東方通信公司合同訂單管理

1、范圍適用于采購(gòu)部在與供應(yīng)商采購(gòu)合同商務(wù)談判、編制采購(gòu)合 同，向公司的法律部合同管理人員申請(qǐng)合同號(hào)，采購(gòu)訂單下達(dá)和合同關(guān)閉的全過(guò)程控制目標(biāo)確保雙方對(duì)于合同的各個(gè)細(xì)節(jié)條款的理解一致，避免應(yīng)合同的理解不同而引起的糾紛在談判的過(guò)程中掌握談判的主動(dòng)權(quán)，盡量避免違反我公司事前確定的基本談判策略和采購(gòu)價(jià)格底線，保護(hù)公司的利益保證采購(gòu)合同經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)膶徍?，降低合同簽訂不?dāng)帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)保證采購(gòu)合同在簽訂之前以經(jīng)過(guò)各有關(guān)部門的認(rèn)可，降低合同不當(dāng)引致執(zhí)行后帶來(lái)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)合同的統(tǒng)一管理有助于加強(qiáng)合同跟蹤管理降低在公司合同管理人員監(jiān)管之外訂立合同給公司帶來(lái)的 法律風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)結(jié)束合同，降低未能取得合同所有應(yīng)享有權(quán)利的風(fēng)

2、險(xiǎn)避免質(zhì)保期內(nèi)貨物未及時(shí)處理所造成的損失確保訂單同框架協(xié)議和長(zhǎng)期合同保持一致，降低合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)確保訂單在各項(xiàng)形式上符合合同和協(xié)議以及法律規(guī)定，降低訂單法律風(fēng)險(xiǎn)主要控制點(diǎn)合同商務(wù)談判談判前擬制談判工作計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審核；談判組需充分分析已掌握的信息，制定談判預(yù)案報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審核；必要時(shí)報(bào)物流副總裁審核談判中對(duì)方提由的條件與預(yù)案有重要差異時(shí)，需要相關(guān)部門審核談判基本結(jié)束擬定的談判報(bào)告須報(bào)采購(gòu)經(jīng)理與物流副總裁審核合同的編制與審核采購(gòu)經(jīng)理在合同簽訂之前應(yīng)在本部門內(nèi)組織專業(yè)人員進(jìn)行評(píng)審，由采購(gòu)經(jīng)理決定是否需要其他相關(guān)部門的人員協(xié)助進(jìn)行評(píng)審采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)評(píng)審記錄確定評(píng)審是否通過(guò)如評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同的基本條款

3、與標(biāo)準(zhǔn)合同范本不一致，采購(gòu)經(jīng)理將合同交法律部進(jìn)行審核超過(guò)采購(gòu)經(jīng)理權(quán)限的上報(bào)物流副總裁作由決定通過(guò)采購(gòu)經(jīng)理和物流副總裁審核的應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行審閱合同號(hào)申請(qǐng)采購(gòu)員填寫的合同號(hào)申請(qǐng)表應(yīng)上報(bào)采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行審核是否真實(shí)完整合同的關(guān)閉采購(gòu)人員定期檢查合同，確定質(zhì)保條款是否將要到期采購(gòu)員對(duì)接近質(zhì)保期的貨物檢查是否仍有庫(kù)存，對(duì)庫(kù)存的貨物請(qǐng)質(zhì)量部再次質(zhì)檢訂單下達(dá)采購(gòu)員編制的訂單應(yīng)上報(bào)采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行審閱，由指定的人員簽字認(rèn)可特定政策重要合同談判預(yù)案的保密性應(yīng)由采購(gòu)總經(jīng)理進(jìn)行確認(rèn)，并根據(jù)級(jí)別分類下發(fā)談判小組組員采購(gòu)部總經(jīng)理必須為商務(wù)談判組長(zhǎng)設(shè)置權(quán)限，談判組長(zhǎng)僅在權(quán)限內(nèi)有談判權(quán)在采購(gòu)合同評(píng)審記錄文件上簽字的相關(guān)部門人員也

4、對(duì)采購(gòu)合同負(fù)責(zé)，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任采購(gòu)員認(rèn)為可以關(guān)閉的合同必須得到采購(gòu)經(jīng)理的批準(zhǔn)，所有的采購(gòu)文檔存檔對(duì)一些特殊產(chǎn)品，應(yīng)在合同條款上規(guī)定合同關(guān)閉的條件與期 限，以及相應(yīng)的質(zhì)保條款。采購(gòu)員依據(jù)合同簽訂制度，根據(jù)合同簽署級(jí)別，由相應(yīng)人員簽訂合同，談判組組長(zhǎng)或具體采購(gòu)人員負(fù)責(zé)小簽。若需其他人代簽，必須由正規(guī)書面授權(quán)書授權(quán)并作為附件附 在合同之后。對(duì)框架合同的合同號(hào)經(jīng)申請(qǐng)確認(rèn)后，合同項(xiàng)下每個(gè)定單號(hào)可每周直接由采購(gòu)員確認(rèn)后交由合同號(hào)管理人員存檔。對(duì)合同號(hào)的申請(qǐng)采購(gòu)部總經(jīng)理不在時(shí)可授權(quán)采購(gòu)部經(jīng)理確 認(rèn)。涉及部門采購(gòu)部財(cái)務(wù)部總裁辦質(zhì)量部物資管理部 流程說(shuō)明合同商務(wù)談判流程步驟涉及部門步驟說(shuō)明系統(tǒng)操作11采購(gòu)部采

5、購(gòu)員，采 購(gòu)總經(jīng)理擬制談判工作計(jì)劃，交采購(gòu)部總經(jīng)理審核2采購(gòu)總經(jīng)理采購(gòu)部總經(jīng)理對(duì)談判工作計(jì)劃進(jìn)行審核1.1采購(gòu)部采購(gòu) 員同意，則繼續(xù)判斷是否需要其他部門人員參與談判1.1.1采購(gòu)部總經(jīng) 理需要，則米購(gòu)部總經(jīng)理向其他相關(guān)部門提出人員需求標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)部門其他相關(guān)部門選派人員參與1.1.2采購(gòu)部采購(gòu) 員不需要?jiǎng)t成立談判組2.1采購(gòu)部采購(gòu) 員，采購(gòu)總 經(jīng)理不同意則說(shuō)明如何修正返回米購(gòu)員修改3采購(gòu)部總經(jīng) 理采購(gòu)部總經(jīng)理組織成立談判小組，并任命談判組組長(zhǎng)4談判組談判組組長(zhǎng)召集談判組成員開(kāi)會(huì)以確定分工5談判組，采 購(gòu)總經(jīng)理談判組查詢供應(yīng)商相關(guān)資料與信息，制定談判預(yù)案交米購(gòu)部總經(jīng)理審核6采購(gòu)部總經(jīng) 理采購(gòu)員米購(gòu)部

6、總經(jīng)理對(duì)談判預(yù)案進(jìn)行審核，是否同意3.1采購(gòu)部總經(jīng) 理同意，繼續(xù)判斷是否需要物流副總裁審核1.3.1采購(gòu)部采購(gòu) 員，物流副 總裁需要，則送物流副總裁審核，物流副總裁審核是否同意采購(gòu)部采購(gòu)員，物流副同意，則繼續(xù)總裁物流副總 載，談判組不同意，則說(shuō)明修正意見(jiàn)返回談判組修改1.3.2采購(gòu)部采購(gòu) 員不需要，則繼續(xù)4.1物流副總 載，談判組不同意，則說(shuō)明修正意見(jiàn)返回談判組修改7談判組長(zhǎng)和 組員談判組組長(zhǎng)將談判預(yù)案分發(fā)給談判組成員， 談判組成員分 頭進(jìn)行談判的準(zhǔn)備工作， 準(zhǔn)備完畢后，談判組成員開(kāi)會(huì)確 定談判策略8談判組長(zhǎng)和 組員談判小組按標(biāo)準(zhǔn)合同條款進(jìn)行談判，并每天進(jìn)行小結(jié)，組長(zhǎng)根據(jù)當(dāng)前的情況安排下一步的

7、談判工作9談判組長(zhǎng)談判小組組長(zhǎng)根據(jù)小結(jié)判斷是否與預(yù)案有重要差異5.1談判組長(zhǎng)有，則繼續(xù)判斷是否需要其他部門審核1.5.1談判組長(zhǎng)， 采購(gòu)部采購(gòu) 員和采購(gòu)總 經(jīng)理是，則談判組長(zhǎng)根據(jù)不同問(wèn)題， 將談判情況小結(jié)遞交相關(guān)部門，要求提出建議反饋給采購(gòu)部采購(gòu)員，談判小組匯總各部門反饋情況，提交采購(gòu)部采購(gòu)員總經(jīng)理審核1.5.2談判組長(zhǎng)和 采購(gòu)部總經(jīng) 理否則提交采購(gòu)部總經(jīng)理審核6.1談判組長(zhǎng)若與預(yù)案沒(méi)有重要差異，則轉(zhuǎn)到1210采購(gòu)部總經(jīng) 理米購(gòu)部總經(jīng)理進(jìn)行審核，是否可以接受7.1采購(gòu)部總經(jīng) 理，談判組可以接受，則談判小組繼續(xù)判斷是否需要物流副總裁審核1.7.1談判組和物 流副總裁需要，則交物流副總裁判斷是否同

8、意物流副總裁 和談判組同意，則轉(zhuǎn)到12物流副總裁 和談判組不同意，判斷是否繼續(xù)談1.7.1.1談判組是，則轉(zhuǎn)到91.7.1.2采購(gòu)部采購(gòu) 員否則結(jié)束談判，由米購(gòu)部米購(gòu)員通知供應(yīng)商并修改供應(yīng)商 檔案1.7.2談判組不需要，則轉(zhuǎn)到128.1談判組不可接受則判斷是否繼續(xù)談1.8.1談判組繼續(xù)談，則轉(zhuǎn)到91.8.2采購(gòu)部采購(gòu) 員否則結(jié)束談判，由米購(gòu)部米購(gòu)員通知供應(yīng)商并修改供應(yīng)商 檔案11采購(gòu)部總經(jīng) 理和談判組談判小組匯總談判結(jié)果擬制談判報(bào)告，送采購(gòu)部總經(jīng)理審核12采購(gòu)部總經(jīng) 理采購(gòu)部總經(jīng)理進(jìn)行審核，是否同意9.1采購(gòu)部總經(jīng) 理和物流副 總裁同意，送物流副總裁進(jìn)行審核10.1物流副總裁 和談判組否則返回

9、談判小組重新擬制報(bào)告13物流副總裁物流副總裁進(jìn)行審核，是否同意11.1物流副總裁 和談判組同意，則談判小組匯總談判記錄，草簽合同或框架協(xié)議， 轉(zhuǎn)合同編制與審核流程12.1物流副總裁 和談判組否則轉(zhuǎn)到12合同的編制與審核流程步驟涉及部門步驟說(shuō)明系統(tǒng)操作2采購(gòu)部采購(gòu) 員米購(gòu)員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)合同編制米購(gòu)合同，轉(zhuǎn)合同號(hào)申請(qǐng)流程3采購(gòu)部采購(gòu) 員接合同號(hào)申請(qǐng)流程，判斷是否后其他附屬文件，采購(gòu) 員準(zhǔn)備相關(guān)的文件4采購(gòu)部采購(gòu) 員判斷是否需要召集相關(guān)部門人員進(jìn)行共同評(píng)審4.1采購(gòu)部總經(jīng) 理是，采購(gòu)部總經(jīng)理向各相關(guān)部門提交人員需求標(biāo)準(zhǔn)4.1.1各相關(guān)部門各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)委派人員參加評(píng)審4.2采購(gòu)部采購(gòu) 員否

10、則，繼續(xù)5采購(gòu)部總經(jīng) 理米購(gòu)部總經(jīng)理主持召開(kāi)評(píng)審會(huì)（主要為技術(shù)、質(zhì)量和交貨期 等）6采購(gòu)部經(jīng)理評(píng)審是否通過(guò)6.1采購(gòu)部經(jīng)理通過(guò)，判斷是否在權(quán)限內(nèi)6.1.1采購(gòu)部經(jīng)理在權(quán)限內(nèi)，則轉(zhuǎn)到 86.1.2物流副總裁不在則交物流副總裁審批6.2采購(gòu)部經(jīng)理 和米購(gòu)員不通過(guò)，則說(shuō)明修正意見(jiàn)返回采購(gòu)員修改7物流副總裁物流副總裁進(jìn)行審批，是否通過(guò)7.1物流副總裁通過(guò)，則轉(zhuǎn)到87.2物流副總裁 和米購(gòu)部米 購(gòu)員否則說(shuō)明修正意見(jiàn)返回采購(gòu)員修改8采購(gòu)部采購(gòu) 員和商務(wù)管 理員提交商務(wù)管理員審閱9采購(gòu)部商務(wù) 管理員主管人員判斷合同條款是否與標(biāo)準(zhǔn)合同一致9.1采購(gòu)部商務(wù) 管理員一致，則通過(guò)米購(gòu)合同9.2采購(gòu)部商務(wù) 管理員和采

11、 購(gòu)支持經(jīng)理否則，報(bào)米購(gòu)支持經(jīng)理進(jìn)行審核，是否同意9.2.1采購(gòu)部采購(gòu) 支持經(jīng)理同意，則通過(guò)采購(gòu)合同9.2.2采購(gòu)部采購(gòu) 支持經(jīng)理不同意，則說(shuō)明意見(jiàn)及影響，送物流副總裁審批10采購(gòu)部總經(jīng) 理和財(cái)務(wù)經(jīng) 理采購(gòu)部總經(jīng)理將合同及合同評(píng)審表交財(cái)務(wù)經(jīng)理審核11務(wù)部和采購(gòu) 部采購(gòu)部員財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行審核，將合同審批表送回采購(gòu)部采購(gòu)員12采購(gòu)部采購(gòu) 員，財(cái)務(wù)部采購(gòu)員依據(jù)合同簽訂制度，根據(jù)合同簽署級(jí)別，由相應(yīng)人員 簽訂合同，采購(gòu)部采購(gòu)員、財(cái)務(wù)部和供應(yīng)商各一份合同號(hào)申請(qǐng)流程步驟涉及部門步驟說(shuō)明系統(tǒng)操作1采購(gòu)部采購(gòu) 員采購(gòu)人員填寫合同號(hào)申請(qǐng)表，送采購(gòu)部總經(jīng)理審核2采購(gòu)部經(jīng)理采購(gòu)部總經(jīng)理進(jìn)行審核合同號(hào)申請(qǐng)表，判斷是否符

12、合 填寫要求2. 1采購(gòu)部經(jīng)理通過(guò)，則采購(gòu)部總經(jīng)理簽字確認(rèn)2. 2采購(gòu)部經(jīng)理否則說(shuō)明原因，返回修改3采購(gòu)部采購(gòu)員米購(gòu)員將簽字過(guò)的申請(qǐng)表交合同號(hào)管理員4采購(gòu)部合同 號(hào)管理員合同號(hào)管理員根據(jù)合同編號(hào)規(guī)則，查閱合同號(hào)登記表，編制 合同編號(hào)，填寫合同號(hào)欄，并存檔4. 1采購(gòu)部合同 號(hào)管理員合同號(hào)管理員登記更新合同號(hào)領(lǐng)用登記表，并存檔4. 2采購(gòu)部合同 號(hào)管理員合同號(hào)管理員將完成的合同號(hào)申請(qǐng)表復(fù)印件抄送米購(gòu)部總 經(jīng)理5采購(gòu)部采購(gòu) 員采購(gòu)部人員將完成的合同號(hào)申請(qǐng)表復(fù)印件存檔，并編制合 同，轉(zhuǎn)合同的編制與審核流程合同關(guān)閉流程步驟涉及部門步驟說(shuō)明系統(tǒng)操作1采購(gòu)部采購(gòu) 員采購(gòu)人員按合同質(zhì)保條款檢查是否將要到期1

13、3.1采購(gòu)部采購(gòu) 員將要到期，則繼續(xù)14.1采購(gòu)部采購(gòu) 員否則過(guò)一段時(shí)間后重新檢查2采購(gòu)部采購(gòu) 員米購(gòu)員和倉(cāng)庫(kù)管理員檢查與核對(duì)合同貨物是否有庫(kù)存15.1物資管理部/庫(kù)存，則與質(zhì)量部聯(lián)系對(duì)庫(kù)存貨物重新進(jìn)行質(zhì)檢，轉(zhuǎn)生產(chǎn) 材料入庫(kù)檢驗(yàn)流程16.1物資管理部沒(méi)有，則結(jié)束3質(zhì)量部接生產(chǎn)材料入庫(kù)檢驗(yàn)流程，判斷是否合格17.1采購(gòu)部采購(gòu) 員合格，則結(jié)束18.1采購(gòu)部采購(gòu) 員不合格，則聯(lián)系供應(yīng)商按合同規(guī)定的質(zhì)保條款處理進(jìn)行返修4采購(gòu)部采購(gòu) 員檢查所有的質(zhì)量返修記錄5采購(gòu)部采購(gòu) 員與供應(yīng)商協(xié)商確定檢修貨物的質(zhì)保延期，結(jié)束訂單下達(dá)流程步驟涉及部門步驟說(shuō)明系統(tǒng)操作1采購(gòu)部采購(gòu) 員米購(gòu)員根據(jù)米購(gòu)計(jì)劃查詢供應(yīng)商檔案，選

14、擇供應(yīng)商2采購(gòu)部采購(gòu)員采購(gòu)員按照已簽署的長(zhǎng)期合同或框架協(xié)議，確認(rèn)各種條款， 并填寫訂單交采購(gòu)部經(jīng)理審核3采購(gòu)部經(jīng)理采購(gòu)部經(jīng)理審核是否通過(guò)3. 1采購(gòu)部經(jīng)理通過(guò)，則根據(jù)權(quán)限與規(guī)定由指定人員在訂單上簽字3. 2采購(gòu)部經(jīng)理否則說(shuō)明修正意見(jiàn)，返回修改4采購(gòu)部采購(gòu)員米購(gòu)員將訂單一式二份送米購(gòu)部、財(cái)務(wù)部和供應(yīng)商5財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)人員根據(jù)訂單和長(zhǎng)期合同或框架協(xié)議準(zhǔn)備付款 計(jì)劃，轉(zhuǎn)付款流程19.1采購(gòu)部采購(gòu) 員采購(gòu)部將訂單存檔20.1采購(gòu)部采購(gòu) 員供應(yīng)商根據(jù)訂單發(fā)貨6采購(gòu)部采購(gòu) 員米購(gòu)員判斷該訂單是否需要對(duì)制造過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控21.1采購(gòu)部采購(gòu) 員需要，則轉(zhuǎn)供應(yīng)商制造過(guò)程監(jiān)控流程22.1采購(gòu)部采購(gòu) 員否則繼續(xù)7采

15、購(gòu)部采購(gòu) 員訂單執(zhí)行完畢，送合同管理員存檔備案，并判斷是否為不需 要入庫(kù)的生產(chǎn)性固定資產(chǎn)23.1采購(gòu)部采購(gòu) 員如果為固定資產(chǎn),接固定資產(chǎn)收貨流程24.1采購(gòu)部采購(gòu) 員否則接入庫(kù)流程主要涉及文件文件名稱編制部門主要內(nèi)容1.談判工作計(jì)劃采購(gòu)部商務(wù)談判的工作計(jì)劃2.談判預(yù)案采購(gòu)部商務(wù)談判的預(yù)案3.談判記錄采購(gòu)部商務(wù)談判的記錄4.談判情況小結(jié)采購(gòu)部商務(wù)談判的情況小結(jié)5.談判報(bào)告采購(gòu)部商務(wù)談判結(jié)束后的談判報(bào)告6.合同及框架協(xié)議采購(gòu)部商務(wù)談判的合同及框架協(xié)議7.采購(gòu)合同及附屬文件采購(gòu)部采購(gòu)合同及相應(yīng)的附屬文件8.采購(gòu)合同評(píng)審記錄采購(gòu)部采購(gòu)合同的評(píng)審記錄9.合同審批表采購(gòu)部合同的審批表10.合同號(hào)申請(qǐng)表采購(gòu)

16、部合同號(hào)的申請(qǐng)表11.合同號(hào)登記表采購(gòu)部合同號(hào)的登記表12.訂單采購(gòu)部采購(gòu)訂單填表說(shuō)明談判工作計(jì)劃步驟步驟說(shuō)明1.采購(gòu)員擬制采購(gòu)工作計(jì)劃2.采購(gòu)部總經(jīng)理進(jìn)行審批談判預(yù)案步驟步驟說(shuō)明1.談判組查詢供應(yīng)商的相關(guān)信息，制定談判預(yù)案2.采購(gòu)部總經(jīng)理進(jìn)行審核3.物流副總裁進(jìn)行審核談判記錄步驟步驟說(shuō)明1.談判小組成員對(duì)談判過(guò)程進(jìn)行記錄，包括技術(shù)與商務(wù)談判情況小結(jié)步驟步驟說(shuō)明1.談判小組每日填寫談判情況小結(jié)談判報(bào)告步驟步驟說(shuō)明1.談判結(jié)束后談判小組匯總談判情況小結(jié)，并結(jié)合談判結(jié)果，擬制談判報(bào)告2.采購(gòu)部總經(jīng)理進(jìn)行審核3.物流副總裁進(jìn)行審核合同及框架協(xié)議步驟步驟說(shuō)明1.談判小組對(duì)通過(guò)審核的合同,匯總商務(wù)談判記

17、錄，與供應(yīng)商草簽合同及框架協(xié)議采購(gòu)合同及附屬文件步驟步驟說(shuō)明1.米購(gòu)員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)合同文本編制合同,如果有其他附屬文件則一起編寫2.米購(gòu)部總經(jīng)理組織評(píng)審，如果權(quán)限不夠交物流副總裁審批3.法律部門對(duì)合同進(jìn)行審核4.財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核5.米購(gòu)部根據(jù)合同簽訂制度，由相應(yīng)人員與供應(yīng)商簽訂合同采購(gòu)合同評(píng)審記錄步驟步驟說(shuō)明1.采購(gòu)部總經(jīng)理對(duì)合同組織評(píng)審，評(píng)審?fù)戤吅缶幹撇少?gòu)合同評(píng)審記錄合同審批表步驟步驟說(shuō)明1.采購(gòu)員填寫合同審批表2.采購(gòu)部總經(jīng)理和物流副總裁根據(jù)權(quán)限審批3.法律部門進(jìn)行審批4.財(cái)務(wù)部進(jìn)行審批合同號(hào)申請(qǐng)表步驟步驟說(shuō)明1.采購(gòu)人員填寫合同號(hào)申請(qǐng)表2.采購(gòu)部總經(jīng)理審核3.合同號(hào)管理員填寫合同號(hào)合同號(hào)登記表步驟步驟說(shuō)明1.合同號(hào)管理員根據(jù)合同編號(hào)規(guī)則進(jìn)行登記更新訂單步驟步驟說(shuō)明1.采購(gòu)員根據(jù)各項(xiàng)條款填寫訂單2.采購(gòu)部經(jīng)理審閱職責(zé)分工文件編號(hào)夕禰品滕粉編制部門編制人員提交部門提交時(shí)限提父頻率談對(duì)中傳慘T采購(gòu)部采購(gòu)員總經(jīng)理4不定時(shí)談判預(yù)案采購(gòu)部談判組成員總經(jīng)理物流副總