工程資料管理制度

1、工程檔案資料管理制度序號名稱1總則2工程檔案資料管理3工程檔案資料收集4工程檔案資料發(fā)放5設計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理6工程檔案資料借閱與復制7程序狀態(tài)控制8附表1 總則1.1 為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到建設 工程文件歸檔整理規(guī)范（GBT/50328-2001 ）的要求，特制定本制度。1.2 基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、 移交生產、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、

2、聲像材料和其它載體的材料。2工程檔案資料管理1.1 工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室 集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、 檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。1.2 檔案室負責工程檔案管理，建立組織、健全制度，并負責實施與推行。對工程檔案管理進行監(jiān)督、檢 查和考核。1.3 檔案室、工程項目部為公司工程檔案的保管部門。檔案室保存原件，項目部保存項目檔案、設計、施工檔案、部分工程資料（工程檔案的發(fā)放、保管范圍見工程檔案存檔明細表）。1.4 檔案員負責公司工程檔案原件的接收、保管、

3、借閱的業(yè)務工作。建立工程檔案，保證檔案安全，執(zhí)行 工作制度。1.5 工程項目部負責工作需要和經辦的工程檔案管理工作。資料員負責本部門的工程檔案的接收、保管、 借閱和復制的業(yè)務工作。1.6 各相關部門負責本部門工作需要和經辦的工程檔案的管理，經辦人負責按規(guī)定承辦工程檔案的接收、 保管、移交、借閱和復制工作。3 工程檔案資料收集3.1 .單位提供給工程部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由檔案室統(tǒng)一接收。3.2 工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案室。3.13 檔案室對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。3.14 定

4、工程檔案存檔明細表，并發(fā)放至各部門，各部門依據工程檔案存檔明細表將本部門經辦的 工程檔案于指定時間內交至檔案室，并辦理移交手續(xù)。3.15 案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收登記帳。3.16 記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數后，應按部門領導審定的工程文件分發(fā)給有 關單位和部門。3.17 接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。4 工程檔案資料發(fā)放4.1 分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案室統(tǒng)一歸口辦理。4.2 呈送上級單位的工程文件由部門領導確定發(fā)放單位和數量。4.3 檔案室按施工圖分發(fā)表分發(fā)工程施工圖（檔案室要確保留存兩套施工圖

5、紙）。為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料 室按指定名單發(fā)放工程文件資料。4.4 分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應留存?zhèn)洳椤? 設計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理5.1 設計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設計修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時 傳遞并建立簽收記錄。5.2 設計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存。6 工程檔案資料借閱與復制6.1 借閱人根據工作需要從檔案室領取并填寫工程檔案借閱申請表、由本部門領導簽署意見后報該檔案室主管領導審批。6.2 借閱人持批

6、示件到檔案室借閱（復制）。6.3 檔案室根據有效申請單辦理借閱手續(xù)。6.4 借閱時間在兩周以內，借閱到期后，借閱部門到檔案室歸還工程檔案，到期不能歸還的須重新辦理申 請手續(xù)。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門負責人負 責催還，否則對其整個部門暫停借閱。6.5 凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔 案或資料退回檔案室，否則不能辦理調離手續(xù)。同時檔案室如因工作需要有權將檔案、資料調回檔案室。7 程序狀態(tài)控制7.1 檔案室及各相關部門按職責范圍持續(xù)進行程序狀態(tài)控制，保證程序在受控狀態(tài)下進行。7.2 檔案室負

7、責工程檔案業(yè)務工作與本程序的一致性。7.2.1 檔案室在收集、驗收工程檔案中發(fā)現(xiàn)與規(guī)定不一致時應及時糾正。必要時向主管上級匯報，對影響工作、給公司造成損失者按公司相關制度規(guī)定追究相關人責任責任。7.2.2 借閱、復制不符合規(guī)定，不予辦理借閱和復制。7.2.3 逾期不還、丟失或損壞工程檔案的，由經辦人寫明情況及原因、部門負責人簽字審核后報機要室。由機要室報主管上級按公司相關制度規(guī)定追究責任。7.3 各部門負責人負責工程檔案管理工作與本程序的一致性，定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。7.4 檔案室負責公司工程檔案管理工作與本程序的一致性，檢查、指導和糾正各部門的工程檔案管理工作。每半年組織一次檢查，并根據公司有關制度規(guī)定對違反本制度規(guī)定的行為進行處理。8 附表8.1 附表一工程檔案歸