工程資料管理制度

1、工程檔案資料管理制度序號(hào)名稱1總則2工程檔案資料管理3工程檔案資料收集4工程檔案資料發(fā)放5設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理6工程檔案資料借閱與復(fù)制7程序狀態(tài)控制8附表1 總則1.1 為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達(dá)到建設(shè) 工程文件歸檔整理規(guī)范（GBT/50328-2001 ）的要求，特制定本制度。1.2 基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料，包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、 移交生產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、

2、聲像材料和其它載體的材料。2工程檔案資料管理1.1 工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室 集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、 檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。1.2 檔案室負(fù)責(zé)工程檔案管理，建立組織、健全制度，并負(fù)責(zé)實(shí)施與推行。對(duì)工程檔案管理進(jìn)行監(jiān)督、檢 查和考核。1.3 檔案室、工程項(xiàng)目部為公司工程檔案的保管部門。檔案室保存原件，項(xiàng)目部保存項(xiàng)目檔案、設(shè)計(jì)、施工檔案、部分工程資料（工程檔案的發(fā)放、保管范圍見工程檔案存檔明細(xì)表）。1.4 檔案員負(fù)責(zé)公司工程檔案原件的接收、保管、

3、借閱的業(yè)務(wù)工作。建立工程檔案，保證檔案安全，執(zhí)行 工作制度。1.5 工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工作需要和經(jīng)辦的工程檔案管理工作。資料員負(fù)責(zé)本部門的工程檔案的接收、保管、 借閱和復(fù)制的業(yè)務(wù)工作。1.6 各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門工作需要和經(jīng)辦的工程檔案的管理，經(jīng)辦人負(fù)責(zé)按規(guī)定承辦工程檔案的接收、 保管、移交、借閱和復(fù)制工作。3 工程檔案資料收集3.1 .單位提供給工程部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由檔案室統(tǒng)一接收。3.2 工程部其它部門或個(gè)人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案室。3.13 檔案室對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。3.14 定

4、工程檔案存檔明細(xì)表，并發(fā)放至各部門，各部門依據(jù)工程檔案存檔明細(xì)表將本部門經(jīng)辦的 工程檔案于指定時(shí)間內(nèi)交至檔案室，并辦理移交手續(xù)。3.15 案資料室對(duì)接工程文件應(yīng)及時(shí)建立工程文件接收登記帳。3.16 記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按部門領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件分發(fā)給有 關(guān)單位和部門。3.17 接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。4 工程檔案資料發(fā)放4.1 分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案室統(tǒng)一歸口辦理。4.2 呈送上級(jí)單位的工程文件由部門領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。4.3 檔案室按施工圖分發(fā)表分發(fā)工程施工圖（檔案室要確保留存兩套施工圖

5、紙）。為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料 室按指定名單發(fā)放工程文件資料。4.4 分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺(tái)帳，資料分發(fā)臺(tái)帳應(yīng)留存?zhèn)洳椤? 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理5.1 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時(shí) 傳遞并建立簽收記錄。5.2 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)交檔案資料室歸檔保存。6 工程檔案資料借閱與復(fù)制6.1 借閱人根據(jù)工作需要從檔案室領(lǐng)取并填寫工程檔案借閱申請(qǐng)表、由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后報(bào)該檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.2 借閱人持批

6、示件到檔案室借閱（復(fù)制）。6.3 檔案室根據(jù)有效申請(qǐng)單辦理借閱手續(xù)。6.4 借閱時(shí)間在兩周以內(nèi)，借閱到期后，借閱部門到檔案室歸還工程檔案，到期不能歸還的須重新辦理申 請(qǐng)手續(xù)。對(duì)長(zhǎng)期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門負(fù)責(zé)人負(fù) 責(zé)催還，否則對(duì)其整個(gè)部門暫停借閱。6.5 凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔 案或資料退回檔案室，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時(shí)檔案室如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回檔案室。7 程序狀態(tài)控制7.1 檔案室及各相關(guān)部門按職責(zé)范圍持續(xù)進(jìn)行程序狀態(tài)控制，保證程序在受控狀態(tài)下進(jìn)行。7.2 檔案室負(fù)

7、責(zé)工程檔案業(yè)務(wù)工作與本程序的一致性。7.2.1 檔案室在收集、驗(yàn)收工程檔案中發(fā)現(xiàn)與規(guī)定不一致時(shí)應(yīng)及時(shí)糾正。必要時(shí)向主管上級(jí)匯報(bào)，對(duì)影響工作、給公司造成損失者按公司相關(guān)制度規(guī)定追究相關(guān)人責(zé)任責(zé)任。7.2.2 借閱、復(fù)制不符合規(guī)定，不予辦理借閱和復(fù)制。7.2.3 逾期不還、丟失或損壞工程檔案的，由經(jīng)辦人寫明情況及原因、部門負(fù)責(zé)人簽字審核后報(bào)機(jī)要室。由機(jī)要室報(bào)主管上級(jí)按公司相關(guān)制度規(guī)定追究責(zé)任。7.3 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)工程檔案管理工作與本程序的一致性，定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。7.4 檔案室負(fù)責(zé)公司工程檔案管理工作與本程序的一致性，檢查、指導(dǎo)和糾正各部門的工程檔案管理工作。每半年組織一次檢查，并根據(jù)公司有關(guān)制度規(guī)定對(duì)違反本制度規(guī)定的行為進(jìn)行處理。8 附表8.1 附表一工程檔案歸