部門職能說明書-行政部

1、再，J j5kCyfj陰匕竽工、"/ MingXin Jewelry類別部門職能說明書編號MX-HR-ZN-011部門名稱行政服務中心生效日期2016-12-1批準：總裁審核：項目審議決策委員會擬定：行政部部門 名稱行政部部門負責人副經(jīng)理直接上級董辦主任部門 性質(zhì)口一級部門二級部門下轄單位無職能 總述根據(jù)集團行政工作規(guī)劃，負責集團行政系統(tǒng)整體管理，建立健全行政規(guī)章制度和操作流程，監(jiān)督 集團行政體系外聯(lián)工作、固定資產(chǎn)管理、倉庫管理、宿舍管理、餐飲服務、辦公室管理、公務用 車及日常行政工作，優(yōu)化人員配置，為集團業(yè)務發(fā)展提供良好的行政支持。職能概述具體職能描述負責擬（修）定集團辦公室管理、

2、固定資產(chǎn)、倉庫管理、宿舍管理、餐飲規(guī)章制度建立健全保潔、公務車輛、等方面的規(guī)章制度、標準、操作規(guī)程、實施細則，并組 織實施。外聯(lián)工作1、負責部分合作單位的聯(lián)系，接收政策文件及進行相關活動對接；2、配合完成合作單位、 上級領導到訪的接待工作， 處理上級單位突擊檢查等事件；3、工程施工、銷售推廣等外聯(lián)工作協(xié)助；固定資產(chǎn)管理1、負責建立固定資產(chǎn)管理檔案，定期對固定資產(chǎn)進行盤點，對固定資產(chǎn)的 領用和轉(zhuǎn)移及時進行登記；2、負責對固定資產(chǎn)的安全、完整進行巡視監(jiān)管；3、負責新增固定資產(chǎn)的實物和技術(shù)驗收工作；4、按規(guī)定程序辦理撤銷、 分立、合并單位的資產(chǎn)變動手續(xù)，針對各部門需 要合理配置與調(diào)配固定資產(chǎn)，提高利

3、用率，避免資源浪費。部門 職能非生產(chǎn)類倉庫管理1、負責保管庫存物資，做到賬實相符，質(zhì)量完好；2、對出入庫物資進行審驗，建立倉庫物資出入臺賬；3、統(tǒng)計廢舊物資，進行淘汰替換，制訂采購申請單，及時適量補充庫存。日常行政工作1、負責集團衛(wèi)生及展廳衛(wèi)生（所有區(qū)域）、工牌、工裝及辦公室管理制度執(zhí)行情況的檢查工作；2、負責集團日常員工活動、員工生日及員工激勵活動的組織與協(xié)助；3、負責員工節(jié)假日福利、話費補助、油補等數(shù)據(jù)檢查（抽查）工作；4、負責行政部日常通知等文件的起草及下發(fā)；宿舍管理1、負責員工宿舍的租賃、員工入住安排、調(diào)配、退宿及宿舍安全管理工作， 確保員工宿舍安全、衛(wèi)生；2、負責員工宿舍的評選評優(yōu)檢

4、查、數(shù)據(jù)收集及不合格整改工作督促；3、負責宿舍各項費用的支出核算、公示、扣費工作；4、負責宿舍日常檢查，做好防火、防盜、資產(chǎn)報修及成本控制工作；5、負責宿舍固定資產(chǎn)調(diào)配、管理；6、負責宿舍的消防安全、員工的人身和財產(chǎn)安全。餐飲服務1、負責按時為員工提供每日二餐；2、負責廚房、餐廳衛(wèi)生管理；3、負責客戶餐及公司接待工作餐的正常供應；4、負責供貨商質(zhì)量的把控及成本控制；5、負責廚房設備維護、檢查管理工作；6、負貝米品質(zhì)里先收、女全檢查，作；7、負責董事長就餐協(xié)調(diào)安排管理；8、負責各餐廳的食品安全、人員安全和操作安全管理。車輛服務1、合理安排公務用車，做好用車保障服務；2、負責車輛日常維護保養(yǎng)、年審

5、辦理及違章處理；（保險只負責申報，不負責選擇供應商及購買）3、負責車輛用油節(jié)約工作；（不負責油卡充值）4、負責車輛外借交接、驗收工作；5、負責各部門使用車輛成本核算及違章等費用核算工作；6、負責車輛存放、行駛安全和司乘人員安全管理。前臺接待1、負責集團門禁系統(tǒng)卡片的發(fā)放；（不含制作）2、負責來訪客人接待、總機轉(zhuǎn)接工作；3、負責辦公區(qū)信件、報紙雜志、包裹、傘具管理，前臺打印復印、傳真收 發(fā)服務；4、負責公務車輛派遣、協(xié)調(diào)及通知下達工作；5、負責車輛油卡加油管理及洗車票發(fā)放、結(jié)算工作；6、負責公司備用鑰匙及會議室使用管理；7、負責司機補助及成本審核、核算工作；部門 日常 工作工作項目工作要求注息事

6、項固定資產(chǎn)使用統(tǒng)計做好固定資產(chǎn)使用、維護的統(tǒng)計和分析。宿舍檢查做好衛(wèi)生、放火、防盜等方面的檢查。員工住宿安排根據(jù)住宿申請流程快速高效為員工安排住宿。餐飲提供及時供應各類餐飲服務。衛(wèi)生檢查不定期對辦公區(qū)衛(wèi)生進行檢查，確保衛(wèi)生整潔。公車派遣及時、局效，提圖滿意度，降低成本。水電、住宿費用統(tǒng)計每月15日前將扣費遞交至人力資源中心。及時準確行政制度落地巡查切實貫徹行政制度落地管理。部門 關鍵 績效 指標1、固定資產(chǎn)流失率。2、車輛管理保證率。（違章、事故）3、餐廳成本控制率。4、宿舍費用扣費準確率及集團對外房租、餐飲、水電扣費和收繳率。關鍵 制度 與 流程1、福利管理辦法2、車輛管理辦法3、公務手機及

7、話費管理辦法4、固定資產(chǎn)、低值易耗品管理辦法5、員工宿舍管理辦法1、用車申請流程2、員工宿舍住宿申請流程3、員工退出宿舍申請流程4、手機話費補助申請流程5、固定資產(chǎn)報廢申請流程6、工裝與工牌管理辦法7、辦公室衛(wèi)生管理辦法6、固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請流程7、私家車輛油補申請流程8、車輛停車卡申請流程9、月度辦公物料計劃申請流程部門 權(quán)限1、行政費用審批權(quán)；2、行政管理制度修改提案權(quán)；3、員工宿舍管理權(quán)、檢查權(quán)；4、工裝、工牌檢查權(quán)；5、話費補助檢查權(quán)；6、公務車輛調(diào)配權(quán)；7、員工宿舍安排調(diào)配權(quán)；8、餐廳食品安全及衛(wèi)生檢查權(quán)；9、倉庫物品管理權(quán)；10、會議室管理權(quán)；11、辦公室紀律行為規(guī)范檢查權(quán)。部門崗位設置及職責序號崗位名稱編制數(shù)上級崗位職責概述（用一兩句話概括描述）1副經(jīng)理1董辦主任負責行政部整體管理工作。2行政主管1副經(jīng)理負責公司餐飲、宿舍及臨時工作的監(jiān)督和管控。3司機組長1副經(jīng)理負責公務車輛出車安排和司機管理。4餐飲組長兼幫廚1后勤主管負責員工、客戶、干部餐廳整體管理。5固定資產(chǎn)管理兼行 政專員1副經(jīng)理1、負責各項行政制度檢查、監(jiān)督及企業(yè)文化建設。2、負責公司固定資產(chǎn)管理、巡查、監(jiān)督和整改。6倉管1行政專員負責公司非生產(chǎn)倉庫管理。7前臺1行政專員負責公司前臺接待、行政物