內(nèi)審檔案管理流程

1、百度文庫(kù)讓每個(gè)人平等地提升自我內(nèi)部審計(jì)檔案管理操作規(guī)程編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人第一章總則第一條K目的為進(jìn)一步規(guī)范內(nèi)部審計(jì)工作，加強(qiáng)審計(jì)檔案工作，確保審計(jì)檔 案的安全完整，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的作用，根據(jù)上海& （集團(tuán)）有限公司內(nèi)部 審計(jì)制度、檔案管理規(guī)定和保密管理規(guī)定等，制定本規(guī)程。第二條工適用范圍本指引適用于公司審計(jì)部。公司旗下的所有子公司的內(nèi)部 審計(jì)部門實(shí)施審計(jì)檔案管理時(shí)參照本規(guī)程執(zhí)行。第三條工釋義本規(guī)程涉及的相關(guān)術(shù)語(yǔ)按以下釋義理解：（一）審計(jì)檔案：是指審計(jì)部在進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督或?qū)徲?jì)調(diào)查活動(dòng)中直接形成的，具 有參考利用價(jià)值的以書面或電子介質(zhì)表達(dá)的各種文

2、字、圖表、聲像等不同 形式的歷史記錄。（二）審計(jì)檔案管理：是指審計(jì)部對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行的收集、整理、保管、利用、 統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交和銷毀等工作。第四條 K審計(jì)檔案種類審計(jì)檔案分為如下兩類：（-）審計(jì)項(xiàng)目檔案；（二）審計(jì)行政檔案。第五條 R審計(jì)檔案介質(zhì)審計(jì)檔案包括如下介質(zhì)形式：（-）紙質(zhì)檔案；（二）電子檔案；（三）聲像檔案。第六條 K檔案期限分類審計(jì)檔案分為永久性檔案和當(dāng)期檔案：（一）永久性檔案，是指那些記錄內(nèi)容相對(duì)穩(wěn)定，具有長(zhǎng)期使用價(jià)值，并對(duì)以后 審計(jì)工作具有重要影響和直接作用的審計(jì)檔案；（二）當(dāng)期檔案，是指那些記錄內(nèi)容經(jīng)常變化，只供當(dāng)期審計(jì)使用和下期審計(jì)參 考的審計(jì)檔案。第二章審計(jì)檔案管理的職責(zé)

3、第七條 K審計(jì)助理的職責(zé)X對(duì)于審計(jì)部檔案管理，審計(jì)助理承擔(dān)如下職責(zé)：（-）對(duì)審計(jì)檔案按照項(xiàng)目檔案（按項(xiàng)目分）、行政檔案（按事由和職能相結(jié)合 分）進(jìn)行分類管理；（二）對(duì)于電子檔案，每月制作紙質(zhì)檔案，并編制檔案目錄后報(bào)送綜合協(xié)調(diào)部;（三）對(duì)于紙質(zhì)檔案，按照檔案類別對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編制案卷目錄和卷內(nèi) 目錄裝訂成冊(cè)，歸檔目錄電子版月報(bào)綜合協(xié)調(diào)部；（四）平時(shí)在部門內(nèi)部收集整理行政檔案資料；（五）在審計(jì)檔案向綜合協(xié)調(diào)部移交前，對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，保證檔案的 安全和完整；（六）辦理其他單位或部門調(diào)閱審計(jì)部檔案或工作底稿的相關(guān)手續(xù)；（七）對(duì)于檔案中無(wú)關(guān)或重復(fù)的資料，進(jìn)行鑒別，刪除或銷毀無(wú)需歸檔或重復(fù)歸

4、檔的資料；（八）會(huì)同公司檔案管理部門辦理檔案銷毀的相關(guān)手續(xù)；（九）公司有關(guān)檔案管理的其他職責(zé)。（十）每年3月底之前已經(jīng)辦結(jié)的屬于集團(tuán)層面和4個(gè)二級(jí)單位層面的審計(jì)類文 件，做好移交清單，移交綜合協(xié)調(diào)部。第八條 R項(xiàng)目主審的職責(zé)對(duì)于審計(jì)項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目主審承擔(dān)如下職責(zé)：（-）對(duì)主審的項(xiàng)目的檔案資料的完整性、真實(shí)性負(fù)責(zé)；（二）在項(xiàng)目作業(yè)過程中收集并初步整理審計(jì)項(xiàng)目檔案資料；（三）在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束之后，按項(xiàng)目分類進(jìn)行編碼立卷，并向?qū)徲?jì)助理移交項(xiàng)目 檔案資料。第九條 k審計(jì)部總經(jīng)理的職責(zé)】對(duì)于審計(jì)檔案管理，審計(jì)部總經(jīng)理的職責(zé)是:（-）檔案管理工作規(guī)程的修訂和完善；（二）對(duì)檔案的安全和完整負(fù)最終責(zé)任；（三）其

5、他單位或部門調(diào)閱審計(jì)部檔案的審批；（四）銷毀審計(jì)檔案的審批。第三章審計(jì)檔案管理對(duì)象第十條應(yīng)歸入審計(jì)項(xiàng)目檔案的資料在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中，如下資料應(yīng)歸 入審計(jì)檔案：（-）審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)書；（二）審計(jì)項(xiàng)目工作方案或?qū)徲?jì)計(jì)劃；（三）審計(jì)通知書；（四）與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要，包括審計(jì)進(jìn)場(chǎng)或退場(chǎng)會(huì)議紀(jì)要；（五）審計(jì)報(bào)告各個(gè)稿次；（六）審計(jì)決定書、審計(jì)意見書及審計(jì)建議書等；（七）項(xiàng)目實(shí)施過程中收集的審計(jì)證據(jù)；（八）項(xiàng)目實(shí)施過程中編制的審計(jì)工作底稿；（九）與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告、批示、詢證函、復(fù)函等文件材料；（十）與具體審計(jì)項(xiàng)目或?qū)徲?jì)事項(xiàng)有關(guān)的員工來信等舉報(bào)材料；（十一）其他應(yīng)歸入審計(jì)項(xiàng)目檔案的文件材

6、料。第十一條應(yīng)歸入審計(jì)行政檔案的資料在審計(jì)管理過程中，如下資料應(yīng)歸入 審計(jì)行政檔案：（一）與具體審計(jì)項(xiàng)目無(wú)關(guān)的行政文書，包括集團(tuán)、下屬單位或其他部門的來文、 工作聯(lián)系單、通知等；（二）審計(jì)部門綜合管理的資料，包括總結(jié)、計(jì)劃、例會(huì)會(huì)議紀(jì)要等；（三）部門制度，包括內(nèi)部審計(jì)制度、作業(yè)指引、操作規(guī)程、工作手冊(cè)及流程圖 等；（四）培力|資料，包括相關(guān)的法律法規(guī)、會(huì)計(jì)審計(jì)準(zhǔn)則、房地產(chǎn)行業(yè)知識(shí)及參加內(nèi)部或外部業(yè)務(wù)培訓(xùn)的資料；（五）其他，包括公司的制度及操作規(guī)程、作業(yè)指引等。第四章審計(jì)檔案管理的內(nèi)容和方法第十二條 K審計(jì)檔案的收集審計(jì)檔案的收集包括:（-）審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中對(duì)審計(jì)項(xiàng)目檔案的收集；（二）審計(jì)部日

7、常管理過程中對(duì)審計(jì)行政檔案的收集。第十三條（審計(jì)檔案的收集要求】審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施及日常管理過程中，對(duì)審計(jì)檔 案的收集：（-）審計(jì)檔案按照完整、精煉、有效的原則進(jìn)行收集；（二）項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的文檔要收集齊全；（三）針對(duì)特定審計(jì)事項(xiàng)的關(guān)鍵審計(jì)證據(jù)要收集完整；（四）審計(jì)工作底稿等項(xiàng)目資料在由主審移交審計(jì)助理之前應(yīng)由主審立卷并按單 元收集完整；（五）行政檔案由審計(jì)助理于平時(shí)收集，但審計(jì)人員每月要定期向?qū)徲?jì)助理移交 應(yīng)歸檔的審計(jì)行政檔案資料。第十四條 K審計(jì)檔案的分類管理工收集的審計(jì)檔案的整理，主要采用分類管理 方法：（-）對(duì)于審計(jì)項(xiàng)目檔案，采用按項(xiàng)目立卷的方法；（二）對(duì)與審計(jì)行政檔案，采用按性質(zhì)立卷的方法。

8、第十五條K項(xiàng)目檔案的分項(xiàng)立卷審計(jì)項(xiàng)目檔案按如下審計(jì)項(xiàng)目類別分別立卷:（-）經(jīng)營(yíng)和管理審計(jì)項(xiàng)目；（二）績(jī)效審計(jì)項(xiàng)目；（三）財(cái)務(wù)審計(jì)項(xiàng)目；（四）內(nèi)部控制審核項(xiàng)目；（五）合規(guī)性審計(jì)項(xiàng)目；（六）舞弊審計(jì)項(xiàng)目；（七）經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)項(xiàng)目，包括離任審計(jì)項(xiàng)目；（八）重大事項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目，包括但不限于企業(yè)重組、清算注銷、并購(gòu)分立、關(guān)聯(lián) 交易、重大投資、重大資金運(yùn)作、大額舉債和對(duì)外擔(dān)保的專項(xiàng)審計(jì)及高風(fēng) 險(xiǎn)業(yè)務(wù)的審計(jì)；（九）各類審計(jì)調(diào)研及調(diào)查項(xiàng)目；（十）根據(jù)董事長(zhǎng)及審計(jì)委員會(huì)要求，辦理的其它專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目。第十六條 R行政檔案的分性立卷審計(jì)行政檔案按如下性質(zhì)類別分別立卷：（一）審計(jì)公文；（二）部門管理；（三）培訓(xùn)資料；（四

9、）其他。第十七條 K項(xiàng)目檔案的立卷編碼審計(jì)項(xiàng)目檔案按如下規(guī)則進(jìn)行編碼立卷:一級(jí)編碼一級(jí)編碼含義二級(jí)編碼二級(jí)編碼含義三級(jí)編碼三級(jí)編碼含義XM項(xiàng)目JYGL經(jīng)營(yíng)管理審計(jì)JXSJ績(jī)效審計(jì)CWSJ財(cái)務(wù)審計(jì)QT其他NBKZ內(nèi)部控制審計(jì)NKSH內(nèi)控審核HGSJ合規(guī)審計(jì)WBSJ舞弊審計(jì)JJZR經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)LRSJ離任審計(jì)QT其他ZXSJ專項(xiàng)審計(jì)QYCZ企業(yè)重組QSZX清算注銷BGFL并購(gòu)分立GUY關(guān)聯(lián)交易TZDB投資擔(dān)保DY調(diào)研QT其他第十八條 R行政檔案的立卷編碼審計(jì)行政檔案按如下規(guī)則進(jìn)行編碼立卷:一級(jí)編碼一級(jí)編碼含義二級(jí)編碼二級(jí)編碼含義三級(jí)編碼三級(jí)編碼含義XZ行政SJGW審計(jì)公文LW來文FW發(fā)文QT其他B

10、MGL部門管理RCWJ日常文件GZZD規(guī)章制度QT其他PXZL培訓(xùn)資料NBPX內(nèi)部培訓(xùn)WBPX外部培訓(xùn)QT其他第十九條 K檔案的立卷歸檔期限】審計(jì)檔案的立卷期限如下：（-）審計(jì)項(xiàng)目在發(fā)布審計(jì)報(bào)告后一個(gè)月內(nèi)立卷?？缒甓鹊膶徲?jì)項(xiàng)目，在項(xiàng)目審 計(jì)終結(jié)的年度立卷；（二）審計(jì)行政檔案分類立卷后應(yīng)于平時(shí)收集，每月末定期歸檔一次。第二十條工卷內(nèi)排列規(guī)則審計(jì)案卷內(nèi)每份或每組文件之間的排列規(guī)則是：（-）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批示在前，報(bào)告在后；（四）重要文件在前，次要文件在后；（五）匯總性文件在前，原始性文件在后；（六）批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。第二十一條（介質(zhì)互換X對(duì)于檔案的介質(zhì)按如

11、下規(guī)則進(jìn)行處理：（-）紙質(zhì)檔案應(yīng)該編寫文件頁(yè)號(hào)、目錄和備考表、填寫卷宗封面后裝訂；（二）電子檔案一般情況下應(yīng)該同時(shí)制作紙質(zhì)檔案加以管理；（三）如果電子檔案未同時(shí)制作紙質(zhì)檔案，應(yīng)該在紙質(zhì)檔案目錄內(nèi)注明電子檔案 的目錄、頁(yè)數(shù)及存放地點(diǎn)。第二十二條I（時(shí)間序列除了編碼規(guī)則之外，各案卷應(yīng)按時(shí)間序列立卷歸檔:（一）三級(jí)編碼之下，采用日歷年度順序編號(hào)，以時(shí)間區(qū)分各案卷；（二）卷內(nèi)文件按照產(chǎn)生的時(shí)間逆序編號(hào)；第二十三條 K檔案保管】審計(jì)檔案由審計(jì)助理妥善保管，保證檔案資料的安全 和完整。第二十四條（檔案保管期限審計(jì)檔案按如下原則確定保管期限：（-）當(dāng)期檔案自審計(jì)報(bào)告簽發(fā)之日起至少保存十年；（二）永久性檔案應(yīng)

12、長(zhǎng)期保存；（三）不再繼續(xù)審計(jì)的被審計(jì)單位，永久性檔案的保管年限與最近一年當(dāng)期檔案 的保管年限相同。第二十五條K檔案借閱審計(jì)檔案一般不對(duì)外借閱，必須借閱者應(yīng)事先經(jīng)審計(jì) 部總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。調(diào)閱存于公司檔案管理部門的審計(jì)檔案，須經(jīng)總裁審批。審 計(jì)部總經(jīng)理根據(jù)有關(guān)項(xiàng)目的性質(zhì)和內(nèi)容，決定是否允許復(fù)印或摘錄其中的有關(guān)內(nèi) 容，借閱者應(yīng)自行負(fù)責(zé)因其誤用資料而造成的任何后果。第二十六條 工檔案移交每年形成的審計(jì)檔案，在審計(jì)年度終了后，暫由審計(jì) 部保管三年，期滿之后，由審計(jì)部編制移交清冊(cè)，移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保 管。第二十七條K檔案銷毀銷毀審計(jì)檔案，應(yīng)由公司檔案管理部門會(huì)同審計(jì)部提 出銷毀意見，編制審計(jì)檔案銷

13、毀清冊(cè)，經(jīng)公司董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)審核同意，并經(jīng) 董事長(zhǎng)簽名批準(zhǔn)方可實(shí)施。實(shí)施銷毀時(shí)，應(yīng)由公司檔案管理部門和審計(jì)部共同派 員監(jiān)銷，并在審計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名。審計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。第五章附則第二十八條工解釋本規(guī)程由公司審計(jì)部負(fù)責(zé)解釋。第二十九條R修訂本規(guī)程應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)及公司經(jīng)營(yíng)管理等實(shí)際情況的變化, 由公司審計(jì)部在董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)的指導(dǎo)下適時(shí)修訂完善。第三十條K施行日期本規(guī)程自公布之日起施行。附件:卷內(nèi)目錄順序號(hào)文件作者文號(hào)文件日期標(biāo)題所在張?zhí)杺渥淇急砭韮?nèi)文件張數(shù)卷內(nèi)文件有關(guān)情況說明：立卷人歸檔人立卷日期歸檔日期全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)（卷宗名稱）（類名）自 年 月 日起至 年 月 日止卷內(nèi)張數(shù)保管期限歸檔時(shí)的案卷號(hào):全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)案卷目錄順序號(hào)歸檔時(shí)的 案卷號(hào)案卷標(biāo)題起止日期張數(shù)保管期限備注15案卷目錄目次案卷 順序號(hào)年度類別 名稱