材料管理手冊

1、 工程項(xiàng)目管理文件材料管理手冊(試行稿)二 O O 三 年 三 月目 錄一、 本項(xiàng)目管理文件適用范圍二、 各公司材料管理職責(zé)三、 材料供應(yīng)和領(lǐng)用流程四、 材料管理工作標(biāo)準(zhǔn)及具體要求五、 附表一、本項(xiàng)目管理文件適用范圍：適用于*公司內(nèi)部企業(yè)委托興健工程項(xiàng)目管理有限公司管理的工程項(xiàng)目（不適用于經(jīng)營項(xiàng)目）. 二 集團(tuán)公司內(nèi)部涉及工程材料管理各公司的職責(zé)：A、項(xiàng)目管理公司：1、 研定有關(guān)材料管理的各項(xiàng)制度，組織編制公司材料管理手冊：2、 組織集團(tuán)公司內(nèi)部各企業(yè)實(shí)施材料管理手冊；3、 對物流公司制定的材料采購方案進(jìn)行復(fù)核；并會同物流公司簽訂材料供應(yīng)合同；4、 對物流公司的材料供應(yīng)結(jié)算單進(jìn)行審核；5、 對

2、裝飾公司及下包施工隊(duì)工程結(jié)算中的材料損耗進(jìn)行審核；6、 對物流公司的材料付款計(jì)劃進(jìn)行審核；7、 對于用量大的工程材料會同物流公司做好材料供應(yīng)的招投標(biāo)工作；B、 物流公司：1、 編制材料采購方案報(bào)項(xiàng)目公司備案復(fù)核；2、 會同項(xiàng)目公司簽訂材料供應(yīng)合同。分送集團(tuán)內(nèi)部建設(shè)單位（下稱建設(shè)單位）財(cái)務(wù)部、建設(shè)單位倉庫、項(xiàng)目公司、裝飾公司。3、 對建設(shè)單位、裝飾公司、下包施工隊(duì)和現(xiàn)場反饋的材料供應(yīng)質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)處理。4、 對材料供應(yīng)商材料供應(yīng)的材料數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行跟蹤考核。5、 根據(jù)每月整體的材料供應(yīng)計(jì)劃作出的相應(yīng)的材料付款計(jì)劃報(bào)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部核撥工程項(xiàng)目資金。6、 負(fù)責(zé)對現(xiàn)場工程材料的管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。C、

3、裝飾公司：1、 負(fù)責(zé)編制工程材料采購計(jì)劃（按工程施工合同要求當(dāng)工程材料需由建設(shè)單位提供時(shí)）。并對材料數(shù)量的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2、 會同建設(shè)單位材料保管員對物流公司供應(yīng)的材料的進(jìn)場驗(yàn)收工作。包括材料的數(shù)量和質(zhì)量。并對材料供應(yīng)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題于當(dāng)天以電話或書面形式發(fā)回公司。材料數(shù)量的準(zhǔn)確性由建設(shè)單位的材料保管員負(fù)責(zé)，材料質(zhì)量的驗(yàn)收意見由裝飾公司負(fù)責(zé)提出.3、 對裝飾公司自身提供的零星建筑裝飾材料質(zhì)量負(fù)責(zé)。4、 根據(jù)材料供應(yīng)合同和外協(xié)加工合同現(xiàn)場配合實(shí)施。并組織對外協(xié)加工件的驗(yàn)收事項(xiàng)。5、 負(fù)責(zé)材料的施工現(xiàn)場庫房管理。6、 做好甲供材料的驗(yàn)收、保管和管理工作。7、 負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場的成品保護(hù)工作。8、 對

4、于外加工的加工件提供現(xiàn)場的準(zhǔn)確尺寸。并對于外加工廠家到現(xiàn)場度量尺寸時(shí)作好技術(shù)交底工作。9、 對于各施工隊(duì)做好技術(shù)交底工作。包括材料的使用部位、材料的損耗要求、材料的合理開栽要求、材料的使用方法。10、 對材料供應(yīng)合同負(fù)責(zé)現(xiàn)場段的工作實(shí)施。如復(fù)查材料的供應(yīng)合同是否與材料的采購計(jì)劃一致、供應(yīng)商供應(yīng)的材料是否與封樣一致、供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明書等有關(guān)手續(xù)是否齊全等。外協(xié)件的供應(yīng)商與現(xiàn)場施工隊(duì)的現(xiàn)場協(xié)調(diào)問題的處理。11、 對材料供應(yīng)合同實(shí)施監(jiān)督。D、 建設(shè)單位物資保管部門：1、 材料的入庫：做好材料數(shù)量的清點(diǎn)，并通知現(xiàn)場裝修工程師對入庫材料的質(zhì)量一同進(jìn)行檢查驗(yàn)收；辦理有效的材料入庫單；對于在材料入庫過程

5、中發(fā)現(xiàn)的材料數(shù)量和質(zhì)量問題以最快的方式通知物流公司進(jìn)行處理。入庫單要根據(jù)公司合同材料采購合同或送貨單中的內(nèi)容進(jìn)行填寫，對于不同的材料供應(yīng)合同的不同的材料送貨單要分別填寫。入庫時(shí)對材料的數(shù)量規(guī)格型號品牌入庫時(shí)間包裝情況材料合同號或材料送貨單號作好記錄。特別是數(shù)量要以材料合同或材料送貨單的規(guī)范數(shù)量進(jìn)行登記。對于材料的退貨也要辦理材料的入庫手續(xù)，但用紅筆填寫。材料保管員根據(jù)入庫單填制材料明細(xì)帳。2、 材料的出庫：根據(jù)裝飾公司現(xiàn)場裝修工程師審批的材料領(lǐng)用計(jì)劃辦理材料的出庫手續(xù)。同時(shí)核查工程公司領(lǐng)用的材料是否在施工合同中規(guī)定的提供材料范圍內(nèi)。出庫時(shí)對材料出庫的數(shù)量規(guī)格型號品牌出庫時(shí)間領(lǐng)料人施工隊(duì)合同號作

6、好記錄。對于施工隊(duì)的退貨也辦理出庫手續(xù)，但用紅筆填寫。每月將材料的出入庫報(bào)表報(bào)及復(fù)印件一套報(bào)項(xiàng)目管理公司備查。3、 材料的保管：做好入庫材料的分類保管工作；對于貴重材料要入箱裝鎖。4、 材料的月報(bào)：每月三日前將上月的材料的出入庫情況，庫存情況書面報(bào)物流公司、項(xiàng)目管理公司、建設(shè)單位財(cái)務(wù)部。 E、 財(cái)務(wù)部：1、 根據(jù)公司物流公司每月資金使用計(jì)劃安排好材料的使用資金。2、 做好材料供應(yīng)合同的歸檔、管理工作。3、 對材料供應(yīng)合同進(jìn)行監(jiān)督。4、 嚴(yán)格按照集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)制度和材料費(fèi)用入帳的單據(jù)要求做帳。5、 對于材料款支付手續(xù)予以監(jiān)督。6、 定期組織物流公司、庫房材料保管員等有關(guān)人員進(jìn)行對帳。三 材料供應(yīng)

7、和領(lǐng)用（即材料在企業(yè)中的整個(gè)運(yùn)動過程）流程：A、 材料的采購流程：1、 編制材料的采購計(jì)劃2、材料采購計(jì)劃的復(fù)查3、材料采購計(jì)劃的修訂4、編制材料的采購方案5、材料采購方案的審核6、簽訂材料供應(yīng)合同7、材料的跟蹤收貨。B、 材料的入庫流程：1、 材料入庫檢驗(yàn)（數(shù)量、質(zhì)量）2、填寫入庫單3、材料入庫分類管理。C、 材料的領(lǐng)用流程：1、 裝飾公司申報(bào)材料領(lǐng)用計(jì)劃2、材料領(lǐng)用計(jì)劃審批3、填寫材料的出庫單4、材料出庫。D、 廢料的處理流程：1、 裝飾公司將現(xiàn)場需處理的施工過程中產(chǎn)生中廢料報(bào)物流公司2、 物流公司負(fù)責(zé)將廢料處理廢料收入入公司財(cái)務(wù)帳。E、 材料款的支付程序：1、 材料預(yù)付款的支付：由物流公

8、司按合同條款填寫支票申領(lǐng)單物流公司總經(jīng)理審查項(xiàng)目管理公司總經(jīng)理復(fù)查財(cái)務(wù)審核出票做賬。2、 實(shí)結(jié)材料款的支付：由物流公司按合同條款填寫支票申領(lǐng)單物流公司總經(jīng)理審查項(xiàng)目管理公司總經(jīng)理復(fù)查財(cái)務(wù)主管審核出票做賬。實(shí)結(jié)材料款付款時(shí)，要求附有有效的材料入庫單，對于外協(xié)加工件另要附有裝飾公司現(xiàn)場工程師的工程質(zhì)量驗(yàn)收證明和材料款結(jié)算書。供應(yīng)商必須提供的有效的全額稅務(wù)發(fā)票（除合同說明不需提供發(fā)票外）。在每張發(fā)票的背書都必須由經(jīng)辦人審批人的簽字。四 材料管理中各項(xiàng)工作的工作標(biāo)準(zhǔn)和具體要求：A、 材料采購計(jì)劃：1、 裝飾材料：材料采購計(jì)劃要列明材料規(guī)格型號，質(zhì)量要求，材料的使用部位，材料的到貨時(shí)間要求。對于地毯，軟

9、包布的數(shù)量計(jì)劃要附有材料的開栽圖。對于墻紙布料地毯的材料計(jì)劃要考慮門幅和拼花裁邊的要求。對于五金，燈具，潔具等件要附有設(shè)計(jì)要求（如圖紙，文字，圖片）。2、 裝飾用外加工件：除了第1項(xiàng)裝飾材料的要求外，還必須附有設(shè)計(jì)師出具的詳細(xì)的明確的加工技術(shù)要求和質(zhì)量要求圖紙和文字。對于窗簾，布藝，盆景，畫，雕塑品，門牌標(biāo)志，金屬加工件的采購計(jì)劃要附有設(shè)計(jì)說明（圖紙、文字、圖片、技術(shù)要求等）3、 材料計(jì)劃表格式詳見附表。B、 材料的采購方案：1、 材料的采購方案包括材料的貨比五家；即比質(zhì)量，比價(jià)格，比交貨期，比服務(wù)，比付款條件。在此表中要求列出材料供應(yīng)商的單位全稱，聯(lián)系人，聯(lián)系電話，以便日后集團(tuán)公司監(jiān)事會和審

10、計(jì)部門備查。材料的采購方案只適用于主體材料 。2、 材料的采購方案格式詳見附表。C、 材料訂購合同：1、 材料的訂貨合同一式五份。正本一份送財(cái)務(wù)部。副本一式四份：物流公司自留一份；項(xiàng)目管理公司存檔一份；裝飾公司留存一份；建設(shè)單位庫房一份；2、 材料的訂購合同格式詳見附表（分材料及外協(xié)加工件二種）。D、 入庫單：1、 入庫單在材料質(zhì)量驗(yàn)收合格后填寫；分別由材料保管員和裝飾公司現(xiàn)場裝修工程師及送貨經(jīng)手人簽字。2、 材料的入庫單要根據(jù)不同的材料訂購合同和不同材料送貨單分列填寫；3、 材料入庫單中要反映材料的數(shù)量規(guī)格型號價(jià)格到貨日期材料訂購合同號或送貨單號；其填寫內(nèi)容要與材料訂購合同或材料的送貨單要一

11、致。4、 材料入庫單的編號要反映該項(xiàng)工程第幾本第幾號。5、 材料的入庫單的格式詳見附表。6、 材料的入庫單一式四聯(lián)：一聯(lián)結(jié)帳聯(lián)（供應(yīng)商憑此聯(lián)及材料的發(fā)票與公司結(jié)帳）；二聯(lián)庫房存根；三聯(lián)為送貨人留存聯(lián)；四聯(lián)為物流公司核對聯(lián)。E、 出庫單：1、 出庫單在材料出庫時(shí)填寫；分別由現(xiàn)場材料保管員和現(xiàn)場裝修工程師（對于重要材料）及領(lǐng)貨經(jīng)手人簽字。2、 材料的出庫單要根據(jù)不同的工程公司不同的工程施工合同分列填寫；3、 材料出庫單中要反映材料的數(shù)量規(guī)格型號價(jià)格出貨日期施工隊(duì)合同號施工隊(duì)工程承包人；其填寫內(nèi)容要與材料入庫單的內(nèi)容一致。4、 材料出庫單的編號要反映該項(xiàng)工程第幾本第幾號。5、 出庫單的單位一定要填寫

12、清楚，如平方米，米，對于論個(gè)桶捆扎/箱的材料一定要標(biāo)明其規(guī)格，以便項(xiàng)目管理公司進(jìn)行考查。6、 材料的出庫單的格式詳見附表。7、 材料的出庫單一式四聯(lián)：一聯(lián)為財(cái)務(wù)部成本考核聯(lián)；二聯(lián)經(jīng)營部考核聯(lián)；三聯(lián)庫房存根；四聯(lián)為領(lǐng)料人留存聯(lián)。 F、 外協(xié)加工材料驗(yàn)收單：1、 對于外協(xié)加工材料要由裝飾公司現(xiàn)場項(xiàng)目部組織物流公司參與對外協(xié)加工的材料進(jìn)行驗(yàn)收。2、 驗(yàn)收的內(nèi)容包括：數(shù)量、質(zhì)量、完成時(shí)間、現(xiàn)場配合情況、現(xiàn)場施工過程中有否違反現(xiàn)場勞動紀(jì)律等情況（如工程協(xié)調(diào)會的參加情況等）。3、 外協(xié)加工材料驗(yàn)收單的格式詳見附表。G、 材料及外加工件的結(jié)算表：1、 材料部對各供應(yīng)商的材料供應(yīng)質(zhì)量情況用考核表的形式進(jìn)行考核

13、；2、 材料及外加工件的結(jié)算表包含的內(nèi)容：材料的供應(yīng)數(shù)量，供貨時(shí)間，供貨質(zhì)量。材料的入庫單及外協(xié)加工材料驗(yàn)收單為本結(jié)算表的附件。3、 材料及外加工件的結(jié)算表格式詳見附表。 附注：1 出入庫單所填項(xiàng)目必須填寫齊全；2 出入庫單要及時(shí)交給財(cái)務(wù)部門（每周一次）；3 月底財(cái)務(wù)與材料保管員核對帳目，填寫清單，材料保管員必須做到帳目清楚；4 物流公司項(xiàng)目管理公司財(cái)務(wù)部對庫房材料要進(jìn)行不定期的抽查盤點(diǎn)。五 附表：A、 材料計(jì)劃表（暫按海港大酒店格式填寫）材料計(jì)劃表要求需附有下列附件：附1：材料樣板；附2：加工要求；附3：有關(guān)圖片資料。B、 材料的采購方案：材料采購方案項(xiàng)目名稱： 材料名稱： 編號：供應(yīng)商名稱

14、聯(lián)系人聯(lián)系電話質(zhì)量價(jià)格交貨期服務(wù)付款條件以往合作情況編制： 年 月 日 物流公司總經(jīng)理： 年 月 日項(xiàng)目管理公司復(fù)核意見： 年 月 日 C、材料庫存月報(bào)表（暫按海港大酒店格式填寫）D、 材料訂購合同：材 料 訂 購 合 同合 同 編 號： 簽訂合同時(shí)間： 簽訂合同地點(diǎn)： 甲方： （需方）乙方： （供方）經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂材料訂購合同，條款如下：一、 產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額。序號產(chǎn)品名稱規(guī)格/型號數(shù)量單位單價(jià)總價(jià)（元）備注12345合計(jì)合計(jì)人民幣金額（大寫）：二、 質(zhì)量技術(shù)要求及驗(yàn)收方法：1、 要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)量保證書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告及經(jīng)設(shè)計(jì)師確認(rèn)的材料封樣樣板；2、 特殊材料

15、還要提供該項(xiàng)材料當(dāng)?shù)卣块T允許使用的文件。3、 驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法：按產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或封樣樣板。三、供貨方式： 交貨時(shí)間： 交貨地點(diǎn)： 送貨人： 電話： 傳真： 收貨人： 電話： 傳真： 運(yùn)輸方式及費(fèi)用：貨到工地后由甲方組織人員卸貨。包裝要求及費(fèi)用： 。四、付款方式及時(shí)間：合同編號：五、供貨商要為甲方提供最優(yōu)惠價(jià)格，不得對甲方有關(guān)人員給予回扣或變相回 扣，如違背本條，甲方將取消合同或不支付材料余款。六、 供貨方必須取得收貨方數(shù)量、質(zhì)量雙簽字的有效單據(jù)（入庫單）。七、 雙方責(zé)任：（一） 甲方應(yīng)負(fù)責(zé)任：1、 甲方按規(guī)定時(shí)間及方式向乙方付款；2、 甲方按合同規(guī)定接受材料，組織卸貨。（二） 乙方應(yīng)付責(zé)

16、任：1、 產(chǎn)品花色、品種、規(guī)格不符合本合同規(guī)定時(shí)，乙方應(yīng)負(fù)責(zé)保退、保換，由于上述原因致延誤交貨時(shí)間，每逾期一日，乙方應(yīng)按逾期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償付違約金。2、 產(chǎn)品包裝不符合合同規(guī)定時(shí)，乙方應(yīng)負(fù)責(zé)返修或重新包裝，并承擔(dān)返修或重新包裝費(fèi)用。3、 如果乙方不能按合同規(guī)定的產(chǎn)品數(shù)量交貨，則乙方付給甲方不能交貨分貨款總值的5%的違約金。4、 乙方不能按合同規(guī)定時(shí)間交貨時(shí)，每延期一天，乙方應(yīng)按延期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償付違約金。八、糾紛解決方法：交當(dāng)?shù)刂俨貌块T仲裁。九、本合同一式二份，經(jīng)雙方法定代表人或法定代表人授權(quán)的委托代理人簽章后生效。（若此合同為法定代表人授權(quán)的委托代理人，必須將授權(quán)書附后，方可簽訂合同。）甲方： 乙方：法定代表人： 法定代表人：委托代理人： 委托代理人：地址： 地址：電話： 電話：傳真： 傳真： 附1：雙方簽認(rèn)的材料樣板；附2：加工要求；附3：有關(guān)圖片要求附4：供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人委托書、供應(yīng)商代理人身份證復(fù)印件.E、 入庫單（略）F、 出庫單（略） G、 外協(xié)加工材料驗(yàn)收單：外協(xié)加工材料驗(yàn)收單項(xiàng)