如何有效做好會議通知會議準(zhǔn)備培訓(xùn)PPT課件（帶內(nèi)容）

1、如何有效做好會議通知如何有效做好會議通知商務(wù)辦公做好會議記錄通知匯報(bào)人：XXXX 匯報(bào)時(shí)間：20XXp 行政辦公文秘p 人力資源管理p 每天都在接受或者發(fā)送通知，如何有效的做好會議通知呢？模擬測試：總經(jīng)理要秘書安排會議p 總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會議。在這件事下，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？通知到所有參會的人員，想要的結(jié)果是什么呢？下面是一至九段秘書的不同做法。一段秘書的做法：發(fā)通知用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品，并參加會議二段秘書的做法：抓落實(shí)發(fā)通知后，再打一通電話與參會的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。三段秘書的做法：重檢查發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會前3

2、0分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時(shí)有急事不能參加會議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時(shí)間。p 四段秘書的做法：勤準(zhǔn)備發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會議。p 五段秘書的做法：細(xì)準(zhǔn)備發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會議的性質(zhì)是會？總裁的議題是什么？然后給與會者發(fā)去過去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考（領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會經(jīng)常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。 p 六段秘書的做法：做記錄發(fā)通

3、知，落實(shí)到人，會前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會議資料，還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份）。p 七段秘書的做法：發(fā)記錄會后整理好會議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請求總經(jīng)理是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。p 八段秘書的做法：定責(zé)任將會議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫洠唤o總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。九段秘書的做法：做流程把上述過程幫成標(biāo)準(zhǔn)化的“會議”流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！從以上九個(gè)不同段位

4、的秘書的工作方法我們可以看出，由于對結(jié)果的追求程度不同，秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大變化。 你會怎么通知呢周一的時(shí)候，假設(shè)通知所有學(xué)生會/團(tuán)支書周四下午三點(diǎn)半開關(guān)于獎(jiǎng)優(yōu)大會/關(guān)于入黨積極分子填寫考察表的會議怎么通知？1、聯(lián)系場地，確定場地，用不用簡單布置一下，比如黑板提醒參與人員準(zhǔn)備相關(guān)資料2、時(shí)間周幾（嚴(yán)謹(jǐn)）提前量各班級團(tuán)支書大家早上好，通知時(shí)間地點(diǎn)人物會議性質(zhì)，提醒大家作好記錄，相互轉(zhuǎn)告3、QQ還是微信，通知，最后要怎么樣？收到回復(fù)的（對你的通知群體要有回饋的）你是受通知者，要：收到，謝謝/好的，謝謝4、一段時(shí)間后，沒有回復(fù)的，要怎么樣？打電話確定5、QQ群發(fā)通知（快、針對性）如果群里人很多，怎么辦？提醒收到的人，在回復(fù)的同時(shí)要復(fù)制會議的通知6、周四開會，周一發(fā)的通知7、聯(lián)系會議主講人，做好會議前的準(zhǔn)備工作：電腦，ppt，麥克等8、提前20分鐘進(jìn)入會場，組織有序（簽到表）也可以向各部門負(fù)責(zé)人要出場的名單。9、講解會議要求，介紹主講人（或者主持人）10、做好宣傳，照片，微博，貼吧，新聞的撰寫11、與主講人溝通，是否能把課件復(fù)制到群里，更方便的讓大家直觀的了解會議內(nèi)容，把會議紀(jì)要一并發(fā)到群里，包括會議內(nèi)容、主旨、會議決議、會議精神，如果有必要，組織聽會者書寫心得或者制定計(jì)劃12、對會議提出的任