第7章報表設(shè)計

1、本章要點報表的作用、類型、視圖和結(jié)構(gòu)。創(chuàng)建和編輯報表的方法。對報表記錄進(jìn)行排序、分組和計算的方法。創(chuàng)建子報表和多列報表的方法。第7章 報表設(shè)計17.1 報表的基本概念A(yù)ccess使用報表對象來實現(xiàn)數(shù)據(jù)打印功能，而且可以在報表中實現(xiàn)數(shù)據(jù)計算。建立報表和建立窗體的過程基本相同，只是窗體最終顯示在屏幕上，而報表除了顯示外，還可以打印出來。7.1.1 報表的類型根據(jù)報表中字段數(shù)據(jù)的顯示位置，Access報表分為4種類型：縱欄式報表、表格式報表、圖表報表和標(biāo)簽報表。27.1.2 報表的視圖Access 2010為報表操作提供了4種視圖：“報表視圖”、 “打印預(yù)覽”、“布局視圖”和“設(shè)計視圖”。37.2

2、報表的創(chuàng)建7.2.1 使用自動方式創(chuàng)建報表自動方式創(chuàng)建報表是一種通過指定數(shù)據(jù)源(僅基于一個表或查詢)，由系統(tǒng)自動生成包含數(shù)據(jù)源所有字段的報表的創(chuàng)建方法，是創(chuàng)建報表最快捷的方法，但它提供的對報表結(jié)構(gòu)和外觀的控制最少，因此報表形式簡單。使用自動方式創(chuàng)建報表的方法是：先選中要作為報表數(shù)據(jù)源的表或查詢，然后在“創(chuàng)建”選項卡的“報表”命令組中單擊“報表”命令按鈕，系統(tǒng)自動生成縱欄式報表。4例7-1 使用自動方式創(chuàng)建“學(xué)生”報表。操作步驟：打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫，在導(dǎo)航窗格中，選中“學(xué)生”表。單擊“創(chuàng)建”選項卡，再在“報表”命令組中單擊“報表”命令按鈕，“學(xué)生”報表立即完成，并且切換到布局視圖。以默認(rèn)的“

3、學(xué)生”報表名稱保存該報表。57.2.2 使用手動方式創(chuàng)建報表使用手動方式創(chuàng)建報表，是指需要從表的字段列表中選擇所需字段，然后將其添加到報表中?？請蟊聿粫詣犹砑尤魏慰丶秋@示“字段列表”窗格，通過手動添加表中的字段來設(shè)計報表。6例7-2 以“學(xué)生選課成績”查詢?yōu)閿?shù)據(jù)源，使用“空報表”命令創(chuàng)建“學(xué)生選課成績”報表。操作步驟如下：打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)建”選項卡，再在“報表”命令組中單擊“空報表”命令按鈕，自動切換到布局視圖。在報表“屬性表”對話框設(shè)置“記錄源”屬性為“學(xué)生選課成績”查詢，再在“字段列表”窗格中依次將“學(xué)號”、“姓名”、“課程名稱”、“成績”字段添加到報表主體區(qū)，調(diào)整

4、控件位置。以“學(xué)生選課成績”為名保存報表。77.2.3 使用向?qū)?chuàng)建報表如果報表中的數(shù)據(jù)來自于多個表或查詢，則可以使用向?qū)?，向?qū)⒁龑?dǎo)用戶完成創(chuàng)建報表的任務(wù)。通過向?qū)н€可以創(chuàng)建圖表報表和標(biāo)簽報表。1使用報表向?qū)?chuàng)建報表打開報表向?qū)У姆绞脚c自動方式相同，單擊要作為報表數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)表，在“報表”命令組中單擊“報表向?qū)А泵畎粹o。使用報表向?qū)?chuàng)建報表，會提示用戶輸入相關(guān)的數(shù)據(jù)源、字段和報表版面格式等信息，根據(jù)向?qū)崾究梢酝瓿纱蟛糠謭蟊碓O(shè)計的基本操作，因此加快了創(chuàng)建報表的過程。8例7-3 以“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中已存在的“學(xué)生選課成績”查詢?yōu)榛A(chǔ)，利用“報表向?qū)А眲?chuàng)建“學(xué)生選課成績報告單”報表。92使

5、用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建標(biāo)簽在實際應(yīng)用中，標(biāo)簽的應(yīng)用范圍十分廣泛，它是一種特殊形式的報表。在Access 2010中，可以使用標(biāo)簽向?qū)Э焖俚刂谱鳂?biāo)簽。例7-4 制作學(xué)生信息標(biāo)簽，包括學(xué)號、姓名、籍貫、專業(yè)名稱等信息。107.2.4 使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表1報表的結(jié)構(gòu)打開數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)建”選項卡，再在“報表”命令組中單擊“報表設(shè)計”命令按鈕，可以打開報表設(shè)計視圖窗口，如圖所示。11報表由5部分組成：報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳、報表頁腳。報表設(shè)計視圖中的每個部分稱為一個節(jié)，每一節(jié)左邊的小方塊是相應(yīng)的節(jié)選定器，報表左上角的小方塊是報表選定器，雙擊相應(yīng)的選定器可以打開“屬性表”對話框設(shè)置相應(yīng)節(jié)或報表的屬

6、性。122“報表設(shè)計工具”選項卡打開報表設(shè)計視圖后，新增了“報表設(shè)計工具”選項，其中包括“設(shè)計”、“排列”、“格式”和“頁面設(shè)置”4個選項卡，各個選項卡中包含許多報表設(shè)計命令。在“設(shè)計”選項卡“控件”命令組的“控件”命令按鈕中，包含許多報表設(shè)計對象，如文本框、標(biāo)簽、復(fù)選框、選項組、列表框等，她們在報表設(shè)計過程中經(jīng)常用到?！翱丶笔窃O(shè)計報表的重要工具，其的操作方法與窗體設(shè)計中采用的操作方法相同。13例7-5 使用設(shè)計視圖來創(chuàng)建“學(xué)生選課成績”報表。14157.3 報表的編輯7.3.1 報表的修飾1添加徽標(biāo)在報表中添加徽標(biāo)的操作步驟是：使用設(shè)計視圖打開報表，在“報表設(shè)計工具/設(shè)計”選項卡的“頁眉/

7、頁腳”命令組中單擊“徽標(biāo)”命令按鈕，打開“插入圖片”對話框。在“插入圖片”對話框中，選擇圖片所在的目錄及圖片文件，單擊“確定”按鈕。162添加當(dāng)前日期和時間在報表設(shè)計視圖中給報表添加當(dāng)前日期和時間的操作方法是：使用設(shè)計視圖打開報表，在“報表設(shè)計工具/設(shè)計”選項卡的“頁眉/頁腳”命令組中單擊“日期和時間”命令按鈕，在打開的“日期和時間”對話框中選擇顯示日期和時間及顯示格式，最后單擊“確定”按鈕即可。此外，也可以在報表上添加一個文本框，然后設(shè)置其“控件來源”屬性為日期或時間的計算表達(dá)式，如“Date()”或“Time()”。此種方法也可顯示日期或時間，該控件可安排在報表的任何節(jié)中。173添加分頁符

8、和頁碼要在報表中使用分頁符來控制分頁顯示，其操作方法是：使用設(shè)計視圖打開報表，單擊“控件”命令組中的“插入分頁符”命令按鈕，再選擇報表中需要設(shè)置分頁符的位置，然后單擊，分頁符會以短虛線標(biāo)記在報表的左邊界上。在報表中添加頁碼的操作方法是：使用設(shè)計視圖打開報表，在“報表設(shè)計工具/設(shè)計”選項卡的“頁眉和頁腳”命令組中單擊“頁碼”命令按鈕，然后在打開的“頁碼”對話框中，根據(jù)需要選擇相應(yīng)的頁碼格式、位置和對齊方式。18在Access中，Page和Pages是兩個內(nèi)置變量，Page代表當(dāng)前頁號，Pages代表總頁數(shù)。可以利用字符運算符“&”來構(gòu)造一個字符表達(dá)式，將此表達(dá)式作為頁面頁腳節(jié)中一個文本框

9、控件的“控件來源”屬性值，這樣就可以輸出頁碼了。例如，用表達(dá)式“第 & page & 頁”來打印頁碼，其頁碼形式為“第頁”，而用表達(dá)式“第 & page & 頁，共 & Pages & 頁”來打印頁碼，其頁碼形式為“第頁，共頁”。194添加線條和矩形在報表上繪制線條的操作方法是：使用設(shè)計視圖打開報表，單擊“控件”命令組中的“直線”按鈕，然后單擊報表的任意處可以創(chuàng)建默認(rèn)長度的線條，或通過單擊并拖動的方式創(chuàng)建任意長度的線條。在報表上繪制矩形的操作方法是：使用設(shè)計視圖打開報表，單擊“控件”命令組中的“矩形”命令按鈕，然后單擊報表的任意處可以創(chuàng)建默認(rèn)大小

10、的矩形，或通過拖動方式創(chuàng)建任意大小的矩形。20例7-5中創(chuàng)建的“學(xué)生選課成績”報表在添加日期和線條以后的效果如圖所示。217.3.2 報表的外觀設(shè)計1使用報表主題格式設(shè)定報表外觀Access 2010提供了許多主題格式，用戶可以直接在報表上套用某個主題格式。例7-6 設(shè)定“學(xué)生”報表的主題格式。操作步驟如下：打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫，再打開需要使用主題格式的“學(xué)生”報表，并切換到設(shè)計視圖。單擊“報表設(shè)計工具/設(shè)計”選項卡，在“主題”命令組中單擊“主題”命令按鈕，在打開的主題格式列表中選擇主題格式。完成后，報表的樣式將應(yīng)用到報表上，主要影響報表以及報表控件的字體、顏色以及邊框?qū)傩?。設(shè)定主題格式之后

11、，還可以繼續(xù)在“屬性表”對話框中修改報表的格式屬性。222使用報表屬性設(shè)定報表外觀在報表的屬性表中，可以修改報表的格式屬性來設(shè)定報表的外觀，比如報表大小、邊框樣式等。報表自身的一些控件，例如，關(guān)閉按鈕、最大化按鈕、最小化按鈕、滾動條等，可以在屬性表中設(shè)置是否顯示。23例7-7 為“學(xué)生”報表添加背景圖片。打開“學(xué)生”報表，并切換到設(shè)計視圖。打開“屬性表”對話框，在所有對象列表中，選擇“報表”，并在“屬性表”中選擇“格式”選項卡。單擊“圖片”屬性框，在右邊顯示的省略號按鈕上單擊，會彈出“插入圖片”對話框，在對話框中選擇合適的圖片，單擊“確定”按鈕，屬性框中會顯示圖片名稱，報表背景將顯示該圖片。根

12、據(jù)需要，還可以設(shè)置背景圖片的其他屬性，包括“圖片類型”、“圖片縮放模式”、“圖片對齊方式”等屬性。247.4 報表的高級設(shè)計7.4.1 報表統(tǒng)計計算1報表節(jié)中的統(tǒng)計計算規(guī)則在Access中，報表是按節(jié)來設(shè)計的，選擇用來放置計算型控件的報表節(jié)是很重要的。對于使用Sum、Avg、Count、Min、Max等聚合函數(shù)的計算型控件，Access將根據(jù)控件所在的位置(選中的報表節(jié))確定如何計算結(jié)果。具體規(guī)則如下。如果計算型控件放在報表頁眉節(jié)或報表頁腳節(jié)中，則計算結(jié)果是針對整個報表的。如果計算型控件放在組頁眉節(jié)或組頁腳節(jié)中，則計算結(jié)果是針對當(dāng)前組的。聚合函數(shù)在頁面頁眉節(jié)和頁面頁腳節(jié)中無效。主體節(jié)中的計算型

13、控件對數(shù)據(jù)源中的每一行打印一次計算結(jié)果。252利用計算型控件進(jìn)行統(tǒng)計運算在Access中，利用計算型控件進(jìn)行統(tǒng)計運算并輸出結(jié)果有兩種操作形式：針對一條記錄的橫向計算和針對多條記錄的縱向計算。(1)針對一條記錄的橫向計算對一條記錄的若干字段求和或計算平均值時，可以在主體節(jié)內(nèi)添加計算型控件，并設(shè)置計算型控件的“控件來源”屬性為相應(yīng)字段的運算表達(dá)式即可。(2)針對多條記錄的縱向計算多數(shù)情況下，報表統(tǒng)計計算是針對一組記錄或所有記錄來完成的。要對一組記錄進(jìn)行計算，可以在該組的組頁眉或組頁腳節(jié)中創(chuàng)建一個計算型控件。要對整個報表進(jìn)行計算，可以在該報表的報表頁眉節(jié)或報表頁腳節(jié)中創(chuàng)建一個計算型控件。這時往往要使

14、用Access提供的內(nèi)置統(tǒng)計函數(shù)完成相應(yīng)的計算操作。26例7-8 創(chuàng)建“年齡”報表，顯示姓名、出生日期和年齡等信息，最后顯示全體學(xué)生的平均年齡。顯然，年齡和平均年齡需要利用計算型控件進(jìn)行計算。27287.4.2 報表排序和分組1記錄排序通常情況下，報表中的記錄是按照數(shù)據(jù)輸入的先后順序排列顯示的。如果需要按照某種指定的順序排列記錄數(shù)據(jù)，可以使用報表的排序功能。例7-9 將“學(xué)生選課成績”報表按成績從大到小順序輸出。292記錄分組分組是指將某個或幾個字段值相同的記錄劃分為一組，然后可以實現(xiàn)同組數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和匯總。分組統(tǒng)計通常在報表設(shè)計視圖的組頁眉節(jié)和組頁腳節(jié)中進(jìn)行。例7-10 修改“年齡”報表，顯示

15、男女學(xué)生的平均年齡。此例顯然是要對“性別”字段進(jìn)行分組計算。30各分組屬性的含義如下?！坝?無頁眉節(jié)”屬性、“有/無頁腳節(jié)”屬性：用于設(shè)定是否顯示該組的組頁眉和組頁腳，以創(chuàng)建分組級別。設(shè)置匯總方式和類型：指定按哪個字段進(jìn)行匯總以及如何對字段進(jìn)行統(tǒng)計計算。指定在同一頁中是打印組的全部內(nèi)容，還是打印部分內(nèi)容。這里設(shè)定“有頁腳節(jié)”，并在“性別頁腳”節(jié)中添加“性別”字段文本框，“平均年齡”標(biāo)簽以及求平均年齡的計算字段，同時刪除原來“主體”節(jié)的內(nèi)容，報表設(shè)置如圖所示。3132337.4.3 創(chuàng)建子報表在創(chuàng)建子報表之前，首先要確保主報表數(shù)據(jù)源和子報表數(shù)據(jù)源之間已經(jīng)建立了正確的關(guān)聯(lián)，這樣才能保證子報表中的記錄與主報表中的記錄之間有正確的對應(yīng)關(guān)系。1在已有報表中創(chuàng)建子報表在已經(jīng)建好的報表中插入子報表，可以利用“子窗體/子報表”控件，然后按“子報表向?qū)А钡奶崾具M(jìn)行操作。34例7-11 在“學(xué)生信息”主報表中增添“選課成績信息”子報表。35362將報表添加到其他報表中建立子報表在Access數(shù)據(jù)庫中，可以先分別建好兩個報表，然后將一個報表添加到另一個報表中。操作方法如下。在報表設(shè)計視圖中，打開希望作為主報表的報表。確保已經(jīng)選中“控件”命令組中的“使用控件向?qū)А泵?，將希望作為子報表的報表從?dǎo)航窗格拖到主報表中需要添加子報表的節(jié)區(qū)，這樣Access就會自動將子報