辦公室工作手冊(cè)資料

1、XIAMEN UNIVERSITY OF TECHNOLOGY學(xué)生自律委員會(huì)辦公室章程(2015/04/11)廈門(mén)理工學(xué)院學(xué)生自律委員會(huì)辦公室2015年4月目錄總則03第一章機(jī)構(gòu)設(shè)置03第二章辦公室職能04廈門(mén)理工學(xué)院學(xué)生自律委員會(huì)辦公室章程總則第一條 廈門(mén)理工學(xué)院學(xué)生自律委員會(huì)辦公室是在廈門(mén)理工學(xué)院學(xué)生自律委員 會(huì)的直接領(lǐng)導(dǎo)下以 “服務(wù)學(xué)校、服務(wù)同學(xué)、 服務(wù)自我”為宗旨 ，遵從“自我管理、 自我教育”的理念， 崇尚“自立自強(qiáng)”的精神 ，立足于學(xué)校公寓區(qū)建設(shè)，以維護(hù) 學(xué)生公寓區(qū)安全與穩(wěn)定、促進(jìn)學(xué)生公寓區(qū)文明與和諧為目標(biāo)的部門(mén)。第二條 本部門(mén)的基本任務(wù)（一）貫徹施行廈門(mén)理工學(xué)院學(xué)生自律委員會(huì)“服

2、務(wù)學(xué)校、服務(wù)同學(xué)、服務(wù)自 我”的宗旨。（二）做好主任團(tuán)與各部門(mén)之間的銜接紐帶作用（三）定期清點(diǎn)自律會(huì)財(cái)務(wù)，及時(shí)上報(bào)（四）每學(xué)期做好自律會(huì)所有資料的更新本部門(mén)一切活動(dòng)以中華人民共和國(guó)憲法為最高行為準(zhǔn)則，以廈門(mén)理工學(xué)院 各項(xiàng)規(guī)章制度為日常行為規(guī)范， 遵守中華全國(guó)學(xué)生聯(lián)合會(huì)章程、 廈門(mén)理工學(xué)院學(xué) 生委員會(huì)章程，承認(rèn)廈門(mén)理工學(xué)院學(xué)生委員會(huì)辦公室章程。第一章 機(jī)構(gòu)設(shè)置第三條 辦公室下設(shè)部長(zhǎng) 1 名，副部長(zhǎng) 2 名 秘書(shū)組組長(zhǎng) 1 名，秘書(shū)組副組長(zhǎng) 1 名，數(shù)據(jù)組組長(zhǎng)一名，策劃組組長(zhǎng)一名，財(cái)務(wù)組組長(zhǎng)一名第四條 各機(jī)構(gòu)職能一、部長(zhǎng)：（一）部長(zhǎng)全面主持部?jī)?nèi)日常工作，對(duì)外代表本部參加各種相關(guān)會(huì)議， 發(fā)布大會(huì) 的

3、精神，行使部長(zhǎng)的職權(quán)。（二）部長(zhǎng)有權(quán)召開(kāi)并主持干事會(huì)議，傳達(dá)上級(jí)精神，下達(dá)有關(guān)指示。（三）部長(zhǎng)有權(quán)組織、策劃、開(kāi)展本部門(mén)各項(xiàng)活動(dòng)。（四）部長(zhǎng)必須遵守自律會(huì)章程，服從安排，維護(hù)自律會(huì)團(tuán)結(jié)。（五）部長(zhǎng)必須起到良好的帶頭及監(jiān)督作用，使本部門(mén)保持良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)。（六）對(duì)本部門(mén)的干事人選進(jìn)行推薦和考核，經(jīng)委員會(huì)辦公室討論通過(guò)后任用；（七）負(fù)責(zé)制定每次活動(dòng)的具體工作計(jì)劃及總結(jié)，報(bào)指導(dǎo)老師審批后送交委員會(huì) 辦公室備案；（八）加強(qiáng)與其他部門(mén)的聯(lián)系，本部門(mén)開(kāi)展工作時(shí)，可通過(guò)主任、副主任取得與 其他部門(mén)的協(xié)作，促進(jìn)內(nèi)部交流。二、副部長(zhǎng)（2）（一）配合部長(zhǎng)進(jìn)行部門(mén)日常工作，幫助部長(zhǎng)完善部門(mén)。（二）做好與分管小組的任

4、務(wù)（三）做好本部工作的交流及上下級(jí)工作意見(jiàn)的交流。三、分組1、秘書(shū)組：統(tǒng)籌各部門(mén)考勤及部長(zhǎng)考勤，考勤表制作部門(mén)檔案的分類(lèi)整理負(fù)責(zé)部門(mén)以及部長(zhǎng)例會(huì)的記錄工作秘書(shū)組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)通知重大事項(xiàng)的通知2、策劃組：部門(mén)活動(dòng)的策劃及撰寫(xiě)自律會(huì)大型活動(dòng)的主要負(fù)責(zé)者3、數(shù)據(jù)組：文明宿舍數(shù)據(jù)錄入和整理各部門(mén)數(shù)據(jù)整理4、財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)自律會(huì)活動(dòng)的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)辦公室內(nèi)部財(cái)務(wù)整理自律會(huì)賬目的記錄第二章辦公室職能第五條1. 做好自律會(huì)全體成員資料備案（成員無(wú)課表、個(gè)人詳細(xì)資料等）（詳見(jiàn)附件1）2. 負(fù)責(zé)自律會(huì)全體成員的考勤考核工作，負(fù)責(zé)做好每周部長(zhǎng)例會(huì)的會(huì)議紀(jì)錄和本部門(mén)的會(huì)議記錄，負(fù)責(zé)收集各部門(mén)例會(huì)后會(huì)議紀(jì)要表（詳見(jiàn)附件2）3.

5、參與自律會(huì)全體成員大會(huì)的籌備工作，并做好大會(huì)會(huì)議紀(jì)要。（詳見(jiàn)附件3）4. 重大活動(dòng)的通知、地點(diǎn)安排。（詳見(jiàn)附件 4）5. 收集各部工作計(jì)劃、工作總結(jié)以及自律會(huì)的文件處理、存檔及整理工作。（詳 見(jiàn)附件5）6. 負(fù)責(zé)組織對(duì)文明宿舍檢查、常規(guī)衛(wèi)生檢查、安全檢查等各項(xiàng)數(shù)據(jù)的整理和匯 總工作。（詳見(jiàn)附件6）7. 合理安排本部門(mén)成員進(jìn)行校自律會(huì)辦公室的值班工作。（詳見(jiàn)附件7,可參考附件1）8. 合理安排自律會(huì)主任團(tuán)、各部長(zhǎng)（副部）進(jìn)行公寓服務(wù)中心辦公室的值班工 作；（詳見(jiàn)附件1）9. 負(fù)責(zé)自律會(huì)所需物品的采購(gòu)及自律會(huì)財(cái)務(wù)支出賬目記錄。（詳見(jiàn)附件8），嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度，負(fù)責(zé)自律會(huì)財(cái)務(wù)登記與管理，負(fù)責(zé)自律會(huì)各

6、類(lèi)物品的保管及分配，并對(duì)各部活動(dòng)及活動(dòng)中使用記錄備案（詳見(jiàn)附件9）。10. 定期組織開(kāi)展廈門(mén)理工學(xué)院學(xué)生自律委員會(huì)章程的編寫(xiě)與修訂；11. 負(fù)責(zé)記錄自律會(huì)開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)情況，并實(shí)時(shí)向主任團(tuán)反映；12. 協(xié)助主任團(tuán)與其他部門(mén)完成各項(xiàng)活動(dòng)；附件1成員無(wú)課表、個(gè)人詳細(xì)資料（一）無(wú)課表收集及安排在學(xué)期之初，辦公室負(fù)責(zé) 收集好委員的無(wú)課表 并完成委員的排班和簽到表 的制作。1、在收集無(wú)課表之前，上傳無(wú)課表模板。提醒各委員以部門(mén)按固定時(shí)間上交無(wú) 課表，以及文件名的格式問(wèn)題（文件內(nèi)容 +部門(mén)/姓名）。（提醒各委員再三檢查，確認(rèn)無(wú)誤了發(fā)送，因?yàn)橹髸?huì)涉及到委員的排班。）在委員群上傳委員無(wú)課表。1、把各部門(mén)的委

7、員的無(wú)課表信息匯總到同一張無(wú)課表上，注意名字的間距，確保表格美觀。2、根據(jù)無(wú)課表進(jìn)行委員值班的排班，時(shí)間為上午 9 點(diǎn)到 11 點(diǎn)，下午 2 點(diǎn)到 4 點(diǎn)半，盡量上午或下午的班是一個(gè)人值，值班地點(diǎn)公寓辦 103。3、做好初版的委員排班表應(yīng)及時(shí)上傳委員群，征求意見(jiàn)，進(jìn)行第二次的排班修 改。4、修改后，再次上傳，最終無(wú)意見(jiàn)或者協(xié)調(diào)后，最終確定排班。5、根據(jù)委員的排班， 制作排班簽到表， 信息應(yīng)包含姓名、 電話、簽到、備注等， 打印排班簽到表，及時(shí)交到值班室。（二） 成 員信息收集：1、在學(xué)期之初，辦公室負(fù)責(zé) 成員的信息收集和更新 。2、在第一學(xué)期，上傳信息收集模板，收集新一屆委員的信息。提醒各委員

8、以部 門(mén)為單位按固定時(shí)間上交信息表，并注意格式問(wèn)題（見(jiàn)上文）3、委員信息表包括新委員的詳細(xì)信息，有具體模板可參考，信息包括部門(mén)，姓 名，學(xué)院，聯(lián)系電話，QQ,電話等。4、收齊各部門(mén)委員的信息表后， 匯總各部門(mén)的委員信息于一張表上， 匯總好后， 上傳到委員群上，再次確認(rèn)信息的正確性，再多次修改，最終定版，上傳最 終版本的信息表。5、各自律會(huì)成員信息，按部門(mén)編輯好后，發(fā)送給辦公室進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)數(shù)據(jù) 錯(cuò)誤，最終存檔。6、在第二學(xué)期。通知各委員，若信息有改動(dòng)，按固定時(shí)間發(fā)送新信息給辦公室， 進(jìn)行委員信息的更新和各部門(mén)的成員信息的更新，上傳新的委員信息表，存 檔成員的新信息。附件 2、考核考勤工作 各

9、部門(mén)會(huì)議考勤匯總表及部長(zhǎng)會(huì)議考勤表按月匯總上傳給主任團(tuán) （一）簽到表和請(qǐng)假條的收集匯總1、收紙質(zhì)簽到表及請(qǐng)假條：（ 1）關(guān)于各部門(mén)例會(huì)和部長(zhǎng)例會(huì)的簽到表、 請(qǐng)假條全部每周都會(huì)放在相應(yīng)的文件夾里面。 周五之前確認(rèn) 請(qǐng)假條 和 簽到表 ，可以看下意見(jiàn)箱，沒(méi)有的話聯(lián)系各部部長(zhǎng)。（ 2）各個(gè)部門(mén)的請(qǐng)假條需附有分管主任和部門(mén)部長(zhǎng)的簽名才可生效。若不及時(shí)提交請(qǐng)單，視為缺勤。缺勤達(dá)三次以上（含三次）的成員，將建議勸其退會(huì)。2、制作并匯總電子考勤表：（ 1）部長(zhǎng)例會(huì)的考勤一周交一次， 由做會(huì)議記錄的干事來(lái)做。 直接發(fā)到部長(zhǎng)及副部郵箱， 周六晚上之前上交。 （文件要加上姓名）（ 2）各部門(mén)例會(huì)的考勤雖然是一個(gè)月

10、做在一張excel 上面，但也需在周六中午前上交秘書(shū)組組長(zhǎng)，組長(zhǎng)把文件名編輯統(tǒng)一格式，做成壓縮包，周六斷網(wǎng)前發(fā)給部長(zhǎng)或者副部。 每個(gè)月末，需做一份月末匯總表，匯總資料來(lái)源于當(dāng)月各個(gè)部門(mén)考勤情況的電子。（二）電子考勤表的具體制作excel 表（一個(gè)月做在一張上，內(nèi)含多個(gè)工作表，打開(kāi)后左下角點(diǎn)擊可切換工 作表，一般只含考勤匯總工作表和缺席、遲到、請(qǐng)假工作表）1、關(guān)于模板的應(yīng)用 需要修改的地方如：文件名，考勤工作表標(biāo)題（左下角的工作表標(biāo)題也要 改,雙擊修改），左邊輸入名單（行數(shù)不夠的話，右鍵左邊抬頭數(shù)字 -插入）， 缺席、遲到、請(qǐng)假工作表的標(biāo)題（左下角工作表也要改） 、日期。2、具體操作：（1）考勤

11、匯總工作表： 三種情況：“/ （有簽字的），“請(qǐng)假”,“缺席”; 統(tǒng)計(jì)請(qǐng)假，缺席，遲到人數(shù)（ 2）缺席、遲到、請(qǐng)假表情況匯總工作表： （部長(zhǎng)例會(huì)還有早退情況記錄欄） 有就填寫(xiě)相關(guān)信息，請(qǐng)假原因可以查詢請(qǐng)假單（記得催請(qǐng)假單）； 沒(méi)有就填“無(wú)”3、格式：（ 1）對(duì)齊居中所有的文字（選中區(qū)域，右鍵 -設(shè)置單元格格式 -對(duì)齊-水平對(duì)齊 和垂直對(duì)齊都選擇居中） 。（2）單元格日期需切換格式（選中區(qū)域，右鍵 -設(shè)置單元格格式 -數(shù)字-日期）（3）數(shù)字出現(xiàn)亂碼（選中區(qū)域，右鍵 -設(shè)置單元格格式 -數(shù)字-文本）（ 4）合并單元格（右鍵按住不放拖動(dòng)選中區(qū)域 -設(shè)置單元格格式 -對(duì)齊 -合并單 元格打鉤，一般請(qǐng)假

12、原因需要合并單元格）(5) 標(biāo)題：Excel里面標(biāo)題(兩份工作表)都是 某某月份+部門(mén)名稱+考勤匯總 / 某某月份部門(mén)名稱請(qǐng)假、缺席、遲到匯總(6) 字體：標(biāo)題excel: 18宋體加粗居中 word:大二宋體 加粗居中抬頭excel: 12宋體 加粗 居中 word:四號(hào) 宋體 加粗 居中( 7)每次做完表格打開(kāi) 文件 - 打印預(yù)覽，檢查表格是否能夠被完整打印出來(lái)。( 8)發(fā)文件時(shí)要根據(jù)文件內(nèi)容重命名，需加上自己的姓名。4、部長(zhǎng)例會(huì)的組織及記錄:( 1 )辦公室負(fù)責(zé)部長(zhǎng)例會(huì)召開(kāi)的時(shí)間地點(diǎn)的通知。( 2)辦公室干事負(fù)責(zé)記錄部長(zhǎng)例會(huì)會(huì)議內(nèi)容，具體人員由辦公室部長(zhǎng)指定。( 3)在會(huì)議召開(kāi)之前辦公室

13、準(zhǔn)備考勤簽到表，確認(rèn)到場(chǎng)人數(shù)，并了解會(huì)議的 請(qǐng)假情況。( 4)會(huì)議結(jié)束后，制作部長(zhǎng)會(huì)議電子版考勤表，記錄考勤情況。( 5)特殊情況:通知一定要確保每個(gè)人都收到回復(fù)，若無(wú)回復(fù)，需打電話告 知對(duì)方是否召開(kāi)例會(huì)。( 6)開(kāi)部長(zhǎng)例會(huì)之前，辦公室需先核對(duì)與會(huì)人員全部到齊，若沒(méi)到齊，需打 電話立馬通知。附件 3、全體成員大會(huì)的籌備1 、會(huì)前兩周寫(xiě)出大會(huì)策劃書(shū)初稿，經(jīng)主任團(tuán)審核修改后定稿2、會(huì)前一周購(gòu)買(mǎi)大會(huì)所用榮譽(yù)證書(shū)，筆和文件夾，打印榮譽(yù)證書(shū)及流程表3、準(zhǔn)備好榮譽(yù)證書(shū)并找老師蓋章4、確認(rèn)到場(chǎng)嘉賓并制作好銘牌，會(huì)前一小時(shí)找老師確認(rèn)擺放方式5、通知大會(huì)參與人員具體時(shí)間地點(diǎn)和注意事項(xiàng)6、會(huì)前買(mǎi)好會(huì)場(chǎng)所需物品7、

14、維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)大會(huì)秩序8、大會(huì)會(huì)議記錄9、會(huì)議結(jié)束后現(xiàn)場(chǎng)清理以及總結(jié)附件 4、重大活動(dòng)的通知、地點(diǎn)安排(一)通知1、通知的前提是記錄聯(lián)系方式。2、通知格式：開(kāi)頭表明身份，表明通知的目的，中間內(nèi)容應(yīng)言簡(jiǎn)意賅（應(yīng)包括 時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事情、希望達(dá)到一個(gè)什么效果），闡述有條理，可列點(diǎn) 闡述，結(jié)尾通常是：收到，請(qǐng)回復(fù)。）3、若收件人無(wú)法按照短信通知參與活動(dòng)，應(yīng)提醒其與分管主任請(qǐng)假或活動(dòng)相關(guān) 負(fù)責(zé)人請(qǐng)假（詳見(jiàn)附件 2）（二）地點(diǎn)安排1、地點(diǎn)安排 主要是教室申請(qǐng)問(wèn)題2、教務(wù)系統(tǒng)申請(qǐng)教室 _調(diào)時(shí)間選定教室 _預(yù)約教室 （ 填寫(xiě)信息 ）_ 審核 （ 約半天時(shí) 間）_打印申請(qǐng)單 _負(fù)責(zé)人簽字（主任團(tuán)或者負(fù)責(zé)老師）

15、_交到電教室 （ 提前半 天）。3、通知相關(guān)負(fù)責(zé)人，教室地點(diǎn)及時(shí)間。附件 5、文檔整理及存檔1、由部長(zhǎng)或副部收齊電子版工作計(jì)劃以及工作總結(jié)打包整理后統(tǒng)一發(fā)給主任 團(tuán)并存檔2、收之前規(guī)定好文檔格式3、自律會(huì)所有需要整理備用的檔案都由辦公室負(fù)責(zé)4、檔案要分類(lèi)整理、不同部門(mén)，不同活動(dòng)，不同種類(lèi)要一目了然5、電子檔文件部長(zhǎng)副部也要備份認(rèn)真整理以備用 附件 6、文明宿舍數(shù)據(jù)錄入1、每周三沒(méi)課的干事帶電腦及 U 盤(pán)于辦公室進(jìn)行文明宿舍的數(shù)據(jù)錄入。2、錄入數(shù)據(jù)要細(xì)心謹(jǐn)慎，反復(fù)檢查，避免最后匯總出現(xiàn)錯(cuò)誤。3、由數(shù)據(jù)組將所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)整合并且存檔。4、數(shù)據(jù)組組長(zhǎng)將原始數(shù)據(jù)和匯總數(shù)據(jù)發(fā)給部長(zhǎng)和副部。5、由部長(zhǎng)

16、將所有數(shù)據(jù)發(fā)給老師。附件 7、辦公室的值班工作（一）值班安排1、在學(xué)期之初，辦公室需收齊本部門(mén)的 無(wú)課表 ，才能進(jìn)行三期辦公室 102 的值班安排。2、需收齊各委員無(wú)課表，再安排委員于公寓辦進(jìn)行值班工作。2、在收集無(wú)課表之前，上傳無(wú)課表模板。提醒各干事按固定時(shí)間上交無(wú)課表， 以及文件名的格式問(wèn)題 （文件內(nèi)容 +姓名），（提醒各干事再三檢查， 確認(rèn)無(wú)誤 了發(fā)送，因?yàn)橹髸?huì)涉及到無(wú)課表的排班。 ）3、把各干事的無(wú)課表信息匯總到同一張無(wú)課表上，注意名字的間距，確保表格 美觀。根據(jù)無(wú)課表進(jìn)行辦公室值班的 排班，時(shí)間為中午 12點(diǎn) 45分到 13點(diǎn) 45 分，晚上 19點(diǎn)到 20 點(diǎn)，值班地點(diǎn)是三期辦公

17、室 102。4、做好初版的辦公室值班表應(yīng)及時(shí)上傳部門(mén)群，征求意見(jiàn)，進(jìn)行第二次的值班 修改。5、修改后，再次上傳，最終無(wú)意見(jiàn)或者協(xié)調(diào)后，最終確定值班。6、根據(jù)辦公室的排班，制作排班簽到表，信息應(yīng)包含姓名、電話、簽到、備注 等，打印值班表和值班簽到表，及時(shí)交到值班室。（二）值班工作：值班工作包括： 海報(bào)的申請(qǐng)審核， 三期各間辦公室鑰匙的管理。 值班應(yīng)做好鑰匙 的交接工作， 并填寫(xiě)值班簽到表和值班情況紀(jì)錄表。海報(bào)申請(qǐng)工作1、申請(qǐng)組織應(yīng)首先打印并填寫(xiě)好海報(bào)申請(qǐng)單，需附上組織負(fù)責(zé)人的簽名，方可 同意申請(qǐng)。2、審閱海報(bào)內(nèi)容是否健康，是否帶有商業(yè)廣告性質(zhì)，若內(nèi)容不健康或者帶有商 業(yè)廣告性質(zhì)的海報(bào)一律不給予粘

18、貼。3、審閱合格后，請(qǐng)申請(qǐng)人員填寫(xiě)海報(bào)登記表，內(nèi)容包括：活動(dòng)內(nèi)容、申請(qǐng)人、 申請(qǐng)組織、聯(lián)系方式（申請(qǐng)人） 、規(guī)格、申請(qǐng)時(shí)間。 活動(dòng)內(nèi)容：一般和海報(bào)內(nèi)容一樣規(guī) 格：一般兩種，一種是 ，一種是 3m*1.2m 申請(qǐng)時(shí)間：從粘貼之日起算三天，可續(xù)期，三次之后不續(xù)期；大型活動(dòng)可根 據(jù)具體情況調(diào)整時(shí)間。4、填寫(xiě)標(biāo)簽信息，粘貼在海報(bào)的右下角，證明海報(bào)審核通過(guò)，并讓申請(qǐng)者在海 報(bào)到齊后自行撕下。 并交代：“我們的標(biāo)簽只是證明海報(bào)粘貼的合法性， 不負(fù)責(zé)對(duì)海報(bào)的保管。5、粘貼海報(bào)， 注意不能覆蓋沒(méi)有過(guò)期的海報(bào)， 不能粘貼到海報(bào)欄之外的欄桿上6、注意：辦公室值班需穿戴整齊，不可穿涼鞋，背心等。 辦公室值班人員進(jìn)行值班工