【超市管理】團(tuán)購(gòu)流程

1、天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632流程編號(hào)：S OP（SS：LS）-OP-2003-05流程名稱：團(tuán)購(gòu)流程生效日期：2003年7月16日第一部分：流程說明1.目的為統(tǒng)一并規(guī)范門店團(tuán)購(gòu)工作，加強(qiáng)對(duì)商品的毛利控制.特?cái)M定本流程。2.適用范圍華南區(qū)大型綜合超市及綜合超市各門店3、流程規(guī)則：3.1.定義:團(tuán)購(gòu)業(yè)務(wù)是指滿足以下任意一條或以上者：3.1.1需團(tuán)購(gòu)主管跟進(jìn)執(zhí)行的批量銷售業(yè)務(wù)；3.1.2進(jìn)價(jià)或售價(jià)需重新議定的批量銷售業(yè)務(wù)。3.2團(tuán)購(gòu)貨款的確認(rèn)按照屬地確認(rèn)原則，即哪家門店聯(lián)系確定的業(yè)務(wù)，其收入確認(rèn)為哪家門店；3.3團(tuán)購(gòu)報(bào)價(jià)時(shí)應(yīng)遵循利益最大化原則，單筆綜合

2、毛利不低于6%的由門店店總審批；5%-3%需經(jīng)事業(yè)部區(qū)域總經(jīng)理批準(zhǔn)；3%以下需業(yè)態(tài)事業(yè)部總經(jīng)理審批。單筆綜合毛利不可出現(xiàn)負(fù)數(shù)。3.4團(tuán)購(gòu)讓利是以打折形式體現(xiàn),營(yíng)運(yùn)部門最大打折權(quán)限為九折。超出折扣權(quán)限的需與采購(gòu)溝通。3.5鑒于門店銷售的特殊性，店總權(quán)限外的打折，可由區(qū)域總經(jīng)理、業(yè)態(tài)總經(jīng)理電話授權(quán)， 但事后須在團(tuán)購(gòu)審批單上補(bǔ)簽意見。3.6團(tuán)購(gòu)商品銷售全部過機(jī)。按規(guī)定權(quán)限由店總刷打折卡實(shí)現(xiàn)前臺(tái)銷售。3.7商品提貨卡在前臺(tái)結(jié)算時(shí)視同現(xiàn)金使用。商品提貨卡須有促銷部經(jīng)理、店總手工簽字方為有效。前臺(tái)需備有促銷部經(jīng)理、店總簽名樣板以供收銀員核對(duì)。3.8收銀小票抵充團(tuán)購(gòu)貨款時(shí)，小票背面需有團(tuán)購(gòu)主管、收銀主管、及

3、客戶簽名。3.9團(tuán)購(gòu)進(jìn)價(jià)需調(diào)整時(shí)，應(yīng)先與采購(gòu)部門買手溝通后,由買手與供應(yīng)商聯(lián)系。并根據(jù)具體情況報(bào)GMM審批后對(duì)相關(guān)商品立項(xiàng)。3.10采購(gòu)部針對(duì)門店團(tuán)購(gòu)商品數(shù)量較大,需調(diào)整進(jìn)價(jià)和售價(jià)的商品及門店沒有經(jīng)營(yíng)的商品，提前設(shè)立團(tuán)購(gòu)商品編碼。此類商品屬于原有小分類，正常狀態(tài)庫(kù)存為零 。(前期可先設(shè)立80-100個(gè)單品). 3.11如團(tuán)購(gòu)客戶所訂商品正值促銷期，團(tuán)購(gòu)商品以門店的促銷價(jià)為準(zhǔn)，不得再有折扣、折讓；如確需打折的須上報(bào)事業(yè)部區(qū)域總經(jīng)理。限量銷售商品不參加團(tuán)購(gòu)銷售.3.12團(tuán)購(gòu)客戶不能使用儲(chǔ)值卡、代幣券等已含折讓的證、券結(jié)算。3.13團(tuán)購(gòu)貨款收回后，方可與供應(yīng)商進(jìn)行團(tuán)購(gòu)商品的結(jié)算(購(gòu)銷商品除外)。3.

4、14門店原則上可在客戶確定購(gòu)買意向時(shí)收取交易額20%的貨款定金.(須為現(xiàn)金)，定金在結(jié)算時(shí)可抵沖貨款.3.15收銀小票必須與貨同行，送貨商品出貨時(shí)，收貨部防損員須核查商品與收銀小票與商品是否相符。送貨單是否有團(tuán)購(gòu)主管、收貨主管簽名。3.16店總需每日查閱團(tuán)購(gòu)打折日?qǐng)?bào)表,以加強(qiáng)對(duì)毛利的控制。3.17采購(gòu)部每周查閱團(tuán)購(gòu)碼商品銷售周報(bào)、團(tuán)購(gòu)打折商品周報(bào)（系統(tǒng)提供）及批量銷售團(tuán)購(gòu)周報(bào)（門店團(tuán)購(gòu)主管手工提供），以保證團(tuán)購(gòu)商品貨源。三類報(bào)告均單品銷售報(bào)告。門店手工報(bào)告需統(tǒng)計(jì)批量周銷售5000元以上單品。4.流程涉及部門的主要職責(zé)：門店團(tuán)購(gòu)主管:負(fù)責(zé)團(tuán)購(gòu)客戶的接待，填制團(tuán)購(gòu)商品審批單，確定商品貨源，為客戶辦

5、理相關(guān)團(tuán)購(gòu)手續(xù)。門店促銷部經(jīng)理：負(fù)責(zé)”團(tuán)購(gòu)審批單”的審核。簽署意見并提交店總經(jīng)理審批。門店店總：負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)團(tuán)購(gòu)業(yè)務(wù)審批及月結(jié)團(tuán)購(gòu)客戶的合同簽署。區(qū)域、業(yè)態(tài)總經(jīng)理：負(fù)責(zé)營(yíng)運(yùn)權(quán)限內(nèi)，門店權(quán)限外團(tuán)購(gòu)業(yè)務(wù)審批及采購(gòu)部門關(guān)系的協(xié)調(diào)。門店銷售審計(jì)：負(fù)責(zé)月結(jié)客戶、預(yù)付款客戶消費(fèi)記錄表的審計(jì)及團(tuán)購(gòu)?fù)素浐瞬?，監(jiān)督團(tuán)購(gòu)工作按公司規(guī)范執(zhí)行。門店庫(kù)存審計(jì)：負(fù)責(zé)團(tuán)購(gòu)碼商品庫(kù)存維護(hù)。門店財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)月結(jié)合同簽訂前的意見簽署及相關(guān)帳目的調(diào)整。門店收銀：負(fù)責(zé)團(tuán)購(gòu)客戶交易結(jié)算及月結(jié)客戶授權(quán)購(gòu)物人員、預(yù)付款客戶簽名核對(duì)。門店收貨主管：負(fù)責(zé)團(tuán)購(gòu)碼商品的驗(yàn)收及團(tuán)購(gòu)送貨商品離店前的核查工作。門店防損：負(fù)責(zé)團(tuán)購(gòu)送貨商品離店前的核查工作，

6、核查收銀小票與商品是否相符.采購(gòu)部：續(xù)訂負(fù)責(zé)門店團(tuán)購(gòu)商品的及時(shí)補(bǔ)貨；買手負(fù)責(zé)門店團(tuán)購(gòu)需調(diào)整進(jìn)價(jià)售價(jià)商品部分，并負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)后報(bào)GMM審批及團(tuán)購(gòu)碼商品立項(xiàng)。5流程結(jié)構(gòu)子流程1批量銷售團(tuán)購(gòu)流程子流程2門店打折團(tuán)購(gòu)流程子流程3月結(jié)客戶團(tuán)購(gòu)流程子流程4預(yù)付款分單提貨團(tuán)購(gòu)流程子流程5進(jìn)價(jià)調(diào)整團(tuán)購(gòu)流程6.流程的輸入輸出輸入團(tuán)購(gòu)商品審批單提貨卡月結(jié)客戶相關(guān)證明輸出月結(jié)客戶合同。商品提貨卡團(tuán)購(gòu)打折銷售日?qǐng)?bào)表預(yù)付款分單提貨客戶消費(fèi)記錄卡月結(jié)客戶消費(fèi)記錄表第二部分:流程描述子流程1 批量銷售團(tuán)購(gòu):1.1批量銷售團(tuán)購(gòu)不涉及商品的價(jià)格變化，視同正常商品銷售，不需審批。1.2客戶對(duì)商品需求量較大,需由團(tuán)購(gòu)主管引領(lǐng)客

7、戶看樣選定商品后從前臺(tái)完成商品銷售。1.3如店內(nèi)貨源不足可場(chǎng)外組貨，確定貨源后通知客戶前來(lái)交款提貨。1.4如結(jié)算方式為支票,可先在前臺(tái)收款，但須貨款到帳后方可提貨。.子流程2 門店打折團(tuán)購(gòu)2.1團(tuán)購(gòu)主管引領(lǐng)客戶看樣選貨。2.2團(tuán)購(gòu)主管與客戶議定商品價(jià)格(團(tuán)購(gòu)售價(jià))后填寫“團(tuán)購(gòu)審批單”，計(jì)算綜合毛利后交促銷經(jīng)理、門店店總審批.2.3促銷部經(jīng)理、門店店總按審批權(quán)限進(jìn)行審核，團(tuán)購(gòu)主管打印團(tuán)購(gòu)商品清單，并引領(lǐng)客戶至收銀臺(tái)付款。如有異議，促銷經(jīng)理、門店店總可在“團(tuán)購(gòu)審批單”中進(jìn)行修改，并知會(huì)團(tuán)購(gòu)主管與客戶重新談判。如客戶同意，再交由促銷經(jīng)理簽名，最后由門店店總進(jìn)行審核。權(quán)限外審批程序參見流程規(guī)則3.3、

8、3.5.2.4客戶在收銀臺(tái)繳款時(shí),店總需使用打折卡，以手工輸入折扣比例的方式完成商品打折銷售。2.5如支票付款，在確認(rèn)貨款到帳后方可提貨。子流程3 月結(jié)客戶團(tuán)購(gòu)3.1月結(jié)客戶合同由公司統(tǒng)一出具。3.1.1行政事業(yè)單位（包括部隊(duì)）和股東單位、市屬各大集團(tuán)公司（包括金融、電信等系統(tǒng)）可與我司簽訂月結(jié)合同。3.1.2月結(jié)客戶與我司簽訂合同時(shí)需提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件加蓋公章、稅務(wù)登記，行政事業(yè)單位需提交單位介紹信。3.1.3各類客戶均需提交單位的委托證明書作為合同附件，證明書上需明確授權(quán)購(gòu)物人員姓名、身份證號(hào)碼、及簽字樣本。并在人員變動(dòng)的第一時(shí)間通知我司。3.2門店團(tuán)購(gòu)主管負(fù)責(zé)與月結(jié)客戶談判、要求客戶出具

9、有相關(guān)證明，對(duì)符合條件者報(bào)促銷部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后報(bào)店總審批。店總審批后合同需統(tǒng)一至城市公司蓋章。3.3月結(jié)合同一式二份，客戶一份、門店財(cái)務(wù)一份，促銷部可復(fù)印一份備查。3.4授權(quán)購(gòu)物人員需憑本人身份證來(lái)店購(gòu)物，團(tuán)購(gòu)主管核對(duì)月結(jié)客戶授權(quán)購(gòu)物人員身份證明后帶領(lǐng)客戶看樣選貨。3.5客戶選購(gòu)商品時(shí)不需議價(jià)3.5.1客戶選好商品后，由團(tuán)購(gòu)主管引領(lǐng)客戶至收銀臺(tái)，收銀員對(duì)商品進(jìn)行掃描.3.5.2結(jié)算時(shí)客戶不需交納貨款，收銀員需打印二份（聯(lián)）收銀小票，第一份（聯(lián)）交月結(jié)客戶授權(quán)購(gòu)貨人，第二份（聯(lián)）交團(tuán)購(gòu)主管。3.5.3團(tuán)購(gòu)主管需現(xiàn)場(chǎng)在收銀小票背面填寫月結(jié)客戶編碼、客戶名稱，登記月結(jié)客戶消費(fèi)記錄表。并請(qǐng)客戶

10、在收銀小票和消費(fèi)記錄表上簽字。3.5.4團(tuán)購(gòu)主管需現(xiàn)場(chǎng)與收銀主管共同核對(duì)客戶簽名與備案簽名字體是否相符，如相符，在月結(jié)客戶消費(fèi)記錄表簽名確認(rèn)，并將收銀小票交還收銀員；如有差異，不得出貨，立即與月結(jié)客戶取得聯(lián)系，以確認(rèn)購(gòu)物人身份。3.6客戶在選購(gòu)商品需重新議定價(jià)格3.6.1團(tuán)購(gòu)主管與客戶議定商品價(jià)格(團(tuán)購(gòu)售價(jià))后填寫“團(tuán)購(gòu)審批單”，計(jì)算綜合毛利后交促銷經(jīng)理、門店店總審批.3.6.2促銷部經(jīng)理、門店店總按審批權(quán)限進(jìn)行審核。如有異議，促銷經(jīng)理、門店店總可在“團(tuán)購(gòu)審批單”中進(jìn)行修改，并知會(huì)團(tuán)購(gòu)主管與客戶重新談判。如客戶同意，再交由促銷經(jīng)理簽名，最后由門店店總進(jìn)行審核。權(quán)限外審批程序參見流程規(guī)則3.3、

11、3.5。3.6.3團(tuán)購(gòu)主管引領(lǐng)客戶至收銀臺(tái)，收銀員對(duì)商品進(jìn)行掃描，結(jié)算時(shí)店總使用打折卡，以手工輸入折扣比例的方式完成商品打折銷售。.3.6.4客戶不需交納貨款，收銀員打印二份（聯(lián)）收銀小票，第一份（聯(lián)）交月結(jié)客戶授權(quán)購(gòu)貨人，第二份（聯(lián)）交團(tuán)購(gòu)主管。3.6.5團(tuán)購(gòu)主管需現(xiàn)場(chǎng)在收銀小票背面填寫月結(jié)客戶編碼、客戶名稱，登記月結(jié)客戶消費(fèi)記錄表。并請(qǐng)客戶在收銀小票和消費(fèi)記錄表上簽字。3.6.6團(tuán)購(gòu)主管需現(xiàn)場(chǎng)與收銀主管共同核對(duì)客戶簽名與備案簽名字體是否相符，如相符，在月結(jié)客戶消費(fèi)記錄表及收銀小票上簽字確認(rèn)，并將收銀小票交還收銀員；如有差異，不得出貨，立即與月結(jié)客戶取得聯(lián)系，以確認(rèn)購(gòu)物人身份。3.7收銀員交

12、接班時(shí)此小票抵充現(xiàn)金上繳。門店財(cái)務(wù)將相關(guān)金額調(diào)整至月結(jié)客戶應(yīng)收款。3.8團(tuán)購(gòu)主管每月25日將月結(jié)客戶消費(fèi)紀(jì)錄與門店財(cái)務(wù)部月結(jié)客戶應(yīng)收款進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后由財(cái)務(wù)部經(jīng)理、促銷部經(jīng)理、店總簽字確認(rèn)后傳月結(jié)客戶財(cái)務(wù)部。月結(jié)客戶財(cái)務(wù)簽字確認(rèn)后回傳門店,并據(jù)此于下月10日前與我司結(jié)算。3.9如果團(tuán)購(gòu)貨款到期未收回，銷售審計(jì)通知團(tuán)購(gòu)主管進(jìn)行追款。團(tuán)購(gòu)主管需立即跟蹤貨款的收繳情況，并暫停與該客戶的團(tuán)購(gòu)業(yè)務(wù)，直至貨款收訖。子流程4 預(yù)付款分單提貨團(tuán)購(gòu)流程4.1客戶先將貨款存入門店賬戶，再跟據(jù)其實(shí)際需求分單購(gòu)買所需商品。貨款可在門店財(cái)務(wù)交納或直接轉(zhuǎn)賬。4.2預(yù)付款客戶憑收據(jù)至團(tuán)購(gòu)主管處填開所存貨款等值的預(yù)付款分單消

13、費(fèi)記錄卡，此卡一式二份，門店與預(yù)付款客戶各一份。4.3預(yù)付款客戶來(lái)門店選購(gòu)商品時(shí)需出具預(yù)付款分單消費(fèi)記錄卡及本人身份證明，團(tuán)購(gòu)主管據(jù)此確認(rèn)客戶身份。4.4客戶在選購(gòu)商品時(shí)不需議價(jià)4.4.1團(tuán)購(gòu)主管根據(jù)客戶要求填開固定金額商品提貨卡，由促銷部經(jīng)理、店總簽字后交預(yù)付款客戶。4.4.2團(tuán)購(gòu)主管填寫預(yù)付款分單提貨消費(fèi)記錄卡，并要求預(yù)付款客戶清點(diǎn)提貨卡并在記錄卡上簽收。4.4.3預(yù)付款客戶每次提貨時(shí)可直接在店內(nèi)選購(gòu)商品至收銀臺(tái)過機(jī)，收銀員對(duì)商品正常掃描，結(jié)算時(shí)，客戶需出示提貨卡，收銀員核對(duì)。將提貨卡收回。4.4.4收銀員交接班時(shí)將商品提貨卡視同現(xiàn)金上繳。財(cái)務(wù)核對(duì)提貨卡后沖減客戶預(yù)付款。4.5客戶在選購(gòu)商

14、品需重新議定價(jià)格4.5.1團(tuán)購(gòu)主管與客戶議定商品價(jià)格(團(tuán)購(gòu)售價(jià))后填寫“團(tuán)購(gòu)審批單”，計(jì)算綜合毛利后交促銷經(jīng)理、門店店總審批.4.5.2促銷部經(jīng)理、門店店總按審批權(quán)限進(jìn)行審核。如有異議，促銷經(jīng)理、門店店總可在“團(tuán)購(gòu)審批單”中進(jìn)行修改，并知會(huì)團(tuán)購(gòu)主管與客戶重新談判。如客戶同意，再交由促銷經(jīng)理簽名，最后由門店店總進(jìn)行審核。權(quán)限外審批程序參見流程規(guī)則3.3、3.54.5.3團(tuán)購(gòu)主管引領(lǐng)客戶至收銀臺(tái)，收銀員對(duì)商品進(jìn)行掃描，結(jié)算時(shí)店總使用打折卡，以手工輸入折扣比例的方式完成商品打折銷售。4.5.4客戶不需交納貨款，收銀員需打印二份（聯(lián)）收銀小票，第一份（聯(lián)）交客戶，第二份（聯(lián)）交團(tuán)購(gòu)主管。4.5.5團(tuán)購(gòu)

15、主管需現(xiàn)場(chǎng)在第二聯(lián)（份）收銀小票背面填寫預(yù)付款客戶編碼、客戶名稱，登記預(yù)付款提貨消費(fèi)記錄卡。并請(qǐng)客戶在收銀小票和消費(fèi)記錄卡（門店聯(lián)）上簽字。同時(shí)在消費(fèi)紀(jì)錄卡客戶聯(lián)上簽字。收銀主管需在第二聯(lián)收銀小票及消費(fèi)記錄卡（門店聯(lián)及客戶聯(lián)）上簽字。4.5.6收銀員交接班時(shí)此小票抵充現(xiàn)金上繳。門店財(cái)務(wù)按實(shí)際發(fā)生金額沖減預(yù)付款。4.5.7團(tuán)購(gòu)主管每月25日將預(yù)付款客戶消費(fèi)紀(jì)錄表與門店財(cái)務(wù)部預(yù)付款客戶余額進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后由財(cái)務(wù)部經(jīng)理、促銷部經(jīng)理、店總簽字確認(rèn)后傳預(yù)付款客戶財(cái)務(wù)部。4.5.7預(yù)付款消費(fèi)記錄卡余額為零時(shí),團(tuán)購(gòu)主管須收加客戶聯(lián),并將二聯(lián)記錄卡交銷售審計(jì)存檔.子流程5 進(jìn)價(jià)調(diào)整團(tuán)購(gòu)流程5.1 門店在保證毛

16、利的情況下，顧客要求更低的價(jià)格，門店可與采購(gòu)協(xié)商，可否單獨(dú)為此筆團(tuán)購(gòu)與供應(yīng)商談判，同時(shí)降低商品的進(jìn)價(jià)和售價(jià)。5.2如供應(yīng)商同意降價(jià)，并且采購(gòu)已設(shè)編碼中有該商品的,采購(gòu)直接填進(jìn)價(jià)、售價(jià)、訂單量報(bào)GMM審批。如該商品沒有團(tuán)購(gòu)編碼，采購(gòu)需為該項(xiàng)商品設(shè)立新的團(tuán)購(gòu)編碼，不能定義原條形碼。同時(shí)填進(jìn)價(jià)、售價(jià)，訂單量。報(bào)GMM審批。5.3GMM批準(zhǔn)后由采購(gòu)支持部負(fù)責(zé)錄入。續(xù)訂負(fù)責(zé)制作訂單,并將商品信息及時(shí)通知門店團(tuán)購(gòu)人員.5.4門店收貨主管查訂單號(hào)，驗(yàn)收錄入團(tuán)購(gòu)碼，并通知團(tuán)購(gòu)主管團(tuán)購(gòu)商品到貨,此類商品必須單獨(dú)碼放。5.5團(tuán)購(gòu)主管通知客戶交款提貨。前臺(tái)銷售時(shí)必須按團(tuán)購(gòu)碼銷售。如支票付款,須款到發(fā)貨。1 組貨11

17、門店團(tuán)購(gòu)主管應(yīng)先通過公司內(nèi)部系統(tǒng)了解所屬門店商品的庫(kù)存情況；12門店庫(kù)存不足而大庫(kù)有足夠庫(kù)存，則可向大庫(kù)申請(qǐng)調(diào)撥；13大庫(kù)庫(kù)存不足，門店必須及時(shí)聯(lián)系采購(gòu)部續(xù)訂、買手確定貨源。2 發(fā)貨2.1客戶從前臺(tái)現(xiàn)金結(jié)算（包括月結(jié)客戶、預(yù)付款客戶）后自提的從前臺(tái)出貨。2.2支票付款及所有需送貨的團(tuán)購(gòu)商品從前臺(tái)結(jié)算后均收貨部出貨。 2.3客戶需要送貨的，團(tuán)購(gòu)主管需協(xié)助至服務(wù)臺(tái)辦理送貨手續(xù)費(fèi),送貨清單的填寫應(yīng)絕對(duì)保密，只須列明商品名稱、規(guī)格、單位、團(tuán)購(gòu)單價(jià)、團(tuán)購(gòu)數(shù)量和團(tuán)購(gòu)金額，不得將商品進(jìn)價(jià)列在其中，更不得將商品進(jìn)價(jià)透漏給客戶。送貨單上須注明交款日期.2.4收銀小票必須與貨同行，收貨部防損員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)單據(jù)的手續(xù)是否齊全。是否有收銀小票及送貨單，送貨單是否有團(tuán)購(gòu)主管及收貨主管簽名。并按收銀小票核查商品，如無(wú)誤，防損員在收銀小票上蓋出貨章并在送貨單上簽字,商品離店。2.5客戶憑送貨單客戶聯(lián)收貨，客戶在送貨單上簽收后,送貨人員收回送貨單客戶聯(lián),并收銀小票、發(fā)票交還客戶。2.6送貨單交收貨部傳單組存檔備查。3 退、換貨3.1客戶要求全部或部分商品退、換貨的，門店團(tuán)購(gòu)主管應(yīng)將所要退、換的商品列出明細(xì)，由