公司公文管理規(guī)范(WORD5頁(yè))

1、公司公文管理規(guī)范1 目的為加強(qiáng)公司文件管理， 做好公文處理工作， 使之規(guī)范化、 制度化，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際來執(zhí)行。2應(yīng)用范圍適用于職能管理過程中形成的具有約束效力和規(guī)范體式的所有文書，包括：外來公文之政府部門批文，上級(jí)文件通知，員工個(gè)人意見或建議等；內(nèi)部公文之決定，通告，通知，通報(bào)，報(bào)告，請(qǐng)示，批復(fù)，意見，函，會(huì)議紀(jì)要，總結(jié)計(jì)劃等。3相關(guān)應(yīng)用部門總經(jīng)辦：是公司公文處理的主管機(jī)構(gòu)，確認(rèn)公司對(duì)外發(fā)布的各類重要公文，督促檢查各部門的公文辦理工作。其它部門 ： 負(fù)責(zé)公司公文的執(zhí)行， 部門公文的建立、 發(fā)布等事項(xiàng)。4文檔管理4.1 文件分類4.1.1 請(qǐng)示。適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，也可

2、稱為“申強(qiáng)”請(qǐng)”。4.1.2 報(bào)告。適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢問。4.1.3 意見。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。4.1.4 通知。適用于公司傳達(dá)要求各部門及所屬員工辦理和周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。4.1.5 函。適用于不相隸屬部門之間商洽工作，向外單位詢問和 答復(fù)問題。4.1.6 通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情 況。4.1.7 決定。適用于對(duì)重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門和人員。4.1.8 會(huì)議紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)。4.2 文件編號(hào)分類。4.2.1 文件的文號(hào)編制，以部門分類，統(tǒng)一使用“恒量X字本年的數(shù)字X

3、號(hào)”。4.2.1.1 公司文號(hào)：4.2.1.1.1 恒量字本年的數(shù)字X號(hào)4.2.1.1.2 對(duì)外公文：恒量函字X號(hào)4.2.2 部門文號(hào)：4.2.2.1 人事部：恒量人字X號(hào)。4.2.2.2 行政部：恒量行字X號(hào)。4.2.2.3 財(cái)務(wù)部：恒量財(cái)字X號(hào)。4.2.2.4 工程部：恒量工字X號(hào)。4.2.2.5 核算部：恒量核字 X號(hào)。4.2.2.6 企業(yè)發(fā)展部：恒量企字X號(hào)。公司文號(hào)的分類和管理由行政部專人負(fù)責(zé)， 各部門文號(hào)由各部門派專人管理。各部門要使用公司文號(hào)時(shí)，須到行政部門申請(qǐng)編號(hào)，行政部做好登記，經(jīng)總經(jīng)理在文件上簽字后，再交行政部蓋章并統(tǒng)一發(fā)文。4.3 文件草擬、格式與處理4.3.1 文件的草

4、擬4.3.1.1 擬稿：按照 “誰主管，誰擬辦”的原則。涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門協(xié)辦。稿件需按公司統(tǒng)一范本做面頁(yè)，按規(guī)定要求擬稿。4.3.1.2 核稿：由部門經(jīng)理初核，在面頁(yè)上簽名并簽署日期；送行政部審核，從公文規(guī)格、內(nèi)容上把關(guān)。1.1.3 簽發(fā)：以公司名義的發(fā)文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。1.1.4 編號(hào)：由行政部統(tǒng)一登記、編號(hào)、計(jì)算份數(shù)等。1.1.5 打?。簲M辦部門打印完畢，擬稿人校對(duì)并在頁(yè)面上簽名。1.1.6 蓋章：由行政部辦理有關(guān)蓋章手續(xù)。1.1.7 分發(fā)：由行政部助理統(tǒng)一分發(fā)，原稿與正文1 份（原件）存檔。4.4 文件格式4.4.1 公文的內(nèi)容格式：4.4.1.1

5、 文件頁(yè)眉：寫公司名稱之標(biāo)準(zhǔn)全稱加“文件”字樣。4.4.1.2 發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文單位代字、年份和序號(hào)組成。聯(lián)合發(fā)文按主辦單位定發(fā)文字號(hào)。4.4.1.3 保密級(jí)別：“機(jī)密”（只公開給文件直接相關(guān)的人員），可公開則無需標(biāo)注。4.4.1.4 緊急程度：“急件”（僅用于確屬事關(guān)重大、時(shí)間急迫的公文），普通則無需標(biāo)注。4.4.1.5 公文標(biāo)題 ： 概括公文的主要內(nèi)容， 標(biāo)明發(fā)文單位公文種類（決定，通告，通知，通報(bào)，報(bào)告，請(qǐng)示，批復(fù)，意見，函，會(huì)議紀(jì)要，總結(jié)計(jì)劃）。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)4.4.1.6 公文正文：按相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要編輯。如果有附件，用書名號(hào)說明附件內(nèi)容4.4.1

6、.7 發(fā)文單位：寫全稱或者規(guī)范簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，應(yīng)將主辦單位排列在前。4.4.1.8 相關(guān)印章 ： 公文除“會(huì)議紀(jì)要”外一律加蓋印章，無相應(yīng)印章臨時(shí)由部門負(fù)責(zé)人簽名；聯(lián)合下發(fā)的文件，聯(lián)合發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。4.4.1.9 發(fā)文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字按照“年 -月 -日”順序進(jìn)行標(biāo)注。4.4.1.10 主 題 詞：引用公文標(biāo)題簡(jiǎn)語及文件細(xì)類。4.4.1.11 抄送單位：說明行文的對(duì)象或公布的地點(diǎn)，使用全稱或者規(guī)范簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱，。經(jīng)辦信息：包括經(jīng)辦人、電話。4.4.2 . 公文的排版格式：公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)型A4型（210mr 297mm ,左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。公文的格式和文字排版參照標(biāo)準(zhǔn)公文格式4.4.2.1 落款：4.4.2.1.1 文件，應(yīng)在右下角加注撰文部門。4.4.2.1.2 布的公文和外發(fā)公函，應(yīng)視需要，使用公章或部門章，落款和公章名稱必須一致。4.5 收文的處理4.5.1 拆封：當(dāng)天的來文當(dāng)天拆封。收文單位署名公司的，由行政部拆封；署名有關(guān)部門的，由部門拆封；由政府部門所發(fā)的文件，由行政部拆封存檔并復(fù)印給相關(guān)部門。4.5.2 登記：凡明確是公司收文的，不論以何種形式收到，都統(tǒng)一由行政部登記、編號(hào)。各部門收到的由部門登記、編號(hào)。4.5.3 擬辦：行政部根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。4.5.4 呈閱、呈批：根據(jù)擬