文件管理及工程保密措施

1、文件管理及工程保密措施1.1.文件管理原則工程中所有的問題的確定均須以相關(guān)單位共同簽字或蓋章確認(rèn)的書面形式 （即文檔）為準(zhǔn)。確保項Ll文檔能夠及時準(zhǔn)確的記錄參建各方在整個施工過程中每一道工序, 每一事件都有可追溯性。文檔管理員作為單位間文件來往的唯一窗口，所有文檔必須通過文檔管理員 進(jìn)行收發(fā)，不得直接將文件遞交到收件單位相關(guān)部門或人員的收發(fā)文件。建立文檔的收發(fā)簽字制度,對收發(fā)的每一份文檔都要有記錄及收發(fā)人員的簽 字，以確保文檔的可追溯性。每份文檔應(yīng)該只能圍繞一個主題，文件在收發(fā)前應(yīng)由發(fā)件單位的文檔管理人 員按照甲方規(guī)定的編碼規(guī)則進(jìn)行文件編號，以確保各方收到的文件編號一致, 便于以后進(jìn)行查閱。每

2、份文檔在發(fā)出時都應(yīng)附按照建設(shè)方規(guī)定格式的收發(fā)文處理記錄，注明 文件的收發(fā)時間、統(tǒng)一編號、發(fā)件人、收件人及抄送單位等，并由發(fā)文單位確 認(rèn)的簽發(fā)人簽字提送。按照甲方要求提送相關(guān)各方至少1份文件。所有的文檔使用中文作為基本語言，如業(yè)主需要,還應(yīng)提供英文版本的資料, 操作和維護(hù)手冊應(yīng)同時提供中文和英文版。如果中文版資料與英文版資料中有 沖突，以中文版為準(zhǔn)。1.2.文件類別及使用說明序號文件類別使用說明1信函普通事件相互通報聯(lián)系2備忘錄施工過程的具體告知，無需回復(fù)，只作為備 忘記錄3信息要求表涉及到工程做法、設(shè)計方案或措施的澄清4工程審驗申請表方案、計劃書、計算書、深化設(shè)計圖紙、產(chǎn) 品資料或樣品報審用5

3、施工項Ll管理日每天項目管理報告報6工程查驗及缺失改善通知單對于業(yè)主工程查驗情況提出工程缺失改善通 知后整改情況的回復(fù)7文件處理發(fā)放單作為文件發(fā)放處理的記錄8信函匯總表對于信函通告事件的匯總，便于追溯9備忘錄匯總表對于備忘事件的匯總，便于追溯10信息要求匯總表對于施工過程中需要各方進(jìn)行澄清的事件匯 總，便于追溯11送審計劃表進(jìn)度計劃報審用12圖件控管總表報送圖紙審查用13送審圖紙審驗總表報審圖紙情況的匯總14施工材料/構(gòu)配件/設(shè)備送審表施工材料/構(gòu)配件/設(shè)備送審用15工程查驗及缺失 改善通知控管匯 總表對于施工過程中工程查驗及工程缺失改善情 況的匯總，便于追溯，檢查161】程變更申請單 (DC

4、R)和工程變更 通知單(DCN)用于工程變更報審17施匸變更匯總表用于工程變更匯總18匚作指示單用于施工中具體指令和要求19文件接收記錄用于接收文件20項目付款申請請款用表21會議簽到單會議簽到用22會議議程用于會議通知23傳真函以傳真的形式送出的信函24移交單移交施工區(qū)域，工作面，材料、設(shè)備或構(gòu)配 件1. 3.文件收發(fā)文管理流程工程項目的文件管理過程中，制度和流程的建立是關(guān)鍵的步驟，為加強(qiáng) 與建設(shè)方和管理方在文檔交流方面的有效對接，在公司自身文檔管理流程的 基礎(chǔ)上，參考學(xué)習(xí)建設(shè)方和管理方先進(jìn)的管理流程和模式，盡量讓本項Ll的 文件管理流程和模式與建設(shè)方和管理方的管理模式保持一致，以便于建設(shè)方

5、 和管理方的溝通和管理。1. 3.1.文件收文流程132文件發(fā)文流程1. 4.文件保密制度將嚴(yán)格遵守業(yè)主對資料的保密要求，所有有關(guān)本工程的資料包括文件、 圖紙、規(guī)范等，均不用于本工程以外的地方。未經(jīng)業(yè)主的書面同意，禁止復(fù) 印圖紙和向第三方擴(kuò)散。待工程竣工后交回全部圖紙及相應(yīng)設(shè)計文件。我公司的管理人員，凡因為工作職責(zé)而必須知悉保密資料的，均承擔(dān)相 應(yīng)的保密責(zé)任，不得泄露給第三方知悉。1. 5.文件保密措施1.5.1.文檔控制保密措施嚴(yán)格遵守文件（包括傳真、電子文檔）登記和保密制度。秘密文件存放在 有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計算機(jī)中的秘密文件必須設(shè)置口令，并將口令報告 項Ll經(jīng)理。不準(zhǔn)帶機(jī)密文件到與工

6、作無關(guān)的場所。不得在公共場所談?wù)撁孛?事項和交接秘密文件。嚴(yán)格遵守秘密文件、資料、檔案的管理制度。資料、檔案，須經(jīng)項目經(jīng) 理批準(zhǔn)。按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)方可借閱。有保密要求文件只允許當(dāng)場借 閱，不允許帶出文檔管理室。秘密文件、資料不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、 復(fù)制時，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)項Ll經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理。復(fù)制件應(yīng)按照文件、資料的 密級規(guī)定管理。不得在公開發(fā)表的文章中引用秘密文件和資料。會議工作人員不得隨意傳播會議內(nèi)容，特別是涉及人事、機(jī)構(gòu)、項目、 成果、建議書和有爭議的問題等。會議記錄（或錄音）要集中管理，不得外借。屬于保密級別的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、

7、復(fù) 制、摘抄、保存和銷毀，由文檔管理員執(zhí)行。屬于保密級別的文件只允許傳閱，不得復(fù)印，傳閱工作由文檔管理員專 人執(zhí)行。對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：非經(jīng)中心主任批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；收發(fā)、傳遞和外出攜帶，山指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施； 在設(shè)備完善的保險裝置中保存。1. 5. 2.通訊保密措施不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露關(guān)于項IJ方面的秘密，不準(zhǔn)在公共場所談 論項目秘密，不準(zhǔn)通過其他方式傳遞項目秘密。會議保密措施選擇具備保密條件的會議場所，涉及需要進(jìn)行保密議題討論的會議應(yīng)提 前清空會議室鄰近辦公室人員并鎖門；根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的 人員山項Ll經(jīng)理與會議召開方負(fù)責(zé)人共同予以指定；依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件；確定會議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。保密會議前所有人員手機(jī)放于桌面并派專人檢查是否予以關(guān)機(jī)。宣傳報道保密措施所有關(guān)于本工程的宣傳資料的內(nèi)容報道前報業(yè)主方審核，通過后方可報 道。組織到本工程的參觀、考察及交流等活動前將活動的內(nèi)容，時間，路線， 保密措施等書面報至業(yè)主