檔案館搬遷方案

1、XX縣檔案館搬遷方案我縣新檔案館即將竣工驗(yàn)收，為實(shí)現(xiàn)“安全、保密、規(guī)范、高效”的搬遷目標(biāo)， 根據(jù)中央下發(fā)的關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)和省“兩辦”實(shí)施意 見(jiàn)、浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃等 文件精神，為確保檔案館搬遷各項(xiàng)準(zhǔn) 備工作順利有序進(jìn)行，特制定本方案。一、檔案搬遷項(xiàng)目?jī)?nèi)容1、對(duì)現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行細(xì)致的清點(diǎn)、標(biāo)記、編號(hào)、核對(duì)、登記及衛(wèi) 生清理工 作；2、對(duì)館藏檔案進(jìn)行安全移庫(kù)，包括下架、裝箱、貼封、核對(duì)、運(yùn)輸、搬運(yùn)等；3、對(duì)入庫(kù)檔案進(jìn)行全面消毒；4、對(duì)新館庫(kù)房檔案排架進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃；5、對(duì)新館庫(kù)房所移庫(kù)的檔案進(jìn)行上架、排列；6、對(duì)新館內(nèi)的實(shí)體檔案進(jìn)行張貼規(guī)定標(biāo)簽。二、檔案搬遷項(xiàng)目工

2、作要求(-)工作要求1、檔案清點(diǎn)細(xì)致，做統(tǒng)計(jì)客觀、準(zhǔn)確、全面；2、檔案移庫(kù)安全，做到檔案不丟失、不損壞、不泄密；3、檔案排架科學(xué)，做到全宗有序、排列合理、空間充裕。(二)館內(nèi)工作人員要求1、監(jiān)督檢查人員對(duì)清點(diǎn)、核查、登記、裝箱、搬運(yùn)過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)管；2、清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)人員與監(jiān)督檢查人員對(duì)統(tǒng)計(jì)結(jié)果再核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決；3、在各工作階段要嚴(yán)禁煙火，并監(jiān)督項(xiàng)目實(shí)施方人員做好禁煙工作。三、檔案移庫(kù)總體工作內(nèi)容（一）縣檔案館向各部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）發(fā)出書面通知，公告縣檔案館搬遷事項(xiàng)，項(xiàng)目結(jié)束期間停止實(shí)體檔案的查閱、借調(diào)；（-）準(zhǔn)備好檔案搬遷工作用的所有清單裝訂成冊(cè)，封條打印蓋章，備用，并對(duì)新庫(kù)房應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，

3、按檔案全宗進(jìn)行布局分區(qū)；（三）檔案移庫(kù)前館藏檔案的清點(diǎn)盤庫(kù)，進(jìn)行一次系統(tǒng)全面的清點(diǎn)、核 查、登記、裝箱，并按出庫(kù)順序分類擺放；（四）檔案移庫(kù)，按工作人員、運(yùn)輸車輛確定當(dāng)日搬運(yùn)工作量，做到 穩(wěn)妥 有序；出庫(kù)運(yùn)輸，裝箱上車后，按既定路線將檔案安全運(yùn)輸至新檔案館指定位置；移庫(kù)運(yùn)輸路線設(shè)計(jì)如下：0A=>0A>0A>0A>0（五）檔案入庫(kù)進(jìn)入新館，搬運(yùn)人員按序?qū)n案箱下車，并依次搬運(yùn) 到指定庫(kù)房逐箱清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)后，至與原出庫(kù)上車檔案箱數(shù)一致后， 由搬運(yùn)人員 上架；四、組織領(lǐng)導(dǎo)、工作機(jī)構(gòu)及工作職責(zé)成立縣檔案館搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本館檔案搬遷工作：組長(zhǎng)：副組長(zhǎng)：成員：相關(guān)工作組及工

4、作職責(zé)：（一）移庫(kù)準(zhǔn)備工作組組長(zhǎng)：副組長(zhǎng)：組員：工作職責(zé)：1、準(zhǔn)備好各類表格單據(jù)，裝訂成冊(cè)，備用。2、館藏檔案的清點(diǎn)盤庫(kù)，進(jìn)行一次系統(tǒng)全面的核查、登記，具體方案經(jīng)與搬遷 公司雙方（以下稱雙方）協(xié)商、討論后，根據(jù)實(shí)際情況，另行制訂；清點(diǎn)盤存應(yīng)做 好各種服務(wù)記錄和填寫各類工作表單，清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作結(jié)束后，應(yīng)編制最新統(tǒng)計(jì)表冊(cè)， 對(duì)清點(diǎn)盤存工作進(jìn)行專項(xiàng)匯報(bào)，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出管理改進(jìn)的詳細(xì)方案；3、根據(jù)清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)情況對(duì)特殊尺寸檔案、實(shí)物檔案、特種載體檔案應(yīng)特別訂制適 宜的裝具，包括標(biāo)簽、封條、出庫(kù)登記本、登記表格等，確定檔 案移庫(kù)編號(hào)規(guī)則，避 免混亂；4、由兩人負(fù)責(zé)清點(diǎn)下架，并登記、監(jiān)督裝箱，并粘貼

5、標(biāo)簽、封條，考慮時(shí) 間因素，可分組（批）進(jìn)行；5、做好打包封存工作，確定檔案搬運(yùn)次序，在搬運(yùn)期間如遇雨天，應(yīng)有應(yīng) 急措施，盡量做到搬運(yùn)時(shí)間不能過(guò)長(zhǎng)；6、人員準(zhǔn)備和培訓(xùn)，包括庫(kù)房清點(diǎn)人員、核對(duì)人員、登記人員、搬運(yùn)人 員、押車人員、上下架人員、司機(jī)等；7、同步對(duì)新庫(kù)房應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，按檔案全宗進(jìn)行布局，對(duì)每一全宗根據(jù)年產(chǎn)生 的檔案數(shù)量、增長(zhǎng)率及存放時(shí)間等因素，較準(zhǔn)確預(yù)測(cè)檔案的預(yù)留空間，做好檔案排列 上架的總體規(guī)劃。（二）出庫(kù)管理工作組組長(zhǎng)：組員：工作職責(zé)：1、根據(jù)前期移庫(kù)準(zhǔn)備工作組清點(diǎn)、裝箱、放置的搬運(yùn)順序要求，（按類別、全宗、年度、案卷流水號(hào)）依次排序下架、搬運(yùn)出庫(kù)、裝車；2、由一人在上車處登記、監(jiān)

6、督，其登記數(shù)量應(yīng)與平架出庫(kù)登記核對(duì)一致后，方可發(fā)車；3、出庫(kù)檔案箱（盒）應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，依次裝車排列； 4、檔案出庫(kù)應(yīng)辦理出庫(kù)手續(xù)； 5、搬運(yùn)人員應(yīng)在所負(fù)責(zé)搬運(yùn)的檔案箱（盒）上或登記本上簽字，以明確責(zé)任；6、盤點(diǎn)人員應(yīng)隨車至新館，同樣做好入庫(kù)工作；7、對(duì)盤點(diǎn)或出庫(kù)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。（三）運(yùn)輸過(guò)程管理工作組組長(zhǎng)：組員：工作職責(zé)： 1、檔案箱上車前應(yīng)與出庫(kù)管理人員交接，并履行登記手續(xù)。2、向氣象臺(tái)咨詢天氣情況，確定移庫(kù)日期，選擇連續(xù)多晴日的時(shí)間，避免雨天；3、搬運(yùn)車輛按指定路線進(jìn)行，不得隨意變更；4、搬運(yùn)人員、押車人員、盤點(diǎn)登記人員共同隨車；5、運(yùn)輸過(guò)程中，工作人員應(yīng)嚴(yán)禁煙火；6、如遇堵

7、車或其他原因，須改變運(yùn)輸路線的，應(yīng)及時(shí)向檔案館領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并征 得同意，此內(nèi)容應(yīng)在搬運(yùn)合同中體現(xiàn)。（四）入庫(kù)管理工作組組長(zhǎng)：組員：工作職責(zé)：1、搬運(yùn)人員應(yīng)按序?qū)n案箱（盒）下車，并由原登記、監(jiān)督人員進(jìn)行登記；2、搬運(yùn)人員同樣在搬運(yùn)箱（盒）或登記本上簽字，明確責(zé)任；3、由原盤點(diǎn)人員在庫(kù)房登記、盤點(diǎn)到庫(kù)檔案；54、安排檔案上架排列人員，按全宗、案卷號(hào)重新將檔案排列到新的密集架上， 如遇空號(hào)，應(yīng)預(yù)留空間；5、對(duì)新庫(kù)房應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，按檔案全宗進(jìn)行布局，每一全宗根據(jù)年產(chǎn)生的檔案 數(shù)量、增長(zhǎng)率及存放時(shí)間等因素，較準(zhǔn)確預(yù)測(cè)檔案的預(yù)留空間，做好檔案排列上架 的總體規(guī)劃；6、排列上架后，再由盤點(diǎn)人員進(jìn)行檢查、核實(shí)；

8、7、盤點(diǎn)人員、上下車登記人員、上架排列人員、搬運(yùn)人員將檔案數(shù)量核對(duì)無(wú)誤后， 辦理簽字手續(xù)后，方可離開(kāi)，并辦理好入庫(kù)手續(xù)；8、對(duì)入庫(kù)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。（五）檔案查閱服務(wù)工作組組長(zhǎng)：組員：工作職責(zé)：負(fù)責(zé)搬館移庫(kù)期間的檔案查閱工作。（六）機(jī)動(dòng)組組長(zhǎng)：組員：工作職責(zé)：做好各組工作人員的后勤服務(wù)工作，視各組工作完成情 況，及時(shí)增援補(bǔ)充。五、搬遷移庫(kù)過(guò)程中注意事項(xiàng)（一）檔案出庫(kù)整理管理工作 部分檔案需要整理時(shí)，還需辦理出庫(kù)手續(xù)，應(yīng)做好以下工作：1、根據(jù)工作計(jì)劃安排，分批從庫(kù)房移出所需要整理的檔案，每次移出的檔案一般以一周的工作量為宜，即每周一般出庫(kù)一次，特殊情況，例外處 理；2、檔案出庫(kù)應(yīng)按年

9、度、案卷號(hào)順序清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后進(jìn)行出庫(kù)，并辦理出庫(kù)手 續(xù)；3、在檔案整理過(guò)程中應(yīng)按序開(kāi)箱整理，加強(qiáng)檔案整理流程管理和分工 管理， 做好檔案服務(wù)記錄，隨時(shí)監(jiān)督、檢查檔案所處狀態(tài)，把握檔案流向，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí) 處理。（二）檔案整理后再入庫(kù)管理工作1、檔案整理全部結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行全面排查統(tǒng)計(jì)，辦理最終的交接手續(xù)；2、整理后的檔案應(yīng)按分類方案，確定上架規(guī)劃、規(guī)則，并按年度、類另【J、案卷 號(hào)等依次排列上架入庫(kù)，入庫(kù)的檔案排列應(yīng)符合檔案達(dá)標(biāo)要求以及檔案館今后使用、 保管要求，并具有一定的前瞻性；入庫(kù)周期根據(jù)檔案整 理的實(shí)際情況確定；3、入庫(kù)后的檔案統(tǒng)計(jì)、登記情況應(yīng)與出庫(kù)統(tǒng)計(jì)、登記進(jìn)行核對(duì)，確定是否一 致。排列

10、入庫(kù)后，應(yīng)在檢索工具中加以著錄，在全宗介紹中加以說(shuō)明，并編制檔案存放 分布圖；4、最終對(duì)檔案入庫(kù)分階段進(jìn)行交接，雙方辦理交接手續(xù)；六、移庫(kù)總體工作與流程1、確定當(dāng)日搬運(yùn)檔案數(shù)量或范圍，共同清點(diǎn)當(dāng)日需搬運(yùn)檔案，并對(duì) 清點(diǎn)過(guò)程中 存在的問(wèn)題及清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行記錄；2、清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)人員與監(jiān)督檢查人員對(duì)清點(diǎn)情況進(jìn)行核對(duì)；3、清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)與監(jiān)督檢查不一致時(shí)清點(diǎn)人員與檢查人員共同進(jìn)行分析檢查，并解決 問(wèn)題；檢查一致的情況下，由裝箱人員進(jìn)行裝箱；4、裝箱無(wú)誤后，由清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)人員將檔案箱上鎖，并加貼標(biāo)簽、封條，按搬運(yùn)順 序及搬運(yùn)量依次分類存放；5、移庫(kù)開(kāi)始后，搬運(yùn)人員依次搬運(yùn)上車隨押車到新館。七、搬遷公司人員安排J-u/A岡位人數(shù)要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1人熟悉檔案移庫(kù)流程和方法，熟悉檔案管埋規(guī) 范， 有組織協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)管埋員1人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)管理、監(jiān)督及各方面關(guān)系的協(xié)調(diào)。檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)人 員5-6人有檔案專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，從事檔案的清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)，并進(jìn)行檔案標(biāo)識(shí)、上下架、裝箱和包 裝。監(jiān)督檢杳人員1-2人對(duì)檔案清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)、裝箱等工作進(jìn)行監(jiān)督、檢 杳、核對(duì)并負(fù)責(zé)貼標(biāo)簽等工