《辦公規(guī)范化管理》

1、.辦公規(guī)范化管理.大綱 公文公文 信息信息 調(diào)研調(diào)研 會(huì)務(wù)會(huì)務(wù) 協(xié)調(diào)與督辦協(xié)調(diào)與督辦 接待接待.公文1.1.公文管理工作的基本要求是什么？公文管理工作的基本要求是什么？公文是重要的管理工具。公文管理工作的基本要求是：準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。 2.2.公文管理規(guī)范是什么？公文管理規(guī)范是什么？公文管理要做到流程合理，流轉(zhuǎn)高效，擬辦（審核）正確、催（督）辦及時(shí)、歸檔完整。3.3.公文管理主要有哪些內(nèi)容？公文管理主要有哪些內(nèi)容？公文管理主要包括收文、發(fā)文、簽報(bào)、送閱件、工作聯(lián)系單等與管理工作直接有關(guān)的一系列文字類工具的管理。.公文 4.4.收文管理主要有哪些環(huán)節(jié)？收文管理主要有哪些環(huán)節(jié)？收文管理主要有簽收、

2、拆封、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、批辦、承辦、催（督）辦、歸檔等環(huán)節(jié)。 5.5.為什么說擬辦是收文管理的重要環(huán)節(jié)？為什么說擬辦是收文管理的重要環(huán)節(jié)？擬辦是指由收文部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)工作人員，對(duì)收文辦理提出建設(shè)性意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時(shí)參考的活動(dòng)。 6.6.擬辦人員要有哪些能力？擬辦人員要有哪些能力？首先，要有正確的指導(dǎo)思想和參謀意識(shí)； 其次，要有較高的政策水平； 第三，要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力； 第四，要有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力。 .公文 7.7.擬辦有哪些要求？擬辦有哪些要求？ 8.8.如何撰寫擬辦意見？如何撰寫擬辦意見？擬辦意見應(yīng)寫在擬辦意見應(yīng)寫在收文處理單收文處理單相關(guān)欄目?jī)?nèi)，并簽注擬辦人姓名和日相關(guān)

3、欄目?jī)?nèi)，并簽注擬辦人姓名和日期。擬辦意見應(yīng)針對(duì)不同情況分別擬寫。期。擬辦意見應(yīng)針對(duì)不同情況分別擬寫。（1）對(duì)上級(jí)單位主送本單位，并需貫徹落實(shí)、辦畢回復(fù)、傳閱周知的公文，應(yīng)提出擬送哪位領(lǐng)導(dǎo)批辦或由哪個(gè)單位承辦的具體意見。 （2）對(duì)來自下級(jí)或平行、不相隸屬單位需要予以批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)和回復(fù)的公文，要指定業(yè)務(wù)對(duì)口部門予以承辦，必要時(shí)應(yīng)注明辦理時(shí)限。涉及多個(gè)部門的共同辦理的公文，應(yīng)注明牽頭單位，防止推諉扯皮。（3）對(duì)一般知照性公文，包括來往函件、抄送件等，可有選擇地送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱知，一般不必?cái)M辦意見。對(duì)于只是收文部門知道即可的閱件，僅寫“此件存檔”，存檔備查即可。.公文 9.9.發(fā)文管理主要有哪些環(huán)節(jié)？

4、發(fā)文管理主要有哪些環(huán)節(jié)？發(fā)文管理主要有起草、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、編排、校對(duì)、印制、用印、封發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)。 10.10.為什么說核稿是發(fā)文管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)？為什么說核稿是發(fā)文管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)？核稿亦稱審核，是指公文草稿在簽發(fā)之前由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)工作人員對(duì)擬發(fā)公文進(jìn)行全面檢查和修正的活動(dòng)。 11.11.核稿重點(diǎn)要把好哪些關(guān)？核稿重點(diǎn)要把好哪些關(guān)？ 核稿重點(diǎn)要把好五關(guān)：核稿重點(diǎn)要把好五關(guān)： 一是把好行文關(guān)。 二是把好內(nèi)容關(guān)。三是把好政策、法規(guī)關(guān)。 四是要把好文字關(guān)。 五是把好審批、簽發(fā)手續(xù)和公文體例格式關(guān)。 .公文 12.12.公文的質(zhì)量包括哪些內(nèi)容？公文的質(zhì)量包括哪些內(nèi)容？公文質(zhì)量是由文體

5、文體和格式格式兩部分組成的。 13.13.公文文體質(zhì)量體現(xiàn)在哪些方面？公文文體質(zhì)量體現(xiàn)在哪些方面？公文是一種特殊的應(yīng)用文，要求其針對(duì)工作中某一方面的特定內(nèi)容直接表意，直筆表達(dá)，不尚浮華，不事曲筆，具有莊重嚴(yán)謹(jǐn)、質(zhì)樸平實(shí)、簡(jiǎn)明得體的文風(fēng)。主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是主旨要明確，必須正確、集中、鮮明；二是結(jié)構(gòu)要合理，要服從主旨，反映公務(wù)活動(dòng)規(guī)律，符合思維邏輯，文種選用正確；三是語言要規(guī)范，做到平實(shí)、簡(jiǎn)明、莊重。 14.14.公文格式質(zhì)量體現(xiàn)在哪些方面？公文格式質(zhì)量體現(xiàn)在哪些方面？公文格式標(biāo)準(zhǔn)主要體現(xiàn)在：公文編排符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、各種標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確合理。.公文 15.15.管理人員起草公文要掌握哪些編排技能？管理

6、人員起草公文要掌握哪些編排技能？管理人員起草公文時(shí)，要掌握每頁(yè)22行、每行30字，標(biāo)題用華康2號(hào)字，正文用4號(hào)宋體字，正文一級(jí)標(biāo)題用3號(hào)黑體字，二級(jí)標(biāo)題用4號(hào)黑體字等基本編排知識(shí)，確保公文材料合乎規(guī)范。 16.16.什么是電子公文？什么是電子公文？電子公文是運(yùn)用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，以數(shù)字代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募靡源鎮(zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)公文的數(shù)字化形式，是具有規(guī)范格式的公文電子數(shù)據(jù)。 （在湛江市商業(yè)銀行內(nèi)部，電子公文通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)（EKP）生成、編輯、審校、提交審批、生產(chǎn)制作、發(fā)送公文。） 17.17.公文正文的格式標(biāo)準(zhǔn)有什么要求？公文正文的格

7、式標(biāo)準(zhǔn)有什么要求？公文正文格式有以下要求：一是每自然段要左空2個(gè)漢字的位置，回行頂格。二是正文結(jié)構(gòu)層次必須分項(xiàng)標(biāo)號(hào)。第一層為“一、”，標(biāo)題結(jié)束后不跟任何標(biāo)點(diǎn)；第二層為“（一）”；第三層為“1.”；第四層為“（1）”。三是正文不得穿插圖表。 .公文 18.18.為什么要嚴(yán)格控制轉(zhuǎn)發(fā)類公文？為什么要嚴(yán)格控制轉(zhuǎn)發(fā)類公文？隨著辦公信息化不斷發(fā)展，目前各單位普遍都建立了內(nèi)部網(wǎng)，對(duì)需要轉(zhuǎn)發(fā)的公文，可充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)迅速傳播。因此，為減少重復(fù)勞動(dòng)，避免層層轉(zhuǎn)發(fā)，提高工作效率，現(xiàn)在對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)類公文，除涉及國(guó)家秘密和湛商行核心商密以外的，一律采取上網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)的原則。對(duì)有具體貫徹落實(shí)要求的，可通過電子郵件等形式解決。

8、19.19.如何正確選擇發(fā)文字號(hào)？如何正確選擇發(fā)文字號(hào)？發(fā)文字號(hào)的選用一般與行文方向，文件內(nèi)容有關(guān)。以總行為例：一般以行的名義報(bào)上級(jí)單位的公文，選用“湛商銀”；以行的名義下發(fā)的公文，要區(qū)分政策性、規(guī)范性和事務(wù)性兩類，對(duì)政策性、規(guī)范性公文一般用“湛商銀發(fā)”或“湛商銀辦”，用事務(wù)性公文一般用“湛商銀函”或“湛商銀辦函”，業(yè)務(wù)方面具體事務(wù)的行文，由主辦部門直接行文；對(duì)向非隸屬關(guān)系單位的行文，一般用“湛商銀函”或“湛商銀辦函”。實(shí)務(wù)中，各單位可參照上述規(guī)則制訂本單位公文發(fā)文字號(hào)的規(guī)則，注意與上級(jí)單位的銜接，前后保持一致即可。 20.20.如何標(biāo)識(shí)附注？如何標(biāo)識(shí)附注？一般公文不設(shè)置頁(yè)眉、頁(yè)腳、批注、腳注

9、，如有正文外需說明的事項(xiàng)，可以附注形式加于文后。附注一般應(yīng)當(dāng)加括號(hào)，左空2個(gè)漢字，標(biāo)識(shí)在公文落款日期下一行，如請(qǐng)示等上報(bào)文需標(biāo)識(shí)聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。.公文 21.21.如何標(biāo)引主題詞？主題詞的標(biāo)準(zhǔn)格式是什么？如何標(biāo)引主題詞？主題詞的標(biāo)準(zhǔn)格式是什么？ 22.22.如何引用公文？如何引用公文？引用公文一般應(yīng)從發(fā)文機(jī)關(guān)起先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。如“根據(jù)銀監(jiān)會(huì)下發(fā)的關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)工作的通知（銀監(jiān)辦發(fā)2011168號(hào)）精神要求，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”。若引用的文件中還有文件，應(yīng)使用單書名號(hào)。比如：“根據(jù)關(guān)于印發(fā)管理辦法 的通知（湛商銀辦2011號(hào)）精神”。 23.23.常用公文文種有哪些？使用范圍是什么

10、？常用公文文種有哪些？使用范圍是什么？法定公文文種包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要13種。根據(jù)我行實(shí)際，常用公文文種包括決定、通知、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要11種。非法定公文文種包括講話稿、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、調(diào)查報(bào)告、述職報(bào)告、工作要點(diǎn)、方案、規(guī)劃等。法定公文文種具有固定格式，一般可套紅印發(fā)，具備法定權(quán)威和效力，非法定公文文種只可內(nèi)部流轉(zhuǎn)，需要向外部發(fā)送時(shí)，必須以法定文種加載。.公文 24.24.公文的語體風(fēng)格是什么？語言運(yùn)用的特點(diǎn)有哪些？公文的語體風(fēng)格是什么？語言運(yùn)用的特點(diǎn)有哪些？ 25.25.如何組織

11、如何組織“傳閱傳閱”文件？文件？傳閱是指文件只有一份或很少幾份的情況下，需要閱知的人較多，故在他們中間傳遞閱知。 26.26.公文辦理時(shí)限是如何規(guī)定的？怎樣進(jìn)行公文辦理時(shí)限是如何規(guī)定的？怎樣進(jìn)行“催辦催辦”？公文辦理時(shí)限規(guī)定是：一般公文不超過7天，急件、特急件，不得超過3天。但不能超過文件要求的時(shí)限規(guī)定。 27.27.如何如何“簽發(fā)簽發(fā)”文件？經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，若發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)文件？經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，若發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，如何處理？誤，如何處理？ 28.28.簽報(bào)和送閱件有什么區(qū)別？重點(diǎn)要把握什么？簽報(bào)和送閱件有什么區(qū)別？重點(diǎn)要把握什么？ 29.29.工作聯(lián)系單有什么作用？工作聯(lián)系單有什么作用？.信息 30

12、.30.什么是信息？什么是信息？ 31.31.信息材料的收集有哪幾種方法？信息材料的收集有哪幾種方法？（1）綜合法。 （2）追蹤法。 （3）調(diào)研法。 （4）會(huì)議收集法。 32.32.收集和篩選信息有哪些步驟？收集和篩選信息有哪些步驟？（1）占有盡量多的第一手資料。 （2）深入鉆研，挖掘揭示主旨的典型材料。 （3）量體裁衣，決定材料的取舍。 33.33.如何提煉和深化信息主題？如何提煉和深化信息主題？（1）主題須鮮明突出。 （2）采用新的觀察角度。 （3）深入挖掘事物的本質(zhì)。 .信息 34.34.信息的具體寫作要求有哪些？信息的具體寫作要求有哪些？（1）內(nèi)容充實(shí)，忌空洞無物。 （2）緊扣題旨，忌

13、蕪雜堆砌。 （3）客觀準(zhǔn)確，忌華而不實(shí)。 35.35.撰寫信息時(shí)有哪些語言要求？撰寫信息時(shí)有哪些語言要求？做到在內(nèi)容上觀點(diǎn)正確，材料適合，觀點(diǎn)和材料高度統(tǒng)一；在表達(dá)上概念明確，判斷恰當(dāng)，符合邏輯。信息應(yīng)該是最大的確定性，最小的不確定性，盡可能不用基本、較好、差不多、部分等語言；能用數(shù)字定量分析的，盡可能用數(shù)字說明問題，以準(zhǔn)確地反映信息的內(nèi)容。 36.36.如何把握信息需求規(guī)律？如何把握信息需求規(guī)律？（1）形勢(shì)發(fā)生變化，會(huì)對(duì)各項(xiàng)工作帶來不同程度的影響。 （2）在決策的不同階段，信息需求的重點(diǎn)不同。 （3）對(duì)同一項(xiàng)工作，在不同階段，對(duì)信息的需求不盡相同。 （4）某些工作有季節(jié)性、時(shí)期性。 .信息

14、37.37.收集信息材料的范圍有哪些？收集信息材料的范圍有哪些？（1）貫徹落實(shí)中央重要會(huì)議、重要政策及重大措施的情況以及存在的問題及建議。（2）對(duì)黨政領(lǐng)導(dǎo)和行領(lǐng)導(dǎo)的重要指示、批示的辦理落實(shí)情況。（3）當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)、各類工作組來行調(diào)查研究、檢查工作、解決問題的情況，包括對(duì)重要事項(xiàng)的表態(tài)或提出的批評(píng)意見等。（4）領(lǐng)導(dǎo)下基層調(diào)查研究、檢查工作、參加會(huì)議、發(fā)表講話、解決問題及基層貫徹落實(shí)的情況。（5）年度、季度和階段性重點(diǎn)工作，主要措施，進(jìn)展情況，存在的問題及對(duì)策。（6）在業(yè)務(wù)發(fā)展中出現(xiàn)的新情況、新問題，以及解決問題的具體措施、成效。（7）在經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷和產(chǎn)品創(chuàng)新上的新進(jìn)展、新經(jīng)驗(yàn)。（8）緊急情況、重大

15、突發(fā)事件、重要社情民意及后續(xù)情況。（9）重要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況，季度、半年經(jīng)濟(jì)形勢(shì)分析及預(yù)測(cè)信息。（10）各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展，融市場(chǎng)新變化，同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的新舉措、新動(dòng)態(tài)。（11）對(duì)工作的意見和建議。.信息 38.38.總行層面目前有哪幾種信息載體總行層面目前有哪幾種信息載體? ?分別有什么特點(diǎn)分別有什么特點(diǎn)? ?為了提高信息傳遞的有效性，目前總行辦公室主要管理 種信息載體:分別為湛江市商業(yè)銀行簡(jiǎn)報(bào)、行內(nèi)動(dòng)態(tài)、新聞及內(nèi)部網(wǎng)。簡(jiǎn)報(bào)主要面向全行，不定期出刊，主要刊發(fā)一些經(jīng)驗(yàn)類信息，要求反映有一定深度、典型的工作，以供大家參閱；內(nèi)部網(wǎng)是近幾年出現(xiàn)的信息傳播工具，目的就是為了讓全行及時(shí)了解上級(jí)行的信息，提高全行的策

16、略連接度。 39.39.目前信息工作是如何考核的目前信息工作是如何考核的? ?信息工作一般都有考核制度，主要由辦公室制定。下一步黨群文化部也會(huì)對(duì)信息報(bào)送工作作考核，主要是針對(duì)行刊的材料收集。 40.40.信息報(bào)送流程有何規(guī)定信息報(bào)送流程有何規(guī)定? ?（1）領(lǐng)導(dǎo)參加的重要活動(dòng)、重要工作等有關(guān)信息，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)經(jīng)有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審核后盡早報(bào)送辦公室。（2）向領(lǐng)導(dǎo)提供的情況分析和政策建議，都應(yīng)先匯總至辦公室，再由辦公室統(tǒng)一編發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（3）各類信息都須各單位負(fù)責(zé)人審定后報(bào)送上級(jí)行務(wù)信息郵箱。.信息 41.41.動(dòng)態(tài)類信息和經(jīng)驗(yàn)類信息有那些區(qū)別？動(dòng)態(tài)類信息和經(jīng)驗(yàn)類信息有那些區(qū)別？動(dòng)態(tài)類信息是指反映某項(xiàng)

17、工作、活動(dòng)或事件發(fā)生、發(fā)展和變化情況的信息。 經(jīng)驗(yàn)類信息是把各種富有特色的典型事例、對(duì)系統(tǒng)內(nèi)一些值得推廣的做法等進(jìn)行提煉、加工、整理，高度概括，以揭示事物全貌，反映事物本質(zhì)和規(guī)律的信息。 42.42.如何抓好信息管理工作？如何抓好信息管理工作？（1）抓好信息管理員隊(duì)伍建設(shè)。 （2）明確信息工作流程和職責(zé)。 （3）及時(shí)處理重要信息。 （4）逐條把好信息內(nèi)容的文字關(guān)。 .調(diào)研 43.43.調(diào)研工作的一般程序有哪些？調(diào)研工作的一般程序有哪些？調(diào)研工作的程序大體上可分為：確定調(diào)研的任務(wù)和目的、制訂調(diào)研計(jì)劃或方案、開展調(diào)查、綜合分析、撰寫調(diào)研報(bào)告等。 44.44.調(diào)查研究的主要方法有哪些？調(diào)查研究的主要

18、方法有哪些？調(diào)查研究的方法主要有：重點(diǎn)調(diào)查法、典型調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、定點(diǎn)調(diào)查法、對(duì)比調(diào)查法、問卷調(diào)查法、統(tǒng)計(jì)調(diào)查法等。 45.45.怎樣選擇調(diào)研課題？怎樣選擇調(diào)研課題？一要圍繞各個(gè)時(shí)期經(jīng)濟(jì)、金融工作中心選題；二要圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策需要選題；三要圍繞熱點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)問題選題；四要圍繞傾向性、趨向性問題選題。 46.46.怎樣召開調(diào)查會(huì)？怎樣召開調(diào)查會(huì)？首先要制定調(diào)查提綱；其次要讓被調(diào)查者明確調(diào)查的內(nèi)容和目的，知道匯報(bào)什么，反映什么，談什么；第三要合理確定參加調(diào)查會(huì)的人數(shù)，人數(shù)以服從調(diào)查了解情況的需要和時(shí)間限制為前提；第四要注意選擇好參加調(diào)查會(huì)的人員，應(yīng)安排那些對(duì)調(diào)查的情況或問題比較熟悉的人員參加；第

19、五要始終圍繞調(diào)查提綱，注意啟發(fā)引導(dǎo)，避免偏題跑題。.調(diào)研 47.47.怎樣進(jìn)行個(gè)別訪談？怎樣進(jìn)行個(gè)別訪談？ 個(gè)別訪談是通過調(diào)查者和被調(diào)查者面對(duì)面交談而獲得調(diào)查資料的調(diào)研活動(dòng)。 48.48.怎樣撰寫調(diào)研報(bào)告？怎樣撰寫調(diào)研報(bào)告？ 調(diào)查報(bào)告就是將調(diào)查中收集到的材料加以系統(tǒng)整理，分析研究，以書面形式表述調(diào)查情況的一種文書。調(diào)查報(bào)告分為情況調(diào)查報(bào)告、典型經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告、問題調(diào)查報(bào)告三種。調(diào)查報(bào)告一般由“標(biāo)題、正文”兩部分組成。 （1）標(biāo)題。標(biāo)題可以有兩種寫法。一種是公文式標(biāo)題，另一種是自由式標(biāo)題 。 （2）正文。正文一般分前言、主體、結(jié)尾三部分。.會(huì)務(wù) 49.49.會(huì)議管理有哪些主要環(huán)節(jié)？如何策劃？會(huì)議管

20、理有哪些主要環(huán)節(jié)？如何策劃？通常，按照會(huì)議進(jìn)程，會(huì)議管理可以分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)部分，包括：會(huì)議策劃、會(huì)議籌備、會(huì)議記錄和紀(jì)要整理、會(huì)議督辦等主要環(huán)節(jié)。 50.50.如何選擇召開會(huì)議的形式？如何選擇召開會(huì)議的形式？在進(jìn)行會(huì)議管理時(shí)，需要根據(jù)出席對(duì)象、會(huì)議目的和會(huì)議議題，選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議形式。 51.51.如何確定和設(shè)計(jì)會(huì)議議題與會(huì)議議程？如何確定和設(shè)計(jì)會(huì)議議題與會(huì)議議程？（1）會(huì)議議題的確定 （2）會(huì)議議程的制定 52.52.會(huì)場(chǎng)預(yù)訂要考慮哪些因素？會(huì)場(chǎng)預(yù)訂要考慮哪些因素？要根據(jù)會(huì)議議程和參會(huì)人員數(shù)量，選擇適當(dāng)?shù)膱?chǎng)地。會(huì)場(chǎng)大小要適中。 .會(huì)務(wù) 53.53.布置會(huì)場(chǎng)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？布置會(huì)場(chǎng)應(yīng)注

21、意哪些要點(diǎn)？會(huì)場(chǎng)布置通常包括會(huì)標(biāo)（包括會(huì)議背板、橫幅與條幅等）、會(huì)議主席臺(tái)座次、會(huì)場(chǎng)座區(qū)、會(huì)議桌簽等場(chǎng)景布置的環(huán)節(jié)。（1）會(huì)議會(huì)標(biāo) （2）會(huì)議席卡 （3）證件 （4）場(chǎng)景花木 54.54.會(huì)議座位如何安排？會(huì)議座位如何安排？（1）日常小型會(huì)議 （2）大型會(huì)議 主席臺(tái)座位安排順序?yàn)椋?531246主席臺(tái).會(huì)務(wù) 55.55.如何做好會(huì)場(chǎng)的設(shè)施管理工作？如何做好會(huì)場(chǎng)的設(shè)施管理工作？ （1）日常會(huì)議 （2）大型會(huì)議 相關(guān)檢查要點(diǎn)如下：A、對(duì)照座位表放桌簽（席卡）；B、事先調(diào)試會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備；C、確定演示用電腦是否到位；D、確定演示文件能全部正確打開并放映；E、根據(jù)需要，準(zhǔn)備臺(tái)燈、激光筆。F、演示時(shí)燈光要適

22、當(dāng)調(diào)暗，會(huì)前確定需要的燈光效果，會(huì)場(chǎng)上指定專人控制燈光。G、錄音事宜提前接洽，將磁帶或U盤交音響師，同時(shí)準(zhǔn)備好錄音筆等設(shè)備。.會(huì)務(wù) 56.56.如何發(fā)送會(huì)議通知和邀請(qǐng)函？如何發(fā)送會(huì)議通知和邀請(qǐng)函？（1）會(huì)議通知種類 A、書面通知 B、電話通知 C、網(wǎng)絡(luò)通知 無論何種會(huì)議通知，還應(yīng)當(dāng)明示會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及報(bào)到要求 （2）邀請(qǐng)函 （3）發(fā)送方式：第一，會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)確定后草擬正式會(huì)議通知，通知在會(huì)議前一周必須發(fā)出，要求參會(huì)單位在會(huì)議前三個(gè)工作日?qǐng)?bào)會(huì)議回執(zhí)，如果逾期未報(bào)，電話聯(lián)系分行。第二，相應(yīng)的航班信息需及時(shí)轉(zhuǎn)交總務(wù)部。第三，擬寫外單位邀請(qǐng)函（湛江市委、市政府、人民銀行、湛江銀監(jiān)局等），要求相關(guān)部門發(fā)

23、邀請(qǐng)函，并確定聯(lián)系人負(fù)責(zé)接待事宜，所有事項(xiàng)必須落實(shí)到人。在會(huì)議前三個(gè)工作日?qǐng)?bào)參會(huì)人員名單，如果逾期未報(bào)，電話聯(lián)系相關(guān)部門催促。.會(huì)務(wù) 57.57.如何填制會(huì)議預(yù)算表？如何填制會(huì)議預(yù)算表？統(tǒng)計(jì)參加會(huì)議人員人數(shù)、性別、職務(wù)等基本情況，按統(tǒng)計(jì)情況填制會(huì)議預(yù)算表。 （1）住宿費(fèi) （2）會(huì)議室費(fèi) （3）伙食費(fèi) （4）其他費(fèi)用 58.58.制作會(huì)議須知要注意哪些要點(diǎn)？制作會(huì)議須知要注意哪些要點(diǎn)？一般說來，會(huì)議須知主要包括以下內(nèi)容：（1）目錄。（2）會(huì)議紀(jì)律。（3）會(huì)議議程安排（時(shí)間和地點(diǎn)必須明確）。（4）確定大會(huì)和分組討論地點(diǎn)情況（要事先查看）。（5）會(huì)議代表名單和住宿安排。 （6）會(huì)議材料清單。（7）會(huì)

24、議分組討論情況。（8）用餐活動(dòng)、作息時(shí)間安排（時(shí)間和地點(diǎn)必須明確）。（9）會(huì)務(wù)組織人員聯(lián)系方式。（10）其他需周知的信息。.會(huì)務(wù) 59.59.如何準(zhǔn)備會(huì)議材料？如何準(zhǔn)備會(huì)議材料？（1）專題材料、參閱材料盡早由相關(guān)部門定稿。在排版后要求部門派專人進(jìn)行校對(duì)。 （2）演示材料（PPT）要向行領(lǐng)導(dǎo)或者部門確認(rèn)何時(shí)定稿，是否需要印發(fā)。（3）會(huì)議正式文件和會(huì)議須知應(yīng)至少在會(huì)議召開前一天印刷，印刷完成后直接裝袋，并提前發(fā)放給與會(huì)人員。（4）文件袋中一般包括以下東西：會(huì)議文件、會(huì)議須知、座位表、水筆、筆記本等。文件袋中的文件要認(rèn)真檢查，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤遺漏。 60.60.如何做好會(huì)議簽到和統(tǒng)計(jì)工作？如何做好會(huì)議簽

25、到和統(tǒng)計(jì)工作？簽到方式有兩種： （1）表式簽到 （2）簿式簽到 61.61.如何安排好分組討論工作？如何安排好分組討論工作？（1）盡量保證每組人員數(shù)量相近。（2）事前按組放置席卡。（3）會(huì)議記錄要落實(shí)到人。.會(huì)務(wù) 62.62.如何做好大型會(huì)議的會(huì)后善后工作？如何做好大型會(huì)議的會(huì)后善后工作？（1）會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的清理 首先是要取走會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)留下的與會(huì)議有關(guān)的文件資料；其次，收回在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的一些布置物品，如電腦、橫幅、桌簽（席卡）、錄音設(shè)備等；第三，退還現(xiàn)場(chǎng)一些租借的物品和材料。（2）結(jié)賬 63.63.如何做好會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要？如何做好會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要？（1）會(huì)議記錄。首先，在進(jìn)行會(huì)議記錄前，必須做好

26、相應(yīng)準(zhǔn)備工作。 其次，為節(jié)約時(shí)間，在會(huì)議開始之前，可以將提前了解到的會(huì)議基本情況先記錄下來 第三，作好詳細(xì)記錄，要充分反映討論的過程和發(fā)言者的主要觀點(diǎn)，將記錄重點(diǎn)集中到主要發(fā)言者身上。會(huì)議最后形成的決議要準(zhǔn)確無誤地記錄下來 （2）會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議后形成的正式文件，是會(huì)議成果的書面反映，是會(huì)后督辦落實(shí)工作的主要依據(jù) 首先，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該包括以下內(nèi)容：會(huì)議名稱（類型）、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人，會(huì)議議題、決議，出席人員、列席人員 其次，編發(fā)會(huì)議紀(jì)要印發(fā)后，要與會(huì)議材料和會(huì)議記錄一并歸檔保存。 64.64.會(huì)議資料歸檔需要注意些哪些事項(xiàng)？會(huì)議資料歸檔需要注意些哪些事項(xiàng)？.協(xié)調(diào)與督辦 65.65.什么

27、是協(xié)調(diào)工作？協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)和作用是什么？什么是協(xié)調(diào)工作？協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)和作用是什么？協(xié)調(diào)就是指人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)一個(gè)共同的目的或完成某一項(xiàng)共同的任務(wù)而相互溝通，達(dá)到步調(diào)一致的一種行為方式。協(xié)調(diào)工作具有三個(gè)特點(diǎn)：（1）具有一定的行政約束力。 （2）具有嚴(yán)格的程序性要求 。（3）具有較強(qiáng)的時(shí)效性 。 協(xié)調(diào)工作的作用是：協(xié)調(diào)工作的作用是：（1）協(xié)調(diào)能使領(lǐng)導(dǎo)的決策順利貫徹執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作不偏離正確的方向。 （2）協(xié)調(diào)能使各單位、各部門、各機(jī)構(gòu)、各人員之間在工作上分工合作，密切配合，避免矛盾，掃除障礙，統(tǒng)一步調(diào)，為實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)而共同努力，真正起到凝聚功能的作用。（3）協(xié)調(diào)能使組織的管理高瞻遠(yuǎn)矚，信息靈通，措施

28、得力，指揮有方，減少失誤，提高工作效率，真正起到樞紐的作用。（4）協(xié)調(diào)能使每個(gè)成員各行其權(quán)，各盡其責(zé)，忠于職守，把各個(gè)方面的力量組成一個(gè)和諧統(tǒng)一的合力，使整個(gè)工作井然有序，同步運(yùn)轉(zhuǎn)，真正起到調(diào)節(jié)功能的作用。（5）協(xié)調(diào)能使人際關(guān)系更加和諧、融洽，使每個(gè)工作人員既能輕松愉快地完成自己的工作任務(wù)，又能與別人和睦相處，配合默契，增進(jìn)效益，真正起到服務(wù)功能的作用。.協(xié)調(diào)與督辦 66.66.協(xié)調(diào)工作包括哪些主要內(nèi)容？應(yīng)遵循哪些原則？協(xié)調(diào)工作包括哪些主要內(nèi)容？應(yīng)遵循哪些原則？協(xié)調(diào)工作大致包括八個(gè)方面的內(nèi)容：即政策協(xié)調(diào)、計(jì)劃制定工作中的協(xié)調(diào)、事務(wù)工作中的協(xié)調(diào)、會(huì)議協(xié)調(diào)、受理請(qǐng)示報(bào)告工作中的協(xié)調(diào)、公務(wù)活動(dòng)協(xié)調(diào)、

29、公文協(xié)調(diào)和關(guān)系協(xié)調(diào)。 協(xié)調(diào)工作是一項(xiàng)難度很大的工作，要順利做好協(xié)調(diào)工作，協(xié)調(diào)工作是一項(xiàng)難度很大的工作，要順利做好協(xié)調(diào)工作，必須遵循以下五大原則：必須遵循以下五大原則：（1）從屬原則 （2）服從全局原則 （3）服務(wù)原則 （4）平等協(xié)商原則 （5）溝通原則 .協(xié)調(diào)與督辦 67.67.協(xié)調(diào)工作有哪些技巧？協(xié)調(diào)工作有哪些技巧？ 協(xié)調(diào)的技巧是指富有創(chuàng)造性的協(xié)調(diào)工作的方式和方法。具體包括： （1）抓住機(jī)遇 （2）鎮(zhèn)定自若 （3）注重感情 （4）以團(tuán)結(jié)為目的 （5）良好的口才 68.68.如何協(xié)調(diào)好與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系？如何協(xié)調(diào)好與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系？ （1）服從原則 （2）尊重原則 （3）請(qǐng)示原則 .協(xié)調(diào)與督辦

30、69.69.如何協(xié)調(diào)好部門間的關(guān)系？如何協(xié)調(diào)好部門間的關(guān)系？部門間的協(xié)調(diào)可大致分為文字協(xié)調(diào)與事務(wù)協(xié)調(diào)兩大類。1、文字協(xié)調(diào)。 2、事務(wù)協(xié)調(diào)。 70.70.如何進(jìn)行跨部門的協(xié)調(diào)？如何進(jìn)行跨部門的協(xié)調(diào)？在進(jìn)行跨單位協(xié)調(diào)的時(shí)候，一定要注意抓住利益結(jié)合點(diǎn)，采取博弈的方法尋找單位利益的最大結(jié)合點(diǎn)，只有這樣才能做好跨單位之間的協(xié)調(diào)工作。 71.71.如何處置突發(fā)性事件的協(xié)調(diào)工作？如何處置突發(fā)性事件的協(xié)調(diào)工作？在處置突發(fā)性事件協(xié)調(diào)工作中，要注意把握三個(gè)重點(diǎn)： 一是時(shí)效性 二是程序性 三是及時(shí)了解和掌握事態(tài)發(fā)展情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀意見.協(xié)調(diào)與督辦 72.72.如何處理重大接待活動(dòng)的協(xié)調(diào)工作？如何處理重大接待

31、活動(dòng)的協(xié)調(diào)工作？接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等重大接待活動(dòng)的協(xié)調(diào)工作，包括擬定接待方案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批、落實(shí)分解任務(wù)，安排好食宿、考察點(diǎn)及路線、安全保衛(wèi)等事宜。一次重大接待活動(dòng)要涉及到多個(gè)部門間的協(xié)同工作，做好相關(guān)部門和單位的協(xié)調(diào)工作，是確保順利完成接待任務(wù)的關(guān)鍵。接待活動(dòng)協(xié)調(diào)工作要注意把握兩個(gè)重點(diǎn)：一是周到細(xì)致；二是及時(shí)準(zhǔn)確。.接待 73.73.接待工作要掌握什么原則和關(guān)系？接待工作要掌握什么原則和關(guān)系？接待工作要堅(jiān)持熱情周到、禮儀得當(dāng)?shù)脑瓌t。要根據(jù)不同活動(dòng)和對(duì)象要求組織好接待工作，重點(diǎn)要掌握兩類關(guān)系：一是上下級(jí)關(guān)系；二是主賓關(guān)系。.接待 74.74.如何做好接機(jī)接車、住宿、進(jìn)入會(huì)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)休息間隙、如何做好接機(jī)接

32、車、住宿、進(jìn)入會(huì)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)休息間隙、離開會(huì)場(chǎng)等的接待工作？離開會(huì)場(chǎng)等的接待工作？ 一般包括以下內(nèi)容：一是要認(rèn)真做好對(duì)參會(huì)人員接送和票務(wù)安排工作，并辦理好住宿預(yù)先登記和登記安排；二是安排好活動(dòng)期間人員的起居飲食；三是準(zhǔn)備活動(dòng)使用的宣傳袋或文件夾，準(zhǔn)備好視聽播放設(shè)備；四是需要安排新聞媒體發(fā)布新聞時(shí)，要盡早準(zhǔn)備新聞通稿和通知有關(guān)媒體；五是將活動(dòng)安排細(xì)節(jié)通知保衛(wèi)人員和停車場(chǎng)服務(wù)人員，安排好活動(dòng)的安全保障和車輛停泊工作等。六是如有外單位人員受邀參加活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)接待事宜，如有可能，最好能確保一對(duì)一接待。七是要處理好與會(huì)人員提出的特殊要求，做好會(huì)議的錄音、錄像工作。八是收集活動(dòng)的新聞信息并打印成簡(jiǎn)報(bào)

33、，并將活動(dòng)簡(jiǎn)報(bào)發(fā)給與會(huì)者；加強(qiáng)協(xié)調(diào)組織，使得會(huì)議的其他活動(dòng)與會(huì)議進(jìn)程同步；做好拍攝團(tuán)體照片或其它事務(wù)的準(zhǔn)備工作，迎接并引導(dǎo)記者、攝像師到規(guī)定的拍攝現(xiàn)場(chǎng)，并把準(zhǔn)備好的新聞稿發(fā)給記者。.接待 75.75.如何安排餐桌的坐席？如何安排餐桌的坐席？ 舉辦正式宴會(huì)，應(yīng)當(dāng)提前排定桌次和席次，或者先排定主桌席位，其他的只排桌次。桌、席排次時(shí)，先定主桌主位，后排座位高低。 1 1、正式中式宴會(huì)桌次的排列方法：、正式中式宴會(huì)桌次的排列方法：（1）“居中為上”。即各桌圍繞在一起時(shí)，居于正中央的那張餐桌為主桌。如圖：.接待 （2 2）“以右為上以右為上”。當(dāng)餐桌分為左右時(shí)，以面門為據(jù)，。當(dāng)餐桌分為左右時(shí)，以面門為據(jù)

34、，居右之桌為上。如圖：居右之桌為上。如圖： （3 3）“以遠(yuǎn)為上以遠(yuǎn)為上”。當(dāng)餐桌距離餐廳正門有遠(yuǎn)近之分時(shí)，。當(dāng)餐桌距離餐廳正門有遠(yuǎn)近之分時(shí)，以距門遠(yuǎn)者為上。如圖：以距門遠(yuǎn)者為上。如圖：.接待（4 4）“臨臺(tái)為上臨臺(tái)為上”。當(dāng)宴會(huì)廳內(nèi)設(shè)有專用的講臺(tái)時(shí)，應(yīng)該以靠講臺(tái)。當(dāng)宴會(huì)廳內(nèi)設(shè)有專用的講臺(tái)時(shí)，應(yīng)該以靠講臺(tái)的餐桌為主桌，如果沒有專用講臺(tái)，有時(shí)候以背鄰主要畫幅的那張餐的餐桌為主桌，如果沒有專用講臺(tái)，有時(shí)候以背鄰主要畫幅的那張餐桌為主桌。桌為主桌。（5 5）“各桌同向各桌同向”，指在舉行大型宴會(huì)時(shí)，其他各桌的主陪位置，指在舉行大型宴會(huì)時(shí)，其他各桌的主陪位置，要確保其視線能看到主桌主位。要確保其視線能

35、看到主桌主位。（6 6）“觀景為佳觀景為佳”：在一些高檔餐廳用餐時(shí)，在其室內(nèi)外往往有優(yōu)：在一些高檔餐廳用餐時(shí)，在其室內(nèi)外往往有優(yōu)美的景致或高雅的演出，可供用餐者觀賞，此時(shí)應(yīng)以觀賞角度最佳處美的景致或高雅的演出，可供用餐者觀賞，此時(shí)應(yīng)以觀賞角度最佳處為上座。為上座。（7 7）在桌次較多的情況下，上述排列常規(guī)往往交叉使用。）在桌次較多的情況下，上述排列常規(guī)往往交叉使用。.接待 2 2、正式中式宴會(huì)座次的排列方法：、正式中式宴會(huì)座次的排列方法：通常，餐桌上的具體位次有主次之分。在安排好桌次之后，就需要預(yù)先安排好主桌的坐席座次。以舉辦中餐宴會(huì)通常使用的圓桌為例。首先，“面門為主”，宴會(huì)的主人應(yīng)坐在主桌

36、上，面對(duì)正門就座；其次，“右高左低”，桌上位次的尊卑，根據(jù)距離主人的遠(yuǎn)近而定，應(yīng)以面對(duì)宴會(huì)廳正門時(shí)為準(zhǔn)，排列順序講究以右為尊，以近為上，以遠(yuǎn)為下。通常要把主賓安排在最尊貴的位置，即主人的右手位置；第三，主人方面的陪客要盡可能與客人相互交叉，便于交談交流，避免自己人坐在一起，冷落客人。另外，如果碰上外賓，翻譯一般都安排在主賓右側(cè)。如圖：每張餐桌上只有一個(gè)主人，主賓在其右首就座，形成一個(gè)談話中心。.接待（1 1）“主人主人”或或“主陪主陪”位置位置：“主人”或“主陪”是請(qǐng)客一方的第一順位，即是請(qǐng)客的最高職位者，或陪酒的最尊貴的人。位置在正對(duì)門口的正面。主要作用基本就是莊主，把握本次宴請(qǐng)的時(shí)間等。（

37、2 2）“副主陪副主陪”位置位置：“副主陪”是請(qǐng)客一方的第二順位，是陪客者里面第二位尊貴的人。（3 3）“副陪副陪”位置：位置：有些地方是沒有這個(gè)位置的，位置在“主陪”的右手邊第二位置。（4 4）“主賓主賓”位置位置：“主賓”是客人一方的第一順位，是客人里面職位最高者或地位最尊貴者坐的地方。位置在“主陪”的右手邊。（5 5）“副主賓副主賓”位置位置：“副主賓”是客人一方的第二順位。位置在“主陪”的左手方。（6 6）“三賓三賓”位置位置：“三賓”是客人一方的第三順位。位置在“副陪”的右手方。（7 7）“四賓四賓”位置位置：“四賓”是客人一方的第四順位。位置在“副陪”的左手方。 （8 8）若參加宴請(qǐng)人員較多，則按上述規(guī)則依次安排位置。）若參加宴請(qǐng)人員較多，則按上述規(guī)則依次安排位置。.接待 76.76.迎送賓客的一般程序？迎送賓客的一般程序？ （1 1）迎接客人；）迎接客人； （2 2）安排食宿；）安排食宿； （3 3）商定日程；）商定日程； （4 4）組織活動(dòng)；）組織活動(dòng)； （5 5）聽取客人意見；）聽取客人意見； （6 6）安排返程。）安排返程。.接待77.77.握手的禮儀有哪些？握手的禮儀有哪些？（1 1）保持基本站姿，面向?qū)Ψ轿⑿?/p>