)總經(jīng)理參加，做好會(huì)議記錄，重要會(huì)議形成會(huì)議紀(jì)要，并報(bào)辦公室存檔。4.3.3 專(zhuān)題會(huì)議參加人員由組織會(huì)議的部門(mén)確定參會(huì)人員名單，并報(bào)辦公室備案。4.4 各部門(mén)工作例會(huì)4.4.1 各部門(mén)工作例會(huì)的任務(wù)是聽(tīng)取上周的工作匯報(bào)，交流經(jīng)驗(yàn)，處理問(wèn)題，布置下一周的具體工作。4.4.1 例會(huì)正常情況下每周一召開(kāi)，遇節(jié)假日順延，特殊情況可作臨時(shí)調(diào)整。4.4.2 例會(huì)由本部門(mén)經(jīng)理（主任）主持召開(kāi)，負(fù)責(zé)人因事不能參加，可委托其他人員召集。4.4.3 各職能部門(mén)參加例會(huì)人員為本部門(mén)全體人員，各管理處參加人員為

20、管理處負(fù)責(zé)人、主管、班長(zhǎng)。深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-01修改狀態(tài)A版第 0 次修改標(biāo)題會(huì)議管理規(guī)程頁(yè)碼第 3 頁(yè)共 3 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某4.4.5 工作例會(huì)要作好會(huì)議記錄，以便貫徹實(shí)施。4.5 會(huì)議組織原則 4.5.1 會(huì)議主題（議題）明確。4.5.1 會(huì)議通知：公司會(huì)議提前一天通知；部門(mén)例會(huì)時(shí)間固定，不另行通知。4.5.2 會(huì)議準(zhǔn)備：包括有關(guān)會(huì)議資料、安排發(fā)言人準(zhǔn)備等。4.5.3 會(huì)議簽到：準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表上簽到。4.5.4 紀(jì)要整理：公司辦公例會(huì)紀(jì)要兩個(gè)工作日內(nèi)整理并發(fā)放至各部門(mén)，其它會(huì)議紀(jì)要視情況而定。4.5.5 會(huì)場(chǎng)紀(jì)律：A. 參會(huì)

21、人員必須準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，因故不能參會(huì)者必須于會(huì)前向召集人請(qǐng)假；B. 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得中途離場(chǎng)，特殊情況應(yīng)向主持人請(qǐng)假；C. 會(huì)議期間手機(jī)、傳呼機(jī)一律關(guān)機(jī)或調(diào)到振動(dòng)狀態(tài)；D. 非會(huì)議人員不得滯留會(huì)場(chǎng)。5.0 相關(guān)文件和記錄5.1 會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表HFWY.QR/TY-0225.2會(huì)議記錄HFWY.QR/TY-0235.3會(huì)議記錄（續(xù)頁(yè)） HFWY.QR/TY 024 深圳某物業(yè)管理公司會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表編號(hào)：HFWY.QR/T Y 022版本：A/0 序號(hào)：會(huì)議議題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主持人記錄人應(yīng)到人數(shù)實(shí)到人數(shù)缺席序號(hào)姓名簽到時(shí)間序號(hào)姓名簽到時(shí)間時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)

22、分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分時(shí)分深圳某物業(yè)管理公司會(huì)議記錄編號(hào)： HFWY.QR/TY 023 版本：A/0 序號(hào)：會(huì)議議題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議主持會(huì)議記錄會(huì)議內(nèi)容深圳某物業(yè)管理公司會(huì)議記錄編號(hào)：HFWY.QR/T Y 024 版本： A/0序號(hào)：會(huì)議內(nèi)容（續(xù)上頁(yè)）深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-02醫(yī)改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題公文管理規(guī)程頁(yè)碼第 1 頁(yè)共 3 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某1.0 目的規(guī)范公司公文運(yùn)作，理順公文管理流程，確保公文嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)用、規(guī)范、科學(xué)，提高工作效率。1.1 適用范圍適用公司及各部門(mén)公文管理工作。1.

23、2 職責(zé) 3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司文件審批。1.3 各部門(mén)經(jīng)理（主任）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的擬制和審核。1.4 辦公室主任負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核。1.5 辦公室行政秘書(shū)負(fù)責(zé)公司文件的草擬、收發(fā)、辦理、歸檔、打印、用印及文號(hào)管理。1.6 工作程序 4.1 上行文的辦理4.1.1 部門(mén)向公司呈文 A.公司辦公室收到各部門(mén)上報(bào)的文件以后，行政秘書(shū)對(duì)文件進(jìn)行簽收并登記，填寫(xiě)文件批辦單交辦公室主任；B. 辦公室主任對(duì)文件提出批辦意見(jiàn)：a) 需其他部門(mén)會(huì)簽的公文，交相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。b) 不同意或修改內(nèi)容較多的公文，返回呈文部門(mén)，重新擬文上報(bào)。C. 行政秘書(shū)將呈文報(bào)總經(jīng)理審批；D. 辦公室主任根據(jù)總經(jīng)理批示辦理

24、；E. 將批文復(fù)印件返回呈文部門(mén)和相關(guān)部門(mén)，原件存辦公室。4.1.2 公司向集團(tuán)或行業(yè)主管單位、政府機(jī)關(guān)呈文 A. 以公司名義上報(bào)的文件，由辦公室負(fù)責(zé)草擬或?qū)徍耍士偨?jīng)理簽發(fā)后上報(bào)；1.1.2 辦公室負(fù)責(zé)跟蹤上報(bào)文件的處理情況。1.1.3 平行文的辦理深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-02醫(yī)改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題公文管理規(guī)程頁(yè)碼第 2頁(yè)共 3頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某4.2.1 公司內(nèi)各部門(mén)之間的工作以工作聯(lián)系函的方式進(jìn)行。4.2.2 公司與沒(méi)有隸屬關(guān)系的單位之間工作聯(lián)系以函的形式進(jìn)行，由辦公室進(jìn)行審核，總經(jīng)理審批。第 18 頁(yè) 共 116 頁(yè)4.3 下行文的辦理4.3.

25、1 由辦公室負(fù)責(zé)或組織相關(guān)部門(mén)擬制公文，填寫(xiě)文件簽發(fā)單后，交給行政秘書(shū)。4.2.3 行政秘書(shū)對(duì)呈文的文字、格式、語(yǔ)法等進(jìn)行初審，交辦公室主任。4.2.4 辦公室主任審核，根據(jù)實(shí)際情況，簽署具體意見(jiàn)。4.2.5 行政秘書(shū)將呈文報(bào)總經(jīng)理處，由總經(jīng)理簽發(fā)。4.2.6 行政秘書(shū)給出文號(hào)，并在發(fā)文登記表中登記。4.2.7 發(fā)文部門(mén)進(jìn)行文件打印和最后校對(duì)。4.2.8 辦公室將文件發(fā)送各部門(mén)，并登記在文件簽收登記表中。A. 各部門(mén)簽收文件，相關(guān)人員要做好文件的傳閱及承辦工作，部門(mén)資料員將文件及時(shí)歸檔；B. 辦公室將文件原件進(jìn)行存檔。4.4 外來(lái)公文辦理4.4.1 辦公室行政秘書(shū)對(duì)收到的外來(lái)公文進(jìn)行簽收、登記

26、和編號(hào)；并填寫(xiě)公文批辦單交辦公室主任。4.4.2 辦公室主任根據(jù)公文內(nèi)容簽署具體批辦意見(jiàn)，呈總經(jīng)理批示。4.4.3 辦公室根據(jù)總經(jīng)理的批示交相關(guān)部門(mén)傳閱和辦理。4.4.4 辦公室將公文進(jìn)行存檔。5.0 相關(guān)文件和記錄5.1 文件簽收登記表HFWY.QR/T Y第 20 頁(yè) 共 116 頁(yè)0255.2 文件傳閱辦理登記表HFWY.QR/T Y 0265.3 文件簽發(fā)單HFWY.QR/TY 0285.4 發(fā)文登記表HFWY.QR/TY 029深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-02醫(yī)改犬態(tài)A版第0 次修改標(biāo)題公文管理規(guī)程頁(yè)碼第 3 頁(yè)共 3 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某5.5 收文

27、登記處理表HFWY.QR/T Y0305.6 公文批辦單HFWY.QR/T Y 0315.7 工作聯(lián)系函HFWY.QR/T Y 0325.8 送達(dá)回證HFWY.QR/T Y 0275.9 發(fā)送傳真審批單HFWY.QR/T Y 0335.10 公章管理規(guī)程HFWY.WI/BG-055.11檔案管理規(guī)程 HFWY.WI/BG-04菜圳某物業(yè)管理公司文件簽收登記表編號(hào)：HFWY.QR/T Y 025 版本：A/0 序號(hào)：序號(hào)來(lái)文單位文件名稱(chēng)文件簽收辦理備注部門(mén)簽收人日期深圳某物業(yè)管理公司文件傳閱辦理登記表編號(hào)：HFWY.QR/TY026 版本：A/0 序號(hào)：文件名稱(chēng)擬文部門(mén)傳閱情況傳閱部門(mén)傳閱人收文

28、時(shí)間歸還時(shí)間備注辦理結(jié)果：深圳某物業(yè)管理公司文件傳閱辦理登記表編號(hào)：HFWY.QR/T Y 026版本：A/0 序號(hào)：文件名稱(chēng)擬文部門(mén)傳閱情況傳閱部門(mén)傳閱人收文時(shí)間歸還時(shí)間備注辦理結(jié)果:恒豐物業(yè)深圳某物業(yè)管理公司送達(dá)回證編號(hào)： HFWY.QR/TY 027 版本：A/0 序號(hào)：遞送文件名稱(chēng)附件遞送單位送達(dá)單位遞送人收文（件）人遞送時(shí)間收文（件）時(shí)間恒豐物業(yè)深圳某物業(yè)管理公司送達(dá)回證編號(hào)：HFWY.QR/T Y 027版本：A/0 序號(hào)：遞送文件名稱(chēng)附件遞送單位送達(dá)單位遞送人收文（件）人遞送時(shí)間收文（件）時(shí)間深圳某物業(yè)管理公司文件簽發(fā)單編號(hào)：HFWY.QR/TY028 版本：A/0 序號(hào)：標(biāo)題附

29、件發(fā)文字號(hào)份數(shù)簽發(fā)人：擬文部門(mén)擬稿人校對(duì)人部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽：審核人主題詞主送抄報(bào)抄送備注深圳某物業(yè)管理公司發(fā)文登記表編號(hào)：HFWY.QR/TY 029版本：A/0 序號(hào)：文件編號(hào)文件名稱(chēng)發(fā)文部門(mén)擬稿人簽發(fā)人秘級(jí)及緊急程度發(fā)文日期歸檔日期備注深圳某物業(yè)管理公司收文登記處理表編號(hào)：HFWY.QR/T¥030 版本：A/0 序號(hào)：序號(hào)來(lái)文部門(mén)文件名稱(chēng)來(lái)文字號(hào)收文日期辦公室批辦會(huì)簽總經(jīng)理批示批示下發(fā)歸檔日期備注深圳某物業(yè)管理公司公文批辦單編號(hào)：HFWY.QR/TY 031 版本：A/0 序號(hào)：文件標(biāo)題附件擬文部門(mén)擬文人收文時(shí)間返文時(shí)間辦公室意見(jiàn)：相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)：總經(jīng)理意見(jiàn)：備注：深圳某物業(yè)管理公

30、司工作聯(lián)系函編號(hào)：HFWY.QR/TY 032版本：A/0 序號(hào)：發(fā)函部門(mén)發(fā)函時(shí)間發(fā)函經(jīng)辦人收函部門(mén)收函時(shí)間收函經(jīng)辦人發(fā)函內(nèi)容收函部門(mén)回復(fù)要求回復(fù)時(shí)間 200 年月日實(shí)際回復(fù)時(shí)間 200 年月日協(xié)調(diào)事宜：發(fā)函部門(mén)經(jīng)理（主任）簽名回函部門(mén)經(jīng)理（主任）簽名深圳某物業(yè)管理公司發(fā)送傳真審批單編號(hào)：HFWY.QR/T Y 033版本：A/0 序號(hào)：部門(mén)姓名職務(wù)申請(qǐng)時(shí)間傳真標(biāo)題頁(yè)數(shù)接收部門(mén)傳真號(hào)接收人部門(mén)經(jīng)理（主任）審批時(shí)間完成時(shí)間備注深圳某物業(yè)管理公司發(fā)送傳真審批單編號(hào)：HFWY.HFWY.QR/T Y033 版本：A/0 序號(hào)：部門(mén)姓名職務(wù)申請(qǐng)時(shí)間傳真標(biāo)題頁(yè)數(shù)接收部門(mén)傳真號(hào)接收人部門(mén)經(jīng)理（主任）審批時(shí)

31、間完成時(shí)間備注深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-03醫(yī)改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題合同管理規(guī)程頁(yè)碼第 1 頁(yè)共 3頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某1.0 目的規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作，確保公司利益和信譽(yù)。1.1 適用范圍適用于公司所有合同的管理工作。1.2 職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司合同的審批和簽署。1.3 辦公室負(fù)責(zé)公司合同的評(píng)審、管理和歸檔。1.4 與合同內(nèi)容有關(guān)的部門(mén)負(fù)責(zé)按合同條款執(zhí)行。1.5 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同的監(jiān)督執(zhí)行, 憑合同原件收款或付款。1.6 工作程序4.1合同的起草4.1.1合同的起草原則A.符合國(guó)家合同法的規(guī)定，遵循合法、真實(shí)、平等、協(xié)商的原則。

32、B. 凡標(biāo)的金額較大的非即時(shí)結(jié)清的經(jīng)濟(jì)交易行為，及其他要明確權(quán)利、義務(wù)及責(zé)任的經(jīng)濟(jì)交易行為，皆應(yīng)簽訂文書(shū)化的合同，以保證其順利履行。C. 合同起草前應(yīng)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格、對(duì)方的主體資格、對(duì)方的履約能力及信譽(yù)等收集足夠的信息，做好充分的準(zhǔn)備。D. 標(biāo)的金額較大的建筑工程合同，應(yīng)通過(guò)議標(biāo)或招標(biāo)訂立。4.1.2 合同必備條款A(yù).標(biāo)的；B. 數(shù)量和質(zhì)量；C. 價(jià)款或酬金；D. 履行期限、地點(diǎn)和方式；E. 違約責(zé)任；F. 爭(zhēng)議解決辦法；深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-03醫(yī)改犬態(tài)A版第 0 次修改標(biāo)題合同管理規(guī)程頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 3頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某4.1.3 公司各類(lèi)合同由經(jīng)辦部

33、門(mén)或公司領(lǐng)導(dǎo)指定部門(mén)起草。1.2 合同的評(píng)審與審批4.2.1 由起草部門(mén)填寫(xiě)合同審批表 ，交辦公室。1.2.2 辦公室根據(jù)合同標(biāo)的情況認(rèn)真審核后，呈公司總經(jīng)理審批。如合同標(biāo)的金額較大，需召集相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審。1.2.3 凡屬集團(tuán)公司規(guī)定要法律主管審核的合同，一律送集團(tuán)公司法律主管審核同意后再行簽署合同。1.3 合同的簽訂4.3.1 簽訂合同的原則 A. 公司所有合同統(tǒng)一由總經(jīng)理簽字，加蓋公司公章；B. 一般由對(duì)方先簽字蓋章后，再呈總經(jīng)理簽字，蓋章；如對(duì)方要求同時(shí)簽約，可由辦公室確定時(shí)間、地點(diǎn)，作好相關(guān)簽約準(zhǔn)備；C. 合同原則上要求加蓋騎縫章。1.1.2 合同約定擔(dān)保的，必須由擔(dān)保單位法定代表人

34、或授權(quán)委托人簽字，并加蓋擔(dān)保單位公章或合同專(zhuān)用章。1.1.3 根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要應(yīng)呈報(bào)主管機(jī)關(guān)鑒證或批準(zhǔn)、工商行政管理部門(mén)鑒證、公證處公證的合同，應(yīng)在合同簽字后及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。4.4 合同的存檔合同原件由辦公室統(tǒng)一存檔，合同附件及相關(guān)資料應(yīng)與合同原件一并保存（實(shí)物樣品、樣板應(yīng)由執(zhí)行部門(mén)保存） ，合同執(zhí)行部門(mén)、財(cái)務(wù)部存復(fù)印件。4.5 合同的履行4.5.1 合同簽訂后，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)保證其順利履行。4.5.2 在合同履行過(guò)程中，確需變更、解除或簽訂補(bǔ)充協(xié)議的，應(yīng)由經(jīng)辦部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，按原合同審批程序辦理審批手續(xù)，并積極采取措施防止或減少經(jīng)濟(jì)損失。4.6 合同糾紛處理深圳某物業(yè)管理公司文

35、件編號(hào)HFWY.WI/BG-03醫(yī)改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題合同管理規(guī)程頁(yè)碼第 3頁(yè)共 3頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某4.6.1 合同糾紛處理的原則 A 堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)，以合同條款為準(zhǔn)則，采用友好協(xié)商方式加以解決。B 因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，經(jīng)辦部門(mén)必須堅(jiān)持原則，保障我方合法權(quán)益；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)主動(dòng)與對(duì)方協(xié)商，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，盡量采取補(bǔ)救措施，減少我方損失。C 在處理糾紛時(shí)，各部門(mén)應(yīng)協(xié)調(diào)一致，積極配合，堅(jiān)持統(tǒng)一行動(dòng)，一致對(duì)外，不互相推諉、指責(zé)、埋怨。4.6.2 發(fā)生合同糾紛應(yīng)按以下程序進(jìn)行處理：A 糾紛發(fā)生后，經(jīng)辦部門(mén)在處理未果的情況下，應(yīng)及時(shí)以書(shū)面報(bào)告報(bào)公司。B 經(jīng)辦部門(mén)按公司

36、批示意見(jiàn)，會(huì)同相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行取證，并和對(duì)方進(jìn)一步商談，將雙方談判結(jié)果整理匯總，報(bào)公司審批。C 經(jīng)辦人員按批示意見(jiàn)和對(duì)方商定最終處理方案，如雙方達(dá)成一致，簽定書(shū)面文件；如雙方無(wú)法達(dá)成一致，則采用法律手段加以解決。5.0 相關(guān)文件和記錄5.1 合同審批表HFWY.QR/T Y0345.2公文管理規(guī)程HFWY.WI/BG-025.3公章管理規(guī)程HFWY.WI/BG-055.4檔案管理規(guī)程HFWY.WI/BG-04菜圳某物業(yè)管理公司合同審批表編號(hào)：HFWY.QR/TY034 版本：A/0 序號(hào)：合同名稱(chēng)申報(bào)單位申報(bào)人合同雙方甲方：聯(lián)系人聯(lián)系電話(huà)乙方：聯(lián)系人聯(lián)系電話(huà)合同主要條款（事項(xiàng)） ：（ 1）標(biāo)

37、的（2）數(shù)量與質(zhì)量要求（3）價(jià)款酬金（4 ）履行期限、地點(diǎn)與方式（5）違約責(zé)任申報(bào)部門(mén)意見(jiàn)相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)辦公室意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)深圳某物業(yè)管理公司修改編號(hào)HFWY/WI/BG-04醫(yī)改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題檔案管理規(guī)程頁(yè)碼第 1 頁(yè)共 3 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某1.0 目的建立和健全公司檔案管理制度，確保檔案的齊備和完整，更好地為公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展、科學(xué)決策和管理工作服務(wù)。2.0適用范圍適用于公司檔案管理工作。3.0職責(zé)3.1 辦公室主任負(fù)責(zé)審批檔案資料的借閱。3.2行政秘書(shū)負(fù)責(zé)公司檔案資料的管理。3.3各部門(mén)資料管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的整理和存檔管理工作。4.0工作程序4.1 檔案資料的收

38、集和整理 4.1.1辦公室行政秘書(shū)負(fù)責(zé)公司公文資料的收集，將分散在各部門(mén)和個(gè)人手中的文件、資料集中整理：其中包括呈文資料、收文資料、發(fā)文資料、公司各種榮譽(yù)證書(shū)、上報(bào)資料、書(shū)籍、膠卷、照片、錄音帶、錄相帶等的收集。4.1.2 各部門(mén)資料管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集整理。4.2 檔案資料的分類(lèi)A. 行政檔案；B. 人事檔案；C. 會(huì)計(jì)檔案（參照公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)程 ） ；D. 工程檔案；E. 其它檔案。1.3 檔案資料的歸檔 4.3.1 行政秘書(shū)或部門(mén)資料管理員將公司或部門(mén)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示的呈文、收文和發(fā)文資料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和立卷，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、案卷封面和裝訂案卷。深圳

39、某物業(yè)管理公司修改編號(hào)HFWY/WI/BG-04醫(yī)改犬態(tài)A版第 0 次修改標(biāo)題檔案管理規(guī)程頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 3 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某4.3.2 將相應(yīng)標(biāo)題、編號(hào)和內(nèi)容錄入電腦存檔。1.4 檔案資料的保管4.4.1 檔案資料的保管期限A. 政府機(jī)關(guān)和行業(yè)主管部門(mén)的批文、公司董事會(huì)的各種決議、公司的各種證件以及公司獲得的各種榮譽(yù)證書(shū)應(yīng)永久性保存；B. 各種建筑工程圖紙?jiān)诮ㄖ镆平怀鋈ブ皯?yīng)妥善保管；C. 各部門(mén)要指定專(zhuān)人，妥善保管好本部門(mén)的檔案資料；D. 一般的檔案資料應(yīng)保管3 年（質(zhì)量體系的記錄保存期限按記錄控制程序執(zhí)行） ， 3 年后視情況而定：a） 無(wú)查考價(jià)值的，進(jìn)行銷(xiāo)毀；b）

40、有查考價(jià)值的，重新進(jìn)行分類(lèi)、歸檔、保管。4.4.2 各檔案保管人員做好檔案資料的防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防高溫，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破壞或 變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。4.4.3 檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作和辭職時(shí)，應(yīng)在離職前辦理好交接手續(xù)。4.4.4 公司下屬各部門(mén)撤銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)將本部門(mén)全部的檔案資料認(rèn)真整理，妥善保管，并向公司辦公室移交；各種臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí)，其檔案資料也應(yīng)向公司辦公室移交。4.5 檔案資料借閱 4.5.1 各部門(mén)檔案資料的借閱 A. 借閱人填寫(xiě)檔案借閱審批表 ，寫(xiě)明借閱用途、借閱文件名稱(chēng)和編號(hào)、歸還日期等情況。B. 檔案保管部門(mén)經(jīng)理（主任）審批，同意后方可借

41、出。4.5.2公司檔案資料的借閱A.借閱人填寫(xiě)檔案借閱審批表 。B. 借閱人所在部門(mén)經(jīng)理（主任）簽署借閱意見(jiàn)，同意后方可報(bào)辦公室審批。C. 辦公室主任審批，重要檔案資料的借閱需經(jīng)公司總經(jīng)理批示，批示同意后，方可辦理深圳某物業(yè)管理公司修改編號(hào)HFWY/WI/BG-04醫(yī)改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題檔案管理規(guī)程頁(yè)碼第3頁(yè)共3頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某 D.檔案的借閱手續(xù)。E. 行政秘書(shū)根據(jù)審批意見(jiàn)辦理借用手續(xù)，并作好記錄。4.5.3檔案借閱的其他要求A.檔案資料一般不向外單位借閱。集團(tuán)所屬單位借閱本單位與業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案文件時(shí)，需公司總經(jīng)理批示后，方可借閱。B.閱讀C.機(jī)密以上文件，只限在檔案室查

42、閱。確因工作需要必須攜出的（只限于本集團(tuán)內(nèi)部） ，需經(jīng)總經(jīng)理同意，并應(yīng)按時(shí)歸還注銷(xiāo)，注意保密。D. 借閱的檔案文件，一般不許摘抄。借閱人要對(duì)借閱檔案嚴(yán)加愛(ài)護(hù)，不得拆卸、調(diào)換、涂改、污損、轉(zhuǎn)借、遺失、不得帶出所在部門(mén)。E. 借閱人應(yīng)定期歸還借閱檔案，借出檔案的期限最長(zhǎng)不得超過(guò)一周，如因工作需要，可辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員或借閱人員因不按規(guī)定辦理借閱手續(xù)而造成不良后果，應(yīng)該按公司規(guī)定追究責(zé)任，并進(jìn)行嚴(yán)肅處理。4.6 檔案資料銷(xiāo)毀4.6.1 公司無(wú)查考價(jià)值檔案資料的銷(xiāo)毀，由辦公室行政秘書(shū)提出，辦公室主任審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.6.2 各部門(mén)無(wú)查考價(jià)值檔案資料的銷(xiāo)毀，由資料保管員提出，報(bào)部門(mén)經(jīng)理（主

43、任）批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.6.3 檔案資料的銷(xiāo)毀由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，一般為辦公室行政秘書(shū)和各部門(mén)資料管理員。同時(shí)，要有專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案遺失和泄密。4.6.4 檔案資料銷(xiāo)毀時(shí)，原保管人要做好所銷(xiāo)毀檔案資料的登記工作。5.0 相關(guān)文件和記錄5.1 檔案借閱審批表HFWY.QR/B G0015.2 檔案銷(xiāo)毀登記表 5.3 行政獎(jiǎng)罰規(guī)程 HFWY.WI/BG-15深圳某物業(yè)管理公司檔案借閱審批表編號(hào)：HFWY.QR/B G001 版本：A/0 序號(hào)：文件名稱(chēng)文件編號(hào)文件數(shù)量（）頁(yè)（）本（）套申請(qǐng)部門(mén)借閱原因：借閱人：年月日借閱部門(mén)意見(jiàn)檔案管理部門(mén)意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)辦理結(jié)果歸還時(shí)間深圳某物業(yè)管理公司檔案銷(xiāo)毀登記表編

44、號(hào)：HFWY.QR/BG002 版本：A/0 序號(hào)：序號(hào)文件名稱(chēng)頁(yè)數(shù)存檔時(shí)間銷(xiāo)毀時(shí)間銷(xiāo)毀人見(jiàn)證人備注深圳某物業(yè)管理公司修改編號(hào)HFWY/WI/BG-0醪改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題公章管理規(guī)程頁(yè)碼第 1 頁(yè)共 2 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某1.0 目的規(guī)范公章的刻制、用印、保管與廢止工作。2.1 適用范圍適用于公司所有公章的管理工作。2.2 職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司公章使用的審批。2.3 辦公室主任負(fù)責(zé)公司及管理處公章的刻制、發(fā)布、廢止、監(jiān)督管理，行政秘書(shū)負(fù)責(zé)公司公章的管理。2.4 財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章的管理和使用審批。2.5 管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理處公章使用的審批。2.6

45、管理處綜合事務(wù)部主管負(fù)責(zé)管理處公章的管理。4.1 工作程序 4.1 公章刻制 4.1.1 部門(mén)經(jīng)理（主任）提出公章刻制申請(qǐng)報(bào)辦公室。4.2 .2辦公室主任審核公章是否符合規(guī)定，報(bào)總經(jīng)理同意后，送公安機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。4.3 .3辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系公章的刻制。4.4 .4辦公室將公章交給相關(guān)部門(mén)保管。4.5 .5任何人不得私自刻制公章。4.2 公章使用 4.2.1 公章使用范圍 A. 公章保管人不得私用公章；B. 部門(mén)公章主要用于公司內(nèi)部聯(lián)系和通知通報(bào)、合同協(xié)議管理處一般性的對(duì)外通知、通告；C. 公司公章主要用于公司各種行文、上報(bào)材料、合同、協(xié)議以及對(duì)外業(yè)務(wù)往來(lái)等；D. 公章一般不得攜帶外出。特殊情況需攜帶

46、外出使用時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。深圳某物業(yè)管理公司修改編號(hào)HFWY/WI/BG-05醫(yī)改犬態(tài)A版第 0 次修改標(biāo)題公章管理規(guī)程頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 2 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某4.2.2公章使用程序A.使用人在公章使用登記表簽字登記；B. 使用公司公章需報(bào)總經(jīng)理簽字，使用管理處公章需報(bào)管理處負(fù)責(zé)人簽字，使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章須報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字；C. 公章管理人員做好登記，并核對(duì)文件份數(shù)。4.3 損壞、遺失處理4.3.1 公章遺失、損壞后，公章保管人員應(yīng)立即寫(xiě)出事故經(jīng)過(guò)和書(shū)面檢查，報(bào)部門(mén)經(jīng)理，部門(mén)經(jīng)理要立即查清原因，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理處理4.3.2 辦公室及時(shí)將報(bào)告轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審批，由辦公室備案

47、，須登報(bào)聲明的由辦公室辦理。4.3.3 對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以處罰。4.3.4 使用部門(mén)提出重新刻制申請(qǐng)，并經(jīng)審批、刻制。4.3.5 使用部門(mén)到公司辦公室領(lǐng)取新公章。4.3.6 如公章?lián)p壞，辦公室要收回舊章并登記。4.4 公章的廢止 4.4.1 相關(guān)部門(mén)提出廢止公章的請(qǐng)示，報(bào)辦公室。4.4.3 辦公室簽署意見(jiàn)。4.4.4 總經(jīng)理審批。4.4.5 辦公室發(fā)出收回廢止公章通知并派專(zhuān)人收回。4.4.6 辦公室歸檔相關(guān)資料。5.1 相關(guān)文件和記錄5.1 公章使用登記表HFWY.HFWY.QR/BG0035.2 行政獎(jiǎng)罰規(guī)程HFWY.WI/BG-155.3公文管理規(guī)程HFWY.WI/BG-025.4合同管理規(guī)

48、程HFWY.WI/BG-03菜圳某物業(yè)管理公司公章使用登記表編號(hào)：HFWY.HFWY.QR/BG003 版本：A/0 序號(hào)：序號(hào)名稱(chēng)印數(shù)驗(yàn)印單位用印部門(mén)用印時(shí)間申請(qǐng)人批準(zhǔn)人經(jīng)辦人備注深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-07修改狀態(tài) A 版第0 次修改標(biāo)題車(chē)輛管理規(guī)程頁(yè)碼第 1 頁(yè)共 3 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某1.0 目的保證車(chē)輛完好、安全，降低使用、維修費(fèi)用。5.2 適用范圍適用于公司內(nèi)部車(chē)輛管理工作。5.3 職責(zé) 3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)車(chē)輛保養(yǎng)、維修計(jì)劃的審批。5.4 辦公室主任負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的調(diào)度、監(jiān)督及緊急事件處理。5.5 用車(chē)部門(mén)經(jīng)理（主任）負(fù)責(zé)用車(chē)的審核。5.6 司機(jī)

49、負(fù)責(zé)車(chē)輛的行駛及日常保養(yǎng)工作。4.0 工作程序 4.1 車(chē)輛安排 4.1.1 用車(chē)人填寫(xiě)用車(chē)單 報(bào)部門(mén)經(jīng)理（主任）審核。5.7 .2部門(mén)經(jīng)理（主任）簽署意見(jiàn)后由用車(chē)人報(bào)辦公室審批。5.8 .3辦公室主任依據(jù)以下情況給予審批意見(jiàn)，同意用車(chē)的按正常手續(xù)辦理；不同意用車(chē)的須向用車(chē)人說(shuō)明：A. 出車(chē)時(shí)機(jī)是否恰當(dāng)；B. 有無(wú)更經(jīng)濟(jì)、快捷的交通辦法；C. 有無(wú)可供使用的車(chē)輛。5.9 .4 辦公室主任同意派車(chē)的，由用車(chē)人持用車(chē)單出車(chē)辦事。5.10 5司機(jī)每次出車(chē)要將有關(guān)出車(chē)情況登記在出車(chē)記錄表里。5.11 6司機(jī)于每周一將上周出車(chē)記錄表報(bào)辦公室主任審核以下內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題按行政獎(jiǎng)罰規(guī)程辦理：A. 依據(jù)用車(chē)單

50、、車(chē)輛里程表審核司機(jī)記錄是否屬實(shí)；B. 司機(jī)有無(wú)私自用車(chē)現(xiàn)象。4.2 車(chē)輛加油 4.2.1 車(chē)輛的日常用油須到公司指定的定點(diǎn)油站加油（外出深圳公務(wù)或特殊情況下的加油深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-07改犬態(tài)A版第0次修改標(biāo)題車(chē)輛管理規(guī)程頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 3 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某除外） ；4.2.2 加油本由司機(jī)向辦公室主任申領(lǐng)，加蓋公章后生效；4.2.3 司機(jī)不能將油本轉(zhuǎn)借或提供其它車(chē)輛使用，每次加油應(yīng)如數(shù)填寫(xiě)加油量并簽名；4.2.4 加油本用完后，司機(jī)須憑舊本存根向辦公室主任領(lǐng)取新本；4.2.5 加油費(fèi)結(jié)算時(shí)，財(cái)務(wù)部根據(jù)定點(diǎn)油站提供的經(jīng)司機(jī)簽名的車(chē)輛加油單證與油本

51、存根4.2.6 核對(duì)無(wú)誤后，才可進(jìn)行結(jié)算。4.3 車(chē)輛保養(yǎng)：司機(jī)按計(jì)劃及時(shí)進(jìn)行車(chē)輛維修養(yǎng)護(hù)。4.3.2 司機(jī)根據(jù)車(chē)輛使用說(shuō)明書(shū)制訂保養(yǎng)計(jì)劃，內(nèi)容包括：A. 車(chē)輛概況；B. 保養(yǎng)時(shí)間；C. 保養(yǎng)項(xiàng)目；D. 保養(yǎng)費(fèi)用預(yù)算。4.3.3 辦公室審核保養(yǎng)計(jì)劃后報(bào)總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，由辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系 3 個(gè)以上車(chē)輛保養(yǎng)服務(wù)商。4.3.4 總經(jīng)理審批確定車(chē)輛保養(yǎng)服務(wù)商。4.4 安全行駛：4.4.2 司機(jī)要堅(jiān)持出車(chē)前、出車(chē)后例行檢查，確保行車(chē)安全。4.4.3 出車(chē)途中, 如有異味、異響等情況，應(yīng)及時(shí)停車(chē)檢查，把事故隱患消滅在萌芽狀態(tài)。4.5 事故處理 4.5.1 如發(fā)生交通事故，司機(jī)須與交管部門(mén)迅

52、速聯(lián)系，并通知辦公室主任。4.5.2 辦公室主任應(yīng)立即派人前往肇事地點(diǎn)協(xié)助處理。4.5.3 司機(jī)須在事故發(fā)生兩天內(nèi)以書(shū)面形式向公司詳細(xì)匯報(bào)事故發(fā)生經(jīng)過(guò)，經(jīng)交管部門(mén)處理后再將處理結(jié)果向公司匯報(bào)。4.5.4 由司機(jī)或保險(xiǎn)經(jīng)辦人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向投保公司報(bào)案4.5.5 車(chē)輛事故責(zé)任按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。事故責(zé)任屬我司的，按購(gòu)買(mǎi)車(chē)輛全保核算，免賠額部分由當(dāng)事人承擔(dān)。深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-07醫(yī)改犬態(tài)A版第 0 次修改標(biāo)題車(chē)輛管理規(guī)程頁(yè)碼第 3 頁(yè)共 3 頁(yè)編制唐某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某5.0 相關(guān)文件和記錄5.1 用車(chē)單HFWY.QR/T Y 0355.2 出車(chē)記錄表HFWY.HF

53、WY.QR/BG0045.5行政獎(jiǎng)罰規(guī)程HFWY.WI/BG-15菜圳某物業(yè)管理公司出車(chē)記錄表編號(hào)：HFWY.HFWY.QR/B G004 版本：A/0 序號(hào)：車(chē)牌號(hào)碼司機(jī)日期出車(chē)時(shí)間出車(chē)前里程數(shù)入庫(kù)時(shí)間入庫(kù)時(shí)里程數(shù)行駛里程目的地途經(jīng)地點(diǎn)用車(chē)人簽名備注深圳某物業(yè)管理公司用車(chē)單編號(hào)：HFWY.QR/T Y 035版本： A/0 序號(hào)：用車(chē)部門(mén)用車(chē)人等人用車(chē)事由預(yù)計(jì)用車(chē)小時(shí)到達(dá)地點(diǎn)車(chē)輛型號(hào)出車(chē)時(shí)間行駛公里公里（司機(jī)填寫(xiě)）司機(jī)簽名用車(chē)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽名年月日審批意見(jiàn)同意號(hào)車(chē)出車(chē)。簽名：年月日附注深圳某物業(yè)管理公司文件編號(hào)HFWY.WI/BG-08修改狀態(tài) A 版第 0 次修改標(biāo)題員工行為規(guī)范頁(yè)碼第 1 頁(yè)共 5 頁(yè)編制何某某審核楊某某批準(zhǔn)卜某某1.0 目的規(guī)范公司員工的言行舉止，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。2.0適用范圍適用于公司全體員工。3.0職責(zé)3.1 部門(mén)經(jīng)理（主任）負(fù)責(zé)本部門(mén)員工行為規(guī)范的監(jiān)督、檢查。3.2全體員工按照本行為規(guī)范開(kāi)展日常工作。4.0工作程序4.1 儀容儀表 4.1.1 著裝：A. 上班