某公司采購(gòu)作業(yè)實(shí)施細(xì)則

1、制度名采購(gòu)作業(yè)實(shí)施細(xì)則電子文件編碼 頁碼6-1××公司采購(gòu)作業(yè)實(shí)施細(xì)則第一章 總則第一條 目的為使采購(gòu)作業(yè)有章可循，規(guī)范采購(gòu)作業(yè)事務(wù)，提高采購(gòu)成效，特制訂本細(xì)則。第二條 要求1.采購(gòu)對(duì)象：采購(gòu)前對(duì)廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報(bào)價(jià)水平、交貨期限、售后服務(wù)等作出評(píng)價(jià)，以供選擇時(shí)參考。2.價(jià)格質(zhì)量：以合理價(jià)格購(gòu)取較高品質(zhì)材料。3.時(shí)限：配合使用部門需要日及需要量，聯(lián)絡(luò)廠方即時(shí)供應(yīng)。第三條 采購(gòu)方式采購(gòu)部門應(yīng)視材料使用狀況、用量、采購(gòu)頻率、市場(chǎng)供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購(gòu)作業(yè)方式辦理采購(gòu)作業(yè)。1.定期合同采購(gòu)：對(duì)于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市

2、場(chǎng)價(jià)穩(wěn)定的材料，可選用本方式辦理。2.特約廠商采購(gòu)：對(duì)于用量、費(fèi)用不太高的單項(xiàng)材料，可簡(jiǎn)化采購(gòu)作業(yè)，由采購(gòu)部門擇定特約廠商，介紹使用部門徑向該廠洽購(gòu)。但在付款前應(yīng)送采購(gòu)部門審核，不高于市價(jià)時(shí)予以付款。3.一般采購(gòu)：不適用于前述采購(gòu)方式者可按本方式采購(gòu)，程序如下：采購(gòu)部門按請(qǐng)購(gòu)部門提出的請(qǐng)購(gòu)單，逐筆詢價(jià)、議價(jià)，并了解交易條件后訂購(gòu)。第四條 采購(gòu)期限1.采購(gòu)部門應(yīng)按照請(qǐng)購(gòu)部門提出的“需要日”辦理采購(gòu)。為達(dá)簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購(gòu)作業(yè)實(shí)施細(xì)則電子文件編碼GLWA143頁碼6-2到這一要求，掌握適當(dāng)采購(gòu)時(shí)機(jī)，采購(gòu)部門應(yīng)召集有關(guān)部門按材料特性、采購(gòu)地區(qū)及市場(chǎng)供需狀況等擬訂各項(xiàng)材料采購(gòu)作業(yè)處理期限，呈總

3、經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施。原則上應(yīng)以供貨合約擬明的交貨期限為準(zhǔn)，加計(jì)請(qǐng)購(gòu)呈批及驗(yàn)收所需時(shí)間。2.原訂采購(gòu)作業(yè)處理期限變更時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)專函報(bào)告具體原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)單位，以利于存量管制及適時(shí)提出請(qǐng)購(gòu)。第五條 核批權(quán)限特約廠家采購(gòu)項(xiàng)目由總經(jīng)理核批，涉及資金超過××元呈總經(jīng)理核批。第二章 供應(yīng)廠商第六條 各項(xiàng)材料的供應(yīng)商至少應(yīng)有3家，各家背景及交易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)廠商資料卡”存檔備用。對(duì)于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，采購(gòu)部門應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報(bào)送主管部門擬訂開發(fā)計(jì)劃。第七條 新供應(yīng)商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會(huì)同采購(gòu)人員實(shí)地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制

4、供應(yīng)廠商資料卡呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。第八條 對(duì)于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時(shí)由采購(gòu)部門以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)管理部門復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知對(duì)方。第三章 采購(gòu)作業(yè)第九條 詢價(jià)作業(yè)1.采購(gòu)部門收件人員收到“請(qǐng)購(gòu)單”或“外購(gòu)單”時(shí)，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購(gòu)經(jīng)辦人員辦理詢價(jià)作業(yè)。2.各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到“請(qǐng)購(gòu)單”或“外購(gòu)單”，應(yīng)先判斷請(qǐng)購(gòu)材料品名、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應(yīng)廠商報(bào)價(jià)。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購(gòu)作業(yè)實(shí)施細(xì)則電子文件編碼GLWA143頁碼6-3對(duì)于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，說明欠詳”等字樣后退請(qǐng)購(gòu)部門修訂。3.

5、詢價(jià)程序(1)由采購(gòu)經(jīng)辦人員參考過去采購(gòu)記錄或供應(yīng)廠商資料擬定至少三家詢價(jià)對(duì)象，獨(dú)家代理、原廠牌零配件無法替代等并報(bào)經(jīng)主管核準(zhǔn)者除外，并填記在“請(qǐng)購(gòu)單”上。(2)對(duì)于加工合同采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)要求廠商填具“成本分析表”連同報(bào)價(jià)單一并送來，作為議價(jià)參考。(3)采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)時(shí)，應(yīng)將詢價(jià)截止日期填注于“請(qǐng)購(gòu)單”內(nèi)以便通知供應(yīng)廠商。(4)采購(gòu)經(jīng)辦人員于通知廠商報(bào)價(jià)后，應(yīng)緊跟催進(jìn)度。4.詢價(jià)完成后，采購(gòu)助理人員應(yīng)將詢價(jià)、報(bào)價(jià)的全部資料整理報(bào)送采購(gòu)經(jīng)辦人員，據(jù)以議價(jià)。5.若報(bào)價(jià)材料規(guī)格較復(fù)雜或與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不盡相同，采購(gòu)助理人員可將全部資料填制“采購(gòu)事務(wù)征詢單”，連同有關(guān)報(bào)價(jià)資料送請(qǐng)購(gòu)部門簽注意見。簽注

6、完成后送交采購(gòu)經(jīng)辦人員按請(qǐng)購(gòu)部門意見處理，必要時(shí)重新詢價(jià)。第十條 議價(jià)作業(yè)1.采購(gòu)經(jīng)辦人員收到不需會(huì)簽或已會(huì)簽完成的詢、報(bào)價(jià)資料時(shí)，應(yīng)結(jié)合會(huì)簽結(jié)果、各廠商報(bào)價(jià)，查閱前購(gòu)記錄及供應(yīng)商資料卡、市場(chǎng)行情，經(jīng)成本分析后，擬訂議價(jià)對(duì)象、議價(jià)策略及擬購(gòu)底價(jià)(并報(bào)告有關(guān)主管)，以供議價(jià)之用。2.議價(jià)：(1)議價(jià)時(shí)除注意質(zhì)量、價(jià)格外，還應(yīng)注意交貨期有無保證，能否向廠商爭(zhēng)取分期付款等。(2)議價(jià)可采用多種形式進(jìn)行。議價(jià)完成后，由采購(gòu)經(jīng)辦人員擬定合作對(duì)象，呈請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。第十一條 訂購(gòu)作業(yè)簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購(gòu)作業(yè)實(shí)施細(xì)則電子文件編碼GLWA143頁碼6-41.由采購(gòu)經(jīng)辦人員于“請(qǐng)購(gòu)單”上填記訂購(gòu)日及約定日

7、，再交由采購(gòu)助理人員填制采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函，寄送廠商。將“請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)送材料庫(kù)以待收料。2.預(yù)付定金或采購(gòu)金額較大，或有附帶條件的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)先與廠商訂定供銷合同書。合同書正本兩份，一份存采購(gòu)部門，一份存供應(yīng)廠商；副本若干，分存請(qǐng)購(gòu)部門、收料部門、會(huì)計(jì)部門及供應(yīng)廠商。第四章 采購(gòu)異常處理第十二條 請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目的撤銷各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到原請(qǐng)購(gòu)部門送來“撤銷請(qǐng)購(gòu)單”后按下列方式辦理：1.若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目尚未辦理，由采購(gòu)經(jīng)辦人員在原請(qǐng)購(gòu)單據(jù)上加蓋“撤銷”章，再交由采購(gòu)助理人員將原請(qǐng)購(gòu)單與“撤銷請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)退原請(qǐng)購(gòu)部門，第一聯(lián)自存，按一般請(qǐng)購(gòu)單據(jù)存檔方式處理。2.若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目已向廠商訂購(gòu)，由采購(gòu)經(jīng)辦人員

8、與供應(yīng)廠商接洽撤銷訂購(gòu)，經(jīng)供應(yīng)廠商同意撤銷后，向供應(yīng)廠商取回采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函，依第1項(xiàng)方式處理。若供應(yīng)廠商堅(jiān)持不能撤銷，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于撤銷請(qǐng)購(gòu)單上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，由采購(gòu)助理人員將撤銷請(qǐng)購(gòu)單寄回原請(qǐng)購(gòu)部門。第十三條 緊急請(qǐng)購(gòu)：采購(gòu)經(jīng)辦人員接到緊急請(qǐng)購(gòu)?fù)ㄖ?，?yīng)即查明請(qǐng)購(gòu)材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、請(qǐng)購(gòu)單號(hào)及交貨地點(diǎn)等資料，并以電話詢議價(jià)格，待收到正式請(qǐng)購(gòu)單時(shí)，補(bǔ)入詢議價(jià)結(jié)果，按急件方式處理。第十四條 交貨質(zhì)量異常：各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到資材部門驗(yàn)收不合格的“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”時(shí)，應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”的“采購(gòu)處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后，送回

9、材料庫(kù)。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名采購(gòu)作業(yè)實(shí)施細(xì)則電子文件編碼GLWA143頁碼6-51.對(duì)于需退料、換料或補(bǔ)交者，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”的“采購(gòu)處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。2.因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購(gòu)經(jīng)辦人員通知廠商換料之次日起計(jì)算。3.采購(gòu)經(jīng)辦人員如未能按請(qǐng)購(gòu)部門意見處理時(shí)，應(yīng)將與廠商交涉結(jié)果記入采購(gòu)處理結(jié)果欄，送原請(qǐng)購(gòu)部門簽注意見，或會(huì)同原請(qǐng)購(gòu)部門共同處理。4.交期延誤罰扣處理：采購(gòu)助理人員收到交貨延誤或統(tǒng)一發(fā)票逾7天未送資料科的擬整理付款事務(wù)時(shí)，應(yīng)按下列方式處理：(1)計(jì)算逾期罰扣金額并通知廠商罰扣原因與金額。(2)在廠方同意

10、扣款或補(bǔ)足發(fā)票時(shí)，由采購(gòu)助理人員在收料單及發(fā)票上填記實(shí)付金額或發(fā)票號(hào)碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原“請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)、收料單、材料檢驗(yàn)報(bào)告表等資料，送會(huì)計(jì)部門整理付款。(3)如廠方不同意接第(1)項(xiàng)方式扣款，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與廠商交涉并呈董事長(zhǎng)核決后按第(2)項(xiàng)方式處理。第十五條 屬銷售慣例或配合最小包裝量廠商需超交的，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”采購(gòu)記錄欄內(nèi)注明，以作為材料庫(kù)收料依據(jù)。第十六條 以暫借款采購(gòu)，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)在“請(qǐng)購(gòu)單”采購(gòu)記錄欄內(nèi)加蓋“采購(gòu)部門整理付款章”，以免會(huì)計(jì)部門重復(fù)付款。第十七條 價(jià)格變動(dòng)處理1.外銷產(chǎn)品原材料價(jià)格變動(dòng)時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)即通知外銷部門重新審理產(chǎn)品報(bào)價(jià)水平，避免不當(dāng)損失。2.采購(gòu)部門應(yīng)于奇數(shù)月5日前，核算各種材料價(jià)格變動(dòng)情形，填具“主要原材料價(jià)格波動(dòng)月報(bào)表”，呈總經(jīng)理核批處理。第十八條 采購(gòu)作業(yè)進(jìn)度控制1.采購(gòu)經(jīng)辦人員對(duì)于每一采購(gòu)項(xiàng)目均應(yīng)根據(jù)需要確定作業(yè)進(jìn)度管制點(diǎn)