(財(cái)務(wù)知識(shí))W是財(cái)務(wù)工作人員常用的辦公軟件之一

1、Word 是財(cái)務(wù)工作人員常用的辦公軟件之一，下面的一些和財(cái)務(wù)工作相關(guān)的應(yīng)該對(duì)大家有所幫助。一、 運(yùn)用 編輯 - 選擇性粘貼 功能，方便編輯復(fù)制文本資料我們有時(shí)在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后，在Word 中采用”粘貼”，往往會(huì)將原有的格式復(fù)制過(guò)來(lái)。如在 Excel 中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后，在Word 中”粘貼”，則會(huì)將表格格式復(fù)制過(guò)來(lái)，而不是純文本形式 ; 在瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)選好區(qū)域復(fù)制后，在 Word 中采用 粘貼，則會(huì)將網(wǎng)頁(yè)形式復(fù)制下來(lái)，使你無(wú)法進(jìn)行文字編輯。如果你采用編輯- 選擇性粘貼 - 無(wú)格式文本 ，則一切問(wèn)題可以解決了，復(fù)制過(guò)來(lái)的是純文本格式，你可對(duì)復(fù) 制過(guò)來(lái)的文本自主編輯了。二、 不

2、切換輸方式 , 快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作，編制審計(jì)報(bào)告時(shí)，需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù)，你如果 是用安裝office 時(shí)攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會(huì)為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與 英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱 （使用陳橋五筆不會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題，它會(huì)輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù) 據(jù)時(shí)自動(dòng)將數(shù)據(jù)間的句號(hào)修改為小數(shù)點(diǎn)）。不過(guò)利用 Word 工具中的”自動(dòng)更正”可解決此問(wèn)題，讓你一勞永逸。方法：打開(kāi)工具- 自動(dòng)更正 - 自動(dòng)更正 ，在替換 替換為中分別填上”?！?、.（小數(shù)點(diǎn)），點(diǎn)擊”確定”，回到 Word 輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸 入兩個(gè) 。，再輸入數(shù)據(jù)，看看 . 是不是變成了小數(shù)點(diǎn) . 。這一方

3、法會(huì)讓你在輸入小 數(shù)點(diǎn)是多輸入一個(gè) 。，不過(guò)比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在輸入方法間調(diào)整 要方便多了。按此辦法進(jìn)行后，你在 Excel 中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字 中的小數(shù)點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號(hào)更正、如將1、改” 1.,年份中”零”的更正、如將”二 00改為”二OO;公文年份中”括號(hào)”的更正、如將（改為”。三、 巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目我們?cè)诰帉?xiě)審計(jì)報(bào)告等文字材料時(shí)，需要經(jīng)過(guò)主審、組長(zhǎng)等多次修改，為修訂 提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔Word 技巧Word 中雖然修改 前后的真實(shí)性， 審計(jì)人員有時(shí)需要在每修改后都保

4、存一個(gè)文件并且還說(shuō)明是什么時(shí)間誰(shuí) 修改的，其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事情。在Word 中版本功能，對(duì)上述問(wèn)題迎刃而解，用一個(gè) Word 文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個(gè)Word 文件后，首先選擇一下 文件- 版本- 現(xiàn)在保存 ，輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其他需要 說(shuō)明的事項(xiàng)，當(dāng)審稿人修改時(shí)打開(kāi)文檔后先打開(kāi)文件- 版本- 現(xiàn)在保存，再輸入文檔修改審稿人、修改時(shí)間以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，然后進(jìn)行文件處理，最后保存文 件，至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中 在一個(gè)電子文檔中，你可打開(kāi)查看所有修改稿的前后情況。四、解決 WINDOWS XP/2

5、00 環(huán)境下 Word 中仿宋、楷體_GB2312 等三號(hào)字體顯示模糊 的辦法目前審計(jì)人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏?xí)r的操作系統(tǒng)多為WINDOWS XP/200，0在此環(huán)境下，打開(kāi) Word 使用國(guó)家規(guī)范文書(shū)字體中仿宋、楷體_GB2312 三號(hào)字時(shí)，電腦顯示屏可能會(huì)出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像，很令人心煩。有時(shí)審計(jì)人員會(huì)認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固 有的或者想調(diào)整也不知道從何入手， 以致輸入時(shí)間一長(zhǎng)會(huì)頭昏眼花。 其實(shí)解決辦法很簡(jiǎn) 單， 不管是在 WINDOWSX 還是在 WINDOWS2O0 中，你打開(kāi)桌面，右擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)菜單， 選擇屬性- 外觀- 效果- 將平滑字體邊源 前的勾去掉，再點(diǎn)擊 應(yīng)用- 確定，

6、問(wèn)題就解決了，再看看效果是不是不一樣 ?五、妙用 Ctrl+Z ，取消自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)在沒(méi)有改變 Word 缺省設(shè)置的情況下，輸入：一、基本情況”后再換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自 動(dòng)將其行為變成項(xiàng)目自動(dòng)編號(hào)形式， 并在下一行添加了 二、 字樣。這時(shí)如果按 BackSpace 鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號(hào)形式，也就是說(shuō)第 一行中的一、已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了，不可選，在我們繼續(xù)輸入文字后，Word 的”自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)”就會(huì)直接影響著文檔的排版效果。如何去除？用Ctrl+Z就可發(fā)揮作用了。我們?cè)谳斎胍?、基本情況敲回車后，順手按一下Ctrl+Z，切都 0K 了，第一行還是原來(lái) 的樣子，一點(diǎn)也

7、沒(méi)變。其原因是Word 系統(tǒng)中有”自動(dòng)更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。比如我們輸入 1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用 并敲回車后，系統(tǒng)自動(dòng)做了 兩個(gè)動(dòng)作，一是換到下一行，二是自動(dòng)將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號(hào)的形式。Ctrl+Z 的作用是撤消上一個(gè)操作，恢復(fù)到以前的某一步。我們按了一下 Ctrl+Z ，剛好取消了第二個(gè) 動(dòng)作，系統(tǒng)只做一個(gè)動(dòng)作，而沒(méi)有做自動(dòng)編號(hào)，所以在此以后的動(dòng)作中，系統(tǒng)不再使用 自動(dòng)編號(hào)功能下的 自動(dòng)更正 （ 即自動(dòng)更正為自動(dòng)編號(hào)形式 ），你可以按你的需要編制 段落標(biāo)題號(hào)了。 六、用表格-標(biāo)題行重復(fù)功能，實(shí)現(xiàn)在每一頁(yè)上都能打印行標(biāo)題、且 做到自動(dòng)滿頁(yè)顯示在 Word 中文字編排

8、時(shí)難以實(shí)現(xiàn)每一頁(yè)上都重復(fù)打印一個(gè)行標(biāo)題， 如果采用表格功能， 設(shè)置不好，最后一頁(yè)是有多少行打多少行，也沒(méi)有標(biāo)題，不能實(shí)現(xiàn)滿頁(yè)打印。如果你用 一下 Word 中的”表格-標(biāo)題行重復(fù)”，就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。方法：先復(fù)制 Excel 表至 Word 中用粘貼功能，再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分，點(diǎn)擊表格- 重復(fù)標(biāo)題行 就完成了。試一下，在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁(yè)，是不是自動(dòng) 滿頁(yè)顯示？此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中，你需要在Word 表格中連續(xù)輸入需要每頁(yè)有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁(yè)需要滿頁(yè)顯時(shí)就起作用了。七、巧用替換功能，刪除 Word 文檔多余的空行有時(shí)候需要?jiǎng)h除 Wo

9、rd 文檔中有許多空行（如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過(guò)來(lái)的純文本形式的法規(guī)文件），一行一行的刪除費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這時(shí)我們可用”替換功能來(lái)輕松解決（在 WPS刪除空是很方便的 ） ，方法如下。打開(kāi)編輯-替換，把光標(biāo)定位在 查找內(nèi)容 輸入框中，單擊 高級(jí)按鈕，選擇 特 殊字符中的段落標(biāo)記（P）兩次，在輸入框中會(huì)顯示APAP，然后在”替換為”輸入框中 用上面的方法插入一個(gè)”段落標(biāo)記（P）（ 個(gè)AP），再按下”全部替換按鈕。這樣多余的 空行就會(huì)被刪除，如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉，可再重復(fù)一下就可以了，如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁(yè)文章時(shí)還會(huì)出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格，那你就試一下在查找中的AP加個(gè)空格，再加上AP，替換為AP，那么從

10、網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高 不下問(wèn)題就自然解決了。此時(shí)如果上面的方法去不了空行， 那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記， 是自動(dòng)換行 （ 頁(yè) 面行末顯示的符號(hào)是”?”），還是手動(dòng)換行（頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是J”），前面去空行的 是自動(dòng)換行符。對(duì)文件中手動(dòng)換行符 （Shift+ 回車） 形成的空行，在替換時(shí)需要選擇特殊字符中的”人工換行（L）兩次，即用A|A|替換成Al,空行便可去除。總之用替換 的方法來(lái)刪除空行時(shí)，要靈活對(duì)待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊。八、 利用 插入 - 對(duì)齊方式 -頁(yè)碼- 內(nèi)側(cè) 功能，讓文稿正反的頁(yè)碼能在正確位置打印在打印審計(jì)報(bào)告或其他文件需要正反打印時(shí)，我們會(huì)

11、先將1.3.5.7.9.頁(yè)碼先編在右側(cè)，先打這幾頁(yè)，然后再對(duì)反面的2.4.6.8.10.頁(yè)的頁(yè)編排在左側(cè)，再進(jìn)行打印，這樣打 印后頁(yè)碼就自然對(duì)映，如果搞錯(cuò)了，那就要浪費(fèi)紙張了。不過(guò)你采用插入-對(duì)齊方式-頁(yè)碼-內(nèi)側(cè)”功能后，只要在打印界面上先打1.3.5.7.9.頁(yè)，然后將紙反過(guò)來(lái)再打2.4.6.8.10.頁(yè)，這樣處理后頁(yè)碼自然對(duì)齊了。九、 解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符問(wèn)題在你正常輸入文本時(shí)首先確定首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，你在 段落- 縮進(jìn)與間距 - 特殊格 式中確定需要首行縮進(jìn)兩個(gè)字符， 段落- 縮進(jìn)與間距 - 度量值有時(shí)會(huì)顯示厘米，這樣 就無(wú)法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少。如何處理?先選擇區(qū)域，再選擇

12、一下字體 宋體，再選擇段落 - 縮進(jìn)與間距 - 特殊格式 - 首行縮進(jìn) ，再選擇 度量值 便會(huì)出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符 了，點(diǎn)擊一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。十、利用圖片處理工具，巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證， 其取證的隱蔽性較好， 在審計(jì)中發(fā) 現(xiàn)的問(wèn)題未最后確定時(shí)，往往不為被審計(jì)單位察覺(jué) （ 過(guò)去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)對(duì)原始資料折疊復(fù)印 容易被發(fā)現(xiàn)），但其后續(xù)圖片處理不太方便，用 Acdsee 還是用 Photoshp,是需要花一定時(shí)間學(xué)習(xí)的。其實(shí) Office2000 中就有很實(shí)用的圖片處理軟件 Microsoft Photo Editor ，結(jié) 合 Wor

13、d,你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟件，對(duì) 0ffice2000進(jìn)行安全安裝，即在進(jìn)入按裝程序-添加或刪除功能-在Microsoft Office 下拉菜單中選擇 從本機(jī)運(yùn)行全部程序 - 開(kāi)始更新 ,這以后你機(jī)器上就安裝了 Microsoft Photo Editor;第二步打開(kāi)全部圖片，然后一張一張的”裁切-復(fù)制-打開(kāi) Word 文檔-粘貼”，第三步在 Word 中從工具中打開(kāi)”圖片”格式，對(duì)每張圖片的大小、對(duì)比度、 黑白等調(diào)整一下,盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁(yè)或幾頁(yè)上,然后對(duì)需作為審計(jì) 證據(jù)的圖片一次性打印出來(lái),這一方面節(jié)約了紙張,另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子

14、 文檔。十一、給 Word 文件配備 Excel 文件，便于審計(jì)文件資料查找與匯集我們?cè)谟?Word 編輯文件時(shí)，需要用 Excel 文件編一些表格資料，如果將編寫(xiě)審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等Excel 表格文件整合到一個(gè) Word 中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理,不必在打印好 Word 后再到 Excel 中去查找所打印 文件對(duì)應(yīng)的 Excel 文件了。方法：光標(biāo)移至己打開(kāi)的 Word 文件的最后，打開(kāi)”插入- 對(duì)象- 由文件創(chuàng)建 ,在文件名 右側(cè)瀏覽選擇你需要插入的文件,然后在 顯示為 圖標(biāo)上打勾就行了。這時(shí)文檔中出現(xiàn)了一個(gè)圖標(biāo),雙擊即打開(kāi)了該Excel 文件,注意此文件己成為 Word 文件的附件，保存了Word 文件即保存了 Excel 文件。同理在 Excel 中也可加載上一些 Word 文件?？紤]打印 Word 文件時(shí)會(huì)將 Excel 文件圖標(biāo)打印出來(lái)，此時(shí) 可先刪除這個(gè)圖標(biāo)，進(jìn)行Word 文件的打印，然后用Ctrl+Z，撤銷剛才