某公司的辦公室6S(PPT 34頁(yè))

1、6S作業(yè) 學(xué)校：柳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 班級(jí)：*數(shù)控設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)班 姓名：覃智文 學(xué)號(hào)：* 日期：2012年12月10日海信公司的辦公室6S6S的起源 6S起源于日本,是對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理，是日本企業(yè)獨(dú)特的一種管理方法。 1955年，日本的5S的宣傳口號(hào)為“安全始于整理，終于整頓”。當(dāng)時(shí)只推行了前兩個(gè)S，其目的僅為了確保作業(yè)空間和安全。后因生產(chǎn)和品質(zhì)控制的需要而又逐步提出了3S，也就是清掃、清潔、修養(yǎng)，從而使5S的應(yīng)用空間及適用范圍進(jìn)一步拓展，到了1986年，日本的5S的著作逐漸問世，從而對(duì)當(dāng)時(shí)的整個(gè)現(xiàn)場(chǎng)管理模式起到了沖擊的作用，并由此掀起了5S管理的熱潮。

2、 辦公室是企業(yè)管理人員的工作活動(dòng)場(chǎng)所，也是客戶、員工留下的第一印象的地方，辦公室的6S水平如何，直接影響到企業(yè)的形象。中心的各級(jí)管理人員按標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、程序化、系統(tǒng)化工作方式管理各種物品及文件資料，及時(shí)準(zhǔn)確地按工作內(nèi)容，工作程序分類定置，使與及時(shí)處理各種信息，提高工作效率。目錄 一、辦公室6S的八大原則 二、文件夾管理標(biāo)識(shí)方法 三、其他管理對(duì)象1.共獨(dú)明確共：公共使用； 獨(dú)：個(gè)人使用；公共使用的放在所有人都方便去拿地方，個(gè)人專用的放在他的附近。一、辦公室6S的八大原則2、公私分明在區(qū)域規(guī)劃：業(yè)務(wù)功能區(qū)域識(shí)別分明，辦公區(qū)和會(huì)客區(qū)、休息區(qū)最好能夠區(qū)分。物品方面：區(qū)分是公司用品還是私人用品。公司的

3、放在明顯處，私人物品放在不明顯處，有抽屜的話，公司用品放在上層，私人物品放在下層。在座位上，還要設(shè)置姓名標(biāo)牌等用于識(shí)別。一、辦公室6S的八大原則3、柜架標(biāo)識(shí)文件柜、放置物品的柜架要標(biāo)識(shí)清楚所放物品的類別、名稱以及管理責(zé)任人等，必要時(shí)設(shè)定最大最小庫(kù)存、安全庫(kù)存等內(nèi)容。文件柜左上角貼柜子編號(hào)、名稱、部門及責(zé)任人；柜門內(nèi)貼上柜內(nèi)文件/物品位置對(duì)應(yīng)圖；文件柜內(nèi)分層分類，用分隔線和標(biāo)貼進(jìn)行分區(qū)。一、辦公室6S的八大原則 1.文件架要有定置圖，張貼與柜做門側(cè)偏上，并按圖分類擺放。 2.資料架可直接在隔框上粘貼分類標(biāo)簽，標(biāo)簽不能超出隔框?qū)挾?。?biāo)簽打印字統(tǒng)一黑體。 3.資料架可直接分類標(biāo)簽上標(biāo)注物品名稱，如表

4、格、報(bào)表、單據(jù)、雜志、報(bào)紙等。 4.1.5米以上的資料柜柜頂禁止放任何物品，柜后、柜底無(wú)雜物，無(wú)衛(wèi)生死角；低柜臺(tái)臺(tái)面只能擺放規(guī)定物品。 5文件柜（架）內(nèi)文件資料夾要分類標(biāo)識(shí)。 4、資料分類文件資料要分類整理放置，通過行跡管理等方法，使文件拿走了能夠馬上發(fā)現(xiàn)。：行跡管理是指一、辦公室6S的八大原則 5、桌面整理 桌面允許放置的物品（較長(zhǎng)時(shí)間離開時(shí)）： 文件夾（盒）； 電話機(jī)（傳真機(jī)）； 文具盒（筆筒）； 電腦； 水杯； 臺(tái)歷。 桌面文件夾需明確文件夾處理狀態(tài)（待處理、處理中、已處理）。一、辦公室6S的八大原則6、抽屜物品抽屜的整理、整頓：不要的或不應(yīng)該放在抽屜內(nèi)的物品清除；抽屜內(nèi)物品要分類，做分

5、類標(biāo)示；辦公用品放置有序；個(gè)人用品放置在底層；有措施防止物品來(lái)回滑動(dòng)。一、辦公室6S的八大原則7、墻面張貼在墻上隨意張貼的做法必須糾正公告盡量使用看板方式一、辦公室6S的八大原則8、公告管理公告欄規(guī)劃要美觀大方，明確管理責(zé)任人，發(fā)布的信息要明確張貼期限。對(duì)人員的出缺勤、人員動(dòng)向、工作計(jì)劃/實(shí)績(jī)等內(nèi)容盡量要揭示出來(lái)，提高工作效率和管理透明度。一、辦公室6S的八大原則 1 、外部標(biāo)識(shí) 側(cè)面標(biāo)識(shí)要素： 文件夾序號(hào)； 文件夾名稱； 文件夾管理部門； 文件夾管理責(zé)任人。 正面標(biāo)識(shí)： 正面標(biāo)識(shí)一般可省略； 在側(cè)面無(wú)法標(biāo)識(shí)可將上面內(nèi)容標(biāo)識(shí)在正面。1文件名稱 部門 管理人 二、文件夾標(biāo)識(shí)方法 2、扉頁(yè)索引 在

6、文件夾的扉頁(yè)（或文件盒的表面）標(biāo)明該文件夾中收集的文件種類，便于分類查找。二、文件夾標(biāo)識(shí)方法 3 、內(nèi)部分頁(yè)紙 在同一文件夾中用分頁(yè)紙將不同的文件（資料）分開便于文件管理及尋找。二、文件夾標(biāo)識(shí)方法 4 、文件夾標(biāo)識(shí)注意事項(xiàng) 統(tǒng)一規(guī)格及字體，用電腦打印； 對(duì)厚薄不一的文件夾，標(biāo)識(shí)長(zhǎng)度要一致； 若將文件夾放入文件盒，文件盒也應(yīng)有對(duì)應(yīng)標(biāo)識(shí)； 側(cè)面標(biāo)簽加上斜線或三角是一個(gè)很好的管理方法（目視化管理）。二、文件夾標(biāo)識(shí)方法四. 其他管理對(duì)象 1 、茶具、水杯的定點(diǎn)放置 設(shè)立飲水區(qū)，將茶具，水杯定點(diǎn)放置，讓員工在飲水區(qū)內(nèi)飲水是一個(gè)好的辦法。如果將水杯放在臺(tái)面，也不要用畫框線的辦法來(lái)定位，那樣很不美觀，可以采

7、用其他方法，如用杯墊的形式。 2 、廢紙簍、垃圾桶、清潔用具的定位、標(biāo)識(shí) 辦公區(qū)廢紙簍、垃圾桶、清潔用具的定位不一定要求畫定位線，但放置的位置一定要合理。四. 其他管理對(duì)象 3、辦公用品的標(biāo)識(shí)四. 其他管理對(duì)象 不利于6S的問題：個(gè)人辦公桌內(nèi)辦公用品太多，使用過程中浪費(fèi)大（沒有用完就過期或作廢）；辦公用品重復(fù)庫(kù)存多（公司、部門、班組、個(gè)人層層庫(kù)存）；辦公用品品種繁多，購(gòu)買的隨意性大。辦公用品控制途徑：盡可能控制個(gè)人持有量；盡可能讓辦公用品發(fā)揮最大的功效；最大限度的減少辦公用品的品種；最大限度的減少辦公用品庫(kù)存；6S管理之 文件 6S 文件6S的目的 1.文件的共享和有效利用 2.減少尋找文件的

8、時(shí)間，提高工作效率 3.辦公室空間的有效利用 4.辦公環(huán)境的改善 5.提高辦公效率辦公室文件資料6S的基本原則 1.文件不重復(fù)保管：一種文件只在一個(gè)位置保管 2.對(duì)原件實(shí)施管理：不隨意復(fù)印或使用復(fù)印件 3.分類歸檔管理：不要是文件私有化 4.文件統(tǒng)一規(guī)格：原則上統(tǒng)一為A4紙 5.簡(jiǎn)化報(bào)告文件：原則上報(bào)告限定在12張A4紙 6.文件去放方便：能夠快速的取出保管文件一.整理：留下有必要保管的文件 明確哪一類文件需要，哪一類文件不需要。無(wú)效和不需要的文件及時(shí)清理。明確廢棄基準(zhǔn)是必要的。（1）使用之后廢棄（2）保管后廢棄（3）保管、保存后廢棄二.整頓：將文件分門別類，歸入文件夾，文件架，并做好標(biāo)識(shí) 1

9、.使用合適的文件夾 2.在文件夾的封面，側(cè)面上注明類別名稱，保管擔(dān)當(dāng)，保管期限 3.在首頁(yè)建立目錄表，必要時(shí)每一類設(shè)一張分頁(yè)紙，便于迅速尋找 4.設(shè)置專門的文件柜存放文件三.清掃：維護(hù)文件的狀態(tài) 對(duì)歸檔的文件，特別是中長(zhǎng)期保管的文件和文件柜，要定期進(jìn)行清洗維護(hù)。對(duì)經(jīng)常使用的文件也要進(jìn)行必要的維護(hù)，損壞或遺失的文件要進(jìn)行及時(shí)的修補(bǔ)，發(fā)行新的版本，要及時(shí)回收銷毀舊版本。定期清掃清潔，特別注明做好防潮、防蟲等工作。僅具有參考價(jià)值的資料，要特別注明；文件增加變更時(shí)，要及時(shí)更改目錄索引。四.清潔：專人管理，責(zé)任分明 決定文件管理責(zé)任人，并將責(zé)任人名字明確標(biāo)識(shí)在文件柜或文件夾上。一般的，以安排經(jīng)常使用此文檔的員工承擔(dān)清潔維護(hù)的責(zé)任較好，防塵、防潮防蛀，定期修補(bǔ)維護(hù)。五.素養(yǎng)：養(yǎng)成好的習(xí)慣 時(shí)時(shí)要求員工能很好的維護(hù)文件的6S狀