會計檔案管理制度k

1、1 / 24新奧集團(tuán)會計檔案管理制度1總則1.1為加強(qiáng)集團(tuán)會計檔案的管理， 促進(jìn)集團(tuán)整體會計基礎(chǔ)工作管理水平 的不斷提高，實現(xiàn)會計檔案管理工作規(guī)范化、制度化、統(tǒng)一化，確保 集團(tuán)會計資料的安全完整、妥善保管、查閱方便、存放有序，制定本 制度。1.2本制度依據(jù)國家會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理辦法、 會計檔案管理 辦法并結(jié)合集團(tuán)公司的實際情況制訂。1.3本制度適用于集團(tuán)公司及各成員企業(yè)。2釋義2.1涵義 會計檔案是會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計資料以及財務(wù) 管理過程中相關(guān)資料的總稱，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和 證據(jù)2.2會計檔案種類和內(nèi)容2.2.1按照內(nèi)容分類（1）會計憑證類：原始憑證，記帳憑

2、證，匯總憑證，其他會計憑 證。2 / 24（2）會計帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔 助帳簿，其他會計帳簿。（3）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、 附表、附注及文字說明，查帳報告、驗資報告，其他財務(wù)報告。（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、票據(jù)，存儲 財務(wù)資料的光盤、磁盤、磁帶，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清 冊，會計檔案銷毀清冊等其他應(yīng)保存的會計核算與管理資料，以及合 同、章程、董事會紀(jì)要等與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文 件資料。2.2.2按照保管期限分類會計檔案分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。

3、各種會計檔案保管期限從年度終了后的第 一天算起。2.2.3按管理主體分類 分為集團(tuán)公司統(tǒng)一保管和本企業(yè)自行保管兩類。2.2.4按照密級分類3 / 24分為秘密、機(jī)密、絕密三類。（1）秘密函指在一定時期內(nèi)所有財務(wù)資料。（2）機(jī)密指涉及的內(nèi)容在一定時期內(nèi)不能為眾多人所知，如果泄 露將給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成一定影響和損失的財務(wù)資料。（3）絕密指涉及的內(nèi)容在一定的時期內(nèi)只能為相關(guān)的少數(shù)人所知， 如果泄露將給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營造成嚴(yán)重影響和損失的財務(wù)資料。3日常管理3.1各成員企業(yè)的財務(wù)部門具體負(fù)責(zé)本企業(yè)會計檔案的整理、 保管、歸 檔的日常管理工作。各成員企業(yè)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人為會計檔案管理的第 一負(fù)責(zé)人，并應(yīng)指派

4、專人管理會計檔案。 出納人員不得兼管會計檔案3.2各企業(yè)財務(wù)人員必須于次月將應(yīng)歸檔的會計憑證移交會計檔案管 理人員統(tǒng)一管理；于次年一季度將其他會計檔案資料移交會計檔案管 理人員統(tǒng)一管理。3.3負(fù)責(zé)檔案管理的財務(wù)人員根據(jù)檔案管理的要求負(fù)責(zé)日常會計檔案 的整理、登記造冊、保管工作，督促各會計人員將所形成的會計資料 移交管理人員集中保管。3.4移交的會計檔案資料應(yīng)符合會計資料整理要求。4 / 244建檔標(biāo)準(zhǔn)4.1會計憑證4.1.1會計憑證在裝訂前，要分類整理、按標(biāo)號順序排列，檢查憑證各 項內(nèi)容是否齊全、憑證順序號有無顛倒、記帳憑證附件是否齊全，取出金屬物，按每本3厘米左右的厚度確定本冊所匯總的憑證張

5、數(shù)、順 序排列。憑證前面要附有本冊記帳憑證的憑證匯總表。4.1.2裝訂憑證采取“ 三針引線法” 裝訂，實行三眼一線打結(jié)，憑證封 皮采用牛皮紙統(tǒng)一印制。4.1.3憑證裝訂完畢，確定本月裝訂憑證的冊數(shù)，按憑證前后順序，在 每冊憑證封面上填寫憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、本月裝訂憑證 冊數(shù)、本冊是第幾冊。會計主管人員和裝訂人員在裝訂成冊的憑證封 皮上簽章。4.1.4會計憑證歸檔應(yīng)做到平整美觀，封面項目填寫齊全，字跡工整， 由經(jīng)辦人簽字，加蓋騎縫章（財務(wù)專用章）。4.2會計帳簿4.2.1會計年度終了時，在帳簿裝訂前，根據(jù)總帳核對明細(xì)帳是否齊全， 核對5 / 24所啟用帳戶的帳頁數(shù)是否齊全、序號排列是否

6、連續(xù)?；铐搸げ颈?留已用過的帳頁，編寫序號，去除空白頁，撤掉帳夾，用牛皮紙做封 面、封底，裝訂成冊。多欄式、三欄式、數(shù)量金額式活頁帳不允許混 裝，應(yīng)按照同類業(yè)務(wù)、同類帳頁分類裝訂。422采用電算化核算的單位，帳簿打印統(tǒng)一采用190mmX265mm的打印紙。年度終了，將總帳、明細(xì)帳打印裝訂。打印的帳簿根據(jù)實際情 況設(shè)定橫向或縱向打印，保證內(nèi)容齊全完整。4.2.3各種帳簿的帳簿啟用登記表要格式規(guī)范、 欄目填寫齊全、 手續(xù)完 備。裝訂的會計帳簿應(yīng)保持平整、整齊、牢固，不得有折角、缺角、 錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋騎縫章。 帳簿的封面上填寫好帳目的種類，編好卷號，會計主管人員

7、和裝訂人 員簽章。4.3會計報表會計報表統(tǒng)一采用B5、B4的打印紙打印或填制，對每個月的會 計報表，檢查報表種類是否齊全、內(nèi)容是否完整，分清月報、季報、 年度報表。按單位6 / 24將全年的會計報表整理整齊后，用牛皮紙做封面封底，進(jìn)行裝訂，封面內(nèi)容填寫齊全，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)主管、編報人簽 字蓋章，加蓋騎縫章。4.4其他會計資料除上述會計憑證、賬簿、報表外，企業(yè)的稅務(wù)資料、審計報告、 驗資報告、評估報告及合并、注銷、清算報告等資料應(yīng)分別單位、資 料的種類，單獨(dú)建檔保存。5會計檔案的歸檔5.1歸檔時間與程序集團(tuán)公司本部所在地企業(yè)的會計資料在會計年度終了后，暫由各 企業(yè)財務(wù)部門保管一年。第二年第二季度

8、，各財務(wù)部門按照歸檔的要 求，對企業(yè)會計檔案整理編號，編制會計檔案移交清冊（附件7）， 將會計檔案移交集團(tuán)公司檔案管理部門集中保管。交接雙方應(yīng)當(dāng)按照 移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在移交清冊上簽名或蓋章。會計檔案移交清冊一式二份，經(jīng)雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人員核對無誤后， 交接雙方7 / 24經(jīng)辦人各持一份。外埠企業(yè)會計檔案，由各企業(yè)自行保管。5.2移交本單位檔案管理部門保管的會計檔案，原則上應(yīng)保持原冊裝 封，如個別需要拆封重新整理時，應(yīng)會同檔案形成企業(yè)財務(wù)部經(jīng)辦人 共同拆封整理裝訂成冊，以分清責(zé)任。5.3會計檔案按集團(tuán)公司檔案分類規(guī)則進(jìn)行分類，會計憑證為01、會 計帳簿為02、財務(wù)報告為03、其他會計資料為04。5.4會計憑證按形成時間的先后順序立卷歸檔， 并以年度相區(qū)分， 卷號 從001-999號。5.5會計帳簿按總帳、 銀行存款日記帳、 現(xiàn)金日記帳、明細(xì)分類帳