辦公室管理制度

1、辦公室管理制度第一章總則一、為了加強辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責，使 內(nèi)務(wù)管理工作更加標準化、 制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況， 特制訂本制度。二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規(guī)定。三、切合公司實際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī) 范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依， 保證公司的辦公事務(wù)有效開展。四、辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責，簡化辦理流程， 做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標。第二章職責范圍一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬 主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項工作。二、負責辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書 的整理匯編、資料信息收集編撰等文字

2、工作。三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會 議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開展。四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提 供相應(yīng)的服務(wù)。五、負責公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護和改善，做好 來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指 令，及時做出整理，當好領(lǐng)導(dǎo)參謀。七、協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作， 如: 名片印制、收發(fā)傳真等。第三章工作規(guī)范一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言 語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行。二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規(guī)范開展 工作。第四章辦公室事務(wù)管

3、理一、文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的 職責范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。 本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部 一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的 延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管 理制度做以下規(guī)定。（一）文件管理制度第一條管理要點1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高 辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作 用。2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制 度文件、 外部傳真文件、 政策指導(dǎo)類文件、 各類合同文件等。3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一

4、 頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)； 正文部分寫明題目、 時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù) 編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等 由辦公室人員負責執(zhí)行。2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事 部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責起草和審核， 總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負 責起草， 行政人事部負責審核， 審核無誤后行政辦公室打印， 打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總

5、經(jīng)理蓋章，簽發(fā)4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好 相應(yīng)記錄。5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一 般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部 門主管。6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行 借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總 經(jīng)理批準后方可借閱。7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借 閱記錄并限期清退。8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整 理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一 小清，年終一大清。9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需 上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理

6、。第三條文件管理流程設(shè)計1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件T審查編號T審批、 簽發(fā)T打印文件T下發(fā)文件T文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存 檔清退文件存檔文件銷毀3、借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)t批準t借閱t清退文件存檔文件銷毀（二）文書管理制度第一條管理要點1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證 公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作 的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提 案意見、會議紀要、總結(jié)匯編） 、行政人事部發(fā)文文書（學(xué) 習資料、各類簡報） 、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他 有關(guān)公司的重大事

7、項文書資料。3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標 有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。4、根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定期對文書進行歸檔 整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規(guī)范1、根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開 文書，張貼公示學(xué)習。2、按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填 寫發(fā)文簿，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習文書，需附上學(xué)習進度表；閱讀者需認真學(xué)習并簽名備注。4、按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸 檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。5、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整

8、 理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。6、辦公室負責人為第一責任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦 公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原 因，則由辦公室負責承擔。7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。第三條流程設(shè)計起草文書T填寫發(fā)文簿T張貼T存檔T更新目錄T借閱T清退T審批T銷毀（三）檔案管理制度第一條管理要點1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更 科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提 高檔案管理質(zhì)量與效率。2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進行相 應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的

9、檔案文件柜保管。第二條制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數(shù) 齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順 序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔 結(jié)合，對照編目，列出清單。4、各部門需借閱相關(guān)檔案， 須由行政人事部主管簽字， 審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)， 特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔 案安全與完整。6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好 記錄。第三條流程設(shè)計根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案

10、T排序整理， 編制編目T存檔T借閱T清退二、辦公用品管理制度第一條管理要點1、為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程 序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作， 權(quán)責一致嚴格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終 查存統(tǒng)計”原則。4、辦公用品的采購，應(yīng)進行多方比較，保證性價比和 質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。第二條制度規(guī)范1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入 庫登記由行政辦公室全權(quán)負責。2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月27 號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需 求計劃和月末辦公用

11、品清算單中的物品實際庫存和用量，做 出采購計劃，經(jīng)部門主管批準，財務(wù)部簽字后方可采購。對 急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但必須經(jīng)部 門主管批準。3、根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登 記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記 錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補填。5、任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室，不得私 自挪用辦公用品。6、辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用 品。7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總 普查。8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證 出入庫等

12、量。第三條管理流程設(shè)計編制需求計劃表審批采購入庫登記發(fā)放編制需求計劃統(tǒng)計申購情況月末清算匯總出庫登記三、圖書管理制度第一條管理要點1、為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手 續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。2、圖書管理人員嚴格按照制度中規(guī)定準時到崗，服務(wù) 到位，保證借還流程有序進行。3、根據(jù)圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以 備員工查閱。第二條制度規(guī)范1、各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負 責采購圖書 1-2 次。3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登 記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。4、按照規(guī)定時間借閱圖書、

13、歸還圖書；借閱期滿，未 按時辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者，按照規(guī)定進行懲處。5、借書人員妥善保管好圖書， 不得在書中圈點、 畫線、 涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖 書者全額賠償。6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失， 查明原因，報部門主管，按指示行事。第三條管理流程設(shè)計1、申購流程：填寫申購單T審批T采購T圖書入庫登記2、借還流程：查閱圖書目錄卡t填寫借閱單t圖書卡 簽字-圖書借閱-續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單四、會議管理制度第一條管理要點1 、為了提高會議質(zhì)量， 促進有效溝通， 提高行動能力， 進而規(guī)范會議管理。2、根據(jù)公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要

14、 性。3 、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精， 講究高效原則。4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的 界限；提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會 議實效。5、按照制度規(guī)定，嚴格會議管理，參會人員準時參加 會議，并遵守會議紀律。6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。第二條制度規(guī)范1、收集會議議題， 根據(jù)選定的議題收集會上所需資料， 擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、會議主持人負責會議的召開并負責現(xiàn)場秩序的維護， 行政專員負責做好相應(yīng)的會議記錄。3、行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及 時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。4、按

15、照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資 料同步整理并歸檔。5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外 泄。如需查閱應(yīng)嚴格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條管理流程設(shè)計會前：確定議題、會上所需資料準備、通知T會中：積 極參與，做好會議記錄T會后：整理會議記錄T張貼T歸檔 整理五、清潔衛(wèi)生管理制度第一條 管理要點 1、為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達到相 應(yīng)潔凈標準。3、辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目 并不定時對衛(wèi)生進行保持與維護。第二條制度規(guī)范1、清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板

16、及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負 責衛(wèi)生檢查工作。3、清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責任制，辦公室管理人員負責管 理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當日值日生按時做好所有的 清潔，監(jiān)督者及時做好相應(yīng)的督察。4、由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進行維護，保證 地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。5、值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目，填寫清 潔衛(wèi)生值日表 ，監(jiān)督員認真核實，并填寫清潔衛(wèi)生監(jiān)督 表。6、未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。第三條流程設(shè)計安排清潔排班T完成清潔項目T填值日表T監(jiān)督檢查 -填寫監(jiān)督表T辦公室人員執(zhí)行維護T發(fā)現(xiàn)問題T執(zhí)行處 理六、日常事務(wù)管理

17、接待管理第一條來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī) 范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以 禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規(guī) 范。第三條接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉 上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條流程設(shè)計：接待來訪人員-詢問來意，需要找的人-通 知被訪者T引領(lǐng)會見T奉上茶水T送客f整理客人走后清 潔報刊收發(fā)整理 第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計 劃預(yù)算，負責辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共 閱覽資料架上，報紙

18、、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公 司或隨意撕剪，閱畢放回原位。第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。第四條報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。第五條流程設(shè)計：收發(fā)報刊T整理T放置資料架T定期清理（三）后勤管理第一條為了認真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動員工的 積極性和主動性，根據(jù)實際嚴格制度。第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理 工作。第三條 辦公室人員負責每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護，及時提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。第四條根據(jù)外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作 時間登記，如實填寫時間及外出事由。第五條辦公室人員每周進行一次外出工作時間統(tǒng)計，每兩周進 行一次考勤匯總統(tǒng)計，月末根據(jù)外出工作時間登記進行總的 考勤匯總。第六條流程設(shè)計：監(jiān)督T如實審核T匯總登記T報表（四）文化宣傳管理第一條