人員必備EXCEL管理與財務(wù)知識分析報告

1、word財務(wù)人員必備的EXCE超全秘籍一、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致 性，利用“數(shù)據(jù)有效性功能建了一個分類下拉列表填充項。1. 在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)、“商業(yè)企 業(yè)、“個體企業(yè)等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù) 庫。2. 選中A列（“工業(yè)企業(yè)名稱所在列），在“名稱欄內(nèi)，輸入 “工業(yè)企業(yè)字符后，按“回車鍵進展確認。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)、“個體企業(yè)3. 切換到Sheetl中，選中需要輸入“企業(yè)類別的列（如C列）， 執(zhí)行“數(shù)據(jù)t有效性命令，打開“數(shù)據(jù)有效性對話框。在“設(shè)置標簽中，單擊“允許右

2、側(cè)的下拉按鈕，選中“序列選項，在 下面的“來源方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)，“商業(yè)企業(yè)，“個體 企業(yè)序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列）,再打開“數(shù)據(jù)有效性 對話框，選中“序列選項后，在“來源方框中輸入公式： =INDIRECT（C1> 確定退出。4. 選中C列任意單元格（如C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng) 的“企業(yè)類別填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格 （如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需 要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別列，可 以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏選項，

3、將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔菜單， 將常用的工作簿文檔添 加到其中，方便隨時調(diào)用。1. 在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義選項，打開“自定 義對話框。在“命令標簽中，選中“類別下的“新菜單項， 再將“命令下面的“新菜單拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容按鈕，在彈出菜單的“命名框中輸入一個 名稱（如“常用文檔）。2. 再在“類別下面任選一項（如“插入選項），在右邊“命 令下面任選一項（如“超選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中, 并仿照上面的操作對它進展命名（如“工資表等），建立第一個工作 簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3. 選中“

4、常用文檔菜單中某個菜單項（如“工資表等），右擊 鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超t打開選項，打開“分配超對話框。通過按“查找X圍右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工 作簿（如“工資.xls 等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超起來。4. 以后需要打開“常用文檔菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔菜單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。提示：盡管我們將“超選項拖到了“常用文檔菜單中，但并不影響“插入菜單中“超菜單項和“常用工具欄上的“插入 超按鈕的功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于 2000元的工資總額以“紅色 顯示，大于等

5、于1500元的工資總額以“藍色顯示， 低于1000元的 工資總額以“棕色顯示，其它以“黑色顯示，我們可以這樣設(shè)置。1. 打開“工資表工作簿，選中“工資總額所在列，執(zhí)行“格 式t條件格式命令，打開“條件格式對話框。單擊第二個方框右 側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于選項，在后面的方框中輸入數(shù)值 “2000。單擊“格式按鈕，打開“單元格格式對話框，將“字 體的“顏色設(shè)置為“紅色。2. 按“添加按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件 （大于等 于1500,字體設(shè)置為“藍色；小于 1000,字體設(shè)置為“棕色）。3. 設(shè)置完成后，按下“確定按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯 示出來

6、了。四、制作“專業(yè)符號工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號， 為了方 便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號工具欄。1. 執(zhí)行“工具宏錄制新宏命令，打開“錄制新宏對話框，輸入宏名如“ fuhaol 并將宏保存在“個人宏工作簿中， 然后“確定開始錄制。選中“錄制宏工具欄上的“相對引用按鈕， 然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中， 再單擊“錄制宏工具 欄上的“停止按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏。2. 打開“自定義對話框，在“工具欄標簽中，單擊“新建 按鈕，彈出“新建工具欄對話框，輸入名稱一一“專業(yè)符號，確 定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工

7、具條。切換到“命令標簽中，選中“類別下面的“宏，將“命 令下面的“自定義按鈕項拖到“專業(yè)符號欄上 （有多少個特殊 符號就拖多少個按鈕）。3. 選中其中一個“自定義按鈕，仿照第2個秘技的第1點對它 們進展命名。4. 右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定 宏選項，打開“指定宏對話框，選中相應(yīng)的宏 （如fuhaol等）， 確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏起來。5. 關(guān)閉“自定義對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使 用“專業(yè)符號工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、打印工作表的不同區(qū)域有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器 吧。1. 打開需要打印的工作

8、表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上 拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏 選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。2. 執(zhí)行“視圖-視面管理器命令，打開“視面管理器對話 框，單擊“添加"按鈕，彈出“添加視面"對話框，輸入一個名稱（如 “上報表）后，單擊“確定按鈕。3將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加好其 它的打印視面。4. 以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器，選中需要打 印的表格名稱，單擊“顯示"按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面 顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印按鈕，一 切就0K了。六、讓數(shù)據(jù)按需

9、排序如果你要將員工按其所在的部門進展排序， 這些部門名稱既的有關(guān) 信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦 ？可采用自定義序 列來排序。1. 執(zhí)行“格式選項命令，打開“選項對話框，進入“自定 義序列標簽中，在“輸入序列下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關(guān)，車隊,一車間,二車間，三車間等），單擊“添加和“確 定按鈕退出。2. 選中“部門列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序命 令，打開“排序?qū)υ捒颍瑔螕簟斑x項按鈕，彈出“排序選項對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛剛自定義的序列，按兩次“確定 按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進展了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表局部單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，

10、只好將它隱藏起 來了。1. 選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式-單元格命 令，打開“單元格格式對話框，在“數(shù)字標簽的“分類下面選 中“自定義選項，然后在右邊“類型下面的方框中輸入“； （三個英文狀態(tài)下的分號）。2. 再切換到“保護標簽下，選中其中的“隱藏選項，按“確 定按鈕退出。3. 執(zhí)行“工具-保護-保護工作表命令， 打開“保護工作表 對話框，設(shè)置好密碼后，“確定返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來， 就是 使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護標簽下，請不要去除“鎖定前面復(fù)選框中的 “V號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸

11、入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入 中文，反復(fù)切換輸入法實在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化 地調(diào)整呢？選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)t有效性命令， 打開“數(shù)據(jù)有效性對話框，切換到“輸入法模式標簽下，按“模 式右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開選項后，“確定退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時， 中 文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它 單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。九、讓“自動更正輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如“中華會計網(wǎng)校而煩 惱呢？那就往下看吧。1. 執(zhí)行“工具-自動更正命令，

12、打開“自動更正對話框。2. 在“替換下面的方框中輸入“ pcw （也可以是其他字符， “pew用小寫），在“替換為下面的方框中輸入“中華會計網(wǎng)校"，再單擊“添加"和“確定"按鈕。3. 以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“ pew字符，此時 可以不考慮“ pew的大小寫，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以 自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一 個計算梯形面積的函數(shù)：1. 執(zhí)行“工具-宏-Visual Basic 編輯器菜單命令(或按“Alt+F11 快捷鍵)，打開Vi

13、sual Basic 編輯窗口。2. 在窗口中，執(zhí)行“插入模塊菜單命令，插入一個新的模塊 模塊1。3. 在右邊的“代碼窗口 中輸入以下代碼：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function4. 關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使 用。十一、表頭下面襯X圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在 表頭下面呢？1. 執(zhí)行“格式-工作表-背景命令，打開“工作表背景對話 框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入按鈕，將圖片襯于整 個工作表下面。2. 在按住Ctr

14、l鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域） 中拖拉，同時選中這些單元格（區(qū)域）。3. 按“格式工具欄上的“填充顏色右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板中，選中“白色。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的 單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖 片了 （其實，是圖片被“白色遮蓋了 ）。提示：襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“ &來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中， 不需要利用函數(shù)，一個 小小的連字符“ &就能將它搞定（此處假定將B、C D列合并到一列 中）。1. 在D列后面插入兩個空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入 公式：=B

15、1 &C1 &DI2. 再次選中D1單元格，用“填充柄將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。3. 選中E列，執(zhí)行“復(fù)制操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯t 選擇性粘貼命令，打開“選擇性粘貼對話框，選中其中的“數(shù) 值選項，按下“確定按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F 列中。4將B、C、D E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果 刪除B C D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進展第 3步操作，將公式轉(zhuǎn) 換為不變的“值。十三、生成績條常有朋友問“如何打印成績條這樣的問題， 有不少人采取錄制 宏或VBA的

16、方法來實現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考 慮，我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學(xué)生成績保存在 Sheetl工作表的A1至G64單元格區(qū)域 中，其中第1行為標題，第2行為學(xué)科名稱。1. 切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式： =IF(MOD(ROW0 3)=0，IF(OMOD?ROW() 3(=1 , sheetl ! Au, INDEX(sheet1 ! $A: $G INT(ROW()+4)/3)+1) , COLUMN()。2. 再次選中A1單元格，用“填充柄將上述公式復(fù)制到 B1至 G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄 將

17、上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績條根本成型，下面簡單修飾一下。3. 調(diào)整好行高和列寬后，同時選中 A1至G2單元格區(qū)域（第1位 學(xué)生的成績條區(qū)域），按“格式工具欄“邊框右側(cè)的下拉按鈕， 在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線選項，為選中的區(qū)域添 加邊框（如果不需要邊框，可以不進展此步與下面的操作 ）。4. 同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用工具欄上的“格 式刷按鈕，然后按住鼠標左鍵，自 A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為 所有的成績條添加邊框。按“打印按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比擬適宜。Excel 的“搜

18、索函數(shù)功能可以幫你縮小 X圍，挑選出適宜的函數(shù)。執(zhí)行“插入-函數(shù)命令，打開“插入函數(shù)對話框，在“搜索 函數(shù)下面的方框中輸入要求（如“計數(shù)），然后單擊“轉(zhuǎn)到按 鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函 數(shù)下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所 需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工作表(Sheetl)時，需要查看其它工作表中 (Sheet2、Sheet3)某個單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視 窗口功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖工具欄監(jiān)視窗口命令，打開“監(jiān)視窗口，單擊其中的“添加監(jiān)視按鈕，展開“添加監(jiān)視點對話框，用鼠標選 中

19、需要查看的單元格后，再單擊“添加按鈕。重復(fù)前述操作，添加 其它“監(jiān)視點。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口，即可查看 所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比 擬麻煩，Excel 2002對此功能進展了全新的拓展。單擊“格式工具欄上“邊框右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框選項，或者執(zhí)行“視圖工具欄邊框命令，展開“邊框工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要 添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊 框。提示：如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工

20、具欄上的“擦除邊框 按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以去除掉錯誤的邊框。如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色 按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好??！要實現(xiàn)這一功能，對Excel 來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份的單元格中， 為了輸入 的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份都用一個四位數(shù)來表示。 所 以，

21、我們可以單擊“數(shù)據(jù)菜單的“有效性選項。 在“設(shè)置卡片“有效性條件的“允許下拉菜單中選擇“文本長度。然后在“數(shù)據(jù)下拉菜單中選擇“等于，且“長度為“4。同時，我們再來到“出錯警告卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告設(shè)為“停止，并在“標題和“錯誤信息欄中分別填入“輸 入文本非法！ 和“請輸入四位數(shù)年份。字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了 正確“樣式的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧？其實，在Excel的“數(shù) 據(jù)有效性判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選， 比如“文本 類型啊，“序列大小啊，“時間遠近啊，如你有興

22、趣，何不自 作主X,自己設(shè)計一種檢測標準，讓你的 Excel展示出與眾不同的光 彩呢。十八、成組填充多X表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多X工作表。由此 就可看出Excel除了擁有強大的單X表格的處理能力，更適合在多 X 相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。 因此，在很多情況下，都會需要同時在多X表格的一樣單元格中輸入 同樣的內(nèi)容。那么如何對表格進展成組編輯呢？首先我們單擊第一個工作表的標簽名“ SheetT,然后按住Shift鍵，單擊最后一 X表格的標簽名“Sheet3 （如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進展 點選）。此時

23、，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組 字樣，我們就可以進展對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多X 表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么， 我們發(fā)現(xiàn)，“工作組中所有表 格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多X表格中一樣位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢 ？首先，我們得改變第一 X表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯菜單的“填充選項，然后在其 子菜單中選擇“至同組工作表。這時，Excel會彈出“填充成組工作表的對話框，在這里我們選擇“格式一項，點“確定后，同 組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算

24、提供最強大支持的不是公 式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為 Excel中的函數(shù)只是針對數(shù) 字，其實只要是寫進表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。 例如改變文本的大小寫。在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“二UPPERS數(shù)據(jù)格），將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“二LOWE源數(shù)據(jù)格）: 將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“二PROPER!數(shù)據(jù) 格），將文本轉(zhuǎn)換成“適當?shù)拇笮?，如讓每個單詞的首字母為 大寫等。例如，我們在一 X表格的A1單元格中輸入小寫的“ excel ， 然后在目標單元格中輸入“二UPPER（AI'）,回車后得到的結(jié)果將會是“EXCE

25、L。同樣，如果我們在 A3單元格中輸入“ mr.weiwei ，然 后我們在目標單元格中輸入“二PROPER(A3)，那么我們得到的結(jié)果就將是“ Mr.Weiwei 了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入， 絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如 此，比如員工、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“二RIGHT源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))函數(shù)，它表示“從A4單元格 最右側(cè)的字符開始提取2個字符輸入到此位置。當然，如果你想提 取某某的話，如此要使用“二LEFT源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))函數(shù) 了。還有一種情況

26、，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提 取幾個字符。比如我們要想從 A5單元格中提取“某某兩個字時， 就只須在目標單元格中輸入“二MID(A5,4,2) 就可以了。意思是：在 A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第 4和第5兩個 字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比擬復(fù)雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th 后綴，但大但凡以“ 1、“ 2、“ 3結(jié)尾的數(shù)字卻分別是 以“st 、“ nd和“ rd 結(jié)尾的。而且，“11、“ 12、“ 13 這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“ th 結(jié)尾的。因此，實現(xiàn)起 來似

27、乎很復(fù)雜。其實，只要我們理清思路，找準函數(shù)，只須編寫一個 公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“ =A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13), th ,IF(OR(VAL UE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2), st , nd , rd)，也)。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確： 如果數(shù) 字是以“ 11、“12、“13結(jié)尾的，如此加上“ th 后綴；如 果第1原如此無效，如此檢查最后一個數(shù)字，以“ T結(jié)尾使用“ st 、以“2結(jié)尾使用“ n d、以“3結(jié)尾使用“ rd ；如果 第1、2原如此都無效，那么就用“ th 。因

28、此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的 轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數(shù)和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前 面加上“ $之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法， 那就是“ REPT函數(shù)。它的根本格式是“二REPT(“特殊符號，填充 位數(shù))。比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“ #號填充至16位，就只須將公式改為“ =(A2&REPT( # ,16-LEN(A2) 即可;如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“ #號填充至16位，就要改為“二REPT( # ,16-LEN(A3)&

29、A3 ；另外，如果我們想用“#號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，如此需要改為“二REPT( #，8-LEN(A4)/2)&A4&REPT( #)8-LEN(A4)/2) ；女口果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在 A5單元格數(shù)字的頂頭加上“ $符號的話， 那就改為：“ =(TEXT(A5, $#,#0.00 (&REPT( #，16 - LEN(TEXT(A5, $#,# #0.00)，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“REPT函數(shù)另一項衍生應(yīng)用就是可以直接 在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計算

30、結(jié)果表現(xiàn)出長短不 一的比擬效果。比如我們首先制作一 X年度收支平衡表，然后將“E列作為直 方圖中“預(yù)算內(nèi)月份的顯示區(qū)，將“G 列如此作為直方圖中“超 預(yù)算的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D 列的數(shù)值，用“Wingdings 字體的“ N字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT( n ,ROUND(D3*100,0), ) ，也拖動填充柄 至G14我們看到，一個沒有動用 Excel圖表功能的純文本直方圖已 展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字數(shù)有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單元格中的總字數(shù)。要解決這個問題，除了利用

31、到“ SUBSTITUTE函 數(shù)的虛擬計算外，還要動用“ TRIM'函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在 A1 單元格中輸入有“ how many words?字樣，那么我們就可以用如下 的表達式來幫助：=IF(LEN(A1)=0,0丄EN(TRIM(A1) -LEN(SUBSTITJTE(TRIM(A1),，)+1)該式的含義是先用“ SUBSTITUTE函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，并且利用“ TRIM'函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格的數(shù)量，最后將空格數(shù) +1,就得出單元格中字符的數(shù)量了 二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換這是Excel 2002中的新工具。如

32、果你在安裝 Excel 2002時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具菜單中找到它。不過，我 們可以先選擇“工具菜單中的“加載宏， 然后在彈出窗口中勾選“歐元工具選項，“確定后 Excel 2002就會自行安裝了。完成后我們再次打開“工具菜單， 單擊“歐元轉(zhuǎn)換，一個獨 立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與 Excel 的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域和“目標區(qū)域，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。 所示的就是 “ 100歐元分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然， 為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐 元按鈕，

33、這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。二十六、給表格做個超級搜索引擎我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是 Excel 是將填入表格中的所有內(nèi)容（包括靜態(tài)文本）都納入了數(shù)據(jù)庫的X疇 之內(nèi)。我們可以利用“函數(shù)查詢，對目標數(shù)據(jù)進展準確定位，就像 網(wǎng)頁中的搜索引擎一樣。比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學(xué)的 各科成績。而在A8到A13的單元格中我們?nèi)绱私⒘艘粋€“函數(shù)查 詢區(qū)域。我們的設(shè)想是，當我們在“輸入學(xué)生某某右邊的單元格， 也就是C8格中輸入任何一個同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會 自動顯示出該學(xué)生的各科成績。具體實現(xiàn)的方法如下：將光標定位到C9單元

34、格中，然后單擊“插入之“函數(shù)選項。 在如圖18彈出的窗口中，選擇“ VLOOKUP函數(shù)，點“確定。在隨 即彈出的“函數(shù)參數(shù)窗口中我們設(shè)置“ Lookup_value ” （指需要在 數(shù)據(jù)表首列中搜索的值）為“ C8'（即搜索我們在C8單元格中填入的 人名）；“Table_array （指數(shù)據(jù)搜索的X圍）為“ A2： B6 （即在所 有學(xué)生的“語文成績中搜索）；“Col_vindex_num” （指要搜索的數(shù) 值在表格中的序列號）為“2 （即數(shù)值在第2列）；“Rangeookup （指是否需要準確匹配）為“ FALSE （明確不是。如果是，就為“TURE ）。設(shè)定完畢按“確定。此時回到表

35、格，單擊 C9單元格，我們看到“ fx 區(qū)域中顯示的 命令行為“二VLOOKUP（C8A2 ： B6, 2, FALSE。復(fù)制該命令行，在 C10 C11、C12 C13單元格中分別輸入：“二VLOOKUP（C8A2 ： C6, 3, FALSER; “ =VLOOKUP（C82 : D6, 4, FALSE ; “ =VLOOKUP（C8 A2： E6, 5, FALSE ;“ =VLOOKUP（C8A2: F6, 6, FALSE（其參 數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述）。接下來，我們就來檢驗“ VLOOKUP函數(shù)的成效。試著在“ C8' 單元格中輸入某個學(xué)生名，比如“趙耀，回車之下我

36、們會發(fā)現(xiàn)，其 下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學(xué)成績了。二十七、Excel工作表大綱的建立和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用于處理特別大 的工作表時，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題。 如果在一 X表 格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以 先用鼠標選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點擊“數(shù)據(jù)菜單的“分類匯總選 項。并在彈出菜單的“選定匯總項區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。 最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎？當然，如果你還 想查看明細的話，單擊表格左側(cè)的“ +按鈕即可。二十九、熟悉Excel的“從文本到語音盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機器朗讀

37、，但微軟的 Office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不 可比擬的。按照Office的默認安裝，你可能還不能在 Excel的菜單中找到 它，在我們確認安裝了“從文本到語音的選項后，就可以在 Excel 的“工具菜單中看到“語音項目了。如圖 21所示，打開一個表 格，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊“從文本到語音工具欄上的“朗讀單元格按鈕，此時一個帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗 讀了。值得一提的是，當碰到標點符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點和其他軟件完全不同，筆者認為這 樣的處理更加自然。還有一點需要說明的是，如果你想調(diào)整 Excel 2002中

38、語音朗讀 的速度，可以在“控制面板中雙擊“語音圖標， 然后在“文字到 語音卡片上調(diào)整即可三十、Excel中“攝影功能的妙用這個功能比擬另類，似乎和計算、統(tǒng)計、排序等等“正統(tǒng)功能 格格不入，因為它的作用竟然是一一“抓屏！而且還不是像“PrintScreen 按鈕那樣“一把亂抓，而是允許讓你通過鼠標進 展選擇，“指哪抓哪。要找到這個功能還不太容易，我們點擊 Excel “工具菜單的“自定義選項。在“命令卡片的“類別中點“工具， 再在命 令欄中找到“攝影按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們 想要對表格中的某一局部“照相，只須先選擇它們 （圖23），然后 按下“攝影按鈕，這時該選定區(qū)域就被“拍了

39、下來。 然后將鼠標 移動到需要顯示“照片的地方（當然，也可以是另一 X表格）,再次 按下“攝影按鈕，這樣剛剛被“拍攝的“照片就立即粘貼過來 了。當然，和“照片一同出現(xiàn)的還有“圖片工具欄。 很顯然，Excel 是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進展旋轉(zhuǎn)、縮放處理。不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片！你可以試著改動原來被我們“拍攝下來的表格數(shù)據(jù)看看一一刷新一下“照片， 結(jié)果“照片中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了！三十一、在多X表格間實現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的和引用也許我們會奇怪，為什么每次打開 Excel，軟件總是打開了一個 由3X空白表格組成的文件組呢？如果你是專業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或 者諳熟于此的

40、表格高手，就一定會明白，由于計算項目的名目繁多、 數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單*一X表格往往解決不了所有的問題，多表 格數(shù)據(jù)、多文件數(shù)據(jù)互動才是以一當十的制勝法寶。比如我們首先制作“ Sheetl 為“一班學(xué)生成績表，“Sheet2 為“二班學(xué)生成績表，然后來到“ Sheet3，想進展“一班和“二班各科成績的比擬以與“年級平均分的計算。此時我們就可以將光標定位到目標位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel 彈出的函數(shù)對話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“按鈕點擊一下其他表 格中想引用的單元格就行了。你看，如圖 24所示，這時函數(shù)窗口中 就會出現(xiàn)“X班學(xué)生成績表！ XX單元格的字樣了此后，不管我們在 源單元格中進展怎樣的修改，在“ Sheet3 的目標位置都會適時進展 重新計算。三十二、“馴服剪貼板窗口每次當你連續(xù)使用兩次“復(fù)制或“剪切命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服 剪貼板的方法非常簡單。筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來， 只須點 擊剪貼板菜單底部的“選項，去除“自